Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chi phí lao động là một trong những yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá thành sản phẩm và dịch vụ. Việc tổ chức hạch toán chính xác chi phí tiền lương, thanh toán kịp thời các khoản thù lao và trích nộp đầy đủ các chế độ bảo hiểm theo quy định pháp luật đóng vai trò then chốt trong việc tái sản xuất sức lao động, kích thích nâng cao năng suất và tối ưu hóa chi phí sản xuất.

Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế và Đầu tư xây dựng Minh Thành là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp công trình dân dụng, công nghiệp và đặc biệt là thi công các công trình kỹ thuật ngầm phục vụ ngành dầu khí. Do đặc thù ngành xây dựng có quy mô nhân lực lớn, cơ cấu lao động đa dạng từ khối văn phòng đến lực lượng công nhân kỹ thuật làm việc theo ca kíp và đi biển trên các giàn khoan, công tác kế toán tiền lương tại đơn vị phát sinh nhiều nghiệp vụ phức tạp. Đề tài khóa luận được thực hiện nhằm khảo sát, phân tích thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình kế toán.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

  1. Tìm hiểu thực tế các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế và Đầu tư xây dựng Minh Thành.
  2. Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán chi tiết, đối chiếu giữa lý luận học thuật với thực tiễn vận hành tại doanh nghiệp; từ đó chỉ ra các ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế và Đầu tư xây dựng Minh Thành (địa chỉ trụ sở tại số 115/60A Lê Lợi, Phường Thắng Nhì, Thành phố Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu, chứng từ và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Quý III năm 2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy định pháp lý và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành:

  • Khung pháp lý áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
  • Hệ thống tài khoản hạch toán: Sử dụng Tài khoản 334 (Phải trả người lao động) với hai tài khoản cấp hai là TK 3341 (Thanh toán lương) và TK 3348 (Các khoản khác); Tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác) với các tài khoản chi tiết gồm TK 3382 (Kinh phí công đoàn), TK 3383 (Bảo hiểm xã hội), TK 3384 (Bảo hiểm y tế), TK 3386 (Bảo hiểm thất nghiệp); cùng các tài khoản tập hợp chi phí liên quan như TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp), TK 623 (Chi phí sử dụng máy thi công), TK 627 (Chi phí sản xuất chung), TK 641 (Chi phí bán hàng), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
  • Quy định trích nộp bảo hiểm và kinh phí công đoàn: Căn cứ tỷ lệ trích theo quy định pháp luật đối với quỹ lương đóng bảo hiểm (người lao động đóng 10,5% gồm BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%; doanh nghiệp chịu 23,5% gồm BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Khai thác trực tiếp hệ thống chứng từ kế toán gốc (bảng chấm công, bảng thanh toán lương, phiếu báo làm thêm giờ, giấy tạm ứng, phiếu chi), sổ sách kế toán (chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết) tại phòng Kế toán và phòng Nhân sự trong Quý III/2019.
  • Phương pháp thống kê, phân loại và mô tả: Tổng hợp cơ cấu lực lượng lao động theo trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, độ tuổi và nơi đào tạo.
  • Phương pháp phân tích, đối chiếu: So sánh quy trình luân chuyển chứng từ và phương pháp hạch toán thực tế trên phần mềm kế toán tại doanh nghiệp với các chuẩn mực, chế độ quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là toàn bộ tài liệu kế toán, chứng từ phát sinh thực tế và báo cáo nội bộ do Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế và Đầu tư xây dựng Minh Thành cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế và Đầu tư xây dựng Minh Thành

Chương này khái quát quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức và đặc điểm tổ chức công tác kế toán của đơn vị nghiên cứu:

