Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng và cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp Việt Nam phải không ngừng đổi mới để tồn tại và phát triển. Đặc biệt, cấu trúc tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Công ty than Hòn Gai-TKV, một trong những đơn vị khai thác than hầm lò lớn nhất Việt Nam với hơn 65 năm phát triển, đang đứng trước thách thức cải tiến cấu trúc tổ chức và phân quyền nhằm thích ứng với biến động thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Nghiên cứu tập trung phân tích thực trạng cấu trúc tổ chức và phân quyền tại công ty trong giai đoạn 2018-2020, dựa trên số liệu kinh doanh, cơ cấu nhân sự và khảo sát ý kiến cán bộ nhân viên. Mục tiêu chính là đề xuất các giải pháp cải tiến phù hợp với chiến lược phát triển giai đoạn 2021-2025, nhằm tăng cường tính linh hoạt, hiệu quả quản lý và khai thác nguồn lực. Nghiên cứu có phạm vi tại trụ sở công ty ở Quảng Ninh, với dữ liệu thu thập từ báo cáo tài chính, khảo sát 100 cán bộ nhân viên và phỏng vấn 3 quản lý cấp cao.

Việc hoàn thiện cấu trúc tổ chức và phân quyền không chỉ giúp công ty tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn góp phần nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí và tăng khả năng thích ứng với môi trường kinh doanh biến động. Đây là yếu tố quan trọng để công ty duy trì vị thế trong ngành than và phát triển bền vững trong tương lai.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết về cấu trúc tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp. Cấu trúc tổ chức được hiểu là hệ thống các bộ phận, mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm giữa các cá nhân, phòng ban nhằm tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động chung. Các đặc điểm chính của cấu trúc tổ chức gồm: mức độ tập trung quyền lực, độ phức tạp (số cấp bậc, số phòng ban) và mức độ chuẩn hóa quy trình.

Phân quyền là quá trình chuyển giao quyền hạn và trách nhiệm từ cấp quản lý cao xuống các bộ phận hoặc cá nhân cấp dưới, nhằm tăng tính chủ động và hiệu quả trong quản lý. Lý thuyết nhấn mạnh các nguyên tắc xây dựng cấu trúc tổ chức như: tương thích giữa hình thức và chức năng, chỉ huy thống nhất, cân bằng, linh hoạt và hiệu quả.

Ngoài ra, nghiên cứu áp dụng mô hình phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức và phân quyền, bao gồm yếu tố môi trường bên ngoài (kinh tế, chính trị pháp luật, văn hóa xã hội, công nghệ, cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp) và yếu tố nội bộ (mục tiêu chiến lược, công nghệ, nguồn nhân lực).

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu chính gồm dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua khảo sát bằng phiếu điều tra với 110 phiếu phát ra, thu về 100 phiếu hợp lệ, tập trung vào đánh giá thực trạng cấu trúc tổ chức và phân quyền. Đồng thời, phỏng vấn sâu 3 quản lý cấp cao nhằm làm rõ các vấn đề phức tạp không thể thu thập qua khảo sát.

Dữ liệu thứ cấp bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2018-2020, tài liệu nội bộ công ty và các nghiên cứu trước đây liên quan.

Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp thống kê mô tả, so sánh chỉ tiêu qua các năm, phân tích kinh tế để đánh giá sự biến động và nguyên nhân. Các bảng số liệu và biểu đồ được xây dựng để minh họa kết quả khảo sát và phân tích tài chính, giúp đánh giá khách quan thực trạng và đề xuất giải pháp.

Quy trình nghiên cứu được thực hiện trong năm 2021, với khảo sát và phỏng vấn diễn ra vào tháng 11, phân tích dữ liệu và hoàn thiện báo cáo trong các tháng tiếp theo.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Cấu trúc tổ chức hiện tại có mức độ tập trung quyền lực cao: 85% người được khảo sát cho rằng quyền lực tập trung chủ yếu vào Ban Giám đốc, đặc biệt là Giám đốc và các Phó Giám đốc. Điều này giúp thống nhất chính sách nhưng làm giảm tính chủ động và sáng tạo của các cấp dưới.

  2. Số lượng cấp bậc và phòng ban tương đối hợp lý nhưng còn phức tạp: 63% đánh giá số cấp bậc ít, tuy nhiên 65% cho rằng hệ thống quy trình, chuẩn mực và báo cáo chưa đầy đủ, gây khó khăn trong phối hợp và kiểm soát.

