Tổng quan nghiên cứu

Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng hiện chiếm khoảng 30% thị phần tiêu thụ gas tại các tỉnh Trung Trung Bộ, hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ khí dầu mỏ hóa lỏng (LPG). Chu trình bán hàng và thu tiền là giai đoạn cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh thu và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong thực tế, chu trình này tiềm ẩn nhiều rủi ro như gian lận, sai sót trong ghi nhận doanh thu, chậm trễ trong thu hồi công nợ, ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của báo cáo tài chính và hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng, nhận diện các tồn tại, bất cập và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát, giảm thiểu rủi ro và tăng cường tính minh bạch trong quản lý tài chính. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực kinh doanh gas tại công ty, với dữ liệu thu thập trong giai đoạn gần đây.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống KSNB, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, đảm bảo sự phát triển bền vững và ổn định trong bối cảnh thị trường gas ngày càng cạnh tranh gay gắt. Các chỉ số hiệu quả như tỷ lệ công nợ quá hạn, mức độ sai sót trong ghi nhận doanh thu và thời gian thu hồi công nợ được kỳ vọng cải thiện rõ rệt sau khi áp dụng các giải pháp đề xuất.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khuôn khổ COSO 2013 về kiểm soát nội bộ, trong đó hệ thống KSNB được xem là một quá trình do Ban giám đốc và các nhân viên trong tổ chức thiết kế và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu về bảo vệ tài sản, hiệu quả hoạt động, độ tin cậy báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. Năm thành phần cấu thành hệ thống KSNB theo COSO gồm:

  • Môi trường kiểm soát: Tạo khuôn khổ đạo đức, tổ chức và phân quyền rõ ràng.
  • Đánh giá rủi ro: Xác định và phân tích các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp.
  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro.
  • Thông tin và truyền thông: Thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin chính xác, kịp thời.
  • Hoạt động giám sát: Đánh giá liên tục và xử lý các khiếm khuyết trong hệ thống kiểm soát.

Ngoài ra, luận văn sử dụng các khái niệm chuyên ngành như: kiểm soát nội bộ (KSNB), chu trình bán hàng - thu tiền, rủi ro gian lận, công nợ phải thu, hóa đơn GTGT, biên bản đối chiếu công nợ, và các thủ tục kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp giữa phương pháp lý luận và thực tiễn. Dữ liệu được thu thập trực tiếp từ Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng thông qua các báo cáo tài chính, hồ sơ chứng từ bán hàng, thu tiền, biên bản đối chiếu công nợ, và phỏng vấn các bộ phận liên quan. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các giao dịch bán hàng và thu tiền trong năm tài chính gần nhất, với phương pháp chọn mẫu phi xác suất nhằm tập trung vào các giao dịch có giá trị lớn và các trường hợp phát sinh rủi ro.

Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp định tính và định lượng, bao gồm phân tích số liệu thống kê về tỷ lệ công nợ quá hạn, số lượng sai sót trong chứng từ, thời gian thu hồi công nợ, so sánh với các tiêu chuẩn ngành và các nghiên cứu tương tự. Quá trình nghiên cứu kéo dài trong khoảng 6 tháng, từ thu thập dữ liệu, phân tích đến đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát chưa đồng bộ: Công ty đã xây dựng cơ cấu tổ chức rõ ràng với phân quyền trách nhiệm cụ thể, tuy nhiên việc phối hợp giữa các phòng ban trong chu trình bán hàng và thu tiền còn thiếu chặt chẽ, dẫn đến một số sai sót trong xử lý đơn hàng và thu tiền. Ví dụ, tỷ lệ sai sót trong chứng từ bán hàng chiếm khoảng 5% tổng số giao dịch.

  2. Rủi ro gian lận và sai sót trong ghi nhận doanh thu: Qua đánh giá, có khoảng 3% các giao dịch có dấu hiệu không khớp giữa số liệu trên hóa đơn và số liệu trên hệ thống kế toán, tiềm ẩn nguy cơ gian lận hoặc sai sót. Tình trạng này chủ yếu xảy ra ở các kênh bán hàng qua đại lý ngoài ngành.

  3. Công tác thu hồi công nợ còn hạn chế: Tỷ lệ công nợ quá hạn trên tổng công nợ phải thu là khoảng 12%, trong đó có một số khách hàng lớn chậm thanh toán kéo dài trên 90 ngày, ảnh hưởng đến dòng tiền và hiệu quả tài chính của công ty.

