Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành dịch vụ logistics giữ vị trí thiết yếu trong việc duy trì chuỗi cung ứng và lưu thông hàng hóa thương mại quốc tế. Theo số liệu công bố trong văn bản, thị trường logistics toàn cầu đạt giá trị 4.920 tỷ USD vào năm 2021. Tại Việt Nam, theo báo cáo Chỉ số Hiệu quả Logistics (Logistics Performance Index - LPI) năm 2018 của Ngân hàng Thế giới (World Bank), Việt Nam xếp hạng 39 trên tổng số 160 quốc gia được khảo sát, tăng 25 bậc so với năm 2016 và đứng thứ ba trong khu vực ASEAN (chỉ sau Singapore và Thái Lan). Vận tải đường biển đóng vai trò phương thức vận chuyển hàng hóa chủ lực với khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu vận tải quốc tế do đội tàu Việt Nam chuyên chở đạt mức tăng trưởng 54%.

Công ty Cổ phần Tốc Độ (tên giao dịch quốc tế: Headway Joint Stock Company - Headway JSC) là doanh nghiệp hoạt động hơn 20 năm trong lĩnh vực giao nhận quốc tế, cho thuê kho bãi, đại lý hải quan và cung cấp giải pháp vận tải đa phương thức. Mặc dù đạt tốc độ tăng trưởng doanh thu cao trong các năm gần đây, hoạt động cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty vẫn bộc lộ các hạn chế trong khâu vận hành, quản trị chứng từ, kiểm soát chi phí và duy trì mối quan hệ khách hàng. Đề tài được lựa chọn nhằm khảo sát, phân tích quy trình nghiệp vụ thực tế và xây dựng hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành dịch vụ đường biển tại đơn vị.

Văn bản xác định các câu hỏi nghiên cứu cụ thể bao gồm:

  1. Quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển là gì?
  2. Thực trạng quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển cho hàng xuất khẩu tại trụ sở Công ty Cổ phần Tốc Độ tại Thành phố Hồ Chí Minh như thế nào?
  3. Đâu là giải pháp đưa ra để hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển cho hàng hóa xuất khẩu tại công ty?

Mục tiêu tổng quát của khóa luận là nghiên cứu tổng quan hoạt động cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại trụ sở Công ty Cổ phần Tốc Độ, phân tích thực trạng quy trình vận hành và đề xuất giải pháp hoàn thiện. Để hoàn thành mục tiêu này, tác giả xác lập 4 nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về dịch vụ logistics cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển.
  2. Phân tích thực trạng hoạt động cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại trụ sở Công ty Cổ phần Tốc Độ tại Thành phố Hồ Chí Minh.
  3. Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu và xác định nguyên nhân trong hoạt động cung ứng dịch vụ của công ty.
  4. Đề xuất các giải pháp cải thiện chất lượng dịch vụ logistics đường biển của doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định rõ:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại trụ sở Công ty Cổ phần Tốc Độ.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu hoạt động cung ứng dịch vụ của trụ sở công ty tại thị trường miền Nam, tập trung vào các địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương, Vũng Tàu, Đà Nẵng.
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và sử dụng dữ liệu thứ cấp giai đoạn 2020 - 2022 (kết hợp số liệu kiểm soát chất lượng giai đoạn 2022 - 2023). Các định hướng và giải pháp đề xuất áp dụng cho giai đoạn 5 năm (2024 - 2029). Thời gian thực hiện khóa luận từ tháng 02/2024 đến tháng 05/2024.
  • Phạm vi nội dung: Cơ sở lý luận về logistics đường biển, quy trình cung ứng dịch vụ thực tế, đánh giá chất lượng dịch vụ và các giải pháp hoàn thiện quy trình cho hàng xuất khẩu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý thuyết dựa trên các định nghĩa, quy phạm pháp luật và giáo trình chuyên ngành:

