CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN THÁI. ĐẶC ĐIỂM VẬT LIỆU VÀ PHÂN LOẠI VẬT LIỆU. Đặc điểm vật liệu. Do đặc điểm sản xuất của Công ty Cổ phần Sơn Thái là vừa sản xuất hàng gia công xuất khẩu, sản xuất hàng FOB và hàng bán nội địa do vậy mà đặc điểm về nguyên vật liệu của Công ty cũng rất đa dạng.
Đối với các hợp đồng gia công thì nguyên vật liệu chủ yếu là do bên gia công gửi sang, chỉ có một phần nhỏ nguyên vật liệu có thể bên đặt gia công nhờ mua hộ. Đối với nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng FOB và hàng bán nội địa thì Công ty tự mua ngoài (cả trong nước và nhập khẩu ở nước ngoài). Nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Sơn Thái chủ yếu ở dạng: vải các loại, bông, xốp, chỉ may, cúc áo, khoá các loại. Từ đặc điểm nêu trên đòi hỏi ở công tác quản lý bảo quản về mặt chất lượng, chủng loại, hoạch định kế hoạch cung tiêu hợp lý.
Đối với công tác hạch toán nguyên vật liệu nhận gia công thì kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng và thực thể còn đối với nguyên vật liệu mua ngoài thì kế toán theo dõi cả mặt lượng và mặt giá trị. Phân loại vật liệu. Từ đặc điểm nêu trên ta thấy vật liệu ở Công ty có một khối lượng khá lớn, nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau. Tuy nhiên, việc phân loại nguyên vật liệu ở công ty còn khá đơn giản như sau: - Nguyên vật liệu hàng gia công: Vật liệu do khách mang đến - Nguyên vật liệu thu mua: Do Công ty mua về để sản xuất và Công ty tiến hành phân loại chi tiết như sau: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm may: vải ngài, vải lót, bông.
+ Vật liệu phụ: gồm tất cả các loại vật liệu không phải là vật liệu chính như chỉ may, chỉ thêu, thẻ bài.cũng như nhiên liệu, phụ tùng thay thế, văn phòng phẩm, bao bì,. Danh mục Nguyên vật liệu tại công ty. S/v thực tập: Hà Thị Ánh Hương Lớp Kế Toán 5 Khoá 9 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN G/v hướng dẫn : Th.S Nguyễn Thị Mai Chi Để thuân tiện cho việc cập nhật, xử lý và khai thác số liệu, Công ty cổ phần Sơn Thái đã xây dựng một hệ thống mã nguyên - vật liệu cho mỗi loại như sau.1: Một số ký hiệu mã hóa nguyên - vật liệu của Công ty CP Sơn Thái Tên nguyên - vật liệu Mã hoá Vật liệu chính VLC Vải 8834LH (chì, xanh, rêu…) VLC001 Vải quân SKAVI (# Grey; # Green; # Brown…) VLC002 Vật liệu phụ PL Chỉ các loại, các màu… PL001 Khuy các loại PL002 Phụ tùng PT Nhiên liệu, Bao bì,… PT10. ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY.
Giá thực tế vật liệu nhập kho. Giá vật liệu nhập kho do bên gia công cung cấp. Như đã đề cập ở trên, giá thực tế của loại vật liệu hàng gia công xuất khẩu nhập kho chính là chi phí vận chuyển, bốc dỡ từ cảng về đến Công ty. Ví dụ: Theo hợp đồng gia công số007/VNM ngày 24/10/2009 , công ty nhận gia công quần soóc nam cho hãng Winmark với 15.Chi phí vận chuyển bốc dỡ kho tàng bến bãi số vật liệu này từ cảng về kho xí nghiệp I hết 2.
Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho. Trị giá vốn thực tế nhập kho gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc dỡ bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư trừ đi các khoản chiết khấu thương mại giảm giá hàng mua do không đúng quy cách phẩm chất. S/v thực tập: Hà Thị Ánh Hương Lớp Kế Toán 5 Khoá 9 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN G/v hướng dẫn : Th.S Nguyễn Thị Mai Chi Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 06179 ngày 3/10/2009 công ty mua vải 8834 LH của công ty Dệt 8/3 với tổng giá bán chưa thuế là 111.000đ, chi phí vận chuyển bốc dỡ số vải trên là 7. Vậy giá trị thực tế nhập kho của số vải trên là: 111.
Giá thực tế của vật liệu xuất kho. Đối với vật liệu Công ty nhận gia công thì kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng, không theo dõi về mặt giá trị. Đối với nguyên vật liệu Công ty mua ngoài thì khi xuất kho dùng cho sản xuất Công ty áp dụng phương pháp tính theo đơn giá bình quân gia quyền: Đơn giá thực tế Giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ = bình quân Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Trị giá vật liệu Đơn giá bình Số lượng từng loại vật liệu = x xuất dùng quân xuất dùng trong kỳ Ví dụ: Trong quý IV năm 2009 đối với vải 8834 LH chì có tình hình nhập xuất tồn như sau: - Tồn đầu kỳ: + Số lượng: 500 + Số tiền : 8.000 - Nhập trong kỳ: + Số lượng: 4000 + Số tiền: 68.000 - Xuất trong kỳ: +Số lượng: 3.800 Tính giá trị vật liệu xuất kho =? 8.978 S/v thực tập: Hà Thị Ánh Hương Lớp Kế Toán 5 Khoá 9 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN G/v hướng dẫn : Th.S Nguyễn Thị Mai Chi Đơn giá bình 500 + 4.000 quân vải 8834LH chì quý IV/2009 1. ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY.
Phương thức hình thành nguyên vật liệu tại công ty. Căn cứ vào định mức nguyên - vật liệu cho từng loại sản phẩm, số lượng sản phẩm sản xuất; tình hình dự trữ nguyên - vật liệu thực tế, phòng KH TCSX tiến hành ký kết các Hợp đồng kinh tế hoặc giao cho Bộ phận tiếp liệu của công ty đi mua theo kế hoạch đề ra. Hợp đồng đã ký kết được gửi 1 bản cho phòng Kinh doanh và bên cung cấp sẽ viết Hoá đơn, giao một liên cho công ty. Khi nguyên - vật liệu về đến kho công ty, trước khi nhập kho, thủ kho báo cho Ban kiểm nghiệm (gồm cán bộ kỹ thuật, nhân viên thống kê - Phòng kinh doanh, kế toán vật tư và thủ kho) để kiểm tra phẩm chất, chủng loại, quy cách, số lượng nguyên - vật liệu mua về trên cơ sở Hợp đồng kinh tế đã ký kết và Hóa đơn nhận được, sau đó lập Biên bản kiểm nghiệm.
Nếu nguyên - vật liệu đảm bảo mọi yêu cầu; căn cứ vào Hoá đơn, Hợp đồng kinh tế, Biên bản kiểm nghiệm; thủ kho, kế toán vật tư và người giao hàng sẽ ký vào Phiếu nhập kho (3liên) do kế toán vật tư lập (căn cứ vào Hóa đơn); thủ kho lưu 1 liên để làm căn cứ ghi Thẻ kho, phòng Kinh doanh lưu 1 liên, liên còn lại kèm hoá đơn của người cung cấp lưu tại phòng kế toán để làm căn cứ thanh toán. Trường hợp Ban kiểm nghiệm phát hiện số nguyên - vật liệu mua về không đúng yêu cầu đã thoả thuận thì tiến hành lập biên bản và ghi rõ vào Biên bản kiểm nghiệm. Số nguyên - vật liệu thừa hoặc không đúng về phẩm chất, chủng loại, quy cách thủ kho không nhập mà chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo công ty. S/v thực tập: Hà Thị Ánh Hương Lớp Kế Toán 5 Khoá 9 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN G/v hướng dẫn : Th.S Nguyễn Thị Mai Chi Sơ đồ 1.1: Lưu đồ hình thành nguyên - vật liệu tại Công ty CP Sơn Thái Phòng Kế toán Kho Nhà cung cấp Hóa đơn Hợp đồng Kiểm Lập PNK nghiệm, lập BBKN Phòng kinh doanh Hợp đồng Hóa đơn BBKN PNK Ký nhận PNK Hóa đơn Hóa đơn BBKN Hợp đồng N PNK D PNK Ghi Thẻ kho Thẻ kho PNK D 1.