  • Lịch sử hình thành: Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế và Đầu tư xây dựng Minh Thành hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3502300179 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu cấp ngày 01/02/2016. Vốn điều lệ của công ty là 10.000.000.000 VNĐ (Mười tỷ đồng), do hai thành viên góp vốn gồm ông Lê Minh Tuyến (đại diện pháp luật, Giám đốc, góp 6 tỷ VNĐ - chiếm 60%) và bà Nguyễn Thị Khánh Vân (góp 4 tỷ VNĐ - chiếm 40%).
  • Lĩnh vực kinh doanh: Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng, công nghiệp, giao thông thủy lợi; hoàn thiện công trình; buôn bán máy móc thiết bị thi công và đặc biệt là thi công các công trình ngầm dưới nước (công nghiệp dầu khí, đường thủy).
  • Cơ cấu tổ chức quản lý: Mô hình quản lý trực tuyến - chức năng gồm Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc) điều hành 4 phòng ban chuyên môn (Phòng Tư vấn, Phòng Thi công Xây dựng, Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự), quản lý các Đội nhận khoán và Nhà thầu phụ thi công.
  • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung, đứng đầu là Kế toán trưởng, phụ trách Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán công nợ, Kế toán ngân hàng, Kế toán tài sản cố định - công cụ dụng cụ, Kế toán thuế, Kế toán tiền lương và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; niên độ kế toán theo năm dương lịch (bắt đầu từ 01/01 và kết thúc ngày 31/12); đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam (VNĐ); tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO).
  • Hình thức kế toán: Kế toán máy trên nền tảng phần mềm FAST ACCOUNTING dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, do Công ty Cổ phần Quản lý Doanh nghiệp (Fast) cung cấp, phục vụ nhập liệu chứng từ, kết chuyển chi phí và lập báo cáo tài chính.

Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Nội dung chương tập trung hệ thống hóa các nguyên lý kế toán tiền lương:

  • Bản chất và chức năng: Phân tích vai trò của tiền lương trong việc bù đắp hao phí sức lao động và cấu thành giá thành sản phẩm; xác định nhiệm vụ của kế toán tiền lương trong việc ghi chép biến động lao động, tính toán thù lao, phân bổ chi phí và kiểm soát việc chấp hành kỷ luật trích nộp bảo hiểm.
  • Các hình thức tiền lương: Khảo sát lý thuyết về trả lương theo thời gian (lương tháng, lương ngày, lương giờ), trả lương theo sản phẩm (trực tiếp, gián tiếp, có thưởng), trả lương khoán và trả lương theo doanh thu.
  • Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán: Trình bày chi tiết công dụng, phương pháp lập các chứng từ lao động (Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Phiếu làm thêm giờ, Phiếu nghỉ hưởng BHXH) và kết cấu các tài khoản trung tâm gồm TK 334, TK 338 cùng sơ đồ luân chuyển tài khoản hình chữ T.
  • Tỷ lệ trích nộp các quỹ: Tổng hợp khung trích nộp bảo hiểm và kinh phí công đoàn theo quy định pháp luật:
Đối tượng chịu chi phí BHXH BHYT BHTN KPCĐ Tổng tỷ lệ trích
Trừ vào thu nhập của người lao động 8,0% 1,5% 1,0% 0,0% 10,5%
Tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của DN 17,5% 3,0% 1,0% 2,0% 23,5%
Tổng cộng toàn bộ mức trích nộp 25,5% 4,5% 2,0% 2,0% 34,0%

Chương 3: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế và Đầu tư xây dựng Minh Thành

Chương 3 trình bày chi tiết số liệu khảo sát thực tế tại doanh nghiệp:

  • Quy mô và cơ cấu lao động: Tổng số lao động tại công ty là 434 người. Cơ cấu nhân sự phản ánh tính chất kỹ thuật cao của ngành dịch vụ xây lắp dầu khí:
Phân loại trình độ Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Kinh nghiệm dưới 10 năm Nơi đào tạo trong nước Độ tuổi dưới 40
Cao học 3 0,69% 3 2 2
Đại học 119 27,42% 108 101 102
Cao đẳng 10 2,30% 10 10 10
Trung cấp 7 1,61% 5 7 4
Công nhân 282 64,98% 243 282 220
Nhân viên 13 3,00% 10 13 7
Tổng cộng 434 100,00% 380 (87,52%) 416 (95,86%) 345 (79,49%)
  • Quản lý thời gian lao động: Công ty tổ chức thi công theo chế độ ca kíp (2 ca/ngày), sử dụng bảng chấm công chuẩn với các ký hiệu quy định (Ô: Ốm; Cô: Con ốm; TS: Thai sản; T: Tai nạn; P: Nghỉ phép; 1/2P: Nghỉ nửa ngày phép; NN: Làm nửa ngày; 1/2K: Nghỉ nửa ngày không lương; K: Nghỉ không lương; N: Ngừng việc; CN: Chủ nhật; NL: Nghỉ lễ; NB: Nghỉ bù).
  • Phương pháp tính lương công nhân đi biển (làm việc trên giàn khoan, tàu dịch vụ):
    • Tiền lương ngày đi biển ($L_{nđb}$): Được tính dựa trên Lương cơ bản ($LCB$) và Lương chức danh ($LCD$) theo hợp đồng lao động: $$L_{nđb} = \frac{LCB + LCD}{30} \times 2$$
    • Tiền lương thực lĩnh tháng của cá nhân ($L_i$): $$L_i = L_{đbi} + L_{ovci} + L_{đli} + L_{ngi} + P_i$$ Trong đó:
      • $L_{đbi} = S_{nc} \times L_{nđb}$ (với $S_{nc}$ là số ngày công đi biển thực tế).
      • $L_{ovci} = S_{novc} \times 2 \times L_{nđb}$ (tiền lương ngày vượt ca / overcycle, với $S_{novc}$ là số ngày vượt ca).
      • $L_{đli} = S_{nđl} \times L_{ntb}$ (tiền lương ngày đi lại).
      • $L_{ngi}$: Tiền lương làm ngoài giờ. Do tính chất ca đi biển là 28 ngày liên tục (bao gồm cả ngày nghỉ và ngày lễ), định mức 12 giờ/ngày, nên lương ngoài giờ được xác định: $$\text{Lương ngoài giờ} = \frac{\text{Lương ngày}}{12} \times 1,5 \times \text{Số giờ làm thực tế}$$
      • $P_i$: Các khoản phụ cấp khác.
  • Hạch toán các khoản trích theo lương: Kế toán thực hiện khấu trừ 10,5% lương của người lao động và trích 23,5% vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty theo quy định. Nghiệp vụ được nhập liệu vào phần mềm FAST để tự động lên Chứng từ ghi sổ và Sổ cái các tài khoản liên quan.

Chương 4: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế và Đầu tư xây dựng Minh Thành

  • Nhận xét ưu điểm: Bộ máy kế toán được bố trí chặt chẽ, chuyên môn hóa theo từng phần hành; việc ứng dụng phần mềm FAST ACCOUNTING giúp xử lý dữ liệu và lập báo cáo tài chính nhanh chóng; công tác theo dõi chấm công ca kíp phản ánh sát thực tế thi công.
  • Nhận xét hạn chế: Việc phân bổ chi phí tiền lương và theo dõi các chế độ làm thêm giờ, lương vượt ca cho công nhân đi biển đòi hỏi quy trình luân chuyển chứng từ từ các công trình về phòng kế toán mất nhiều thời gian; một số khoản trích nộp bảo hiểm đôi khi chưa được đối chiếu kịp thời giữa hồ sơ nhân sự và sổ sách kế toán.
  • Các kiến nghị hoàn thiện:
    1. Hoàn thiện công tác kế toán chung: Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ giữa phòng Nhân sự, các đội thi công ngoài biển và phòng Kế toán nhằm đảm bảo tính kịp thời.
    2. Hoàn thiện kế toán tiền lương: Khai thác tối đa các phân hệ tự động trên phần mềm FAST để tính toán tự động các loại lương phụ, lương ngoài giờ và lương vượt ca; hoàn thiện quy chế trả lương gắn với đánh giá năng suất và đảm bảo quyền lợi bảo hiểm đầy đủ cho người lao động.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã đạt được các kết quả cụ thể gắn với thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp:

  • Hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Phản ánh chi tiết thực trạng quản lý 434 lao động tại Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế và Đầu tư xây dựng Minh Thành, làm rõ cơ cấu nhân sự trẻ (79,49% dưới 40 tuổi) và tỷ lệ công nhân kỹ thuật chiếm tỷ trọng lớn (64,98%).
  • Mô tả tường minh công thức tính lương đặc thù của công nhân đi biển ngành xây dựng dầu khí, bao gồm cơ chế tính lương ngày đi biển nhân hệ số 2, chế độ vượt ca (overcycle) và cách tính lương ngoài giờ trên ca làm việc 12 giờ/ngày.
  • Chỉ ra các điểm nghẽn trong luân chuyển chứng từ và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương trên phần mềm FAST tại doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Phạm vi số liệu phân tích tập trung chủ yếu trong Quý III năm 2019 tại một doanh nghiệp xây dựng cụ thể trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, do đó chưa bao quát hết các biến động mang tính chu kỳ theo mùa của toàn bộ năm tài chính trong ngành xây lắp.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc tích hợp dữ liệu chấm công điện tử tại các công trình xa bờ vào thẳng phần mềm kế toán trung tâm; đánh giá sâu hơn tác động của các chính sách thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm xã hội mới đến cơ cấu chi phí nhân công của doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và các nhà quản lý doanh nghiệp xây lắp:

  • Sinh viên ngành Kế toán có thể tham khảo phương pháp hạch toán thực tế các tài khoản 334, 338 và quy trình ghi sổ kế toán máy theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Kế toán viên và cán bộ nhân sự tại các công ty dịch vụ kỹ thuật, xây lắp dầu khí có thể tham khảo mô hình chấm công theo ca kíp và công thức tính lương đặc thù cho lao động làm việc trên biển (lương giàn khoan, tàu, phụ cấp vượt ca).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế và Đầu tư xây dựng Minh Thành áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào? Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, sử dụng đồng tiền ghi sổ là VNĐ, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán trên phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

2. Quy mô và cơ cấu lực lượng lao động tại Công ty Minh Thành có đặc điểm gì nổi bật? Tại thời điểm khảo sát, công ty có 434 lao động. Trong đó, công nhân chiếm tỷ lệ cao nhất với 64,98% (282 người), trình độ đại học chiếm 27,42% (119 người). Lực lượng lao động có xu hướng trẻ hóa rõ rệt khi độ tuổi dưới 40 chiếm 79,49% (345 người) và 87,52% có thời gian kinh nghiệm trong ngành dưới 10 năm.

3. Công thức tính lương cho công nhân đi biển của công ty được xác định như thế nào? Tiền lương ngày đi biển được tính theo công thức: $L_{nđb} = [(LCB + LCD) / 30] \times 2$. Tổng lương thực lĩnh hàng tháng bao gồm lương ngày đi biển ($L_{đbi}$), lương ngày vượt ca ($L_{ovci} = S_{novc} \times 2 \times L_{nđb}$), lương ngày đi lại ($L_{đli}$), tiền lương ngoài giờ ($L_{ngi} = [\text{Lương ngày} / 12] \times 1,5 \times \text{Số giờ làm thực tế}$) và các khoản phụ cấp ($P_i$).

4. Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn tại doanh nghiệp được thực hiện theo tỷ lệ nào? Doanh nghiệp thực hiện khấu trừ 10,5% vào thu nhập của người lao động (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%) và trích 23,5% vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%), tổng tỷ lệ trích nộp là 34,0%.

5. Cơ cấu quản lý bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức nào? Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung, đứng đầu là Kế toán trưởng, trực tiếp chỉ đạo Kế toán tổng hợp và các kế toán viên phụ trách từng phần hành riêng biệt gồm: Kế toán thanh toán công nợ, Kế toán ngân hàng, Kế toán TSCĐ - CCDC, Kế toán thuế, Kế toán tiền lương và Thủ quỹ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phùng Hương Giang đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế và Đầu tư xây dựng Minh Thành trong Quý III năm 2019. Nghiên cứu đã làm rõ sự kết hợp giữa các quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC với phương pháp tính lương đặc thù cho lao động xây dựng và công nhân đi biển ngành dầu khí. Các giải pháp và kiến nghị được đề xuất bám sát thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho công tác tổ chức hạch toán tiền lương trong các đơn vị xây lắp kỹ thuật.