  • Khái niệm logistics của Hội đồng các chuyên gia Quản trị Chuỗi cung ứng Hoa Kỳ (CSCMP - 2001): xác định logistics là một bộ phận của chu trình chuỗi cung ứng, bao gồm quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát việc dự trữ, lưu chuyển hàng hóa, dịch vụ và thông tin hai chiều.
  • Khái niệm trong "Giáo trình Quản trị logistics Kinh doanh" và "Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng" do PGS. An Thị Thanh Nhàn biên soạn (NXB Thống kê).
  • Điều 233, Mục 4, Chương VI Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 về định nghĩa dịch vụ logistics dưới góc độ pháp lý.
  • Phân loại dịch vụ logistics theo khung của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) thành 3 nhóm: nhóm dịch vụ chủ yếu, nhóm dịch vụ liên quan đến logistics khác, và nhóm dịch vụ không chủ yếu.
  • Danh mục dịch vụ logistics theo quy định tại Điều 3 Nghị định 163/2017/NĐ-CP (văn bản trích dẫn là Nghị định 13/2017/NĐ-CP).

Về phương pháp thu thập dữ liệu:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu nội bộ thu thập từ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 - 2022 của Phòng Kế toán tài chính, báo cáo hoạt động tác nghiệp của Phòng Logistics, báo cáo doanh số từ Phòng Kinh doanh và số liệu nhân sự từ Phòng Hành chính - Nhân sự. Dữ liệu bên ngoài được tổng hợp từ số liệu của Tổng cục Thống kê (2022), báo cáo chỉ số LPI của Ngân hàng Thế giới, cổng thông tin của các hãng tàu đối tác và tài liệu nghiên cứu học thuật liên quan.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Quan sát trực tiếp các khâu nghiệp vụ tại Phòng Logistics trong thời gian thực tập từ tháng 02/2024 đến tháng 05/2024; thực hiện phỏng vấn trực tiếp 5 khách hàng của công ty để khảo sát nhận định về chất lượng dịch vụ logistics đường biển.

Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu:

  • Phương pháp thống kê mô tả: Hệ thống hóa số liệu kết quả kinh doanh, số lượng lô hàng, phân loại các chỉ tiêu chất lượng dịch vụ qua từng năm.
  • Phương pháp so sánh: So sánh biến động doanh thu, chi phí, lợi nhuận giai đoạn 2020 - 2022; đối chiếu tỷ lệ thực hiện đúng hẹn, tỷ lệ tổn thất hàng hóa giữa năm 2022 và năm 2023; đối chiếu quy trình lý thuyết với quy trình vận hành thực tế tại doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển

Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm nền tảng về logistics và dịch vụ logistics, phân tích theo cả nghĩa hẹp (tương đồng với hoạt động giao nhận vận tải) và nghĩa rộng (bao quát toàn bộ chuỗi cung ứng từ thu mua nguyên liệu đến giao sản phẩm cuối cùng). Tác giả chỉ ra 4 đặc điểm cốt lõi của dịch vụ logistics: mang tính vô hình (khách hàng đánh giá qua trải nghiệm và các tiêu chí đo lường sau khi sử dụng); quan hệ chủ thể giữa thương nhân cung cấp dịch vụ có đăng ký kinh doanh và khách hàng sử dụng dịch vụ; tính tích hợp và đa dạng cao; được thiết lập trên cơ sở hợp đồng dịch vụ thỏa thuận giữa các bên.

Về các thành phần tham gia vào chuỗi cung ứng logistics đường biển, chương nghiên cứu phân định rõ vai trò của 4 nhóm chủ thể: khách hàng (người gửi hàng - shipper và người nhận hàng - consignee), nhà cung ứng dịch vụ logistics (LSP), nhà cung ứng các dịch vụ hỗ trợ (hãng tàu, đơn vị vận tải bộ, chủ kho bãi), và Chính phủ (giữ vai trò quản lý, ban hành hành lang pháp lý, đầu tư hạ tầng cảng biển và hải quan).

Quy trình lựa chọn đối tác thuê ngoài cung ứng dịch vụ hỗ trợ được mô hình hóa theo giáo trình gồm 4 giai đoạn nối tiếp:

  1. Giai đoạn tập hợp thông tin (dữ liệu thứ cấp và khảo sát sơ cấp).
  2. Giai đoạn đánh giá (phân loại tiêu chí: uy tín thị trường, giá cả, năng lực tài chính, độ tin cậy thời gian).
  3. Giai đoạn tiếp xúc (đàm phán giá cước, thủ tục thanh toán, xếp hạng ưu tiên).
  4. Giai đoạn thử nghiệm (đánh giá năng lực thực tế trước khi đưa vào danh sách đối tác dài hạn).