  3. Cấu trúc tổ chức chưa phù hợp với chiến lược phát triển: 64% người tham gia khảo sát cho rằng cấu trúc hiện tại không đáp ứng được yêu cầu chiến lược tăng sản lượng than và chuyển đổi công nghệ giai đoạn 2021-2025.

  4. Nguồn nhân lực có sự mất cân đối: Công ty có 4.256 nhân viên, trong đó 89,47% là nam, chủ yếu làm việc trực tiếp trong môi trường khai thác than hầm lò. Tỷ lệ lao động có trình độ đại học trở lên chiếm 20,2%, phần lớn là công nhân kỹ thuật. Tuy nhiên, công ty đang thiếu hụt lao động kỹ thuật cao và thừa lao động giản đơn, gây ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành.

  5. Kết quả kinh doanh biến động: Doanh thu năm 2019 tăng 12,52% so với 2018, nhưng năm 2020 giảm gần 10% do ảnh hưởng dịch Covid-19. Lợi nhuận sau thuế giảm mạnh từ 86,5 tỷ đồng năm 2018 xuống còn 46,6 tỷ đồng năm 2020, phản ánh áp lực chi phí và hiệu quả hoạt động.

Thảo luận kết quả

Mức độ tập trung quyền lực cao tại Ban Giám đốc giúp công ty duy trì sự thống nhất trong điều hành, nhưng đồng thời làm giảm khả năng phản ứng nhanh và sáng tạo của các phòng ban. Điều này phù hợp với đặc thù ngành khai thác than, nơi yêu cầu kiểm soát chặt chẽ về an toàn và kỹ thuật, nhưng lại hạn chế sự linh hoạt trong quản lý.

Sự thiếu đồng bộ trong hệ thống quy trình và báo cáo làm giảm hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận, dẫn đến tình trạng chồng chéo nhiệm vụ và khó khăn trong kiểm soát chi phí. So với các nghiên cứu về cải tiến cấu trúc tổ chức tại các doanh nghiệp khác, công ty cần tăng cường chuẩn hóa và minh bạch hóa quy trình làm việc.

Nguồn nhân lực có trình độ và kinh nghiệm cao chiếm tỷ lệ thấp, trong khi nhu cầu về lao động kỹ thuật ngày càng tăng do công ty hướng tới cơ giới hóa và tự động hóa. Việc mất cân đối này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và chất lượng sản phẩm, đồng thời làm tăng chi phí đào tạo và tuyển dụng.

Biến động kết quả kinh doanh trong giai đoạn 2018-2020 phản ánh tác động của môi trường kinh tế vĩ mô và nội bộ. Dịch Covid-19 làm gián đoạn sản xuất, trong khi chi phí tài chính tăng do vay vốn đầu tư hạ tầng. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về cải tổ cấu trúc tổ chức và phân quyền để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện sự biến động doanh thu và lợi nhuận qua các năm, bảng phân tích tỷ lệ nhân sự theo trình độ và chức danh, cũng như sơ đồ tổ chức hiện tại để minh họa mức độ tập trung quyền lực.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tái cấu trúc tổ chức theo hướng phân quyền hợp lý: Giảm bớt sự tập trung quyền lực tại Ban Giám đốc, chuyển giao một số quyền quyết định cho các phòng ban chuyên môn nhằm tăng tính chủ động và sáng tạo. Mục tiêu giảm tỷ lệ tập trung quyền lực từ 85% xuống dưới 60% trong vòng 2 năm. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc phối hợp với phòng Tổ chức nhân sự.

  2. Chuẩn hóa và hoàn thiện hệ thống quy trình, báo cáo: Xây dựng và ban hành các quy định, quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận. Thời gian hoàn thành dự kiến trong 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Tổ chức nhân sự và Phòng Kiểm soát nội bộ.

  3. Cân đối nguồn nhân lực, tập trung đào tạo kỹ thuật cao: Thực hiện đánh giá lại cơ cấu lao động, giảm bớt lao động giản đơn, tăng cường tuyển dụng và đào tạo lao động kỹ thuật có trình độ cao, đặc biệt là vận hành thiết bị cơ giới hóa. Mục tiêu tăng tỷ lệ lao động kỹ thuật từ 20% lên 35% trong 3 năm. Chủ thể thực hiện: Phòng Nhân sự và Phòng Đào tạo.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý: Triển khai hệ thống quản lý thông tin doanh nghiệp (ERP) để nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch. Thời gian triển khai dự kiến 18 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc phối hợp với phòng Công nghệ thông tin.

