Chương 1: Lý luận chung về việc áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại văn phòng Chương 2: Thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S Chương 3: Đề xuất mô hình và một số giải pháp triển khai áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHÒNG 1. Một số khái niệm 1. Khái niệm về phương pháp 5S 5S là phương pháp quản lý theo phương pháp Nhật Bản, là nền tảng cơ bản nhất để áp dụng các công cụ và phương pháp hiện đại khác nhằm phát triển hệ thống quản lý tập trung song song với sử dụng quản lý chất lượng tổng thể (Bamber và cộng sự, 2000) [15].
Hiện nay, phương pháp này được áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp Nhật Bản và các nước khác trên thế giới. Bất cứ tổ chức nào muốn hướng tới các mô hình đẳng cấp thế giới thì cầu nối quan trọng và không thể thiếu là phương pháp 5S với mục đích chính là loại bỏ lãng phí trong sản xuất, tối ưu hóa quy trình làm việc, tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp, tinh gọn, an toàn và chất lượng, nâng cao tính tự giác của mỗi cá nhân trong tổ chức, nâng cao hiệu quả và hiệu suất công việc. 5S là thuật ngữ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật, đó là: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke ( Osada, 1991 và Ho, 1997) [21],[17]. Tại các nước khác nhau, 5S được dịch thành nhiều từ khác nhau song về ý nghĩa của chúng, cơ bản là không hề thay đổi.
Khi dịch sang tiếng Anh, 5S được dịch thành Sorting, Straitening, Shining, Standardizing, Sustaining ( Lonnie Wilson, 2010) [18]. Khi du nhập vào Việt Nam, 5S mang ý nghĩa là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Chuẩn hóa và Tâm thế (Nguyễn Đăng Minh, 2017) [9]. Khi dịch sang tiếng Việt, Phan Chí Anh (2008) và một số học giả dịch 5S như sau : Seiri - Sàng lọc, Seiton - Sắp xếp, Seiso - Sạch sẽ, Seiketsu - Săn sóc và Shitsuke - Sẵn sàng [1] cho đồng nhất với các thuật ngữ khác cũng được bắt đầu bằng chữ “S”. Tác giả đồng ý với cách dịch này.
Cụ thể: S1 - Sàng lọc ( Seiri ): Đây là công việc đầu tiên trong thực hành phương pháp 5S. Sàng lọc là hoạt động xem xét và phân loại những vật dụng cần thiết, chưa cần thiết hoặc không cần thiết, liên quan, chưa liên quan hoặc không liên quan tại nơi làm việc, từ đó giữ lại những vật dụng cần thiết, liên quan tới công việc tại một vực và loại bỏ hoặc di dời những vật dụng chưa/ không cần thiết, chưa/ không liên quan ra khỏi khu vực đó. Do con người có xu hướng giữ mọi thứ cho trường hợp dự phòng nên dẫn tới việc phát sinh ra những vật dụng thừa, vô tình cản trở họ trong quá trình làm việc, ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng công việc. Chính vì vậy, 8 mục tiêu mà Sàng lọc hướng tới chính là phân loại những vật dụng cần thiết, chưa/ không cần thiết, liên quan, chưa/ không liên quan để loại bỏ hoặc thanh lý những vật dụng thừa nhằm tiết kiệm được thời gian tìm kiếm vật dụng phục vụ cho công việc, tạo ra một môi trường làm việc khoa học và an toàn hơn.
S2 - Sắp xếp ( Seiton) : Công việc tiếp theo sau khi phân loại và di dời, loại bỏ những vật dụng không cần thiết là sắp xếp những vật dụng còn giữ lại một cách khoa học và có hiệu quả. Đó chính là nội dung của Sắp xếp. Hiệu quả của hoạt động Sắp xếp thể hiện ở chỗ các vật dụng phải được bố trí ở chỗ hợp lý, sao cho dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy và dễ trả lại. Căn cứ vào tần suất sử dụng và công dụng, phân tích trình tự sao cho tiết kiệm thời gian di chuyển và làm việc, từ đó đưa ra quyết định vị trí của từng vật dụng kèm theo ký hiệu, dấu hiệu cụ thể để dễ dàng nhận biết.
Sắp xếp tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng, thuận tiện, khuyến khích tinh thần và tạo cảm hứng làm việc cho nhân viên trong tổ chức. S3 - Sạch sẽ ( Seiso): Sạch sẽ là giữ gìn vệ sinh các trang thiết bị, máy móc, cơ sở vật chất và khu vực làm việc để đảm bảo mỹ quan và chất lượng môi trường làm việc. Sạch sẽ không chỉ dừng lại ở việc giữ gìn vệ sinh trong tổ chức bằng cách lau chùi, quét dọn nơi làm việc, mà còn là việc kiểm tra máy móc, các trang thiết bị phục vụ cho công việc, phát hiện ra những vấn đề tiềm ẩn như bụi bẩn, lỏng ốc,.từ đó có những giải pháp sửa chữa vấn đề và nâng cao năng suất máy móc, trang thiết bị, góp phần bảo đảm an toàn trong lao động. S4 - Săn sóc ( Seiketsu): Săn sóc là hoạt động kiểm tra, đánh giá và duy trì kết quả của 3S đầu tiên ( Sàng lọc, Sắp xếp, Sàng lọc), đồng thời liên tục cải tiến môi trường làm việc để hiệu quả tỉ lệ thuận với sự cải tiến, tức là càng nâng cấp môi trường làm việc lên cao hơn thì hiệu quả nhận được sẽ càng tốt hơn.
