Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang đẩy mạnh phát triển cơ sở hạ tầng, ngành sản xuất vật liệu xây dựng đóng vai trò thiết yếu đối với tốc độ tăng trưởng kinh tế chung. Công ty TNHH MTV Bê tông TICCO, trực thuộc Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Tiền Giang, là đơn vị sản xuất và cung ứng bê tông hàng đầu khu vực Đồng bằng sông Cửu Long với quy mô vốn điều lệ 55 tỷ đồng và đội ngũ 468 cán bộ công nhân viên. Giai đoạn 2018 - 2021, doanh thu của công ty có sự tăng trưởng ấn tượng từ 607,99 tỷ đồng lên 969,65 tỷ đồng. Tuy nhiên, giá vốn hàng bán luôn chiếm tỷ trọng áp đảo trên 70% doanh thu, trong đó chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm hơn 53% tổng chi phí sản xuất và đạt mức 517,81 tỷ đồng vào năm 2021.

Vấn đề nan giải đặt ra là công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại đơn vị đang bộc lộ nhiều kẽ hở nghiêm trọng. Năm 2020, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh là 419,72 tỷ đồng, vượt tới 59,76 tỷ đồng (tương đương mức vượt 16,8%) so với kế hoạch dự toán 359,95 tỷ đồng. Tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu thực tế vượt xa ngưỡng định mức cho phép 2,5% theo Quyết định số 1329/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng, ghi nhận mức vượt định mức 14,1% trong năm 2020 và tiếp tục vượt trên 15% vào năm 2021.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung nhận diện các lỗ hổng quản trị, phân tích nguyên nhân cốt lõi khiến chi phí vật tư vượt định mức, và xây dựng hệ thống giải pháp đồng bộ nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại công ty trên địa bàn tỉnh Tiền Giang. Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện ở việc thiết lập cơ chế giám sát chặt chẽ, kéo giảm tỷ lệ lãng phí vật tư về mức cho phép dưới 2,5%, qua đó gia tăng biên lợi nhuận gộp từ mức 26,97% năm 2021 lên trên 30% trong các niên độ tiếp theo.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu ứng dụng khung lý thuyết kiểm soát nội bộ tích hợp theo Báo cáo COSO 2013 làm nền tảng phân tích trung tâm. Mô hình COSO 2013 cấu thành từ 5 bộ phận cơ bản gắn liền với 17 nguyên tắc quản trị: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, và Hoạt động giám sát. Đối với công tác quản lý chi phí vật tư, khung lý thuyết này cung cấp lăng kính toàn diện để thẩm định tính hữu hiệu của các chính sách, quy trình luân chuyển chứng từ và trách nhiệm giải trình của từng cấp bậc nhân sự.

Bên cạnh đó, nghiên cứu tích hợp Lý thuyết quản trị chi phí định mức và mô hình kiểm soát chi phí của Edward Nowalk (2016) cùng các kỹ thuật phân tích biến động chi phí của Atul Gaur (2017). Các khái niệm then chốt được chuẩn hóa bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chi phí cát, đá, xi măng, phụ gia cấu thành trực tiếp nên sản phẩm bê tông), Hệ thống kiểm soát nội bộ (quá trình do ban quản trị thiết lập nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về tính trung thực của báo cáo và hiệu quả hoạt động), Dự toán chi phí sản xuất, và Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ nhập - xuất - sử dụng vật tư theo quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu vận dụng phương pháp định tính kết hợp kỹ thuật thống kê mô tả nhằm bảo đảm độ tin cậy và tính khách quan cao nhất:

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ báo cáo tài chính, báo cáo quản trị nội bộ, hồ sơ dự toán công trình và biên bản kiểm kê vật tư giai đoạn 2018 - 2021. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phỏng vấn chuyên sâu đối với Giám đốc điều hành và Kế toán trưởng, kết hợp phiếu khảo sát khảo sát thực trạng kiểm soát nội bộ.
  • Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Cỡ mẫu khảo sát gồm 35 nhân sự trực tiếp tham gia chuỗi cung ứng và quản lý chi phí (thuộc 6 bộ phận: Ban Giám đốc, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Sản xuất - Vật tư, Phòng Kỹ thuật - KCS, Phân xưởng bê tông tươi, Phân xưởng cọc ống). Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu phi xác suất (chọn mẫu thuận tiện có mục đích) nhằm tiếp cận chính xác các cá nhân am hiểu sâu sắc quy trình vận hành và kiểm soát vật tư.
  • Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để thống kê mô tả, phân tích so sánh biến động lượng - giá, phân tích tình huống sai phạm thực tế và xây dựng sơ đồ nguyên nhân - kết quả. Lý do lựa chọn phân tích định tính chuyên sâu kết hợp định lượng mô tả là do đặc thù chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chịu ảnh hưởng đồng thời bởi yếu tố kỹ thuật trạm trộn, quy trình vận hành công trường và hành vi con người, đòi hỏi phải bóc tách đa chiều thay vì chỉ chạy mô hình kinh tế lượng đơn thuần. Toàn bộ quá trình nghiên cứu thực địa được triển khai xuyên suốt năm 2021.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích số liệu thực tế giai đoạn 2018 - 2021 tại Công ty TNHH MTV Bê tông TICCO mang lại 4 phát hiện lớn mang tính thực chứng:

  • Quy mô doanh thu mở rộng nhưng hiệu quả biên lợi nhuận bị bào mòn bởi giá vốn: Doanh thu thuần tăng trưởng 59,48% sau 4 năm (từ 607,99 tỷ đồng năm 2018 lên 969,65 tỷ đồng năm 2021). Tuy nhiên, giá vốn hàng bán luôn chiếm tỷ lệ rất cao, lần lượt là 71,68% (2018), 72,01% (2019), 72,76% (2020) và 73,03% (2021). Tỷ suất lợi nhuận gộp tương ứng sụt giảm từ 28,32% xuống 26,97%.
  • Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp luôn vượt xa dự toán: Riêng năm 2020, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế ghi nhận 419,72 tỷ đồng, vượt kế hoạch dự toán 59,76 tỷ đồng (chênh lệch 16,8%). Đến năm 2021, chi phí này tăng vọt lên 517,81 tỷ đồng, chiếm 73,12% tổng giá vốn sản xuất kinh doanh của công ty.
  • Hao hụt vật tư vượt định mức kỹ thuật của Bộ Xây dựng: Căn cứ Quyết định số 1329/QĐ-BXD quy định định mức hao hụt cho phép trong sản xuất bê tông là 2,5%, tỷ lệ hao hụt thực tế tại công ty năm 2020 vượt định mức tới 14,1% và năm 2021 tiếp tục vượt mức cho phép trên 15%, gây thất thoát hàng chục tỷ đồng giá trị vật tư mỗi năm.
  • Lỗ hổng kiểm soát thực địa và giao nhận vật tư: Phần lớn nguyên vật liệu cát, đá, xi măng được nhà cung cấp vận chuyển thẳng đến các công trình xây dựng tại Bến Tre, Long An, Vĩnh Long mà không qua kho trung tâm. Quy trình cân đo, kiểm định KCS đầu vào tại công trình bị buông lỏng, xuất hiện tình trạng gian lận khối lượng và mất cắp vật tư được ghi nhận trong báo cáo tổng kết năm 2021.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu chỉ ra rằng sự yếu kém trong kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại TICCO bắt nguồn từ cả 5 cấu phần của khung COSO 2013. Về môi trường kiểm soát, công ty chưa xây dựng quy chế gắn trách nhiệm vật chất của 468 người lao động với định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Về đánh giá rủi ro, đơn vị hoàn toàn thiếu vắng bộ phận nhận diện rủi ro biến động giá nguyên vật liệu và rủi ro gian lận tại công trường. Về hoạt động kiểm soát, các thủ tục đối chiếu chứng từ xuất - nhập kho còn mang tính hình thức, thiếu sự kiểm tra chéo độc lập giữa bộ phận kế toán và kỹ thuật thi công.

Những phát hiện này hoàn toàn củng cố cho kết luận trong nghiên cứu của Atul Gaur (2017) về tác hại của việc thiếu hệ thống dữ liệu kế hoạch và nhân sự chuyên trách, đồng thời tương đồng với công trình của Trần Văn Bá (2012) và Huỳnh Thị Yến Nhi (2019) khi khẳng định thủ tục kiểm soát lỏng lẻo là nguyên nhân trực tiếp dẫn tới thất thoát chi phí sản xuất.