Về chất lượng dịch vụ, chương 1 xác lập 6 tiêu chí đánh giá: thời gian và tốc độ đáp ứng dịch vụ; độ an toàn của hàng hóa; độ tin cậy; sự linh hoạt; tính thông tin; giá cả dịch vụ. Đồng thời, tác giả phân tích các nhóm nhân tố ảnh hưởng bao gồm nguồn lực nội bộ của doanh nghiệp (nhân lực, cơ sở vật chất kho bãi/phương tiện, nguồn vốn, uy tín thương hiệu), khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp và hệ thống môi trường vĩ mô (tự nhiên, kinh tế, chính trị - luật pháp, khoa học - công nghệ).

Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng cung ứng dịch vụ logistics hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Tốc Độ

Chương 2 trình bày quá trình phát triển của Headway JSC từ khi thành lập ngày 10/11/2003 theo Giấy phép số 0303108080 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh cấp. Doanh nghiệp có trụ sở chính tại số 44 Nguyễn Văn Kỉnh, phường Thạnh Mỹ Lợi, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh, do ông Lưu Xuân Lộc làm Chủ tịch Hội đồng Quản trị. Cơ cấu tổ chức gồm Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm soát, Ban Giám đốc (ông Nguyễn Thiên Long giữ chức Giám đốc, bà Quách Thúy An giữ chức Phó Giám đốc Vận hành) và các phòng chuyên trách: Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán tài chính, Phòng NVOCC, Phòng IT và Phòng Logistics. Doanh nghiệp là thành viên của các hiệp hội chuyên ngành như Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA), Liên minh Hàng hóa Thế giới (WCA) và Liên đoàn Các hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA).

Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 - 2022 được thống kê chi tiết trong bảng số liệu:

STT Chỉ tiêu Năm 2020 (VNĐ) Năm 2021 (VNĐ) Năm 2022 (VNĐ) Tốc độ tăng trưởng bình quân
1 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 3.638.374.597.398 4.391.791.182.838 6.245.128.592.201 25,71%
2 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 31.911.567.555 41.775.799.927 62.885.921.171 37,91%
3 Chi phí tài chính 6.460.065.141 12.929.471.366 14.537.529.312 52,14%
- Trong đó: Chi phí lãi vay 3.968.436.220 3.407.639.206 2.989.584.213 -14,13%
4 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 4.844.530.027 5.987.728.825 7.925.587.804 27,60%
5 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 4.286.034.471 5.292.653.722 7.106.729.251 23,49%

Về quy trình tác nghiệp thực tế, hoạt động cung ứng dịch vụ logistics cho hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Headway JSC được triển khai qua 14 bước tuần tự:

  1. Tiếp nhận yêu cầu lấy booking từ khách hàng hoặc qua phần mềm Quản lý khách hàng (CRM).
  2. Kiểm tra thông tin lấy booking (thời gian khởi hành ETD, thời gian đến dự kiến ETA, cảng bốc POL, cảng dỡ POD, mã HS, trọng lượng, loại và số lượng container).
  3. Tiến hành lấy booking từ hãng tàu (đặt chỗ trực tuyến trên hệ thống hãng tàu như Maersk; kiểm tra booking confirmation về số lượng cont, bãi cấp cont rỗng, giờ cắt máng/closing time, thời hạn nộp SI & VGM).
  4. Gửi booking confirmation cho khách hàng kèm tài liệu hướng dẫn và đóng gói.
  5. Theo dõi, thúc đẩy khách hàng gửi phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ (VGM), danh sách container và thông tin hướng dẫn giao nhận (SI).
  6. Kiểm tra SI đối chiếu với booking và bộ chứng từ.
  7. Nhập dữ liệu booking và vận đơn nháp (draft bill) vào hệ thống CRM (phân định Master Bill of Lading - MBL và House Bill of Lading - HBL).
  8. Gửi bản nháp HBL cho khách hàng kiểm tra và gửi thông báo trước (pre-alert) cho đại lý nước ngoài.
  9. Theo dõi hạn chỉnh sửa vận đơn và chờ khách hàng xác nhận bản nháp.
  10. Kiểm tra công nợ khách hàng trên phần mềm CRM sau khi hàng được xếp lên tàu; phát hành giấy báo nợ (debit note).
  11. Thanh toán chi phí cho đơn vị vận chuyển/hãng tàu dựa trên debit note và làm lệnh thanh toán nội bộ.
  12. Lấy vận đơn gốc (original bill) hoặc làm thủ tục giải phóng hàng theo điện giao hàng (release bill/surrendered bill).
  13. Giao vận đơn cho khách hàng tại văn phòng hoặc chuyển phát tận nơi có ký nhận.
  14. Scan và lưu trữ toàn bộ hồ sơ chứng từ giấy và dữ liệu điện tử.

