Chương 1 đã giới thiệu tổng quát về công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo, về lĩnh vực hoạt động của công ty, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty cũng với đó là những thuận lợi và khó khăn trong quá trình hoạt động của công ty. Tóm lại, công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo có một cơ cấu hoạt động chặt chẽ và vững vàng với các hoạt động chủ lực đầy triển vọng và nhiều dịch vụ bổ trợ có thể đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng, giúp khách hàng dễ dàng xuất nhập khẩu hàng hóa, giao thương với nhiều nước trên thế giới, góp phần thúc đẩy thương mại, kinh tế Nước nhà. Trong tương lai, Công ty chắc chắn sẽ còn tiến xa và thành công hơn trong lĩnh vực hoạt động của mình và hoàn thành được những mục tiêu, định hướng mà công ty đã đề ra. Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.com) lOMoARcPSD|18351890 10 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER(FCL/FCL) NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TIÊP VẬN DUY BẢO 2.1 Sơ đồ mối quan hệ giữa các bên tham gia Hàn Quốc Việt Nam (1) Nhà xuất khẩu Nhà nhập khẩu DAEHAN CS BEARING CORPORATION (4) VIETNAM Co.,LTD (3) (6) (8) Forwarder (2) (5) Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo (7) Hãng tàu Hãng tàu SINOKOR SINOKOR Hình 2.2 Sơ đồ mối quan hệ giữa các bên tham gia Qua sơ đồ ta thấy sự tác động lẫn nhau giữa các bên liên quan đến quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo: (1) Công ty DAEHAN CORPORATION ký hợp đồng nhập khẩu bột từ tính huỳnh quang cho Công ty CS Bearing Vietnam (2) Công ty DAEHAN CORPORATION liên hệ và đặt chỗ trên tàu của hãng tàu SINOKOR vận chuyển hàng đến Việt Nam Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.com) lOMoARcPSD|18351890 11 (3) Công ty CS Bearing ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo (4) Sau khi gửi hàng lên tàu Công ty DAEHAN CORPORATION gửi các chứng từ liên quan đến lô hàng cho Công ty CS Bearing (5) Hãng tàu SINOKOR gửi giấy thông báo hàng đến cho công ty CS Bearing (6) Công ty CS BEARING gửi bộ chứng từ liên quan và giấy thông báo hàng đến cho công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo (7) Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo sau khi nhận Giấy thông báo hàng đến liên hệ hãng tàu lấy lệnh giao hàng, tiến hành khai báo hải quan để lấy tờ khai và thông quan hàng hóa (8) Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo nhận hàng và giao cho Công ty CS Bearing 2.1 Sơ đồ tóm tắt lô hàng nguyên container nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo KÝ KẾT HỢP NHẬN VÀ KHAI HẢI ĐỒNG GIAO KIỂM TRA BỘ QUAN ĐIỆN NHẬN CHỨNG TỪ TỬ LÀM THỦ TỤC CHUẨN BỊ LẤY D/O VÀ HẢI QUAN VÀ CHỨNG TỪ CƯỢC NHẬN HÀNG HẢI QUAN CONTAINER GIAO HÀNG CHO KHÁCH VÀ QUYẾT TOÁN Hình 2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.com) lOMoARcPSD|18351890 12 Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo đóng vai trò là công ty giao nhận thay mặt cho công ty CS Bearing đứng ra làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng Trong quy trình nhận hàng nhập khẩu này thì công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo đóng vai trò là công ty giao nhận thay mặt cho Công ty Cs Bearing làm thủ tục nhập khẩu, khai báo hải quan cho lô hàng và giao hàng đến tận nơi cho CS Bearing.
Công ty có quy trình đơn giản, gọn nhẹ giúp dễ dàng giải quyết nhanh chóng khi có vấn đề phát sinh. Quy trình chung của công ty gồm có 7 bước: 1. Ký kết hợp đồng giao nhận 2. Nhận bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ 3.
