CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QHL 1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư QHL 1. Giới thiệu sơ lược về công ty - Tên công ty: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QHL - Tên nước ngoài: QHL SERVICE TRADING AND INVESTMENT COMPANY LIMITED - Tên viết tắt : QHL T&I - Vốn điều lệ : 10.000 đồng - Địa chỉ trụ sở chính: 54B, Đường số 18, Khu phố 3, Phường Hiệp Bình Chánh, Quận Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0315673312 - Giấy chứng nhận kinh doanh số: 0315673312 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 14 tháng 5 năm 2019 - Chính thức đi vào hoạt động: 1/05/2019 - Đại diện theo Pháp luật của công ty: Giám đốc Tô Thị Hoa - Công ty là một tổ chức kinh tế hạch toán độc lập, có con dấu riêng và được mở tài khoản tiền Việt Nam theo quy định của Pháp luật. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư QHL thành lập và đi vào hoạt động đã được 10 tháng, mặc dù chỉ mới thành lập nhưng đây là đơn vị có uy tín, đã và đang ngày càng khẳng định được thương hiệu của mình với lĩnh vực kinh doanh dịch vụ thương mại trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Công ty TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư QHL là công ty chuyên kinh doanh, phân phối các sản phẩm con kê cao cấp. Để thỏa mãn nhu cầu khách hàng ngày càng cao về tư vấn, thiết kế cũng như chính sách ưu đãi khi bán hàng, công ty vẫn đang ngày càng tiếp tục xây dựng và đào tạo đội ngũ quản lý và nhân viên ngày một chuyên nghiệp hơn thông qua các khóa huấn luyện chuyên sâu từ các chuyên gia, thông qua đó đưa công ty trở thành một thương hiệu có uy tín trong lòng người tiêu dùng Việt Nam.
Ngành nghề kinh doanh Công ty TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư QHL chuyên phân phối sản phẩm vật liệu xây không nung cường độ cao, sắt thép, xi măng, các vật liệu phụ trợ - tiện ích trong xây dựng công trình, đáp ứng đúng quy, tiêu chuẩn khắt khe trong thiết kế và chuẩn mực xây dựng, chủ yếu là các sản phẩm con kê bê tông các loại với mẫu mã đa dạng đáp ứng cho tất cả các công trình và gạch không nung mác cao. - Con kê bê tông – sợi thép - Con kê bê tông – không sợi thép - Gạch bê tông tự chèn - Gạch ép block xây tường 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công ty tổ chức nhân sự theo sự quyết định của Giám đốc với nguyên tắc tự chọn và bố trí phù hợp với mục đích công việc. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG PHÒNG KHO KINH TÀI QUẢN LÝ THÀNH DOANH CHÍNH- CHẤT PHẨM KẾ TOÁN LƯỢNG Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty (Nguồn tài liệu nội bộ công ty) 1.
Chức năng và nhiệm vụ từng vị trí Giám đốc: Là người đại diện công ty điều hành các công việc như sau: - Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty thông qua các phòng ban khác. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý khác trong công ty. - Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty. - Quyết định từng giá mua và giá bán của sản phẩm, 3 do an - Quyết định những biện pháp quảng cáo, tiếp thị, khuyến khích mở rộng kinh doanh.
Phó giám đốc: - Là người cộng sự tích cực của giám đốc, có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ do giám đốc phân công. - Chủ động với các tình huống phát sinh, bàn bạc đưa ra hướng giải pháp khi có phát sinh trong quá trình quản lý công ty. - Là người phụ trách hoạt động kinh doanh. Phòng kinh doanh: Đây là phòng có chức năng quan trọng trong việc tạo ra nguồn doanh thu lợi nhuận cũng như quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty: - Tham mưu cho giám đốc trong công việc ký kết các hợp đồng kinh tế, khai thác , thực hiện các hợp đồng kinh tế trong hoạt động kinh doanh của công ty.
- Tham mưu cho giám đốc công tác chuẩn bị và điều hành sản phẩm đảm bảo đúng tiến độ giao hàng mà công ty đã thỏa thuận ký kết với khách hàng. - Tổng hợp và hoàn thiện kế hoạch trong năm của công ty để giao cho các bộ phận lập báo cáo định kỳ. - Phân tích khả năng tiêu thụ hàng hóa, mặt hàng nào chậm tiêu thụ cần phải tìm ra nguyên nhân và đưa hướng khắc phục hiệu quả để tiêu thụ tốt hơn, đồng thời đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả. - Kết hợp với phòng kế toán để công tác tiêu thụ hàng hóa không bị tắc nghẽn do hiếu hụt hàng.
