CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT TÍN 1. Tổng quan về kho hàng Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất. Có nhiều quan điểm khác nhau về quản lý hàng tồn kho, làm thế nào để có sự cân bằng các mục tiêu khác nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu cho khách hàng. Đầu tiên, để có thể hiểu được tầm quan trọng cũng như các luận điểm có liên quan đến hàng tồn kho.
Doanh nghiệp cần tiềm hiểu các cơ sở lý thuyết về tồn kho, quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp gồm: khái niệm hàng tồn kho, quản trị hàng tồn kho, vai trò của hàng tồn kho…Từ đó có một sự hiểu biết chung bao quát về công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp, làm cơ sở đánh giá thực trạng và rút ra các kết luận. Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho là những mặt hàng, sản phẩm được doanh nhiệp giữ lại để bán ra sau cùng. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hàng tồn kho là những mặt hàng, các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới các hình thái vật chất có thể cân đo đong đếm được như: Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán, những thành phần tạo nên sản phẩm.
Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 6 SVTH: Phạm Thị Thu Phương --- Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Thị Thanh Nga Từ khi có sản xuất và lưu thông hàng hóa, hàng tồn kho xuất hiện như một hiện tượng tất yếu, khách quan.Mark thì “ Tồn kho hay dự trữ hàng hóa là một sự cố định và độc lập hóa hình thái của sản phẩm”. Như vậy sản phẩm đang trong quá trình mua, bán và cần thiết cho quá trình mua bán là nằm trong hình thái tồn kho Đối với doanh nghiệp thì hàng tồn kho giữ một vị trí quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp.
Tồn kho xuất phát từ chính yêu cầu sản xuất và lưu thông hàng hóa hàng hóa tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (40- 50%). Trong sản xuất bất kì doanh nghiệp nào cũng phải có một lượng hàng tồn kho tương ứng (tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, hàng hóa thành phẩm, hàng hóa dở dang…) mà bất kì thời điểm nào cũng cần thiết cho quá trình sản xuât và kinh doanh. Chính vì vậy, việc quản lý kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng, góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục, đều đặn, có hiệu quả để đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách thường xuyên liên tục và đồng bộ. Theo hệ thống chuẩn mực Kế toán số 02 ban hành kèm theo quyết định số 149/2001/QD-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài Chính, thì hàng tồn kho là tài sản: Được giữ để bán trong kì sản xuất kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Đặc điểm của hàng tồn kho Hàng tồn kho của doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, đồi hỏi công tác tổ chức quản lý và hoạch toán hàng tồn kho cũng có những nét đặc thù riêng. Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch 7 SVTH: Phạm Thị Thu Phương --- Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Thị Thanh Nga toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. Thứ ba, hàng tồn kho tham gia vào toàn bộ hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm… Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau.
Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý. Vì thế, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho thường gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Thứ năm, Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho là công việc khó khăn, phức tạp. Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ… Hàng tồn kho là một bộ phận tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm một vị trí quan trọng trong tài sản lưu động của hầu hết các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng số tài sản lưu động của doanh nghiệp. Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc sử dụng và quản lý hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi một doanh nghiệp có những phương pháp định giá hàng tồn kho khác nhau và mô hình dự trữ hàng tồn kho khác nhau, phù hợp với từng điều kiện doanh nghiệp.
Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác nhau như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm. 8 SVTH: Phạm Thị Thu Phương --- Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Thị Thanh Nga Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thành phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý.
Vì lẽ đó dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê quản lý, bảo quản sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp Đối với thị trường cạnh tranh khốc liệt như bây giờ hàng tồn kho đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo đủ sản phẩm cung ứng ra thị trường. Từ đó, tạo uy tín, chỗ đứng vững chắc trên thị trường, mở rộng thị trường và tấn công vào các phân khúc thị trường mới. Vì vậy, hàng tồn kho của các doanh nghiệp này cũng đóng vai trò rất quan trọng, là cầu nối giữa giai đoạn mua hàng và bán hàng giúp quá trình sản xuất của doanh nghiệp được diễn ra liên tục, có đủ hàng hóa để đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường, đồng thời mở rộng thêm một số phân khúc thị trường đang thiếu hụt hàng hóa hoặc các thị trường hoàn toàn mới: + Đảm bảo cho qua trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hàng liên tục, đều đặn đúng kế hoạch.
Việc duy trì đủ số lượng hàng tồn kho cũng sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả. Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất. + Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Các chi phí đặt hàng bao gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều nếu công ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ.
+ Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật tư có tác dụng mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp + Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp vật tư, đối chiếu với tình hình sản xuất kinh doanh và tình hình kho hàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời. 9 SVTH: Phạm Thị Thu Phương --- Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Thị Thanh Nga + Cải thiện mức độ phục vụ: trong quá trình sản xuất kinh doanh, đôi khi doanh nghiệp bị trả lại hàng đã bán do hàng hóa kém chất lượng, có sai sót kĩ thuật, … Doanh nghiệp có thể lấy hàng tồn trong kho để xuất bù lại hoặc cho khách hàng trực tiếp chọn hàng theo nhu cầu, việc này giúp nâng cao mức độ phục vụ khách hàng của doanh nghiệp, giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài mà vẫn đảm bảo thu nhập cho công ty. + Giảm tổng chi phí logistic: Logistic có thể được định nghĩa là việc quản lý dòng chung chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, quá trình sản xuất, thành phẩm và xử lý các thông tin liên quan….