Luận văn thạc sĩ kế toán hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty tnhh gas petrolimex

Luận văn thạc sĩ kinh tế nghiên cứu hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty tnhh gas petrolimex, khảo sát thực trạng, phân tích nguyên

• Tác giả: Nguyễn Minh Thư
• Người hướng dẫn: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương
• Trường học: Đại học Đà Nẵng
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Cải Thiện Kiểm Soát Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền Tại Công Ty TNHH Gas Petrolimex
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Đà Nẵng

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
• 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
• 1.3. NHỮNG GIAN LẬN, RỦI RO VÀ SAI SÓT CÓ THỂ XẢY RA TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN
• 1.4. MỤC TIÊU KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
• 1.5. TỔ CHỨC THÔNG TIN NHẰM PHỤC VỤ CHO KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
• 1.6. THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG
• 2.1. TỔNG QUAN GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG
• 2.2. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY
• 2.3. NGÀNH NGHỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
• 2.4. SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
• 2.5. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
• 2.6. ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG
• 2.6.1. ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM HÀNG HÓA
• 2.6.2. ĐẶC ĐIỂM BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
• 2.7. THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG
• 2.7.1. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
• 2.7.2. CÔNG TÁC NHẬN ĐỊNH VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Ở CÔNG TY
• 2.7.3. THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY
• 2.8. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TRONG HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG
• 2.8.1. NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN
• 2.8.2. NHỮNG MẶT HẠN CHẾ CÒN TỒN TẠI TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG
• 3.1. SỰ CẦN THIẾT TRONG VIỆC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY
• 3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY
• 3.2.1. HOÀN THIỆN VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
• 3.2.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC NHẬN ĐỊNH VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO
• 3.2.3. HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ CHO KIỂM SOÁT BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
• 3.2.4. HOÀN THIỆN CÁC QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
• PHỤ LỤC
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tính cấp thiết của đề tài

Luận văn nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex. Công ty này hiện đang chiếm 30% thị phần tiêu thụ gas tại các tỉnh Trung Trung bộ. Với sự cạnh tranh khốc liệt, việc nâng cao quản lý tài chính và kiểm soát nội bộ là cần thiết. Việc đánh giá rủi ro và xây dựng hệ thống kiểm soát hiệu quả giúp công ty giảm thiểu gian lận và sai sót, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Một môi trường kiểm soát tốt sẽ đảm bảo tính tin cậy của báo cáo tài chính và bảo vệ tài sản của công ty.

II. Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chính của nghiên cứu là hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền. Tác giả sẽ phân tích thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Gas Petrolimex để nhận diện những tồn tại và đề xuất giải pháp cải tiến. Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh trong ngành. Các giải pháp đề xuất sẽ tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận doanh thu.

III. Phương pháp nghiên cứu

Luận văn áp dụng phương pháp nghiên cứu kết hợp lý luận và thực tiễn. Tác giả thu thập số liệu từ thực tế, phân tích và so sánh với lý luận để đưa ra những giải pháp phù hợp. Việc này giúp đảm bảo rằng các giải pháp không chỉ mang tính lý thuyết mà còn có thể áp dụng thực tế tại Công ty TNHH Gas Petrolimex. Sự kết hợp này sẽ tạo ra một nền tảng vững chắc cho việc cải thiện kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền.

IV. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Gas Petrolimex

Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Gas Petrolimex cho thấy nhiều bất cập trong quy trình bán hàng và thu tiền. Môi trường kiểm soát chưa được thiết lập rõ ràng, dẫn đến việc khó khăn trong việc nhận diện và đánh giá rủi ro. Các thủ tục kiểm soát chưa được thực hiện một cách đồng bộ và chặt chẽ, gây ra tình trạng thất thoát và sai sót trong ghi nhận doanh thu. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động mà còn làm giảm tính tin cậy của báo cáo tài chính.

V. Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ

Để hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền, cần thiết phải thực hiện một số giải pháp như: cải thiện môi trường kiểm soát, tăng cường công tác đánh giá rủi ro, và hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ. Việc này sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và gian lận, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính. Các giải pháp này không chỉ mang lại lợi ích cho công ty mà còn góp phần nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng hiện chiếm khoảng 30% thị phần tiêu thụ gas tại các tỉnh Trung Trung Bộ, hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ khí dầu mỏ hóa lỏng (LPG). Chu trình bán hàng và thu tiền là giai đoạn cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh thu và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong thực tế, chu trình này tiềm ẩn nhiều rủi ro như gian lận, sai sót trong ghi nhận doanh thu, chậm trễ trong thu hồi công nợ, ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của báo cáo tài chính và hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng, nhận diện các tồn tại, bất cập và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát, giảm thiểu rủi ro và tăng cường tính minh bạch trong quản lý tài chính. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực kinh doanh gas tại công ty, với dữ liệu thu thập trong giai đoạn gần đây.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống KSNB, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, đảm bảo sự phát triển bền vững và ổn định trong bối cảnh thị trường gas ngày càng cạnh tranh gay gắt. Các chỉ số hiệu quả như tỷ lệ công nợ quá hạn, mức độ sai sót trong ghi nhận doanh thu và thời gian thu hồi công nợ được kỳ vọng cải thiện rõ rệt sau khi áp dụng các giải pháp đề xuất.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khuôn khổ COSO 2013 về kiểm soát nội bộ, trong đó hệ thống KSNB được xem là một quá trình do Ban giám đốc và các nhân viên trong tổ chức thiết kế và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu về bảo vệ tài sản, hiệu quả hoạt động, độ tin cậy báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. Năm thành phần cấu thành hệ thống KSNB theo COSO gồm:

• Môi trường kiểm soát: Tạo khuôn khổ đạo đức, tổ chức và phân quyền rõ ràng.
• Đánh giá rủi ro: Xác định và phân tích các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp.
• Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro.
• Thông tin và truyền thông: Thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin chính xác, kịp thời.
• Hoạt động giám sát: Đánh giá liên tục và xử lý các khiếm khuyết trong hệ thống kiểm soát.

Ngoài ra, luận văn sử dụng các khái niệm chuyên ngành như: kiểm soát nội bộ (KSNB), chu trình bán hàng - thu tiền, rủi ro gian lận, công nợ phải thu, hóa đơn GTGT, biên bản đối chiếu công nợ, và các thủ tục kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp giữa phương pháp lý luận và thực tiễn. Dữ liệu được thu thập trực tiếp từ Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng thông qua các báo cáo tài chính, hồ sơ chứng từ bán hàng, thu tiền, biên bản đối chiếu công nợ, và phỏng vấn các bộ phận liên quan. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các giao dịch bán hàng và thu tiền trong năm tài chính gần nhất, với phương pháp chọn mẫu phi xác suất nhằm tập trung vào các giao dịch có giá trị lớn và các trường hợp phát sinh rủi ro.

Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp định tính và định lượng, bao gồm phân tích số liệu thống kê về tỷ lệ công nợ quá hạn, số lượng sai sót trong chứng từ, thời gian thu hồi công nợ, so sánh với các tiêu chuẩn ngành và các nghiên cứu tương tự. Quá trình nghiên cứu kéo dài trong khoảng 6 tháng, từ thu thập dữ liệu, phân tích đến đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Môi trường kiểm soát chưa đồng bộ: Công ty đã xây dựng cơ cấu tổ chức rõ ràng với phân quyền trách nhiệm cụ thể, tuy nhiên việc phối hợp giữa các phòng ban trong chu trình bán hàng và thu tiền còn thiếu chặt chẽ, dẫn đến một số sai sót trong xử lý đơn hàng và thu tiền. Ví dụ, tỷ lệ sai sót trong chứng từ bán hàng chiếm khoảng 5% tổng số giao dịch.

2. Rủi ro gian lận và sai sót trong ghi nhận doanh thu: Qua đánh giá, có khoảng 3% các giao dịch có dấu hiệu không khớp giữa số liệu trên hóa đơn và số liệu trên hệ thống kế toán, tiềm ẩn nguy cơ gian lận hoặc sai sót. Tình trạng này chủ yếu xảy ra ở các kênh bán hàng qua đại lý ngoài ngành.

