Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong cơ chế thị trường, việc tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ thấp giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm là nhiệm vụ trọng tâm trong công tác quản trị doanh nghiệp. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, vật liệu (VL) và công cụ dụng cụ (CCDC) là yếu tố đầu vào thiết yếu, thường chiếm tỷ trọng rất lớn—từ 60% đến 70%—trong tổng chi phí sản xuất và giá trị sản phẩm. Mọi sự biến động về giá cả, định mức tiêu hao hay thất thoát trong quá trình thu mua, bảo quản và sử dụng VL, CCDC đều tác động trực tiếp đến giá thành công trình và kết quả lợi nhuận của doanh nghiệp.
Xuất phát từ thực tiễn trên, chuyên đề thực tập chuyên ngành "Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6" được tác giả Hoàng Thị Sáng (sinh viên lớp Kế toán 3 – K36, Khoa Kế toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, dưới sự hướng dẫn của Th.S Đặng Thúy Hằng) thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ cụ thể:
- Khảo sát tổng quan về cơ cấu tổ chức, hoạt động sản xuất kinh doanh và bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6.
- Phân tích thực trạng tổ chức hạch toán kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp VL, CCDC tại đơn vị, từ khâu lập chứng từ, luân chuyển chứng từ đến ghi sổ kế toán và xử lý trên phần mềm.
- Đánh giá ưu điểm, nhận diện các mặt còn hạn chế trong công tác quản lý và hạch toán VL, CCDC; từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty.
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ (kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, quy trình luân chuyển chứng từ và xử lý phần mềm).
- Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 và các kho công trình trực thuộc (điển hình là công trình trường học Thuận Thành).
- Thời gian: Số liệu thực tế được khảo sát và thu thập trong giai đoạn 2006–2007, đặc biệt là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 3 năm 2007.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung pháp lý và chế độ kế toán áp dụng
Tác giả căn cứ vào hệ thống văn bản pháp lý và chế độ kế toán hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại thời điểm nghiên cứu:
- Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam liên quan đến hàng tồn kho, nguyên tắc ghi nhận giá gốc, nguyên tắc thận trọng và phù hợp.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): Phương pháp khấu trừ.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm; đơn vị tiền tệ sử dụng là Đồng Việt Nam (VND).
- Hình thức tổ chức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung, thực hiện trên phần mềm kế toán Fast Accounting.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu sử dụng các phương pháp chuyên môn kế toán kết hợp phân tích thực tế:
- Phương pháp thu thập và kiểm tra chứng từ: Tiếp cận trực tiếp hệ thống chứng từ kế toán gốc của công ty như Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03-VT), Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT), Phiếu yêu cầu xuất kho, Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT).
- Phương pháp hạch toán và ghi sổ: Phân tích quy trình ghi chép Thẻ kho (Mẫu S12-DN), Sổ chi tiết vật liệu (Mẫu S10-DN), Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S11-DN), Sổ Nhật ký chung (Mẫu S03a-DN) và Sổ Cái tài khoản 152 (Mẫu S03b-DN).
- Phương pháp phân tích - tổng hợp số liệu: Khảo sát quy trình nhập liệu, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán, phân tích việc luân chuyển dữ liệu trên máy tính.
Nguồn dữ liệu
Dữ liệu nghiên cứu gồm hồ sơ pháp lý thành lập doanh nghiệp, báo cáo tài chính các năm 2006–2007, hệ thống danh mục mã hóa vật tư, khách hàng, kho bãi và tập hợp chứng từ kế toán thực tế phát sinh trong tháng 3/2007 của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6.
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Tổng quan về Công ty CP Đầu tư Xây dựng Giao thông 6
Chương I làm rõ lịch sử hình thành, chức năng hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức kế toán của đơn vị:
- Quá trình hình thành: Công ty được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103005993 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp ngày 26/11/2004. Tên giao dịch quốc tế là NUMEER 6 TRAFFIC CONSTRUCTION INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY. Trụ sở đặt tại Số 36H3, Ngõ 475 Đường Nguyễn Trãi, Phường Thanh Xuân Nam, Quận Thanh Xuân, Hà Nội. Vốn điều lệ đăng ký là 9 tỷ đồng; tài khoản giao dịch mở tại Ngân hàng Nông nghiệp & PTNT Chi nhánh Hai Bà Trưng và Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (Techcombank) Chi nhánh Văn Quán – Hà Đông.