Hiệu quả thực hiện dịch vụ logistics đường biển của công ty được phản ánh qua các chỉ tiêu chất lượng giai đoạn 2022 - 2023:

Chỉ tiêu Năm 2022 (Số lượng) Năm 2022 (Tỷ lệ) Năm 2023 (Số lượng) Năm 2023 (Tỷ lệ)
Tổng số lô hàng XNK đường biển 70 100% 96 100%
Giao đúng hẹn 66 94% 93 97%
Giao chậm 4 6% 3 3%
Hàng hóa an toàn 68 97% 96 100%
Hư hại hàng hóa 2 3% 0 0%
Hư hại container 0 0% 0 0%

Về quy trình lựa chọn đối tác dịch vụ hỗ trợ (chủ yếu là các đơn vị vận tải bộ), phòng Kinh doanh thực hiện tìm kiếm, đánh giá theo 4 tiêu chuẩn (tốc độ trả lời, chất lượng dịch vụ, uy tín đối tác, giá cả), thẩm định hồ sơ năng lực và giấy phép kinh doanh, sau đó cho áp dụng thời gian dùng thử 3 đến 4 tháng trước khi ký hợp đồng chính thức.

Chương 2 chỉ rõ các thành công của công ty: doanh thu tăng trưởng liên tục; phát triển mạng lưới chi nhánh tại Bình Dương, Quy Nhơn, Vũng Tàu, Thanh Hóa, Hà Nội, Hải Phòng; ứng dụng hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hải quan từ 5 - 7 ngày xuống còn 1 ngày. Tuy nhiên, đơn vị tồn tại nhiều hạn chế:

  • Sai sót chứng từ xuất nhập khẩu (nhầm lẫn số vận đơn, trọng lượng hàng, sai mã HS trên phần mềm hải quan gây phát sinh chi phí lưu kho).
  • Nhân viên hiện trường thiếu kiểm tra tình trạng vỏ container và phẩm chất hàng hóa trước khi xếp dỡ.
  • Chưa có phòng Marketing độc lập (đang ghép chung với Phòng Kinh doanh, phải thuê ngoài khi có sự kiện lớn).
  • Phụ thuộc lớn vào các nhà thầu phụ do năng lực tự vận chuyển đường biển chưa có; việc đầu tư 13 xe đầu kéo rơ-moóc chưa đủ tạo ra sự khác biệt cạnh tranh.
  • Các tuyến vận tải xa (Mỹ, Châu Âu, Trung Đông, Châu Phi) chưa có liên kết trực tiếp, phải chuyển tải làm kéo dài thời gian hành trình.
  • Dịch vụ vận tải quá cảnh (Cross border trucking) sang Lào và Campuchia chưa được đầu tư triệt để, phụ thuộc vào đối tác thuê ngoài.