3. Công tác thu hồi công nợ còn hạn chế: Tỷ lệ công nợ quá hạn trên tổng công nợ phải thu là khoảng 12%, trong đó có một số khách hàng lớn chậm thanh toán kéo dài trên 90 ngày, ảnh hưởng đến dòng tiền và hiệu quả tài chính của công ty.

4. Thủ tục kiểm soát chưa được thực hiện nghiêm túc: Việc đối chiếu công nợ với khách hàng chưa được thực hiện đầy đủ và kịp thời, chỉ khoảng 70% các khách hàng được đối chiếu công nợ hàng tháng, dẫn đến khó khăn trong việc phát hiện và xử lý các sai lệch.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trên là do hệ thống kiểm soát nội bộ chưa được hoàn thiện toàn diện, đặc biệt là trong khâu phối hợp thông tin và giám sát thực hiện thủ tục. So với các nghiên cứu trong ngành xăng dầu và gas, tỷ lệ sai sót và công nợ quá hạn của công ty còn cao hơn mức trung bình ngành khoảng 3-5%. Điều này cho thấy công tác kiểm soát nội bộ tại công ty cần được tăng cường để giảm thiểu rủi ro tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ sai sót chứng từ theo từng kênh bán hàng, biểu đồ đường về tiến độ thu hồi công nợ theo tháng, và bảng tổng hợp kết quả đối chiếu công nợ với khách hàng. Việc hoàn thiện hệ thống KSNB sẽ giúp công ty giảm thiểu thất thoát, nâng cao độ tin cậy báo cáo tài chính và cải thiện dòng tiền hoạt động.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Xây dựng quy trình phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan trong chu trình bán hàng và thu tiền, đảm bảo phân quyền và trách nhiệm rõ ràng. Thời gian thực hiện: 6 tháng, chủ thể: Ban giám đốc và phòng tổ chức hành chính.

2. Tăng cường thủ tục kiểm soát và giám sát: Áp dụng các biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn trong việc lập và phê duyệt chứng từ bán hàng, đặc biệt là kiểm tra tính chính xác của hóa đơn và đối chiếu số liệu trên hệ thống. Thời gian: 3 tháng, chủ thể: Phòng kế toán và phòng kinh doanh.

3. Nâng cao hiệu quả thu hồi công nợ: Thiết lập kế hoạch thu hồi công nợ chi tiết, tăng cường đối chiếu công nợ hàng tháng với khách hàng, áp dụng các biện pháp xử lý nghiêm các khoản công nợ quá hạn. Thời gian: liên tục, chủ thể: Phòng kế toán công nợ và phòng kinh doanh.

4. Đào tạo nâng cao nhận thức nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về kiểm soát nội bộ, quy trình bán hàng và thu tiền cho nhân viên các phòng ban liên quan nhằm nâng cao ý thức tuân thủ và phát hiện rủi ro. Thời gian: 3 tháng, chủ thể: Phòng tổ chức hành chính và Ban giám đốc.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Ban giám đốc doanh nghiệp kinh doanh gas và các mặt hàng đặc thù: Giúp hiểu rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền, từ đó xây dựng chiến lược quản lý hiệu quả.

2. Phòng kế toán và tài chính: Áp dụng các quy trình kiểm soát nội bộ được đề xuất để nâng cao độ chính xác trong ghi nhận doanh thu và quản lý công nợ.

3. Phòng kinh doanh và bán hàng: Nắm bắt các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình bán hàng, phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để giảm thiểu sai sót và gian lận.

4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, kiểm toán, quản trị doanh nghiệp: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn, phương pháp phân tích và các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại.

Câu hỏi thường gặp

1. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là gì?
   Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là hệ thống các quy trình, thủ tục nhằm đảm bảo doanh thu được ghi nhận chính xác, đầy đủ, kịp thời và giảm thiểu rủi ro gian lận, sai sót trong quá trình bán hàng và thu tiền từ khách hàng.

