LỜI MỞ ĐẦU Logistics là hoạt động theo chuỗi dịch vụ, từ giai đoạn tiền sản xuất đến khi hàng hóa tới tay người tiêu dùng cuối cùng, liên quan trực tiếp đến hoạt động vận tải, giao nhận, kho bãi, các thủ tục dịch vụ hành chính, phân phối, bán lẻ,… Ngành xuất nhập khẩu, Logistics hay chuỗi cung ứng đóng vai trò là một nhân tố vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế để bắt kịp với nhu cầu thị trường thế giới, đặc biệt đối với quốc gia đang phát triển với tốc độ nhanh như Việt Nam. Sau khi hoàn thành mô đun này tôi sẽ có khả năng: Cài đặt khai thác ban đầu và thiết lập được thông số hệ thống cả phần mềm Logistics – AFR Nhập được dữ liệu các modules thành phần (CRM, TRS, WMS, FMS, TMS,.) Khai thác và truy xuất được dữ liệu từ phần mềm Lập được các báo cáo về hoạt động Logistics Vận dụng được các thuật ngữ chuyên ngành DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH HÌNH TRANG MỤC LỤC PHẦN III: THỰC HÀNH PHẦN MỀM LOGISTICS 3. KHÁI QUÁT PHẦN MỀM AFR VÀ CÁCH ĐĂNG NHẬP 3. Khái quát phần mêm AFR: - Phần mềm AFR là hệ thống quản lý doanh nghiệp được xây dựng trên nền tảng Salesforce và được sử dụng giao diện Web.
- Bao gồm các phân hệ hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả như sau: CloFMS (Forwarding Management Systems): Hệ thống quản lý giao nhận CloTRS (Trading): Hệ thống quản lý thương mại CloTMS (Transportation Management Systems): Hệ thống quản lý vận tải CloWMS (Warehouse Management Systems): Hệ thống quản lý kho hàng CloCRM (Customer relationship management): Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng 3. Vai trò: - Hỗ trợ trao đổi với khách hàng một cách dễ dàng, mọi thao tác chăm sóc có thể thực hiện ngay trên phần mềm. - Khả năng tự động hoá sắp xếp dữ liệu của phần mềm AFR sẽ giúp doanh nghiệp phân loại và cá nhân hoá thông tin đến khách hàng. - Hỗ trợ quản lý khách hàng lẫn mối quan hệ với các đối tác của doanh nghiệp.
- Giúp phân tích dữ liệu từ đó xây nên các dự báo về xu hướng sắp tới. Cách đăng nhập: Trước tiên để vào được phần mềm AFR chúng ta cần phải có một tài khoản để đăng nhập: Hình 3.1: Tài khoản dăng nhập Sau đó chờ admin duyệt thì thành công đăng nhập vào phần mềm: Hình 3. Chờ duyệt trên phần mêm AFR Hình 3. Đã được duyệt trên phần mêm AFR 3.
Giao diện của phầm mềm - Các phân hệ của phần mềm AFR như hình sau: Hình 3.4 Các phân hệ của phần mềm AFR - Tab Home – Trang chủ: thường đưa về cửa sổ chính của màn hình tại đó có các báo cáo tổng hợp Hình 3.5: Giao diện của tab Home - Chatter: là ứng dụng trao đổi trong nội bộ Hình 3.6: Giao diện của Chatter - Accounts – Khai báo tưng đơn vị Khách hàng/Nhà cung cấp/Đối tác/Vendor/Những đối tượng khác: Giúp doanh nghiệp quản lý các đối tác hiệu quả, tại Accounts giao điện sẽ được hiển thị như sau: Hình 3.7: Giao diện của Accounts - Contacts - Quản lý liên hệ: Đây sẽ là nơi hiển thị toàn bộ danh sách khách hàng đã tương tác, bao gồm những thông tin chi tiết về khách hàng: Hình 3.8: Giao diện của Contacts - Service: Là dịch vụ kèm theo của từng Module Hình 3.9: Giao diện của Service - Req. for Proposal/Quote: Yêu cầu cho viện đề xuất/báo giá Hình 3.10: Giao diện của Req. for Proposal/Quote - Shipment order: Là các đơn hàng Hình 3.11: Giao diện của Shipment order - Reports: là các báo cáo chi tiết Hình 3.12: Giao diện của Reports 3. NHẬP DỮ LIỆU CHO CÁC MODULES THÀNH PHẦN 3.