Khai hai quan điện tử 4. Lấy lệnh giao hàng D/O và cược container 5. Chuẩn bị chứng từ hải quan 6. Làm thủ tục hải quan và nhận hàng 7.
Giao hàng cho khách hàng và quyết toán 2.3 Phân tích quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container(FCL/FCL) nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo 2.1 Ký kết hợp đồng giao nhận: Khách hàng của công ty đa phần là khách hàng quen thuộc do đó việc ký kết hợp đồng dịch chỉ diễn ra vào lần đầu tiên. Khi hàng hóa cần nhập khẩu về thì khách hàng sẽ liên lạc với Công ty để thông báo về thông tin lô hàng nhập khẩu, công ty sẽ chịu trách nhiệm theo dõi, vận chuyển lô hàng và làm thủ tục hải quan thông quan hàng hóa để có thể mang lô hàng về kho cho khách hàng. Công ty CS Bearing là một trong những khách hàng thân thiết của công ty. Khi Công ty CS Bearing cần nhập khẩu hàng hóa về thì Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo sẽ thay mặt thực hiện thông quan hàng nhập khẩu và giao hàng tận kho của Công ty CS Bearing.
Trên hợp đồng giữa hai bên đã thỏa thuận và ký kết thể hiện rõ, chi tiết về trách nhiệm pháp lý, giá cả dịch vụ và chi phí giữa công ty và khách hàng của mình.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng/đại lý: Sau khi ký kết hợp đồng giao nhận Khi hàng ở nước xuất khẩu bắt đầu được vận chuyển, đại lý ở nước ngoài là Công ty CS Bearing sẽ gửi cho công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo là đại lý ở Việt Nam tất cả các chứng từ cần thiết theo đường bưu điện, fax hoặc chuyển phát nhanh. Do khoàng cách địa lý, thông thường khách hàng sẽ gửi bộ chứng từ bằng email nhằm mục đích thông báo về lô hàng Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.com) lOMoARcPSD|18351890 13 Bộ chứng từ cụ thể bao gồm: Đơn đặt hàng( Purchaser Order) Hóa đơn thương mại( Commerical Invoice) Vận đơn đường biển( Bill of Lading) Phiếu đóng gói( Packing List) Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) Các chứng từ liên quan khác Sau khi nhận bộ chứng từ, phải tiến hành kiểm tra, nếu có sai sót nhân viên bộ phận giao nhận có trách nhiệm thông báo cho công ty khách hàng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Việc sửa chữa kịp thời sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của người nhập khẩu, uy tín của đại lý vận chuyển và hạn chế những rắc rối phát sinh trong quá trình nhận hàng Khi kiểm tra chứng từ, nhân viên giao nhận cần phải lưu ý những điểm sau đây: - Kiểm tra bộ chứng từ gồm những chứng từ nào và có đầy đủ không - Kiểm tra các thông tin, tên người gửi hàng, tên người nhận hàng, số hợp đồng, số invoice trên các chứng từ - Kiểm tra ngày trên chứng từ, ngày ký hợp đồng, ngày lập hóa đơn *Tiến hành kiểm tra các chứng từ: Kiểm tra đơn đặt hàng(Purchaser Order): Purchaser Order chính là một loại giấy tờ thông dụng. Được rất nhiều công ty, cá nhân sử dụng trong việc uỷ quyền khi thực hiện các giao dịch buôn bán của mình.
