CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 1. Khái niệm và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: 1. Khái niệm kế toán vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn lưu động được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. - Tiền mặt: là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ tiền mặt của đơn vị bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim loại quý, đá quý, tín phiếu, ngân phiếu.
- Tiền gửi ngân hàng: là số vốn bằng tiền của đơn vị đang gửi ở các ngân hàng kho bạc, Công ty tài chính bao gồm tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý, đá quý. - Tiền đang chuyển: là số vốn bằng tiền của đơn vị đã gửi vào ngân hàng kho bạc hoặc đã gửi cho bưu điện để chuyển cho ngân hàng hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền từ TK 112 để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo có, giấy báo nợ hay các bảng sao kê của ngân hàng. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: - Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có và tình hình biến động sử dụng tiền mặt, quản lý chặt chẽ chế độ thu, chi của Công ty cho phù hợp. - Vốn bằng tiền của đơn vị là tài sản tồn tại dưới dạng hình thức giá trị trong quá trình kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán mua sắm vật tư hàng hóa để phục vụ cho quá trình kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hàng hóa hoặc thu tiền các khoản công nợ.
- Việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân theo nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước. - Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tồn quỹ hàng ngày, đôn đốc việc chấp hành thanh toán của mọi đối tác cho kịp thời, giám sát việc chi tiêu tiền mặt cho phù hợp với chế độ của Nhà nước. - Kế toán vốn bằng tiền trong quá trình kinh doanh của Công ty thường phát sinh quan hệ thanh toán giữa Công ty với Nhà nước, cấp trên với cán bộ công nhân viên. Kế toán dùng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của Công ty để thanh toán, đồng thời phải phản ánh rõ, chính xác nhiệm vụ thanh toán từng đối tượng, từng khoản thanh toán tránh tình trạng chiếm dụng vốn.
Nguyên tắc và đặc điểm của kế toán vốn bằng tiền: 1. Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền: - Kế toán vốn bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam đồng (VNĐ). - Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt thì kế toán phải cập nhật hàng ngày và tính ra số dư cuối mỗi ngày. - Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì kế toán ghi trên tài khoản phải quy đổi ra tiền Việt Nam (theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng công bố).
- Nghiệp vụ liên quan đến vàng bạc, đá quý, kim khí quý, theo dõi cả số lượng, chất lượng, giá trị. Đặc điểm của kế toán vốn bằng tiền: Muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển thì đơn vị phải có một số vốn bằng tiền nhất định, tiền tệ được dùng bằng vật ngang giá để mua bán giúp cho quá trình kinh doanh diễn ra nhanh gọn. - Tiền mặt ở quỹ của đơn vị, của Công ty là tiền thu vào chưa sử dụng để mua hàng (chi phí) và chi trả cho các khoản khác. - Tiền gửi ngân hàng là khoản tiền nhàn rỗi của công ty chưa sử dụng đến đều gửi vào ngân hàng ở tài khoản của Công ty mở tại các Ngân hàng.
- Tiền đang chuyển là tiền hàng chưa thu được đã nộp vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có hoặc bảng sao kê của Ngân hàng tức là số tiền đó chưa ghi vào tài khoản của Công ty. Vì vậy tổ chức tốt kế toán vốn bằng tiền không những có ý nghĩa to lớn đối với việc tổ chức lưu động tiền tệ, ổn định tiền tệ và giá cả thị trường trên toàn xã hội. Để thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ cũng như đảm bảo được những yêu cầu của công tác kế toán vốn bằng tiền, kế toán trưởng ở các Công ty, xí nghiệp cần phải tổ chức công tác kế toán ở đơn vị một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng. Hoạt động kinh doanh sản xuất ở Công ty có liên quan đến mọi bộ phận trong Công ty.
Vì vậy để thu thập được thông tin kinh tế về tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính trong công ty thì cần phải tổ chức tốt hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận của Công ty. Trong đó kế toán nghiệp vụ vốn bằng tiền được tốt thì xí nghiệp phải: 2 - Căn cứ vào hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu của tổng cục thống kê kế toán của ngành đã ban hành để quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ đối với nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền phát sinh. - Quy định người chịu trách nhiệm thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ ban đầu, đồng thời hướng dẫn một cách đồng bộ ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ. - Quy định trình tự luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền, xác định rõ thời hạn lập và luân chuyển chứng từ ban đầu và luân chuyển chứng từ theo quy định để đảm bảo cho việc ghi sổ và theo dõi kịp thời.