Module CloCRM – Customer Relationship Management (Hệ Thống Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng) - Để vào đúng phân hệ CloCRM trước hết chúng ta cần: Nhấn chọn biểu tượng dấu chấm hình vuông ở góc trái màn hình, sau đó chọn CloCRM- Customer Mgmt.13: Cách chọn vào phân hệ CloCRM - Tiến hành nhập dữ liệu 1. Nhập dữ liệu cho Account trong module CloCRM Bước 1: Chọn Account, tại đây nhấp vào dấu mũi tên hướng xuống và chọn New account Hình 3.14: Mở New Account Bước 2: Sau khi đã mở New account, màn hình sẽ hiển thị loại đối tượng cần nhập dữ liệu (tùy vào từng đối tượng mà chọn cho đúng) sau đó bấm “Next”: Hình 3.15: Chọn đối tượng khai báo cho Account Bước 3: tiến hành nhập dữ liệu (dữ liệu được nhập vào hình bên dưới được lấy từ hợp đồng): - Class/Group (Tên nhóm hoặc lớp) - Business Relationship (Mối quan hệ với Doanh nghiệp) - Company name (Tên công ty) - Name in English (Tên công ty bằng tiếng anh) - Short name (Tên viết tắt) - Parent Company (Tên công ty mẹ) - Active (tình tạng hoạt động) - Tax code (Mã số thuế) - Billing address (Địa chỉ phát hành hóa đơn): - English address (Tên địa chỉ bằng tiếng anh) - Account information (Thông tin tài khoản) - Bank Section (thông tin ngân hàng): Bank/Branch/Type/Account… Sau khi đã nhập xong hết những dữ liệu và kiểm tra đúng và trùng khớp tất cả thông tin như trên hợp đồng thì tiếp tục bấm chọn vào “Save” là hoàn thành. Thực hành nhập dữ liệu cho New Account: Customer như sau: Hình 3.16: Nhập dữ liệu New Account: Customer Hình 3.17: Nhập dữ liệu New Account: Customer Kết quả sau khi đã hoàn tất việc nhập dữ liệu như sau: Hình 3.18: Hiển thị kết quả của New Account: Customer Hình 3.19: Hiển thị kết quả của New Account: Customer 2. Nhập dữ liệu cho Contacts trong Module CloCRM Bước 1: Nhấp vào Contacts Chọn New (góc phải màn hình) Hình 3.20: Mở New Contacts Bước 2: Tiến hành nhập dữ liệu vào những ô phân lại như sau: - Class/Group (Tên lớp/hoặc nhóm) - Company Name (Tên công ty) - Name (tên) - Department (Phòng ban) - Title (Chức vụ) - Active (Tình trạng hoạt động) - Phone (Số điện thoại) - Email: Thực hành nhập dữ liệu cho Contacts như sau: Hình 3.21: Nhập dữ liệu cho Contacts Cuối cung là bấm “Save” là hoàn thành và trả ra kết quả sau khi nhập xong như sau: Hình 3.22: Kêt quả sau khi hoàn thành nhập dữ liệu cho Contacts 3.
Nhập dữ liệu cho Product trong Module CloCRM Bước 1: Nhấp vào Product chọn New (góc phải màn hình) Hình 3.23: Mở New Product Bước 2: Tiếp theo nhập dữ liệu vào New Product vừa mở - Để nhập được dữ vào Product thì cần có những thông tin cơ bản như sau: Class/Group (Phân loại) Product name (Tên sản phẩm/hàng hóa) Product name (Eng) - (Tên tiếng Anh của sản phẩm/hàng hóa) Product SKU Number (Mã hàng hóa) Cargo Type (Unit) - (Đơn vị tính) Buying Unit Price (Local): (Đơn vị giá mua) Standard Seling Uint Price (FCY) - (Đơn giá bán tiêu chuẩn) Temperature Request (Nhiệt độ yêu cầu Identification information (Thông tin) - Thực hành nhập dữ liệu như sau: Hình 3.24: Nhập dữ liệu cho Product Hình 3.25: Nhập dữ liệu cho Product - Sau khi nhập hết những dữ liệu thì bấm “Save” thì hoàn thành và màn hình sẽ trả kết quả về như sau: Hình 3.26: Kết quả sau khi hoàn thành nhập dữ liệu cho Product Hình 3.27: Kết quả sau khi hoàn thành nhập dữ liệu cho Product 3. Module CloTRS (Trading): Hệ Thống Quản Lý - Để vào đúng phân hệ CloTRS (Trading) trước hết chúng ta cần: Nhấn chọn biểu tượng dấu chấm hình vuông ở góc trái màn hình, sau đó chọn CloTRS - Trading Mgmt. - Tiếp theo tiến hành nhập dữ liệu: 1. Nhập dữ liệu cho Req.