Nguyên nhân của các hạn chế được phân tích gồm:

  • Nguyên nhân chủ quan: Thiếu bộ quy trình chuẩn hóa và kế hoạch chi tiết cho từng mắt xích; quá tải nhân sự (1 nhân viên đảm nhiệm phục vụ từ 20 đến 30 khách hàng cùng lúc, đặc biệt vào mùa cao điểm 6 tháng đầu năm); sự phối hợp liên phòng ban chưa chặt chẽ; mạng lưới đại lý tại một số quốc gia đặc thù (Thụy Sĩ, Thụy Điển, Dubai) có chi phí cao do sản lượng hàng hóa thấp.
  • Nguyên nhân khách quan: Sự thiếu nhất quán và chồng chéo trong văn bản pháp luật chuyên ngành (dẫn chứng mâu thuẫn giữa Thông tư 11/2021/TT-BNNPTNT và 01/2022/TT-BNNPTNT của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn cho phép nhập khẩu hạt thuốc phiện khi có giấy phép kiểm dịch, nhưng cơ quan Hải quan áp dụng quy định cấm tuyệt đối); chi phí không chính thức tại một số cửa khẩu; sự cố nghẽn mạng thu thuế điện tử của Kho bạc Nhà nước làm chậm thông quan; hiện tượng rớt tàu (rolled container) vào mùa cao điểm do hãng tàu hết chỗ; các yếu tố thời tiết và quy định cấm giờ xe tải lưu thông trong đô thị.

Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động cung ứng dịch vụ logistics hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Tốc Độ

Chương 3 tổng hợp các định hướng phát triển của ngành logistics Việt Nam căn cứ theo Quyết định số 200/QĐ-TTg ngày 14/02/2017 của Thủ tướng Chính phủ (về Kế hoạch hành động nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển dịch vụ logistics Việt Nam đến năm 2025) và Quyết định số 1601/QĐ-TTg ngày 15/10/2009 (về Quy hoạch phát triển vận tải biển Việt Nam định hướng đến năm 2030, đặt mục tiêu thị phần vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu của đội tàu trong nước đạt 27 - 30%, sản lượng tăng 1,5 - 2 lần).

Trên cơ sở thực trạng tại doanh nghiệp, tác giả đưa ra các nhóm giải pháp:

  1. Hoàn thiện các khâu trong quy trình cung ứng: Thiết lập bảng kiểm tra chuẩn hóa (checklist) cho nhân viên chứng từ nhằm rà soát các tiêu chí trên SI, VGM, HBL và MBL trước khi nộp cho hãng tàu; phân công lại định mức phụ trách khách hàng để giảm tải áp lực công việc.
  2. Tăng cường khả năng cạnh tranh: Tối ưu hóa hiệu suất khai thác của đội xe 13 xe đầu kéo rơ-moóc thuộc sở hữu công ty nhằm hạ giá thành dịch vụ vận chuyển nội địa từ kho ra cảng.
  3. Hoàn thiện chất lượng đội ngũ nhân lực: Đào tạo định kỳ kỹ năng khai báo phần mềm VNACCS/VCIS, cập nhật kiến thức phân loại mã HS và quy định kiểm tra chuyên ngành; nâng cao trình độ ngoại ngữ chuyên môn cho nhân viên giao dịch với hãng tàu quốc tế.
  4. Tăng cường hợp tác với các bên liên quan: Mở rộng hợp đồng trực tiếp với các hãng tàu có tuyến đi xa (Mỹ, Châu Âu) nhằm giảm bớt chặng chuyển tải; thiết lập quan hệ liên kết với các đơn vị vận tải chuyên tuyến Lào, Campuchia để phát triển dịch vụ hàng quá cảnh.
  5. Giải pháp marketing: Tách riêng bộ phận Marketing khỏi Phòng Kinh doanh; xây dựng chương trình nhận diện thương hiệu và tiếp cận các nhóm khách hàng xuất khẩu hàng nông sản, dệt may.
  6. Chiến lược khách hàng: Xây dựng chính sách công nợ linh hoạt cho từng nhóm đối tượng; phân hạng khách hàng ưu tiên để cấp hạn mức nợ và ngày thu hồi debit note phù hợp.

Đồng thời, khóa luận nêu các kiến nghị vĩ mô:

  • Kiến nghị đối với Nhà nước: Rà soát, đồng bộ hóa các văn bản quy phạm pháp luật giữa các Bộ, ngành (đặc biệt là quản lý chuyên ngành và hải quan) nhằm xóa bỏ các quy định chồng chéo.
  • Kiến nghị đối với cơ quan Hải quan: Nâng cấp hạ tầng kỹ thuật đường truyền của hệ thống hải quan điện tử và phối hợp thu ngân sách với Kho bạc Nhà nước, hạn chế lỗi hệ thống thanh toán gây chậm trễ thời gian thông quan của doanh nghiệp.

