phần mở đầu này, tác giả sẽ chỉ ra phương pháp tiến hành lựa chọn nhà cung cấp một cách hệ thống chi tiết.1 chỉ ra quá trình lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp.1: Quá trình lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp (Nguồn: Abraham Mendoza (2007, trang7) Bước 1: Xác định nhu cầu cho việc lựa chọn nhà cung cấp Bước đầu tiên trong quá trình này chính là phải xác định chính xác nhu cầu mà doanh nghiệp cần tìm kiếm ở nhà cung cấp cho sản phẩm hay dịch vụ đặc thù của doanh nghiệp mình. Đối với những sản phẩm khác nhau và những giai đoạn khác nhau, nhu cầu của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp cũng sẽ thay đổi chứ không hề cố định. Các nhà cung cấp truyền thống nếu không có đủ năng lực đáp ứng vẫn phải bị loại và tìm kiếm nhà cung cấp mới. Lấy ví dụ: Khi phát triển sản phẩm mới, việc thay đổi trong bộ hồ sơ các nhà cung cấp hiện tại có thể sẽ thay đổi vì chất lượng không đảm bảo, kết thúc hợp đồng cung cấp, thị trường khách hàng thay đổi, khả năng của nhà cung cấp hiện tại không đủ đáp ứng hay không hiệu quả so với nhu cầu gia tăng.
Tình huống này sẽ xảy ra khác nhau với mỗi doanh nghiệp. 7 Bước 2: Xác định các yêu cầu và tiêu chí cho nhà cung cấp Các yếu tố và tiêu chí này ngày nay rất nhiều và trở nên mâu thuẫn nhau trong việc lựa chọn các nhà cung cấp. Ví dụ: Một hàng hóa không thể vừa đảm bảo rẻ nhất với chất lượng tốt nhất… Chỉ có thể là cạnh tranh nhất so với các nhà cung cấp cùng sản phẩm. Chính vì vậy việc lựa chọn các yếu tố cần thiết và quan trọng được xác định trong quy trình lựa chọn nhà cung cấp là rất khó khăn.
Trải qua nhìu gian đoạn từ những năm 1966 của Dickson, các nhà khoa học đã cố gắng đi tìm ra bộ các yếu tố quan trọng nhất để giúp cho việc đánh giá các nhà cung cấp có thể chính xác nhất. Các nhà khoa học khác có thể được kế đến ở đây đó là: Weber 1991, Hossein, Dadashza, và Muthu 2004, gần đây nhất là Laura 2011, họ đã có sự lựa chọn các yếu tố của mình dựa trên yếu tố đặc thù công ty và ngành công nghiệp mà công ty đó đang tham gia.1, chúng ta sẽ đi nghiên cứu và tìm hiểu kỹ hơn về các lý thuyết này. Bước 3: Quyết định chiến lược lựa chọn Việc lựa chọn đòi hỏi doanh nghiệp phải có một chiến lược tiếp cận hợp lý trong quá trình tuyển lựa nhà cung cấp. Lấy ví dụ cho 1 vài chiến lược lựa chọn sẽ là: Một nhà cung cấp so với nhiều nhà cung cấp khác, nội địa so với quốc tế, và ngắn hạn so với hợp đồng cung cấp dài hạn.
Trong nghiên cứu này, tác giả sẽ giả định rằng việc lựa chọn 1 nhà cung cấp sẽ là chiến lược không phù hợp trong hầu hết tất cả trường hợp của doanh nghiệp. Một nhà cung cấp sẽ giúp giảm thiểu tối đa tổng chi phí bằng việc chọn lựa ra nhà cung cấp tốt nhất cho hàng hóa hay linh kiện đầu vào. Tuy nhiên, việc phụ thuộc vào duy nhất một nhà cung cấp sẽ mang đến rủi ro vô cùng lớn khi có sự cố trong việc cung cấp hàng. Ví dụ điển hình đó chính là trường hợp của Toyota vào năm 1977 với cuộc khủng hoảng van phanh xe ô tô.