- Quy mô và nguồn lực: Doanh nghiệp có khoảng 1.000 lao động (200 cán bộ quản lý và 800 công nhân sản xuất). Mức thu nhập bình quân đạt 1,7 triệu đồng/người/tháng (năm 2006). Hoạt động mang tính lưu động cao, phụ thuộc vào thời tiết và cơ chế đấu thầu xây lắp.
- Chức năng kinh doanh: Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp; thi công công trình giao thông, thủy điện, hạ tầng đô thị; xây lắp đường dây và trạm biến áp đến 35KV; lắp đặt hệ thống cấp thoát nước, PCCC, cáp quang, tự động hóa; sản xuất kết cấu thép và kinh doanh bất động sản.
| TT |
Chỉ tiêu kết quả kinh doanh |
Đơn vị tính |
Năm 2006 |
Năm 2007 |
| 1 |
Giá trị tổng sản lượng |
Triệu đồng |
272.000 |
— |
| 2 |
Doanh thu |
Triệu đồng |
240.000 |
— |
| 3 |
Lợi nhuận |
Triệu đồng |
1.200 |
— |
| 4 |
Nộp ngân sách |
Triệu đồng |
900 |
1.050 |
| 5 |
Thu nhập bình quân |
Nghìn đồng/người/tháng |
1.700 |
— |
- Bộ máy quản lý: Tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc (01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc: Tài chính và Kỹ thuật), 05 phòng ban chức năng (Tổ chức - Hành chính, Kế hoạch - Vật tư, Kế toán - Tài vụ, Kỹ thuật, Dự án), Ban điều hành và các đơn vị trực thuộc (Đội xây dựng 1, 2, 3; Đội công trình giao thông; Đội xây lắp điện nước; Đội nội thất; Xưởng kết cấu thép; Tổ xe máy).
- Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình kết hợp tập trung và phân tán (tập trung tại Phòng Kế toán công ty, phân tán tại các đơn vị/đội xây dựng trực thuộc). Cơ cấu nhân sự gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán ngân hàng, Kế toán TSCĐ và VL, CCDC, cùng Thủ quỹ.
- Ứng dụng công nghệ: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm Fast Accounting với các phân hệ: Kế toán tổng hợp, Tiền mặt/tiền gửi, Mua hàng & công nợ phải trả, Bán hàng & công nợ phải thu, Hàng tồn kho, Công cụ dụng cụ, Chi phí & tính giá thành, Tài sản cố định.
Chương II: Thực tế công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng Giao thông 6
Chương II đi sâu phân tích toàn bộ quy trình hạch toán thực tế đối với vật liệu và công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp:
1. Đặc điểm sử dụng và phân loại, đánh giá vật tư
- Đặc điểm luân chuyển: Do đặc thù ngành xây dựng, vật tư sau khi mua ngoài ít khi nhập về kho trung tâm của công ty mà được vận chuyển thẳng tới kho lập tại hiện trường từng công trình (như công trình trường học Thuận Thành, công trình Tỉnh ủy Bắc Ninh, công trình Nhà truyền thống TP. Bắc Ninh) nhằm giảm chi phí vận chuyển, bốc xếp.
- Phân loại vật tư:
- Nguyên vật liệu chính: Gạch đặc, cát vàng, cát đen, đá (1x2, 2x4, ASSÔ), xi măng (Bút Sơn, Tam Điệp, Bỉm Sơn, Nghi Sơn, PC30, xi măng trắng), sắt thép (thép phi 6, phi 10, phi 12, phi 16).
- Vật liệu phụ: Hoa văn thạch cao trang trí.
- Nhiên liệu: Xăng, dầu chạy máy xúc, máy trộn bê tông, xe tải.
- Phụ tùng thay thế: Dây curoa, lưới sàng cát.
- Phế liệu thu hồi: Đầu mẩu sắt thép, gạch vụn dư thừa.
- Công cụ dụng cụ: Quần áo bảo hộ lao động, mũ bảo hộ, giàn giáo, cuốc xẻng, dao xây.
- Phương pháp đánh giá:
- Nhập kho: Tính theo giá thực tế = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua thực tế (vận chuyển, bốc dỡ) + Thuế nhập khẩu (nếu có) - Giảm giá hàng mua (nếu có).