  5. Tăng cường kiểm soát chi phí và quản lý tài chính: Xây dựng hệ thống báo cáo tài chính chi tiết, theo dõi sát chi phí đầu tư và hoạt động, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Chủ thể thực hiện: Phòng Tài chính - Kế toán.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo công ty than và các doanh nghiệp khai thác khoáng sản: Giúp hiểu rõ về tầm quan trọng của cấu trúc tổ chức và phân quyền trong quản lý doanh nghiệp khai thác, từ đó áp dụng các giải pháp cải tiến phù hợp.

  2. Phòng Tổ chức nhân sự và quản lý nguồn nhân lực: Cung cấp cơ sở lý thuyết và thực tiễn để xây dựng chính sách nhân sự, đào tạo và phát triển nguồn lực hiệu quả.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành quản trị kinh doanh, quản lý công nghiệp: Là tài liệu tham khảo quý giá về nghiên cứu cấu trúc tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt trong ngành khai thác than.

  4. Các chuyên gia tư vấn quản lý và cải tiến tổ chức: Hỗ trợ trong việc đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp cải tiến cấu trúc tổ chức, phân quyền phù hợp với đặc thù ngành và điều kiện doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao cấu trúc tổ chức lại quan trọng đối với công ty khai thác than?
    Cấu trúc tổ chức xác định cách thức phân chia quyền hạn, trách nhiệm và phối hợp công việc giữa các bộ phận, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý, an toàn lao động và năng suất khai thác trong môi trường phức tạp như khai thác than.

  2. Phân quyền có thể giúp công ty như thế nào?
    Phân quyền giúp tăng tính chủ động, sáng tạo của các phòng ban, giảm tải cho lãnh đạo cấp cao, đồng thời nâng cao khả năng phản ứng nhanh với các tình huống thực tế, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động.

  3. Làm thế nào để đánh giá mức độ phù hợp của cấu trúc tổ chức với chiến lược công ty?
    Có thể đánh giá qua khảo sát ý kiến nhân viên, phân tích hiệu quả hoạt động, so sánh với mục tiêu chiến lược và sự linh hoạt trong việc thích ứng với thay đổi môi trường kinh doanh.

  4. Những khó khăn chính khi cải tiến cấu trúc tổ chức là gì?
    Bao gồm sự kháng cự thay đổi từ nhân viên, thiếu thông tin đầy đủ, chi phí chuyển đổi cao và rủi ro mất ổn định trong quá trình điều chỉnh.

  5. Công nghệ thông tin đóng vai trò gì trong cải tiến cấu trúc tổ chức?
    Công nghệ giúp tự động hóa quy trình, nâng cao tính minh bạch và phối hợp giữa các bộ phận, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý thông tin, từ đó hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn.

Kết luận

  • Cấu trúc tổ chức và phân quyền tại công ty than Hòn Gai-TKV hiện còn tập trung quyền lực cao, chưa phù hợp hoàn toàn với chiến lược phát triển và yêu cầu vận hành hiện đại.
  • Nguồn nhân lực có trình độ kỹ thuật cao còn thiếu, trong khi lao động giản đơn thừa, ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả sản xuất.
  • Kết quả kinh doanh giai đoạn 2018-2020 biến động do nhiều yếu tố khách quan, đòi hỏi công ty phải nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực.
  • Các giải pháp cải tiến bao gồm tái cấu trúc phân quyền, chuẩn hóa quy trình, cân đối nguồn nhân lực và ứng dụng công nghệ thông tin được đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
  • Giai đoạn tiếp theo (2021-2025) cần tập trung triển khai các giải pháp này để đảm bảo công ty phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Để tiếp tục phát triển, công ty cần nhanh chóng thực hiện các đề xuất cải tiến, đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu quả để điều chỉnh kịp thời. Các nhà quản lý và chuyên gia có thể liên hệ để nhận tư vấn chi tiết và hỗ trợ triển khai các giải pháp phù hợp.