Kết quả và đóng góp

Văn bản ghi nhận các kết quả thực tế cụ thể:

  • Về quy mô tài chính: Doanh thu thuần của Headway JSC tăng trưởng liên tục từ 3.638,37 tỷ đồng (năm 2020) lên 4.391,79 tỷ đồng (năm 2021) và đạt 6.245,13 tỷ đồng (năm 2022). Lợi nhuận sau thuế năm 2022 đạt 7,11 tỷ đồng, tăng 23,49% so với năm 2021.
  • Về chỉ tiêu nghiệp vụ logistics đường biển: Năm 2023, doanh nghiệp thực hiện 96 lô hàng xuất nhập khẩu đường biển với tỷ lệ giao hàng đúng hẹn đạt 97% (tăng 3% so với năm 2022), tỷ lệ hàng hóa vận chuyển an toàn tuyệt đối đạt 100% (không phát sinh lô hàng nào bị tổn thất hay hư hại container).
  • Về cải tiến thủ tục: Việc áp dụng hệ thống phần mềm hải quan điện tử VNACCS/VCIS tại công ty đã cắt giảm thời gian làm thủ tục thông quan hàng xuất khẩu từ 5 - 7 ngày làm việc (khi thực hiện hồ sơ giấy truyền thống) xuống còn 1 ngày.
  • Đóng góp về mặt phương pháp: Khóa luận đã mô tả và chuẩn hóa chi tiết quy trình nghiệp vụ 14 bước cung ứng dịch vụ logistics hàng xuất khẩu bằng đường biển của một đơn vị giao nhận thực tế, đồng thời xây dựng quy trình 4 giai đoạn tuyển chọn và kiểm soát đối tác vận tải hỗ trợ (với thời gian thử nghiệm thực tế 3 - 4 tháng).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tự chỉ ra một số điểm giới hạn:

  • Dữ liệu sơ cấp khảo sát khách hàng có cỡ mẫu nhỏ (chỉ phỏng vấn trực tiếp 5 khách hàng), chưa đảm bảo tính đại diện cho toàn bộ tệp khách hàng sử dụng dịch vụ đường biển của doanh nghiệp.
  • Phạm vi số liệu tài chính chi tiết của đề tài mới dừng lại ở năm 2022; số liệu theo dõi chất lượng giao nhận dừng lại ở năm 2023.
  • Không gian khảo sát giới hạn tại trụ sở TP. Hồ Chí Minh và khu vực miền Nam, chưa khảo sát hoạt động tại các chi nhánh miền Bắc và miền Trung (Hải Phòng, Hà Nội, Quy Nhơn).
  • Đề tài tập trung chuyên sâu vào chiều hàng xuất khẩu bằng đường biển, chưa mở rộng phân tích các nghiệp vụ đối với hàng nhập khẩu, hàng đường hàng không hoặc vận tải đa phương thức xuyên biên giới.

Hướng nghiên cứu tiếp theo được xác định là mở rộng điều tra định lượng với dung lượng mẫu lớn hơn, cập nhật chuỗi số liệu hoạt động sau năm 2023, và nghiên cứu tích hợp quy trình logistics hai chiều xuất nhập khẩu kết hợp đa phương thức.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận cung cấp tư liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Logistics, Quản trị chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại và Kinh doanh quốc tế: Tham khảo quy trình 14 bước tác nghiệp hàng xuất khẩu bằng đường biển thực tế tại một doanh nghiệp logistics Việt Nam, phân biệt quy trình phát hành Master Bill (MBL) và House Bill (HBL).
  • Nhân viên mới và thực tập sinh tại các doanh nghiệp logistics (vị trí chứng từ xuất khẩu - docs, chăm sóc khách hàng - CS, hiện trường - ops): Tham khảo trình tự rà soát SI, VGM, kiểm tra booking confirmation, xử lý lỗi trên hệ thống khai hải quan VNACCS/VCIS.
  • Cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ: Tham khảo tiêu chí và quy trình 4 bước đánh giá, tuyển chọn đối tác thuê ngoài vận tải nội địa, cùng các giải pháp phân bổ định mức công việc nhân sự phòng chứng từ.