Dây chuyền sản xuất của Toyota đã buộc phải dừng lại vài ngày vì sự cố hỏa hoạn của nhà cung cấp duy nhất (Aisin Seiki). Nhà máy này chính là nguồn hàng duy nhất cung cấp van phanh xe cho tất cả xe của Toyota (Nishiguchi and Beaudet, 1998). Chi phí cho sự kiện này ước lượng khoản 8 $195 triệu và 70 ngàn chiếc xe. Chính vì vậy mà sau này Toyota luôn có ít nhất 2 nhà cung cấp cho mỗi linh kiện của mình (Treece, 1997).
Chiến lược nhiều nhà cung cấp sẽ giúp tạo ra khả năng linh động cao bởi vì yêu cầu đa dạng của doanh nghiệp. Hơn nữa, để chắc chắn cho sản phẩm luôn ổn định thì việc làm việc với nhiều nhà cung cấp sẽ là quan trọng vì các nhà cung cấp sẽ cạnh tranh để đáp ứng cho doanh nghiệp về các yếu tố như là giá cả và chất lượng (Jayaraman, 1999). Bước 4: Nhận biết nhà cung cấp tiềm năng Sự quan trọng của các sản phẩm sẽ ảnh hưởng lên nguồn lực tốn bao nhiêu thời gian trong việc nhận biết nhà cung cấp tiềm năng. Lấy ví dụ những nguồn lực chính của doanh nghiệp sẽ phải tốn thời gian tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng khi mà có yêu cầu cao về tính quan trọng của sản phẩm.
Và Monckza, 2005 cũng đã có nghiên cứu cung cấp hướng dẫn về cách nhận biết này. Bước 5: Giới hạn số nhà cung cấp cho việc lựa chọn Với nguồn lực hạn chết của mỗi doanh nghiệp, nhân viên mua hàng cần có cái nhìn tổng thể trên các nhà cung cấp tiềm năng để giảm số lượng nhà cung cấp trước khi tiến hành phân tích và đánh giá chuyên sâu. Các yếu tố trong việc lựa chọn nhà cung cấp ở bước 2 sẽ quyết định trong việc giảm bớt này. Howard đã định nghĩa quá trình giảm bớt này chính là việc chọn ra các nhà cung cấp thỏa mãn các điều kiện cơ bản trước khi được phân tích kỹ (Treece, 1997).
Bước 6: Quyết định phương pháp cho lựa chọn cuối cùng Có nhiều cách khác nhau hiện tại để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Vì bài nghiên cứu này muốn dựa trên phương pháp AHP nên sẽ tập trung phân tích phương pháp này. Các phương pháp khác có mặt tiến bộ nhưng cũng có mặt kém riêng, nhưng trong bài nghiên cứu này tác giả không đề cập đến chi tiết các phương pháp do giới hạn về mặt thời gian. Bước 7: Lựa chọn nhà cung cấp và tiến đến các thỏa thuận Bước cuối trong quá trình lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp chính là việc lựa chọn rõ ràng lần cuối những nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất các yêu cầu chiến lược 9 chọn cung cấp của doanh nghiệp.
Quyết định này thường được kèm với việc phân bổ số lượng đặt hàng cho các nhà cung cấp. Nghiên cứu Dickson – 1966 Nghiên cứu của Dickson năm 1966 dựa trên bảng câu hỏi được gởi tới 273 nhân viên và quản lý bộ phận mua hàng. Những ứng viên này được lựa chọn từ danh sách thành viên của Hiệp hội quốc gia của các nhà quản lý mua hàng. Danh sách này bao gồm tất cả thành viên ở Mỹ và Canada.