for Proposal/Quote (RFP/RFQ) Bước 1: Bấm chọn Req. for Proposal/Quote Chọn New Hình 3.28: Mở New Req. for Proposal/Quote Bước 2: Tiếp theo Chọn RFP/RFQ from customer và nhấn “Next” Hình 3.29: Mở New Req. for Proposal/Quote Bước 3: Nhập dữ liệu cho Req.
for Proposal/Quote: - Để nhập được dữ liệu thì cần có những thông tin như sau: Rfp/Rfq Basic Information (thông tin cơ bản về Rfp/Rfq) Customer Information (Thông tin khách hàng) Cargo Information (Thông tin hàng hóa) Requirement Information (Thông tin yêu cầu) Shipping Information (Thông tin vận chuyển) Pickup And Delivery Information (Thông tin Nhận và Giao hàng) - Thực hành nhập dữ liệu cho Req. for Proposal/Quote như sau: Hình 3.30: Nhập dữ liệu cho Req. for Proposal/Quote Hình 3.31: Nhập dữ liệu cho Req. for Proposal/Quote Hình 3.32: Nhập dữ liệu cho Req.
for Proposal/Quote Hình 3.33: Nhập dữ liệu cho Req. for Proposal/Quote - Sau khi đã nhập đầy đủ những thông tin cần thiết, thì tiến hành bấm “Save” là hoàn tất việc nhập dữ liệu cho Req. for Proposal/Quote. Nhập dữ liệu cho Contract: Bước 1: Chọn Contract Chọn New Hình 3.34: Mở New CONTRACT Bước 2: Nhập dữ liệu vào CONTRACT - Để nhập được dữ liệu vào Contract thì cần phải có những thông tin như sau: Contract information (Thông tin hợp đồng) Contractor information (Thông tin nhà thầu) Contract quantity & amount (Số lượng và tổng thành tiền trong hợp đồng Payment information (Thông tin thanh toán) - Thực hành nhập dữ liệu vào Contract (dựa trên hợp đồng) như sau: Hình 3.35: Nhập dữ liệu vào Contract Hình 3.36: Nhập dữ liệu vào Contract - Sau khi đã nhập hết tất cả các dữ liệu cần thiết thì bấm “Save” là hoàn thành việc nhập liệu cho Contract.
Sales order Bước 1: Chọn Sales order Chọn New Bước 2: Nhập dữ liệu vào Sales order - Để nhập được dữ liệu vào Sales order thì cần phải có những thông tin như sau: Sale order information (Thông tin đơn đặt hàng) Contract & Quote information (Thông tin Hợp đồng và Báo giá) Parties information (Thông tin các bên) Commodity information (Thông tin hàng hóa) Payment information (Thông tin thanh toán) Route Information (Thông tin đơn hàng) Amount Information: Thông tin số lượng Atual Order Information: Thông tin đơn hàng thực tế - Thực hành nhập dữ liệu vào Sales order như sau: Hình 3.37: Nhập dữ liệu cho Sales order Hình 3.38: Nhập dữ liệu cho Sales order Hình 3.39:Nhập dữ liệu cho Sales order - Sau khi nhập xong hết tất cả dữ liệu cần thiết thì kiểm tra lại và bấm “Save” là hoàn thành. Bước 3: Nhập thông tin sản phẩm vào Sales order - Nhấn vào Sale order Chọn tab Sales order + Product Chọn New. - Để nhập thông tin sản phẩm vào Sales order thì cần có những thông tin cơ bản sau: Điền mã của Goods S/O và Product mà Sale Order đã cung cấp. Unit Quantity information (Thông tin số lượng đơn vị) Plan Quantity (Số lượng theo kế hoạch) Change Unit (Thay đổi đơn vị) - Tiến hành nhập dữ liệu như sau: Hình 3.40: Nhập dữ liệu vào Sales order + Product Hình 3.41: Nhập dữ liệu vào Sales order + Product - Sau khi đã nhập xong thì tiến hành kiểm tra lại và bấm chọn “Save” là hoàn thành.