- Xuất kho: Áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO).
2. Kế toán chi tiết vật liệu, CCDC
Công ty áp dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết vật tư:
- Tại kho công trình: Thủ kho căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 03-VT) và Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT), Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) để ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào Thẻ kho (Mẫu S12-DN). Thẻ kho mở riêng cho từng quy cách vật tư (ví dụ: Thép phi 16, mã TH16).
- Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư tiếp nhận chứng từ gốc đã kiểm tra từ thủ kho, hoàn thiện các chỉ tiêu giá trị và ghi chép vào Sổ chi tiết vật liệu (Mẫu S10-DN) theo dõi đồng thời cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.
- Cuối tháng: Kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S11-DN), tiến hành đối chiếu giữa Sổ chi tiết với Thẻ kho và Sổ Cái.
3. Kế toán tổng hợp vật liệu, CCDC
- Tài khoản sử dụng: TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 153 (Công cụ, dụng cụ), TK 151 (Hàng mua đang đi đường), kết hợp các tài khoản đối ứng: TK 111, TK 112, TK 331 (chi tiết 3311, 3312, 3313, 3314, 3318), TK 621 (Chi phí NVL trực tiếp), TK 627 (Chi phí sản xuất chung), TK 154, TK 632, TK 642.
- Quy trình nhập liệu trên phần mềm Fast Accounting:
- Mã hóa danh mục: Thiết lập mã vật tư (
TH16, XMBS, CTV, GĐ01...), mã nhà cung cấp/khách hàng (CH6, D254, D255...), mã kho (KHOTH, KHOBN, KHOTT...).
- Cập nhật phiếu nhập/xuất: Kế toán truy cập phân hệ Kế toán hàng tồn kho -> Cập nhật số liệu -> Chọn Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho -> Nhập mã giao dịch, mã đối tượng, mã kho, mã hàng, số lượng, đơn giá, tài khoản nợ/có -> Lưu chứng từ.
- Kết xuất sổ sách: Phần mềm tự động xử lý và trích xuất Sổ Nhật ký chung (Mẫu S03a-DN), Sổ Cái TK 152 (Mẫu S03b-DN), Sổ Cái TK 153 và Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
| Ngày ghi sổ |
Chứng từ |
Diễn giải nghiệp vụ phát sinh (Tháng 3/2007) |
TK đối ứng |
Số phát sinh Nợ (VND) |
Số phát sinh Có (VND) |
| 05/3 |
PN 25 |
Nhập kho bảo hộ lao động trả bằng tiền mặt |
TK 153 / TK 111 |
22.000.000 |
— |
| 12/3 |
PX 39 |
Xuất bảo hộ lao động cho công nhân sản xuất |
TK 627 / TK 153 |
— |
60.000.000 |
| 15/3 |
PN 32 |
Mua thép phi 16 nhập kho trả bằng tiền mặt |
TK 152 / TK 111 |
20.500.000 |
— |
| 16/3 |
PX 40 |
Xuất thép phi 16 cho đội bạn mượn |
TK 136 / TK 152 |
— |
24.000.000 |
| 19/3 |
PN 34 |
Mua vật tư nhập kho chưa thanh toán |
TK 152 / TK 331 |
566.212.000 |
— |
| 20/3 |
PX 45 |
Xuất vật tư phục vụ thi công công trình |
TK 621 / TK 152 |
— |
553.465.000 |
| 23/3 |
PX 47 |
Xuất thép phi 16 cho sản xuất |
TK 621 / TK 152 |
— |
4.000.000 |
| 26/3 |
PN 35 |
Mua vật liệu chính nhập kho trả bằng tiền mặt |
TK 152 / TK 111 |
9.500.000 |
— |
| 30/3 |
PX 52 |
Xuất vật liệu chính phục vụ sản xuất |
TK 621 / TK 152 |
— |
18.050.000 |
| Tổng cộng |
|
Tổng phát sinh tháng 3/2007 (TK 152) |
|
596.212.000 |
599.515.000 |
Chương III: Một số nhận xét về tình hình công tác kế toán VL, CCDC tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng Giao thông 6
Chương III tổng hợp các đánh giá thực chứng và định hướng cải tiến:
- Ưu điểm:
- Bộ máy kế toán được tổ chức khoa học, phân định rõ chức năng nhiệm vụ từng vị trí.