Phòng tài chính-kế toán: Bao gồm kế toán trưởng, nhân viên kế toán và thủ quỹ với các chức năng nhiệm vụ như sau: - “Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định của nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán. - Tham mưu cho giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ hoạt động kinh doanh; công tác quản lý, sử dụng vốn, tài sản. - Lập kế hoạch tài chính theo nhánh, quý , năm. Đồng thời, định kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của giám đốc về tình hình tài chính của công ty.Phân tích tài chính, đánh giá về mặt tái chính tất cả các dự án mà công ty thực hiện.
4 do an - Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt, báo cáo giám đốc tình hình sử dụng vốn và đề xuất biện pháp điều chỉnh hợp lý. - Quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng trong hoạt động vay vốn ngắn hạn, trung hạn, dài hạn và lưu chuyển tiền tệ. - Lập và báo cáo nguồn vốn huy dộng cho các hoạt động đầu tư ngắn hạn cũng như dài hạn. - Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty, phù hợp với quy định của nhà nước và quy chế quản lý tài chính.
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các loại chứng từ, hoàn chỉnh các loại chứng từ, hòn chỉnh các thủ tục kế toán trước khi trình lên giám đốc phê duyệt. - Tiến hành các thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế. Lập và nộp báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định nhà nước.” Phòng quản lý chất lượng - Thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng của công ty theo tiêu chuẩn. Lập chương trình và đánh giá để duy trì và cải tiến hệ thống.
Tổ chức thực hiện để đáp ứng yêu cầu đánh giá giám sát định kỳ của Tổ chức cấp chứng chỉ, thiết lập các kênh thông tin hoặc các quy định báo cáo từ bộ phận này để đảm bảo hệ thống quản lý vận hành hiệu quả nhất. Kho thành phẩm: - Hướng dẫn trình tự thực hiện nhập kho, xuất kho, sắp xếp và bảo quản hàng sao cho tối ưu về chất lượng nhất. Ngoài ra, kiểm soát quá trình nhập xuất đúng số liệu, thời gian quy định để phục vụ công tác bán hàng. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty 1.
Sơ đồ bộ máy kế toán Công tác kế toán trong doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung và được thể hiện như sau: (Sơ đồ hình 1.2) 5 do an Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán Kế toán Kế toán Thủ tiền hàng công nợ qũy lương tồn kho Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty (Nguồn tài liệu lưu hành nội bộ công ty) 1. Chức năng và nhiệm vụ từng vị trí Kế toán trưởng: - Điều hành toàn bộ công tác kế toán theo Luật kế toán. Do công tác kế toán phản ánh toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản nên kế tooán trưởng có vai trò rất quan trọng trong việc giúp Giám đốc giám sát tình hình tài chính trong đơn vị kế toán. Kiểm tra, giám sát toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tính chính xác và hợp lý của chừng từ.
- Lập báo cáo tài chính cho chi cục doanh nghiệp, báo cáo thuế cho chi cục thuế theo định kỳ. - Theo dõi các nguồn vốn, tài sản công nợ,… phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách, hạch toán xác định kết quả kinh doanh và phân tích hoạt động kinh doanh của công ty. 6 do an - Kiểm tra chứng từ, nghiệp vụ phát sinh hàng ngày.Báo cáo quyết toán thuế hàng tháng, theo dõi các nghĩa vụ với nhà nước và chịu trách nhiệm trước cơ quan Pháp luật về số liệu của công ty. Kế toán tổng hợp: - “Công việc kế toán tổng hợp là ghi chép và xử lý rất nhiều giao dịch tài chính, những việc cơ bản đối với báo cáo tài chính và thường liên lạc chặt chẽ với các bộ phận và cá nhân trong toàn tổ chức.
- Chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động phân tích và báo cáo định kỳ. - Tổng hợp các số liệu tài chính gửi đến các bộ phận trong tổ chức. - Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo công tác kế toán của công ty phù hợp với các tiêu chuẩn kế toán và chính sách nội bộ. - Thực hiện các hoạt động cơ bản cần thiết để phục vụ báo cáo ngày và cuối tháng chính xác.
- Chịu trách nhiệm về công nợ và các tài sản phi tiền mặt. - Chịu trách nhiệm tổng thể về chức năng kế toán tổng hợp” Kế toán hàng tồn kho - Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng hóa từ nhà sản xuất, xử lý tất cả các trường hợp thiếu hụt hàng hóa trong phạm vi quyền hạn hoặc báo cáo lên cấp trên để kịp thời giải quyết. Kiểm tra và nhập các chứng từ, số liệu hàng hóa vào phần mềm hệ thống. - Kiểm soát nhập-xuất- tồn hàng hóa.
Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của chủ kho, hàng hóa trong kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các quy định của công ty.