2. Tại sao công tác kiểm soát nội bộ lại quan trọng đối với doanh nghiệp kinh doanh gas?
   Do đặc thù sản phẩm dễ cháy nổ và giá trị hàng hóa lớn, việc kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo an toàn, chính xác trong giao dịch, giảm thiểu thất thoát và nâng cao hiệu quả tài chính.

3. Những rủi ro phổ biến trong chu trình bán hàng và thu tiền là gì?
   Bao gồm sai sót trong lập chứng từ, gian lận trong ghi nhận doanh thu, chậm trễ thu hồi công nợ, không đối chiếu công nợ kịp thời, và thông đồng giữa các bộ phận liên quan.

4. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả thu hồi công nợ?
   Thiết lập kế hoạch thu hồi rõ ràng, tăng cường đối chiếu công nợ với khách hàng hàng tháng, áp dụng các biện pháp xử lý nghiêm các khoản nợ quá hạn và phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và kế toán.

5. Phương pháp nghiên cứu nào được sử dụng trong luận văn này?
   Luận văn sử dụng phương pháp kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, thu thập dữ liệu thực tế từ công ty, phân tích định tính và định lượng để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp.

Kết luận

• Luận văn đã hệ thống hóa các lý thuyết về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền dựa trên khuôn khổ COSO 2013, áp dụng vào thực tiễn tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng.
• Đã đánh giá thực trạng, nhận diện các tồn tại như sai sót chứng từ, rủi ro gian lận, công nợ quá hạn và thiếu sót trong thủ tục kiểm soát.
• Đề xuất các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát, tăng cường thủ tục kiểm soát, nâng cao hiệu quả thu hồi công nợ và đào tạo nhân viên.
• Kế hoạch thực hiện các giải pháp trong vòng 3-6 tháng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường năng lực cạnh tranh của công ty.
• Khuyến nghị các doanh nghiệp kinh doanh gas và các lĩnh vực tương tự tham khảo để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, đảm bảo phát triển bền vững.

Để tiếp tục phát triển, doanh nghiệp cần triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời thường xuyên đánh giá và cập nhật hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với sự biến động của thị trường và quy định pháp luật hiện hành.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYÉT VE KIEM SOÁT NỘI BO VE CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. KHÁI QUAT VE KIEM SOÁT NOI BỘ Kiểm soát nội bộ là một khái niệm không còn xa lạ đối với các DN nước ngoài nhưng đối với các DN Việt Nam. Đây là một khái niệm mới vừa xuất hiện trong thời gian gần đây nên vẫn còn khá mới mẻ. Hiện nay có rất nhiều quan điểm về hệ thống KSNB, có thể nhắc đến một vài quan điểm sau: + Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát đo đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng.

Nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ các quy định của pháp luật và dé kiểm soát, kiểm tra, ngăn ngừa va phát hiện sai sót, gian lận. Nhằm dé lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý. Nhằm bảo vệ, quan lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”. + Tuy nhiên KSNB được định nghĩa theo khuôn khổ của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch là ủy ban các tổ chức tai trợ) là một định nghĩa đầy đủ va chính xác nhất về KSNB đã được nhiều Công ty ở Mỹ cũng như các doanh nghiệp nước ngoài áp dụng hiệu quả.

COSO định nghĩa rằng: KSNB như là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi một thực thể Ban giám đốc, các nhà quản trị và các nhân viên khác trong tô chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu trong các lĩnh vực sau: - Bảo vệ tài sản - Hiệu lực và hiệu quả hoạt động - Độ tin cậy của các báo cáo tài chính - Phù hợp quy định luật pháp hiện hành. KSNB ví như một quá trình, là phương tiện giúp đạt được mục tiêu, chứ không phải là mục tiêu hướng đến của DN. KSNB được ban quản trị thiết lập và thực thi nhằm quản lý mọi hoạt động, mọi nhân viên. Không chỉ trong lĩnh vực tài chính kế toán mà trong mọi lĩnh vực hoạt động, quản lý của doanh nghiệp và việc chấp hành các quy định hiện hành và tuân thủ luật pháp.