Sau đó có tất cả 170 thư trả lời được gởi về, chiếm 62.1 dưới đây sẽ tổng hợp lại 23 yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp. Điểm số ở bảng 2.1 được đánh giá từ 0 – 4 (không quan trọng nhất – quan trọng nhất) 10 Bảng 2.1: Tổng hợp điểm đánh giá các yếu tố - (Dickson, 1966) Hạng Nhân tố Điểm trung bình Đánh giá 1 Chất lượng 3.508 Cực kỳ quan trọng 2 Giao hàng 3.417 3 Lịch sử năng lực 2.998 4 Chính sách bảo hành 2.849 5 Khả năng sản xuất 2.775 Quan trọng 6 Giá 2.758 7 Khả năng kỹ thuật 2.545 8 Vị trí tài chính 2.514 9 Tuân thủ thủ tục 2.488 10 Hệ thống thông tin 2.426 11 Uy tín và vị trí trong ngành công 2.412 nghiệp 12 Mong muốn kinh doanh 2.256 13 Tổ chức và quản lý 2.216 14 Kiểm soát hoạt động 2.211 15 Dịch vụ sửa chữa 2.187 Hơi quan trọng 16 Thái độ 2.054 18 Khả năng đóng gói 2.009 19 Quan hệ lao động 2.003 20 Vị trí địa lý 1.872 21 Số lượng đối tác trong quá khứ 1.597 22 Hỗ trợ đào tạo 1.537 23 Khả năng đối ứng 0.610 Ít quan trọng Tuy nhiên Dickson cũng đã khẳng định lại sau đó rằng giá cả không phải luôn là yếu tố quan trọng trong quy trình lựa chọn nhà cung cấp. Giống như vậy thì khả năng kỹ thuật, khả năng sản xuất, và bảo hành cũng không phải những yếu tố luôn 11 được xem là quan trọng với tất cả khảo sát viên. Trong nghiên cứu này, ông cũng chỉ ra rằng các ngành nghề khác nhau sẽ có mức độ đánh giá các yếu tố quan trọng một cách khác nhau.
Cuối cùng thì ông đã đưa ra 3 yếu tố cốt lõi của quyết định lựa chọn nhà cung cấp được nhiều ngành nghề lựa chọn đó là: Khả năng đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa, khả năng cung cấp hàng hóa đúng hẹn, và lịch sử thành công. Ông cho rằng đối với các ngành sản xuất/dịch vụ càng phức tạp thì càng nhiều yếu tố sẽ được xem xét, và khi đó thì giá cả không còn là yếu tố quan trọng duy nhất. Ngược lại, việc mua sắm các loại hạt và bulông thì giá thường là yếu tố quan trọng nhất được xem xét. Do đó ông kết luận rằng bản chất của mặt hàng được mua có ảnh hưởng lớn trên các yếu tố được xem xét khi lựa chọn một nhà cung cấp.
Như vậy, ông nghi ngờ độ tin cậy của một hệ thống phổ quát để phân tích nhà cung cấp có thể thích hợp cho tất cả các loại quyết định mua hàng. Nghiên cứu Weber - 1991 Năm 1991, nhóm nghiên cứu gồm có Weber, Current, Benton đã có bài đánh giá lại nghiên cứu của Dickson (1966). Họ nhận thấy rằng các yếu tố của Dickson có một sự không rõ ràng và cần phải được giải thích kỹ hơn. Những quyết định lựa chọn này chủ yếu là dự trên những yếu tố mà bài nghiên cứu hướng đến.
Do đó nó có thể mang tính chủ quan và trùng lắp. Thí dụ: Quyết định dựa trên “Lịch sử năng lực” của nhà cung cấp có thể tìm thấy trong khả năng giao hàng hay chất lượng hàng hóa của họ. Giống như vậy thì chính sách “Bảo hành” cũng sẽ được phản ánh trong các khái niệm tạo nên “Giá”. Chính vì vậy mà nghiên cứu của Dickson trên các đại lý và quản lý mua hàng chủ yếu là dựa trên một tài liệu học thuật duy nhất.
Còn nghiên cứu của Weber là phần tổng hợp từ các nghiên cứu khoa học về các yếu tố quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Do đó, sẽ không có một sự so sánh nào giữa nghiên cứu của Weber và Dickson ở đây vì vốn dĩ nó sẽ dựa trên 2 đối tượng nghiên cứu khác nhau. 12 Mặc dù vậy, nghiên cứu Dickson là một chuẩn mực giá trị từ đó xác định xu hướng có thể trong tầm quan trọng của tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp khác nhau.