Câu hỏi thường gặp

1. Quy trình tác nghiệp cung ứng dịch vụ logistics hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tốc Độ bao gồm bao nhiêu bước?
Quy trình gồm 14 bước: (1) Tiếp nhận yêu cầu lấy booking; (2) Kiểm tra thông tin lấy booking; (3) Tiến hành lấy booking từ hãng tàu; (4) Gửi booking cho khách hàng; (5) Yêu cầu khách hàng gửi VGM/Container/SI; (6) Kiểm tra SI; (7) Nhập booking và vận đơn nháp vào hệ thống CRM; (8) Gửi draft HBL cho khách hàng; (9) Chờ xác nhận của khách hàng; (10) Kiểm tra công nợ khách hàng; (11) Thanh toán cho đơn vị vận chuyển; (12) Lấy bill gốc hoặc giải phóng hàng theo lệnh; (13) Giao vận đơn cho khách hàng; (14) Scan và lưu trữ chứng từ.

2. Kết quả kinh doanh và chỉ tiêu chất lượng giao nhận của Headway JSC giai đoạn khảo sát đạt mức nào?
Giai đoạn 2020 - 2022, doanh thu thuần tăng từ 3.638,37 tỷ đồng lên 6.245,13 tỷ đồng; lợi nhuận sau thuế năm 2022 đạt 7,11 tỷ đồng. Về chất lượng cung ứng đường biển, năm 2023 thực hiện 96 lô hàng với tỷ lệ giao đúng hẹn đạt 97% và tỷ lệ an toàn hàng hóa đạt 100%.

3. Headway JSC áp dụng quy trình và tiêu chí nào để tuyển chọn các nhà cung ứng dịch vụ hỗ trợ?
Phòng Kinh doanh tìm kiếm đối tác qua internet/điện thoại/email; đánh giá sơ bộ theo 4 tiêu chuẩn (tốc độ phản hồi, chất lượng dịch vụ, uy tín đối tác, giá cả); thẩm định hồ sơ năng lực và giấy phép kinh doanh; áp dụng thời gian dùng thử dịch vụ từ 3 đến 4 tháng trước khi ký hợp đồng chính thức. Đơn vị không đạt yêu cầu được đưa vào danh sách dự phòng.

4. Những nguyên nhân chủ quan nào gây ra sai sót trong quy trình cung ứng dịch vụ tại công ty?
Doanh nghiệp chưa chuẩn hóa bảng kiểm tra quy trình thống nhất; tình trạng quá tải nhân sự khi mỗi nhân viên phải phụ trách từ 20 đến 30 khách hàng trong mùa cao điểm; nhân viên hiện trường đôi khi bỏ qua khâu kiểm tra vỏ container và hàng hóa; nhân sự thao tác sai sót về mã HS, số hóa đơn trên phần mềm hải quan trực tuyến.

5. Văn bản nêu dẫn chứng cụ thể nào về sự không nhất quán trong chính sách quản lý chuyên ngành ảnh hưởng đến thủ tục hải quan?
Văn bản dẫn chứng trường hợp mặt hàng hạt thuốc phiện: Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn cho phép nhập khẩu nếu đạt giấy kiểm dịch thực vật theo Thông tư 11/2021/TT-BNNPTNT và 01/2022/TT-BNNPTNT, nhưng cơ quan Hải quan Việt Nam lại áp dụng quy định cấm tuyệt đối, dẫn đến vướng mắc trong khâu thông quan hàng hóa.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Quang Minh đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về dịch vụ logistics đường biển và phản ánh chi tiết thực tế vận hành tại Công ty Cổ phần Tốc Độ (Headway JSC). Công trình ghi nhận sự tăng trưởng quy mô tài chính và hiệu quả thông quan qua hệ thống VNACCS/VCIS, đồng thời chỉ rõ các điểm nghẽn về quá tải nhân lực, lỗi chứng từ và liên kết vận tải tuyến xa. Hệ thống giải pháp đề xuất tập trung vào chuẩn hóa quy trình 14 bước, tối ưu hóa đội xe nội địa và tái cấu trúc tổ chức, cung cấp tài liệu tham khảo có giá trị ứng dụng cho hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa xuất khẩu.