Dữ liệu nghiên cứu tại đơn vị có thể được trực quan hóa rõ nét thông qua biểu đồ cột chồng phân tích cơ cấu giá vốn hàng bán qua các năm, bảng ma trận đối chiếu sai lệch chi phí dự toán - thực tế cho từng hợp đồng đúc cọc bê tông, và sơ đồ nguyên nhân - kết quả (biểu đồ xương cá) nhằm phân loại 5 nhóm nguyên nhân tác động từ con người, quy trình, công nghệ, vật tư đến môi trường giám sát.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và triệt tiêu tình trạng lãng phí vật tư, nghiên cứu đề xuất 5 nhóm giải pháp hành động cụ thể:

  • Xây dựng quy trình nhận diện và đánh giá rủi ro chi phí vật tư: Ban Giám đốc cùng Phòng Tài chính - Kế toán chủ trì thiết lập ma trận rủi ro định kỳ hàng quý, tập trung vào rủi ro biến động giá cát đá và nguy cơ thất thoát tại trạm trộn. Mục tiêu giảm thiểu 50% các sự cố thất thoát bất thường; thời gian hoàn thành trong Quý I/2022.
  • Chuẩn hóa thủ tục kiểm soát giao nhận và xuất dùng nguyên vật liệu: Phòng Sản xuất - Vật tư phối hợp với Phòng Kỹ thuật - KCS ban hành quy trình nghiệm thu vật tư 3 bước bắt buộc tại 100% các công trình ngoại tỉnh. Mọi lô hàng giao trực tiếp phải có biên bản kiểm tra độ sụt, khối lượng có chữ ký xác nhận của thủ kho và cán bộ KCS; triển khai ngay trong 3 tháng đầu năm 2022.
  • Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Ban lãnh đạo phê duyệt gói đầu tư công nghệ thông tin để tích hợp dữ liệu từ trạm cân tự động, phân xưởng sản xuất đến phần mềm kế toán theo thời gian thực. Mục tiêu loại bỏ hoàn toàn việc chậm trễ chứng từ và sai lệch số liệu tồn kho; lộ trình triển khai từ Quý II/2022 đến Quý IV/2022.
  • Đào tạo nhân sự và ban hành quy chế thưởng phạt định mức tiêu hao: Phòng Nhân sự - Hành chính phối hợp với các Quản đốc phân xưởng tổ chức đào tạo kỹ thuật định lượng cho 468 công nhân viên, đồng thời áp dụng chính sách thưởng 20% giá trị vật tư tiết kiệm được và phạt trừ lương đối với các trường hợp làm rơi vãi, vượt định mức 2,5% theo Quyết định 1329/QĐ-BXD; thực hiện xuyên suốt năm 2022.
  • Tổ chức giám sát định kỳ và thanh tra đột xuất việc đối chiếu chi phí: Kế toán trưởng và Kiểm soát viên nội bộ tiến hành kiểm kê đột xuất kho bãi và trạm trộn tối thiểu 2 lần/tháng, đảm bảo khớp đúng 100% giữa số liệu sổ sách kế toán và vật tư thực tế tại công trường.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị ứng dụng cao cho 4 nhóm đối tượng trọng điểm:

  • Ban lãnh đạo và Giám đốc điều hành các doanh nghiệp sản xuất bê tông, vật liệu xây dựng: Cung cấp bức tranh toàn cảnh về phương thức quản trị chi phí giá vốn, giúp nhà quản lý nhận diện các điểm nghẽn tiêu hao và xây dựng chiến lược cắt giảm chi phí sản xuất nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
  • Giám đốc tài chính, Kế toán trưởng và Kiểm soát viên nội bộ: Tài liệu tham khảo hữu ích để thiết kế hệ thống chứng từ luân chuyển khép kín, xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chuẩn xác và thiết lập ma trận phân quyền kiểm soát giữa phân xưởng và phòng kế toán.
  • Học viên cao học và nhà nghiên cứu chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Kế thừa phương pháp luận nghiên cứu tình huống thực chứng, cách thức vận dụng khung COSO 2013 vào kiểm soát khoản mục chi phí đặc thù tại các doanh nghiệp sản xuất có doanh thu tiệm cận 1.000 tỷ đồng.
  • Các chuyên gia tư vấn quản trị doanh nghiệp và triển khai giải pháp ERP: Nắm bắt chi tiết nghiệp vụ thực tế của ngành sản xuất cọc ống, bê tông đúc sẵn để cấu hình phân hệ quản lý kho và kế toán chi phí vật tư phù hợp với đặc thù sản xuất tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có vai trò quyết định như thế nào đối với hiệu quả kinh doanh của TICCO?
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm trên 73% giá vốn và hơn 53% tổng chi phí sản xuất tại TICCO. Với quy mô doanh thu đạt 969,65 tỷ đồng năm 2021, chỉ cần giảm tỷ lệ hao hụt vật tư 1% đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm gần 10 tỷ đồng, trực tiếp cải thiện biên lợi nhuận ròng.

