Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong giai đoạn nền kinh tế hàng hóa Việt Nam từng bước phục hồi sau đại dịch Covid-19, các chính sách thúc đẩy kinh tế bền vững đã tạo động lực cho sự tăng trưởng của lĩnh vực thương mại điện tử. Người tiêu dùng ngày càng đặt ra yêu cầu khắt khe về chất lượng sản phẩm, giá thành hợp lý và tốc độ giao nhận. Để đáp ứng xu thế này, chuỗi lưu thông hàng hóa đòi hỏi các giải pháp vận hành thuận tiện, nhanh chóng và tối ưu hóa chi phí.

Tuy nhiên, tại các cơ sở và cửa hàng kinh doanh bán lẻ quy mô nhỏ, việc ứng dụng phần mềm công nghệ vào quy trình vận hành thực tế vẫn chưa phổ biến. Các khâu xuất nhập hàng, vận chuyển, quản lý kho bãi và giao nhận trung gian chủ yếu được thực hiện bằng phương pháp thủ công. Cách thức quản lý truyền thống này bộc lộ nhiều điểm hạn chế: thao tác xử lý phức tạp, tốn kém thời gian, khả năng truy xuất dữ liệu chậm và dễ phát sinh sai sót trong quá trình tổng hợp thông tin. Xuất phát từ thực trạng đó, đề tài "Xây dựng phần mềm quản lý ký gửi hàng hóa" được thực hiện nhằm cung cấp công cụ tự động hóa công tác quản lý hàng ký gửi, đơn hàng, khách hàng, nhân sự và báo cáo tài chính.

Văn bản xác định rõ các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể sau:

  1. Xây dựng phần mềm quản lý toàn diện các mặt hàng trong kho, theo dõi thông tin khách hàng, phân loại nhân viên, giám sát tình trạng đơn vận chuyển và kết xuất báo cáo doanh thu.
  2. Thiết lập quy trình cho phép nhân viên tự tạo và quản lý hóa đơn xuất/nhập hàng, theo dõi chi tiết hàng hóa ký gửi theo từng khách hàng, thực hiện thủ tục thanh toán và báo cáo trạng thái hàng hóa vận chuyển.
  3. Thiết kế giao diện trực quan, khoa học, bổ sung các chức năng tiện ích chuyên biệt cho mô hình ký gửi và định hướng cấu trúc hệ thống có khả năng nâng cấp lâu dài.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đồ án bao gồm:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình hoạt động và nghiệp vụ quản lý tại các cửa hàng kinh doanh ký gửi hàng hóa.
  • Phạm vi nghiên cứu: Tập trung vào các nghiệp vụ bán hàng, quản lý kho bãi, theo dõi danh mục ký gửi, quản lý đối tác khách hàng (các shop bán đồ), nhân viên và kiểm soát doanh thu phát sinh trong hệ thống.
  • Cách tiếp cận: Khảo sát quy trình vận hành kinh doanh ký gửi thực tế kết hợp nghiên cứu các kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống và công nghệ phát triển ứng dụng máy tính.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài được xây dựng trên nền tảng lý thuyết phân tích thiết kế hướng đối tượng (Object-Oriented Analysis and Design - OOAD) và mô hình dữ liệu quan hệ (Relational Database). Các công nghệ và công cụ được sử dụng bao gồm:

  • Ngôn ngữ lập trình C#: Ngôn ngữ hướng đối tượng hoàn chỉnh do Microsoft phát triển trên nền tảng .NET Framework và Common Language Infrastructure (CLI), kế thừa cấu trúc từ C++ và Java, ứng dụng 4 nguyên lý cơ bản: đóng gói (encapsulation), đa hình (polymorphism), kế thừa (inheritance) và trừu tượng (abstraction).
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2019: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) sử dụng ngôn ngữ Transact-SQL (T-SQL) để trao đổi dữ liệu, hỗ trợ môi trường dữ liệu quy mô lớn (Very Large Database - VLDB), đảm bảo các yêu cầu về định nghĩa dữ liệu (DDL), thao tác dữ liệu (DML), kiểm soát truy cập và bảo toàn tính toàn vẹn dữ liệu.
  • Môi trường phát triển tích hợp (IDE) Visual Studio 2022: Bản 64-bit tích hợp công cụ hỗ trợ viết mã IntelliCode/IntelliSense, trình thiết kế giao diện Windows Forms Designer, Data Designer, Class Designer và bộ công cụ gỡ lỗi đa cấp.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai theo hai hướng chính:

  • Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Nghiên cứu công nghệ lập trình ứng dụng, phân tích mô hình dữ liệu, cơ chế an toàn và bảo mật hệ thống; tham khảo các tài liệu chuyên ngành, giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin, luận văn liên quan và nguồn tin tức học thuật.
  • Phương pháp nghiên cứu thực hành: Tiến hành khảo sát bài toán thực tế, mô hình hóa các yêu cầu nghiệp vụ thông qua hệ thống sơ đồ UML (Use Case, Sequence, Component, Class Diagram), thiết kế chuẩn hóa cơ sở dữ liệu quan hệ và lập trình hiện thực hóa phần mềm trên nền tảng Windows Forms.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống quản lý ký gửi hàng hóa được phân tích và thiết kế theo cấu trúc hướng đối tượng, bao gồm các thành phần kiến trúc, mô hình hóa hành vi và cơ sở dữ liệu quan hệ cụ thể:

1. Kiến trúc phân rã chức năng và sơ đồ thành phần

Hệ thống phần mềm được tổ chức thành 4 thành phần kết nối chính: Giao diện người dùng (Bound QL_KGHH), Thành phần điều khiển nghiệp vụ (CV QL_KGHH), Thành phần truy xuất dữ liệu (Data QL_KGHH) và Máy chủ cơ sở dữ liệu (Database Server).

Cây phân rã chức năng của hệ thống gồm 6 khối nghiệp vụ chính:

  • Quản lý đăng nhập: Đăng ký tài khoản, quản lý tài khoản, đổi mật khẩu.
  • Quản lý danh mục ký gửi: Xem thông tin hàng hóa, thanh toán, thêm, xóa, sửa thông tin hàng hóa.
  • Quản lý khách hàng: Xem thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch/mua hàng, phân loại khách hàng, thêm, xóa, sửa khách hàng.
  • Quản lý nhân viên: Quản lý danh sách, xem thông tin chi tiết, thêm, xóa, sửa nhân viên.
  • Quản lý phiếu nhập/xuất: Thêm, xóa, sửa phiếu nhập/xuất, lưu trữ thông tin nhân viên lập phiếu.
  • Báo cáo thống kê: Thống kê doanh thu theo ngày, tháng, năm; báo cáo doanh thu theo mặt hàng ký gửi; dự báo tình hình doanh nghiệp.

2. Mô hình tác nhân và Use Case

Hệ thống phân định 2 nhóm tác nhân (Actors) trực tiếp tương tác:

  • Quản lý (Admin): Tác nhân có quyền hạn cao nhất trong hệ thống, chịu trách nhiệm quản lý thông tin nhân viên, phân quyền người dùng, quản lý danh mục khách hàng, hàng hóa và kiểm soát toàn bộ báo cáo doanh thu.
  • Nhân viên: Tác nhân vận hành chính, có quyền xem danh mục kho, cập nhật thông tin tài khoản cá nhân, lập phiếu nhập hàng, lập phiếu xuất hàng và chuyển dữ liệu doanh thu cho quản lý.

Hệ thống thiết lập 6 biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram) chi tiết mô tả luồng thông điệp qua lại giữa tác nhân, giao diện (Form), hệ thống điều khiển và cơ sở dữ liệu:

  • Sơ đồ tuần tự thêm nhân viên
  • Sơ đồ tuần tự sửa nhân viên
  • Sơ đồ tuần tự xóa khách hàng
  • Sơ đồ tuần tự sửa hàng hóa
  • Sơ đồ tuần tự thêm phiếu xuất
  • Sơ đồ tuần tự thêm phiếu nhập

3. Thiết kế cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu của phần mềm bao gồm 9 bảng dữ liệu quan hệ, được thiết kế chuẩn hóa nhằm lưu trữ đầy đủ các thông tin nghiệp vụ:

Tên bảng Khóa chính (PK) Khóa ngoại (FK) Các thuộc tính dữ liệu chính Chức năng lưu trữ
NHANVIEN MSNV Không có HoTen, Phai, NgaySinh, DiaChi, SDT, MK, PQ Lưu trữ thông tin nhân sự, mật khẩu và quyền hạn (PQ).
KHACHHANG MaKH Không có TenKH, DiaChi, SDT, Email Lưu trữ thông tin khách hàng/chủ shop ký gửi.
LOAIHANG MALH Không có TENLH, GiaThanh Phân loại các nhóm hàng hóa và giá thành cơ bản.
HANGHOA MSMH MALH TenH, MALH, GhiChu Quản lý chi tiết từng mặt hàng được ký gửi.
KHO MSKHO Không có TENKHO, DiaChiKho Quản lý danh sách và địa điểm các kho lưu trữ.
TONKHO MST MSKHO, MSMH, MALH TENKHO, TenH, TENLH, SL_ton Theo dõi số lượng tồn kho theo từng mặt hàng và từng kho.
GiaKyGui LoaiSP Không có GiaKyGui Định mức giá cước ký gửi theo khối lượng (1-5kg, 5-10kg, >10kg).
PhieuNhap SOPN MSKHO, MSNV, MSMH, MaKH NGAYNHAP, LoaiSP, SLNHAP, NOIDUNG Quản lý việc tiếp nhận và nhập kho hàng ký gửi.
PhieuXuat SOPX MSKHO, MSNV, MSMH, MaKH NGAYXUAT, LoaiSP, SLXUAT, NOIDUNG Quản lý việc xuất kho chuyển giao hàng hóa.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG

Chương này đặt nền móng cho đề tài nghiên cứu bằng việc trình bày lý do chọn đề tài trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển và các cửa hàng nhỏ lẻ gặp khó khăn trong việc quản lý đơn hàng ký gửi thủ công. Tác giả xác định rõ mục đích nghiên cứu là xây dựng phần mềm quản lý ký gửi bằng ngôn ngữ C#, xác định đối tượng là các cửa hàng kinh doanh ký gửi, phạm vi nghiên cứu xoay quanh nghiệp vụ bán hàng, quản lý kho và dòng tiền thu hộ. Đồng thời, chương 1 cũng làm rõ các phương pháp nghiên cứu lý thuyết, nghiên cứu thực hành cùng ý nghĩa thực tiễn của đề tài trong việc hỗ trợ vận hành chuỗi cung ứng bán lẻ.

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG NGHỆ

Chương 2 trình bày chi tiết về các nền tảng kỹ thuật và công nghệ được lựa chọn trong quá trình xây dựng ứng dụng:

  • Visual Studio 2022: Khảo sát các tính năng biên tập mã với IntelliSense, trình gỡ lỗi (debugger) cấp mã nguồn và cấp máy, công cụ thiết kế Windows Forms Designer, WPF Designer, Web Designer và Class Designer.
  • Microsoft SQL Server 2019: Phân tích vai trò của hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, khả năng tương tác thông qua ngôn ngữ SQL khai báo, kiểm soát toàn vẹn dữ liệu và phân tích các phiên bản gồm Enterprise, Standard, Workgroup và Express.
  • Ngôn ngữ C#: Giới thiệu lịch sử hình thành, nền tảng thực thi trên CLI/.NET Framework, các tính chất hướng đối tượng (OOP) và khả năng tương thích cao với môi trường Windows.

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Chương 3 là phần trọng tâm về mặt kỹ thuật của báo cáo, trình bày chi tiết:

  • Khảo sát hiện trạng và mô tả bài toán: Quy trình tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, điều phối nhân viên đến đóng gói nhận hàng, chuyển về kho quản lý theo phân loại, thực hiện giao hàng đến địa chỉ đích và xử lý chính sách thu hộ tiền (COD).
  • Mô hình Use Case và đặc tả chức năng: Xây dựng sơ đồ Use Case tổng quát, phân tích danh sách tác nhân, kèm 7 bảng đặc tả Use Case chi tiết (Đăng nhập, Quản lý nhân viên, Quản lý khách hàng, Quản lý tài khoản cá nhân, Quản lý kho, Quản lý danh mục ký gửi, Báo cáo doanh thu).
  • Mô hình tương tác và cấu trúc dữ liệu: Xây dựng 6 sơ đồ tuần tự (thêm/sửa nhân viên, xóa khách hàng, sửa hàng hóa, lập phiếu nhập/xuất), sơ đồ thành phần, sơ đồ lớp đối tượng (Class Diagram) và lược đồ quan hệ thực thể (ERD) chi tiết với 9 bảng dữ liệu.

CHƯƠNG 4: GIAO DIỆN PHẦN MỀM

Chương 4 thể hiện kết quả hiện thực hóa phần mềm thông qua 11 giao diện màn hình chính dạng Windows Forms (giao diện đa tài liệu MDI):