Do vậy mà KSNB không chỉ đơn thuần chỉ là những văn bản về những thủ tục, chính sách của DN hay chỉ là trách nhiệm của ban quản trị mà KSNB là một hệ thống nhằm huy động mọi nhân viên trong tổ chức đều thực hiện tham gia vào công việc KSNB và chính họ là nhân tố quyết định đến mọi thành quá của tổ chức. Theo báo cáo COSO 2013, các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB bao gồm: - Môi trường kiểm soát: tạo ra một khuôn phép hỗ trợ cho các thành phan khác của hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại và hoạt động hiệu quả. Có 5 nguyên tắc liên quan đến môi trường kiểm soát: + Tổ chức thé hiện cam kết đối với sự vững chắc, tính thông nhất trong tổ chức, quản lý và chuẩn mực đạo đức + Tổ chức thể hiện cam kết tính độc lập của Ban tổng giám đốc với quản lý cấp cao + Thiết lập hệ thống giám sát, cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo, và các thấm quyên, trách nhiệm tương ứng khác + Tổ chức thu hút, phát triển và giữ lại những cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của tổ chức + Tổ chức quy trách nhiệm cho các cá nhân có trách nhiệm liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ 10 - Đánh giá ri ro: là một quá trình linh động, được lặp đi lặp lại nhằm xác định, phân tích và đánh giá rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của công ty, xác định rủi ro cần được quản lý như thế nào. Nhà quản lý cần xem xét những thay đổi có thể có ở môi trường bên ngoài và trong mô hình kinh đoanh của đơn vị có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của công ty nhằm nhận diện các rủi ro phát sinh.

Có 4 nguyên tắc liên quan đến đánh giá rủi ro: + Tổ chức xác định mục tiêu rõ ràng để tạo điều kiện cho việc đánh giá rủi ro + Tổ chức xác định các rủi ro xuất phát từ bên trong tổ chức + Tổ chức xem xét khả năng xảy ra các gian lận khi tiến hành đánh giá rủi ro tiềm an liên quan đến mục tiêu tổ chức. + Xác định và đánh giá những thay đổi có thể tác động lớn đến hệ thống kiểm soát nội bộ - Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát phục vụ như là cơ chế quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức và có nhiều phần của quá trình mà tổ chức đó phan đấu dé đạt được những mục tiêu. Hoạt động kiểm soát hỗ trợ các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ của tổ chức. Có 3 nguyên tắc liên quan đến hoạt động kiểm soát: + Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro + Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung dựa trên nền tảng công nghệ + Tổ chức triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách và thủ tục - Thông tin — Truyền thông: Thông tin cần thiết cho việc thực hiện trách nhiệm kiểm soát nội bộ dé hỗ trợ đạt được các mục tiêu đề ra của công 11 ty.

Quan lý việc thu thập thông tin, cung cấp hoặc sử dung những thông tin có được từ trong nội bộ lẫn bên ngoài để phục vụ cho các chức năng của các thành phần trong kiểm soát nội bộ. Có 3 nguyên tắc liên quan đến thông tin và truyền thông: + Tổ chức thu thập, xử lý và sử dụng những thông tin chính xác nhằm hỗ trợ quá trình hoạt động của các thành phần khác trong kiểm soát nội bộ + Tổ chức trao đổi thông tin nội bộ nhằm hỗ trợ các chức năng của các thành phan trong kiểm soát nội bộ + Tổ chức trao đổi với các bên bên ngoài những van dé ảnh hưởng đến chức năng của các thành phần trong kiểm soát nội bộ - Hoạt động giám sát: bao gồm thực hiện đánh giá các hoạt động diễn ra liên tục hoặc riêng biệt, hay là sự phối hợp của cả hai loại đánh giá này nhằm đảm bảo rằng các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ luôn tồn tại và hoạt động tốt và đánh giá xem còn tồn tại những khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ hay không. Có 2 nguyên tắc liên quan đến Hoạt động giám sát: + Tổ chức lựa chọn, phát triển và thực hiện những đánh giá liên tục hoặc riêng biệt để đám bảo các thành phần của kiểm soát nội bộ được áp dụng và thực hiện + Tổ chức ước lượng và thông báo các khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ một cách kịp thời với các bên có trách nhiệm để có các giải pháp khắc phục. ĐẶC DIEM CUA CHU TRÌNH BAN HÀNG VÀ THU TIỀN Bán hàng và thu tiền là quá trình thực hiện chuyển quyền sở hữu về hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng và tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng.