Khung lý thuyết kiểm soát nội bộ nào được áp dụng xuyên suốt trong nghiên cứu?
Luận văn áp dụng khung kiểm soát nội bộ COSO 2013 với 5 thành phần và 17 nguyên tắc, kết hợp với các chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC và định mức hao hụt vật liệu theo Quyết định số 1329/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng.

Mức độ chênh lệch chi phí nguyên vật liệu giữa thực tế và dự toán tại công ty nghiêm trọng ra sao?
Năm 2020, chi phí nguyên vật liệu thực tế là 419,72 tỷ đồng, vượt dự toán 59,76 tỷ đồng (tỷ lệ vượt 16,8%). Tỷ lệ chênh lệch hao hụt thực tế so với định mức kỹ thuật vượt ngưỡng cho phép 2,5% lần lượt là 14,1% năm 2020 và trên 15% năm 2021.

Những nguyên nhân cốt lõi nào dẫn tới sự yếu kém trong kiểm soát chi phí vật tư tại đơn vị?
Nghiên cứu chỉ ra 5 nguyên nhân gốc rễ: thiếu quy trình đánh giá rủi ro, thủ tục kiểm soát giao nhận tại công trường lỏng lẻo, chưa liên thông dữ liệu qua hệ thống ERP, ý thức tiết kiệm của 468 công nhân viên chưa cao, và công tác giám sát đối chiếu đột xuất chưa được duy trì định kỳ.

Giải pháp nào mang tính đột phá giúp đưa tỷ lệ tiêu hao vật tư về mức định mức cho phép?
Giải pháp then chốt là tích hợp đồng bộ hệ thống phần mềm quản trị ERP kết nối trạm cân điện tử với phòng kế toán trong vòng 6 tháng, kết hợp siết chặt quy trình KCS giao nhận tại công trường và áp dụng cơ chế thưởng phạt gắn với định mức 2,5%.

Kết luận

  • Xác định rõ thực trạng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế năm 2020 tại Công ty TNHH MTV Bê tông TICCO vượt dự toán tới 59,76 tỷ đồng (16,8%), làm suy giảm nghiêm trọng biên lợi nhuận của doanh nghiệp.
  • Vận dụng thành công mô hình chuẩn COSO 2013 với 5 cấu phần để phân tích toàn diện các lỗ hổng từ khâu lập dự toán, thu mua, giao nhận đến định mức tiêu hao trên quy mô doanh thu 969,65 tỷ đồng.
  • Chỉ ra chính xác các nguyên nhân cốt lõi do thiếu hụt quy trình đánh giá rủi ro, thủ tục giao nhận vật tư tại công trường lỏng lẻo và sự chậm trễ trong chuyển đổi số hệ thống quản lý.
  • Xây dựng hệ thống 5 nhóm giải pháp hành động cụ thể gắn với trách nhiệm của 468 nhân sự và mốc thời gian hoàn thành rõ ràng trong giai đoạn 2022 - 2023.
  • Đóng góp một mô hình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu thực chứng có khả năng nhân rộng cho các doanh nghiệp sản xuất bê tông và vật liệu xây dựng trên toàn quốc.

Đóng góp lớn nhất của luận văn là đã chuyển hóa khung lý thuyết hàn lâm COSO 2013 thành bộ công cụ kiểm soát chi phí thực tế, có tính hành động cao cho doanh nghiệp sản xuất. Ban Giám đốc Công ty TNHH MTV Bê tông TICCO cần nhanh chóng phê duyệt kế hoạch triển khai ERP và chuẩn hóa quy trình kiểm soát vật tư ngay từ Quý I/2022 nhằm bảo vệ nguồn lực tài chính và củng cố vị thế dẫn đầu trong ngành sản xuất bê tông.