  • frmDangNhap: Giao diện xác thực người dùng, tích hợp ký tự ẩn mật khẩu (*).
  • frmMDI (Trang chủ): Thanh điều hướng chính gồm các menu: Hệ thống, Doanh thu, Quản lý kho, Danh mục ký gửi hàng hóa, Quản lý nhân viên, Quản lý khách hàng, Giới thiệu.
  • Giao diện Trang tài khoản: Hiển thị thông tin cá nhân và quy trình cập nhật dữ liệu.
  • Giao diện Quản lý nhân viên: Danh sách nhân viên, các tính năng tìm kiếm (theo mã, tên, địa chỉ), thêm, sửa, xóa, đặt lại thông tin.
  • Giao diện Quản lý khách hàng: Quản lý danh bạ các shop đối tác (như Shop Cheny, Holis Bình Dương...).
  • Giao diện Chi tiết hàng hóa: Quản lý mã loại hàng, tên hàng, đơn giá và ghi chú đặc tính sản phẩm.
  • Giao diện Nhập/Xuất hàng ký gửi: Biểu mẫu tạo lập phiếu nhập/xuất theo định mức phân loại khối lượng (1-5kg/sản phẩm...).
  • Giao diện Quản lý kho: Tra cứu tồn kho theo mã kho và từ khóa.
  • Giao diện Quản lý doanh thu: Bảng biểu thống kê chi tiết theo ngày lập hóa đơn, tên loại, tên mặt hàng và nhân viên phụ trách.
  • Giao diện Giới thiệu: Trình bày thông tin nhóm tác giả, đơn vị đào tạo và liên hệ.

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN

Chương cuối tổng kết toàn bộ kết quả thu được sau quá trình thực hiện đồ án, đánh giá mức độ hoàn thành so với mục tiêu ban đầu, thẳng thắn chỉ ra các hạn chế kỹ thuật còn tồn đọng trong phiên bản hiện tại và đề xuất các phương hướng nâng cấp, phát triển phần mềm trong tương lai.

Kết quả và đóng góp

1. Kết quả chính đạt được

Đề tài đã hoàn thành các mục tiêu kỹ thuật đặt ra trong học phần Phân tích thiết kế hệ thống thông tin:

  • Hoàn thiện tài liệu phân tích hệ thống với đầy đủ sơ đồ chức năng, sơ đồ Use Case, sơ đồ tuần tự, sơ đồ lớp và lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ.
  • Thiết kế và chuẩn hóa 9 bảng cơ sở dữ liệu trên Microsoft SQL Server 2019, đảm bảo các ràng buộc toàn vẹn khóa chính và khóa ngoại.
  • Xây dựng hoàn chỉnh ứng dụng Windows Forms kết nối cơ sở dữ liệu, thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý danh mục, lập phiếu xuất nhập, quản lý kho bãi, theo dõi thông tin nhân sự và thống kê doanh thu bán hàng.

Bảng tổng hợp phân công công việc và mức độ hoàn thành của các thành viên trong nhóm tác giả:

Họ và tên sinh viên Nhiệm vụ phân công Tiến độ hoàn thành
Vương Võ Trung Quân Lập trình code chính, xây dựng sơ đồ thành phần, sơ đồ Use Case 90%
Nguyễn Hữu Hậu Lập trình code phụ, xây dựng Use Case và viết đặc tả, thiết kế giao diện 90%
Nguyễn Hoàng Trọng Phúc Thiết kế cơ sở dữ liệu, xây dựng sơ đồ tuần tự, biên soạn Chương 1 80%
Nguyễn Đức Trung Thiết kế cơ sở dữ liệu, xây dựng sơ đồ lớp (Class), biên soạn Chương 2 80%
Nguyễn Hoàng Anh Xây dựng slide thuyết trình (PPT), vẽ sơ đồ chức năng hệ thống 70%

2. Đóng góp của đề tài

  • Cung cấp một mô hình phân tích thiết kế hệ thống thông tin rõ ràng cho bài toán quản lý dịch vụ ký gửi hàng hóa ở quy mô cửa hàng bán lẻ vừa và nhỏ.
  • Số hóa quy trình trung gian giữa người gửi hàng và người nhận hàng, tích hợp cơ chế theo dõi hàng hóa kết hợp dịch vụ thu hộ tiền (COD), giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro thất lạc, nhầm lẫn trong khâu quản lý kho vận thủ công.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

1. Hạn chế

Nhóm tác giả tự xác định các điểm hạn chế trong báo cáo bao gồm:

  • Ứng dụng chưa tích hợp công cụ kết xuất báo cáo chuyên nghiệp Crystal Reports để in ấn hóa đơn và xuất phiếu thống kê trực tiếp.
  • Giao diện người dùng trên Windows Forms vẫn còn ở mức cơ bản, cần được tinh chỉnh để tăng tính thẩm mỹ và tính tiện dụng.
  • Cơ chế bảo mật dữ liệu và kiểm soát tài khoản người dùng chưa thực sự chuyên sâu, hiệu năng xử lý của ứng dụng cần được tối ưu thêm.
  • Cấu trúc cơ sở dữ liệu còn tồn tại một vài điểm bất cập giữa các bảng quan hệ trong quá trình vận hành thực tế.