- Chất lượng hạch toán ban đầu có ý nghĩa đối với toàn bộ phận công tác kế toán. Vì vậy việc phân công và tổ chức nghiệp vụ vốn bằng tiền cần phải cụ thể thống nhất. Việc tổ chức phân công rất rõ ràng đối với cá nhân giúp xác định rõ trách nhiệm vật chất, tiền vốn đối với cá nhân liên quan đến nhiệm vụ cụ thể. - Với hình thức kế toán tập trung thì việc thống nhất với nhau về trình tự luân chuyển chứng từ giúp cho quá trình luân chuyển có thứ tự, nhanh chóng kịp thời thuận lợi cho công việc theo dõi nguồn vốn tại Công ty.
Phương pháp hạch toán và sổ kế toán: 1. Kế toán tiền mặt: 1. Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán tiền mặt: a. Tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 “Tiền mặt”.
Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam. - Tài khoản 1112: Ngoại tệ. - Tài khoản 1113: Vàng tiền tệ. Cơ sở pháp lý để ghi Nợ TK 111 là các phiếu thu, ghi Có TK 111 là các phiếu chi.
3 Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản TK 111: - Bên nợ: + Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý… nhập quỹ. + Số tiền mặt thừa ở quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê + Số chênh lệch tỷ giá tăng - Bên có: + Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý… xuất quỹ + Số tiền mặt thiếu hụt ở quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê + Số chênh lệch tỷ giá giảm - Số dư cuối kỳ bên nợ: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn quỹ tiền mặt. Kế toán tiền mặt tại quỹ là đồng Việt Nam (VNĐ) b. Nguyên tắc hạch toán b.1: Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ bằng tiền mặt, ghi: Nợ TK 111(1111) – Tiền mặt Có TK 511 – Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ Có TK 3331 (nếu có) – Số tiền thuế GTGT b.2: Thu tiền từ hoạt động tài chính và hoạt động khác bằng tiền mặt, ghi: Nợ TK 111(1111) – Tiền mặt Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Có TK 711 – Thu nhập khác b.3: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, ghi: Nợ TK 111(1111) – Tiền mặt Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng b.4: Thu tiền công nợ phải thu từ khách hàng, nội bộ và các khoản phải thu khác bằng tiền mặt, ghi: Nợ TK 111(1111) – Tiền mặt Có TK 131, 136, 1388… Phải thu khách hàng, thu nội bộ, phải thu khác, … b.5: Thu hồi tạm ứng bằng tiền nhập quỹ, ghi: Nợ TK 111(1111) – Tiền mặt Có TK 141 – Tạm ứng 4 b.6: Nhận ký cược, ký quỹ của đơn vị khác bằng tiền nhập quỹ, ghi: Nợ TK 111(1111) – Tiền mặt Có TK 244, 344 – ký cược, ký quỹ b.7: Các khoản thừa quỹ tiền mặt khi kiểm kê, ghi: Nợ TK 111(1111) – Tiền mặt Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết b.8: Chi tiền mặt gửi vào tiền gửi ngân hàng, ghi: Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 111(1111) – Tiền mặt b.9: Chi tiền mặt cho tạm ứng, ghi: Nợ TK 141 – Tạm ứng Có TK 111(1111) - Tiền mặt b.10: Chi tiền mặt mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ, ghi: Nợ TK 152, 153, 156, … – Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ, hàng hóa, … Nợ TK 133 (nếu có) - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111(1111) – Tiền mặt b.11: Chi tiền mặt mua tài sản cố định, công tác xây dựng cơ bản, ghi: Nợ TK 211, 213 – TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111(1111) – Tiền mặt b.12: Chi tiền mặt ứng lương và trả lương cho Công nhân viên, ghi: Nợ TK 334 – Phải trả người lao động Có TK 111(1111) – Tiền mặt b.13: Chi tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả, ghi: Nợ TK 331, 336, 338, 333 – Phải trả người bán, phải trả nội bộ, phải trả khác, … Có TK 111(1111) – Tiền mặt b.14: Kiểm kê quỹ phát hiện thiếu, ghi: `Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ giải quyết Có TK 111(1111) – Tiền mặt 5 Kế toán các khoản thu chi ngoại tệ: - Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ Nợ TK 111 (1112) Có TK 511 Có TK 333 (nếu có) - Chi ngoại tệ mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ Nợ TK 152, 156, 211, 213 Nợ TK 611, 211, 213 Nợ TK 133 Có TK111 (1112) 1.
Chứng từ, sổ kế toán sử dụng: Các chứng từ, sổ kế toán sử dụng đối với kế toán tiền mặt: - Phiếu thu, - Phiếu chi, - Bảng kê tiền mặt tại quỹ, - Bảng kê vàng, bạc, đá quý, ….