  4. Thủ tục kiểm soát chưa được thực hiện nghiêm túc: Việc đối chiếu công nợ với khách hàng chưa được thực hiện đầy đủ và kịp thời, chỉ khoảng 70% các khách hàng được đối chiếu công nợ hàng tháng, dẫn đến khó khăn trong việc phát hiện và xử lý các sai lệch.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trên là do hệ thống kiểm soát nội bộ chưa được hoàn thiện toàn diện, đặc biệt là trong khâu phối hợp thông tin và giám sát thực hiện thủ tục. So với các nghiên cứu trong ngành xăng dầu và gas, tỷ lệ sai sót và công nợ quá hạn của công ty còn cao hơn mức trung bình ngành khoảng 3-5%. Điều này cho thấy công tác kiểm soát nội bộ tại công ty cần được tăng cường để giảm thiểu rủi ro tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ sai sót chứng từ theo từng kênh bán hàng, biểu đồ đường về tiến độ thu hồi công nợ theo tháng, và bảng tổng hợp kết quả đối chiếu công nợ với khách hàng. Việc hoàn thiện hệ thống KSNB sẽ giúp công ty giảm thiểu thất thoát, nâng cao độ tin cậy báo cáo tài chính và cải thiện dòng tiền hoạt động.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Xây dựng quy trình phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan trong chu trình bán hàng và thu tiền, đảm bảo phân quyền và trách nhiệm rõ ràng. Thời gian thực hiện: 6 tháng, chủ thể: Ban giám đốc và phòng tổ chức hành chính.

  2. Tăng cường thủ tục kiểm soát và giám sát: Áp dụng các biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn trong việc lập và phê duyệt chứng từ bán hàng, đặc biệt là kiểm tra tính chính xác của hóa đơn và đối chiếu số liệu trên hệ thống. Thời gian: 3 tháng, chủ thể: Phòng kế toán và phòng kinh doanh.

  3. Nâng cao hiệu quả thu hồi công nợ: Thiết lập kế hoạch thu hồi công nợ chi tiết, tăng cường đối chiếu công nợ hàng tháng với khách hàng, áp dụng các biện pháp xử lý nghiêm các khoản công nợ quá hạn. Thời gian: liên tục, chủ thể: Phòng kế toán công nợ và phòng kinh doanh.

  4. Đào tạo nâng cao nhận thức nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về kiểm soát nội bộ, quy trình bán hàng và thu tiền cho nhân viên các phòng ban liên quan nhằm nâng cao ý thức tuân thủ và phát hiện rủi ro. Thời gian: 3 tháng, chủ thể: Phòng tổ chức hành chính và Ban giám đốc.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban giám đốc doanh nghiệp kinh doanh gas và các mặt hàng đặc thù: Giúp hiểu rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền, từ đó xây dựng chiến lược quản lý hiệu quả.

  2. Phòng kế toán và tài chính: Áp dụng các quy trình kiểm soát nội bộ được đề xuất để nâng cao độ chính xác trong ghi nhận doanh thu và quản lý công nợ.

  3. Phòng kinh doanh và bán hàng: Nắm bắt các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình bán hàng, phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để giảm thiểu sai sót và gian lận.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, kiểm toán, quản trị doanh nghiệp: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn, phương pháp phân tích và các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là gì?
    Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là hệ thống các quy trình, thủ tục nhằm đảm bảo doanh thu được ghi nhận chính xác, đầy đủ, kịp thời và giảm thiểu rủi ro gian lận, sai sót trong quá trình bán hàng và thu tiền từ khách hàng.

  2. Tại sao công tác kiểm soát nội bộ lại quan trọng đối với doanh nghiệp kinh doanh gas?
    Do đặc thù sản phẩm dễ cháy nổ và giá trị hàng hóa lớn, việc kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo an toàn, chính xác trong giao dịch, giảm thiểu thất thoát và nâng cao hiệu quả tài chính.

  3. Những rủi ro phổ biến trong chu trình bán hàng và thu tiền là gì?
    Bao gồm sai sót trong lập chứng từ, gian lận trong ghi nhận doanh thu, chậm trễ thu hồi công nợ, không đối chiếu công nợ kịp thời, và thông đồng giữa các bộ phận liên quan.

  4. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả thu hồi công nợ?
    Thiết lập kế hoạch thu hồi rõ ràng, tăng cường đối chiếu công nợ với khách hàng hàng tháng, áp dụng các biện pháp xử lý nghiêm các khoản nợ quá hạn và phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và kế toán.

  5. Phương pháp nghiên cứu nào được sử dụng trong luận văn này?
    Luận văn sử dụng phương pháp kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, thu thập dữ liệu thực tế từ công ty, phân tích định tính và định lượng để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa các lý thuyết về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền dựa trên khuôn khổ COSO 2013, áp dụng vào thực tiễn tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng.
  • Đã đánh giá thực trạng, nhận diện các tồn tại như sai sót chứng từ, rủi ro gian lận, công nợ quá hạn và thiếu sót trong thủ tục kiểm soát.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát, tăng cường thủ tục kiểm soát, nâng cao hiệu quả thu hồi công nợ và đào tạo nhân viên.
  • Kế hoạch thực hiện các giải pháp trong vòng 3-6 tháng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường năng lực cạnh tranh của công ty.
  • Khuyến nghị các doanh nghiệp kinh doanh gas và các lĩnh vực tương tự tham khảo để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, đảm bảo phát triển bền vững.

Để tiếp tục phát triển, doanh nghiệp cần triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời thường xuyên đánh giá và cập nhật hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với sự biến động của thị trường và quy định pháp luật hiện hành.