Khi người bán sản phẩm đó đồng ý chấp thuận thì ngay lập tức Purchaser Order sẽ trở thành một thỏa thuận mang tính chất giống như một bản hợp đồng mà cả bên bán và bên mua đã thỏa thuận và ký kết với nhau. Trong một đơn đặt hàng cần kiểm tra các thông tin,số liệu: Kiểm tra số đơn đặt hàng Tên người bán, tên người mua Phương thức thanh toán Điều kiện giao hàng Thông tin hàng hóa. Và các thông số khác, cần kiểm tra rõ ràng và cụ thể : Đơn đặt hàng số: CSB-2002-52, ngày 14/02/2020 Bên bán: DAEHAN CORPORATION Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.com) lOMoARcPSD|18351890 14 4-Dong-236-Ho, Pusan Industrical suppliers market, 37 Gwaegam-ro, Sasang-gu, Busan, Republic of Korea Bên mua: CS BEARING VIETNAM Co.,LTD 1A Street, Phu My 1 I.Z, Tan Phước Ward, Phu My Town, BaRia-VungTau Province, Vietnam Tên hàng hóa: Micro-Magna Magnetic Power Sprray Đơn giá hàng hóa Micro-Magna MMG-P CIF CHARGE BY AIR 3700 KRW Micro-Magna MMG-P CIF CHARGE BY SEA 3700 KRW Tổng giá trị lô hàng: 10,680,00 KRW Phương thức thanh toán: By TT within 30 days from the dated of AWB& B/L (Thanh toán bằng điện chuyển tiền trong vòng 30 ngày kể từ ngày trên vận đơn hàng không và vận đơn đường biển) Thời gian giao hàng: ASAP in Feb, 2020 Cảng bốc hàng: Any airport&port, Korea Cảng dỡ hàng: Hochiminh airport&port Điều kiện giao hàng: CIF Hochiminh Airport& CIF Hochiminh Port, Vietnam Kiểm tra hóa đơn thương mại(C/I-Commerical Invoice) Hóa đơn thương mại là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng phát hàng ra để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đón. Hóa đơn thương mại này ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng( theo quy định của Incoterms), phương thức thanh toán hay chuyên chở hàng như thế nào? Hóa đơn như vậy được gọi là hóa đơn thương mại.
Kiểm tra các thông tin về người mua và người bán( tên công ty, địa chỉ, số điện thoại.) đã chính xác chưa. Kiểm tra số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hóa có mâu thuẫn với hợp đồng hay không. Đặc biệt trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán: Ngày hóa đơn thương mại: 06/03/2020 Bên bán: DAEHAN CORPORATION Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.com) lOMoARcPSD|18351890 15 4-Dong-236-Ho, Pusan Industrical suppliers market, 37 Gwaegam-ro, Sasang-gu, Busan, Republic of Korea Bên mua: CS BEARING VIETNAM Co.,LTD 1A Street, Phu My 1 I.Z, Tan Phuoc Ward, Phu My Town, BaRia-VungTau Province, Vietnam Phương thức thanh toán: : TT Điều kiện giao hàng: CIF HOCHIMINH PORT Tên hàng hóa: Micro -Magna magnetic power sppray Số lượng hàng hóa: 1.640 Đơn giá hàng hóa Micro-Magna MMG-P CIF CHARGE BY AIR 3700 KRW Micro-Magna MMG-P CIF CHARGE BY SEA 3700 KRW Tổng giá trị lô hàng: 6.450 USD Có chữ ký của bên bán Kiểm tra vận đơn đường biển(B/L-Bill of Lading) Kiểm tra thông tin người gửi hàng và người nhận hàng Số và ngày B/L, số cont, số seal, số kiện Tên tàu, cảng bốc, cảng dỡ Tên hàng, số lượng, trọng lượng Số vận đơn: SNKO011200300637 Bên bán: : DAEHAN CORPORATION 4-Dong-236-Ho, Pusan Industrical suppliers market, 37 Gwaegam-ro, Sasang-gu, Busan, Republic of Korea Bên mua: CS BEARING VIETNAM Co.,LTD Street No.1A, Phu My 1 Industrical Zone, Tan Phuoc Ward, Phu My Town, BaRia-VungTau Province, Vietnam Loại hàng: Micro-Magna magnetic power sprray Số container/số Seal: 20’ SKLU3513755 910086 Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.com) lOMoARcPSD|18351890 16 Trọng lượng/khối lượng: 2 pallets( 46PKG), 745.