CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN 1. Giới thiệu chung về kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong mọi qui trình quản trị. Do đó, khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân sự, các nhà quản lý luôn phải lồng vào đó sự kiểm soát của mình về các phương diện thông qua các thủ tục quy định.
Công việc này được thực hiện bởi một công cụ chủ yếu đó là hệ thống kiểm soát nội bộ (internal control system) của doanh nghiệp. Có rất nhiều quan niệm và định nghĩa về KSNB song có thể kể đến một vài định nghĩa như sau: - Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): Kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động [5, tr. Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. - Theo định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch là Uỷ ban các tổ chức tài trợ): KSNB là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức [5, tr.87], được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau: + Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả.
+ Cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy. + Thúc đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị. + Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị. - Theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400: Kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm Luan van 4 đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể.
Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn - Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400) [5, tr.87] thì: Kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Các định nghĩa trên cho thấy kiểm soát nội bộ được nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất…Do đó KSNB chính là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động, vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thành quả chung của tổ chức. Chức năng, nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có chức năng, nhiệm vụ [5, tr. 86]: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả.
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó. - Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết. - Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của doanh nghiệp. - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 1. Mục tiêu tổng quát của KSNB - Bảo vệ tài sản của đơn vị [7, tr.
136 – 137]: Tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát thích hợp]. - Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin [7, tr. 136-137]: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của các nhà quản lý. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, tính kịp thời về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính - Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý [7, tr.
136 – 137]: HTKSNB trong doanh nghiệp được thiết kế phải đảm bảo thực hiện các chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, cụ thể: + Duy trì và kiểm tra các việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. + Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. + Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập BCTC trung thực và khách quan. - Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý [7, tr.
136 – 137]: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết lập nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. Mục tiêu cụ thể của KSNB trong chu trình bán hàng thu tiền Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong sổ sách kế toán trong quy trình bán hàng thu tiền, cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp phải đầy đủ để thực hiện các mục tiêu: - Các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ hợp lý : khi phản ánh vào sổ sách phải dựa vào chứng từ gốc hợp lệ: hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho… - Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn : như số tài khoản, con dấu, chữ kí hợp lý của các bên có liên quan. Nếu nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, đó có thể là một nghiệp vụ gian lận, và nó có thể có ảnh hưởng làm lãng phí hoặc phá hoại tài sản của doanh nghiệp.
- Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ: các thủ tục kiểm soát nội bộ phải đảm bảo ngăn ngừa việc bỏ các nghiệp vụ kinh tế ngoài sổ sách. - Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn : một cơ cấu kiểm soát nội bộ đầy đủ phải bao gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai số khi tính toán và ghi sổ số tiền của các nghiệp vụ ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ. - Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn: bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản và được ghi nhận đúng đắn vào các sổ sách kế toán liên quan. - Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc: các doanh nghiệp có thủ tục quy định việc ghi sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt khi nhận được các chứng từ hợp lệ nhằm đáp ứng thông tin kịp thời cho những đối tượng quan tâm.
- Các nghiệp vụ phải được chuyển sổ và tổng hợp chính xác : việc ghi sổ, tổng hợp, chuyển sổ phải được thực hiện một cách chính xác nhằm đem lại nguồn thông tin đáng tin cậy. *Cụ thể: - Nghiệp vụ bán hàng: Các nghiệp vụ bán hàng được ghi nhận thực tế phát sinh và thuộc về đơn vị (Phát sinh). Mọi nghiệp vụ bán hàng đềy được ghi nhận (Đầy đủ). Doanh thu bán hàng được tính toán chính xác và thống nhất giữa sổ chi tiết và sổ cái (Ghi chép chính xác).
Doanh thu bán hàng được phản ánh đúng số tiền Luan van 7 (Đánh giá). Doanh thu bán hàng được trình bày đúng đắn và khai báo đầy đủ (Trình bày và công bố) [7, tr. - Nghiệp vụ thu tiền: Các khoản thu tiền ghi sổ là số tiền doanh nghiệp thực tế nhận được và khoản chiết khấu đã được phê chuẩn (Phát sinh). Tiền thu từ bán hàng đều được vào sổ nhật kí thu tiền (Đầy đủ).
Doanh nghiệp có quyền sở hữu về mặt pháp lý đối với khoản tiền thu được (Quyền sở hữu). Các khoản tiền ghi sổ theo đúng số tiền nhận được, số liệu trên sổ chi tiết tiền được tổng cộng đúng và phù hợp với tài khoản tiền trên sổ cái (Ghi chép chính xác). Các khoản tiền thu vào được phân loại đúng đắn (Trình bày). Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống KSNB được chia làm 3 bộ phận, đó là môi trường kiểm soát (control environment), hệ thống kế toán (accounting system) và các thủ tục kiểm soát (control procedures).
Các bộ phận đó được thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đạt được các mục tiêu cơ bản của hệ thống kiểm soát. Môi trường kiểm soát Mức độ hữu hiệu của kiểm soát nội bộ tuỳ thuộc chủ yếu ở các nhà quản lý và nhiều yếu tố khác, chúng được gọi là môi trường kiểm soát. Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có ảnh huởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, trong đó nhân tố chủ yếu là nhận thức và hành động của các nhà quản lý đơn vị.