2. Hướng phát triển

Để hoàn thiện ứng dụng, các nội dung nâng cấp được định hướng gồm:

  • Cải thiện và thiết kế lại hệ thống giao diện theo hướng hiện đại, trực quan và tối ưu trải nghiệm người dùng.
  • Tích hợp thêm các tính năng mở rộng chuyên sâu nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của phần mềm.
  • Tinh chỉnh, chuẩn hóa lại toàn bộ lược đồ cơ sở dữ liệu, khắc phục các bất cập trong quan hệ dữ liệu và bổ sung mô-đun kết xuất báo cáo tự động.

Giá trị tham khảo

Báo cáo môn học này mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Công nghệ thông tin và Hệ thống thông tin: Tài liệu hữu ích phục vụ cho các học phần như Phân tích thiết kế hướng đối tượng, Lập trình Windows Forms/C#, và Hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Sinh viên có thể tham khảo trực tiếp cấu trúc phân rã Use Case, bảng đặc tả luồng sự kiện chính/phụ và cách chuyển đổi từ sơ đồ lớp sang các bảng quan hệ trong SQL Server.
  • Người nghiên cứu và phát triển phần mềm quản lý kho vận nhỏ: Đề tài cung cấp mô hình nghiệp vụ thực tế về quản lý hàng ký gửi theo phân loại khối lượng và cơ chế đối soát giao nhận, làm tiền đề để mở rộng lên các hệ thống web hoặc ứng dụng di động.

Câu hỏi thường gặp

1. Mức phí dịch vụ ký gửi hàng hóa trong hệ thống được quản lý và phân loại theo tiêu chí nào?
Trong hệ thống, bảng GiaKyGui phân định mức phí ký gửi dựa trên tiêu chí khối lượng của sản phẩm ký gửi (LoaiSP), chia thành 3 nhóm định mức chính: từ 1-5kg, từ 5-10kg và trên 10kg (>10kg), tương ứng với từng mức tiền cước quy định (GiaKyGui).

2. Hệ thống phân chia quyền hạn của các tác nhân (Actors) như thế nào?
Hệ thống xác định 2 tác nhân: Quản lý (Admin) có quyền hạn cao nhất để xem, cập nhật, xóa, sửa tất cả thông tin và phân quyền người dùng; Nhân viên là người dùng vận hành, có quyền quản lý kho, quản lý tài khoản cá nhân, lập phiếu nhập/xuất hàng và lập báo cáo gửi lên quản lý.

3. Cơ sở dữ liệu của phần mềm gồm những bảng nào và mối liên kết giữa các bảng chính là gì?
Cơ sở dữ liệu gồm 9 bảng: NHANVIEN, KHACHHANG, LOAIHANG, HANGHOA, KHO, TONKHO, GiaKyGui, PhieuNhap và PhieuXuat. Trong đó, các bảng nghiệp vụ như PhieuNhap và PhieuXuat liên kết với NHANVIEN, KHACHHANG, KHO, HANGHOA thông qua các khóa ngoại (MSNV, MaKH, MSKHO, MSMH).

4. Nhóm tác giả sử dụng các công cụ và công nghệ nào để xây dựng phần mềm?
Phần mềm được phát triển bằng ngôn ngữ C# trên nền tảng .NET Framework và môi trường Visual Studio 2022 (sử dụng công nghệ giao diện Windows Forms), kết hợp cùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2019 để lưu trữ và xử lý dữ liệu qua T-SQL.

Kết luận

Báo cáo môn học "Xây dựng phần mềm quản lý ký gửi hàng hóa" của nhóm sinh viên Trường Đại học Thủ Dầu Một đã giải quyết bài toán tự động hóa nghiệp vụ quản lý kho bãi và giao nhận ký gửi cho các cửa hàng bán lẻ. Bằng việc áp dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng và công nghệ Windows Forms kết hợp Microsoft SQL Server 2019, đề tài đã hoàn thiện mô hình hệ thống từ khâu đặc tả Use Case, thiết kế cơ sở dữ liệu đến xây dựng giao diện thực thi. Mặc dù còn một số hạn chế về công cụ xuất báo cáo và cơ chế bảo mật, công trình đã thể hiện rõ quy trình kỹ thuật chuẩn mực và mang giá trị tham khảo học thuật tốt cho sinh viên khối ngành công nghệ thông tin.