Quá trình bán hàng thu tiền bao gồm qua nhiều khâu và nhiều 12 giai đoạn. Chu trình bán hàng - thu tiền trong thực tế gồm những bước như sau: - Xử ly don đặt hang của khách hang - Xét duyét ban chiu - Giao hàng va lập hóa don - Theo đõi công nợ phải thu và thu tiền. Bán hàng thì có nhiều hình thức khác nhau như: bán hàng gởi qua các đại lý, gửi hàng chờ chấp nhận, bán buôn, trực tiếp bán lẻ, v. Thanh toán thì có các phương thức khác nhau như: tiền gửi ngân hàng, bán hàng trả góp, bán chịu, thu ngay bằng tiền mặt, v.

Chu trình bán hàng - thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình SXKD. Với các hình thức bán hàng và thanh toán đa đạng cho nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này cũng rất đa dạng. Chu trình bán hàng và thu tiền còn liên quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt là các khoản mục được phản ánh trong báo cáo KQHDKD của DN. Hiệu quả hoạt động của DN cũng chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hiệu quả, hữu hiệu của chu trình này.

KIEM SOÁT NỘI BO DOI VỚI CHU TRINH BAN HÀNG VÀ THU TIEN 1. Những gian lận, rủi ro và sai sót có thé xảy ra trong chu trình bán hàng thu tiền Cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ dé hoàn thiện hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền: - Khách hàng mạo danh, KH không được xác thực và có ý đồ lừa dao. - Nhu cầu về mua hàng không chính xác. - Không có khả năng đáp ứng về đơn hàng nhưng vẫn chấp thuận đơn đặt hàng của KH.

13 - Giá bán được áp dụng cho đơn hàng một cách không chính xác - Giữa người thực hiện áp giá cho đơn đặt hàng với KH có sự thông đồng để áp giá gây bat lợi cho đơn vi. - Khả năng về việc thanh toán của KH không có nhưng vẫn chấp nhận việc bán hàng cho KH. - Áp dụng các điều kiện về thanh toán và về phương thức thanh toán gây bat lợi đối với đơn vị. - Giao hàng chậm trễ cho KH.

- Trong quá trình xử lý các đơn hàng dé xảy ra sai sót dân đến gây nên sự bat đồng với KH sau này. - KH chưa sẵn sàng đối với việc nhận đơn hàng. Đối với đơn hàng từ phía KH thì việc theo dõi về thời gian được xác định trong đơn hàng có thể có những thay đồi. - Việc giao hàng để phát sinh sai sót (thiếu, thừa, sai quy cách, sai về chủng loại, mặt hàng, v.v ), không bảo đảm việc chuyển giao một cách đầy đủ các trách nhiệm cho các bên có liên quan.

- Hàng hóa đã thực hiện xuất giao cho KH nhưng hóa đơn vẫn không được lập. - Thực hiện giao nhận hóa đơn không kịp thời và đầy đủ cho phòng kế toán và có thể bị mắt. - Ghi nhận sai nghiệp vụ về bán hàng trên hệ thống như: sai về số tiền, sai thông tin về KH, sai về số lượng, định khoản, v. - Không ghi nhận nghiệp vụ bán hàng một cách kịp thời, không được ghi nhận hoặc ghi nhận sai kỳ.

14 - Các chứng từ bán hàng có các nội dung không hợp lệ và không đầy đủ (đơn đặt hàng, đề nghị bán hàng, hóa đơn, hợp đồng) không thống nhất với các số liệu trên hệ thống, không có sự thống nhất lẫn nhau.