Phương thức sử dụng nguyên – vật liệu tại công ty. Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty và tiến độ sản xuất của các xí nghiệp, phòng KH TCSX cấp Lệnh sản xuất cho các xí nghiệp có nhiệm vụ may hàng. Căn cứ vào Lệnh sản xuất và Định mức tiêu hao vật tư S/v thực tập: Hà Thị Ánh Hương Lớp Kế Toán 5 Khoá 9 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN G/v hướng dẫn : Th.S Nguyễn Thị Mai Chi xây dựng cho từng loại sản phẩm do phòng Kỹ thuật cung cấp, Ban giám đốc các xí nghiệp lập Phiếu đề xuất vật tư, trong đó liệt kê các loại nguyên - vật liệu cần dùng gửi lên phòng Kế hoạch TCSX. Sau đó, Phiếu đề xuất vật tư đã được phòng KH TCSX và Phó giám đốc sản xuất ký duyệt được gửi tới phòng kế toán.
Kế toán vật tư căn cứ vào Phiếu đề xuất vật tư và kiểm tra tình hình nguyên - vật liệu tồn kho, nếu nguyên - vật liệu trong kho đáp ứng được yêu cầu về số lượng, chủng loại, phẩm chất, quy cách của đề xuất vật tư thì kế toán vật tư sẽ lập Phiếu xuất kho (3liên). Nếu nguyên - vật liệu trong kho không đáp ứng đủ theo yêu cầu, kế toán vật tư sẽ báo cho phòng KH TCSX để cử cán bộ tiếp liệu đi mua thêm nguyên - vật liệu. Sau đó, đơn vị sử dụng xuống kho lĩnh nguyên - vật liệu. Thủ kho căn cứ vào Lệnh sản xuất và Phiếu xuất kho tiến hành xuất kho nguyên - vật liệu (có kế toán vật tư chứng kiến), ghi số lượng thực xuất vào Phiếu xuất kho và ký nhận (3 liên), đồng thời ghi vào Thẻ kho.
Thủ kho lưu lại 1 liên Phiếu xuất kho, 1 liên Phiếu xuất kho được kế toán vật tư lưu tại phòng kế toán, 1 liên giao cho đơn vị sử dụng. S/v thực tập: Hà Thị Ánh Hương Lớp Kế Toán 5 Khoá 9 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN G/v hướng dẫn : Th.S Nguyễn Thị Mai Chi Sơ đồ 1.2: Lưu đồ quy trình sử dụng nguyên - vật liệu tại Công ty CP Sơn Thái Xí nghiệp Phòng KH TCSX Phòng kế toán Kho Định mức LSX PĐXVT PĐXVT PXK tiêu hao Lập PXK Tập Ký duyệt tin Xuất kho, Lập Phiếu ĐXVT HT ký PXK, K ghi Thẻ kho PĐXVT PĐXVT PXK Định mức PĐXVT Thẻ kho tiêu hao N PXK D N A PXK PXK D D (Nguồn: Tự lập) S/v thực tập: Hà Thị Ánh Hương Lớp Kế Toán 5 Khoá 9 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN G/v hướng dẫn : Th.S Nguyễn Thị Mai Chi 1. CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN ĐỊNH MỨC TIÊU DÙNG VÀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN THÁI. Việc xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật đảm nhận và trực tiếp thực hiện.