- Vận dụng đúng đắn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
- Ứng dụng thành công phần mềm Fast Accounting giúp giảm tải khối lượng ghi chép thủ công, tăng tốc độ tổng hợp báo cáo tài chính.
- Phương pháp hạch toán Thẻ song song và phương pháp FIFO phù hợp với đặc thù quản lý vật tư xuất trực tiếp cho các công trình xây lắp.
- Hạn chế và kiến nghị:
- Chuyên đề chỉ ra các điểm cần hoàn thiện trong khâu kiểm soát hao hụt vật tư tại hiện trường, quản lý chứng từ luân chuyển giữa các đội thi công xa trụ sở với phòng kế toán trung tâm, và tăng cường kiểm kê định kỳ đối với CCDC phân bổ nhiều lần.
Kết quả và đóng góp
- Khái quát hóa bức tranh tài chính và quản lý vật tư: Chuyên đề chứng minh rõ nét đặc thù chi phí của doanh nghiệp xây lắp khi vật tư chiếm 60%–70% giá thành, làm cơ sở khẳng định tầm quan trọng của việc kiểm soát hàng tồn kho tại hiện trường.
- Hệ thống hóa toàn diện quy trình kế toán thực chứng: Tác giả mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu mua hàng, kiểm nghiệm tại hiện trường (công trình trường học Thuận Thành) đến việc cập nhật vào phần mềm Fast Accounting.
- Minh họa cụ thể phương pháp Thẻ song song và định giá FIFO: Bằng các số liệu thực tế phát sinh trong tháng 3/2007 (như nghiệp vụ nhập - xuất thép phi 16, xi măng các loại), chuyên đề cung cấp bộ số liệu minh họa hoàn chỉnh từ chứng từ gốc, thẻ kho, sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung đến Sổ Cái TK 152.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Nghiên cứu được giới hạn trong phạm vi một doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa (Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6) với số liệu khảo sát chủ yếu tập trung trong tháng 3 năm 2007.
- Hướng mở rộng: Các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp gắn liền với việc phân bổ chi phí VL, CCDC theo từng hạng mục công trình hoàn thành qua nhiều kỳ kế toán.
Giá trị tham khảo
Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán đang thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp hoặc khóa luận cử nhân về đề tài kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp.
- Kế toán viên tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản cần tham khảo quy trình hạch toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC kết hợp ứng dụng phần mềm Fast Accounting.
- Cán bộ quản lý vật tư tham khảo quy trình kiểm nhận, quản lý kho bãi phân tán tại các công trường xây dựng.
Câu hỏi thường gặp
1. Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào?
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung trên phần mềm Fast Accounting và phương pháp Kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ.
2. Phương pháp tính giá xuất kho và kế toán chi tiết vật liệu tại công ty là gì?
Công ty áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO) để tính giá thực tế vật liệu, CCDC xuất kho. Công tác kế toán chi tiết vật tư được tổ chức theo phương pháp Thẻ song song (thủ kho theo dõi số lượng trên Thẻ kho Mẫu S12-DN; phòng kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết Mẫu S10-DN).
3. Tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu chiếm bao nhiêu trong cơ cấu chi phí của công ty?
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn, dao động từ 60% đến 70% trong tổng giá trị sản phẩm xây lắp.
4. Hệ thống tài khoản và báo cáo tài chính của công ty tuân thủ theo quy định pháp lý nào?
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản và mẫu biểu Báo cáo tài chính dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (gồm Bảng Cân đối kế toán Mẫu B01-DNN, Báo cáo Kết quả HĐKD Mẫu B02-DNN, Bản Thuyết minh BCTC Mẫu B09-DNN).
Kết luận
Chuyên đề thực tập của tác giả Hoàng Thị Sáng phản ánh toàn diện và chi tiết thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6. Công trình cho thấy sự kết hợp chặt chẽ giữa lý luận kế toán doanh nghiệp xây lắp và thực tiễn vận dụng chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC trên nền tảng phần mềm Fast Accounting. Các số liệu, biểu mẫu chứng từ và quy trình hạch toán được trình bày rõ ràng, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho công tác nghiên cứu học thuật và thực hành kế toán xây dựng cơ bản.