Tuy nhiên, nếu tổ chức muốn 3S đầu tiên hoạt động có hiệu quả thì đó phải là cả một quá trình, chứ không thể là ngày một, ngày hai. Vì vậy, S4 hướng tới việc duy trì các hoạt động S1, S2, S3 lâu dài, liên tục cải tiến và tạo ra hiệu quả, dần tiến tới hoàn thiện phương pháp 5S trong tổ chức. S5 - Sẵn sàng (Shitsuke): Sẵn sàng là hoạt động cuối cùng và cũng là hoạt động quan trọng nhất, góp phần duy trì và đưa phương pháp 5S phát triển tới mức cao nhất. Xuất phát từ triết lý “Lấy con người làm trung tâm”, Sẵn sàng có ý nghĩa xây dựng ý thức cho con nguời thấu hiểu về công việc mà họ đang làm là có ích cho 9 chính họ, nếu con người muốn phát triển về năng lực tư duy và năng lực làm việc thì chỉ có học thật, làm thật với công việc của họ.
Mà muốn như vậy thì con người cần phải có ý thức, thái độ, đạo đức tốt và có trách nhiệm với công việc. Từ đó, nâng cao ý thức tự giác thực hiện phương pháp 5S của các cá nhân trong tổ chức, duy trì và phát triển phương pháp 5S trong tổ chức, góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc. Khái niệm về văn phòng Tại Việt Nam, từ “văn phòng” xuất hiện khá sớm, được sử dụng phổ biến trong các văn bản hành chính và trong thực tế. Qua tìm hiểu sách, giáo trình và công trình nghiên cứu có liên quan, tác giả nhận thấy khái niệm “văn phòng” được hiểu theo nhiều nghĩa với nhiều góc độ tiếp cận khác nhau.
Theo Đại Từ Điển Tiếng Việt : “ Văn phòng là bộ phận phụ trách giấy tờ trong cơ quan” [13] Trong cuốn giáo trình Quản trị văn phòng ( 2003) của hai tác giả Nghiêm Kỳ Hồng và Trần Như Nghiêm, văn phòng được hiểu theo 3 cách dưới đây: - Cách thứ nhất:Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác quản lý, điều hành việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. - Cách thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan mà ở đó diễn ra các hoạt động nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. - Cách thứ ba: Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong cơ quan [7] Theo tác giả Nguyễn Thành Độ đề cập tới trong cuốn giáo trình Quản trị Văn phòng : “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị” [3] Như vậy, thông qua những định nghĩa được đưa ra bởi nhiều tác giả, có thể thấy được khái niệm“ văn phòng” được tiếp cận dưới rất nhiều góc độ khác nhau. Tuy nhiên, tác giả Vũ Thị Phụng đã có nghiên cứu và rút ra định nghĩa tổng hợp về “văn phòng” trong cuốn giáo trình Lý luận chung về Quản trị văn phòng như sau: “Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng bảo đảm thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát 10 công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính” [10] 1.
Khái niệm về môi trường làm việc hiệu quả Môi trường làm việc Tác giả Brown và Leigh (1996) đề cập tới môi trường làm việc có nghĩa là sự hiểu biết và nhận thức của nhân viên tại đơn vị theo khía cạnh an toàn và ý nghĩa. [22] Tác giả Opperman ( 2002 ) cho rằng môi trường làm việc là hệ thống, quy trình, cấu trúc của các công cụ hay những điều kiện có tác động đến hiệu quả công việc của các cá nhân cũng như việc người lao động thực hiện các chức năng công việc của họ một cách thuận lợi hay không thuận lợi. Nó bao gồm các chính sách, quy chế, quy định, văn hóa, vị trí và mối quan hệ trong công việc, tài nguyên, các yếu tố bên trong và bên ngoài. [20] Trong bài khóa luận này, tác giả sử dụng khái niệm được đề cập tới trong bài viết Môi trường làm việc là điều kiện để cán bộ, công chức phát huy khả năng công tác của tác giả Lý Thị Kim Bình ( 2004): “Môi trường làm việc là một khái niệm rộng bao gồm tất cả những gì có liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và sự phát triển, nâng cao năng lực công tác của mỗi cá nhân, cán bộ, công chức (bao gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài)”[2] Hiệu quả Theo định nghĩa của từ điển Oxford: “Hiệu quả là khả năng tạo ra một kết quả mong muốn”.
[11] Cũng có quan điểm cho rằng: “Hiệu quả là phạm trù phản ánh trình độ lợi dụng các nguồn lực (nhân tài, vật lực, tiền vốn) để đạt được mục tiêu xác định. Trình độ lợi dụng các nguồn lực chỉ có thể được đánh giá trong mối quan hệ với kết quả tạo ra để xem xét với mỗi sự hao phí nguồn lực xác định có thể tạo ra kết quả ở mức độ nào. ” [5] Theo Đại Từ Điển Tiếng Việt: “ Hiệu quả là kết quả đích thực”.