CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN I. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (CIT) I. Nguyên tắc chung đối với công tác quản lý cơ sở vật chất Quản lý cơ sở vật chất trang thiết bị giảng dạy và học tập là nhiệm vụ trực tiếp của nhân viên của phòng Hành chính – Tổng hợp trường CIT. Tất cả nhân viên trong trường thông qua nhân viên này để mượn trả thiết bị giảng dạy.
Nhân viên khi tham gia mượn trả thiết bị tại trường phải tôn trọng các quy định nội quy do trường đề ra, mọi hành vi vi phạm với quy định, nội quy bị xem là vi phạm quy chế của trường CIT. Nhân viên quản lý góp phần ổn định trường về an ninh, trật tự, sử dụng và bảo quản tài sản. Tạo điều kiện thuận lợi cho giảng viên và sinh viên nghiên cứu và học tập. Các quy định của công tác quản lý cơ sở vật chất I.
Quy định chung của quản lý thiết bị a) Bổ sung và bảo quản Thiết bị nhập vào sẽ được chuyển đến kho quản lý của trường. Tại đây những thiết bị sẽ được xem xét kỹ lưỡng về chủng loại, tình trạng, số lượng, đơn giá, nhà sản xuất. Mỗi thiết bị sẽ được 1 gắn với một mã thiết bị để tiện cho việc tìm kiếm. Qua mã thiết bị này, nhân viên quản lý có thể biết được thiết bị này đang nằm ở vị trí nào trong kho, số lượng còn bao nhiêu và để dễ bảo quản thiết bị.
Sau khi thiết bị được cung cấp mã số, nó sẽ được cấp theo một mục cụ thể về tên thiết bị, người nhận, ngày nhận, số lượng, chủng loại và nhiều thông tin khác. b) Phục vụ Khi giảng viên, sinh viên có nhu cầu sử dụng thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy và nghiên cứu thì thông qua người quản lý để có thể biết được thông tin về thiết bị mà mình cần.Quy đinh chi tiết của quản lý thiết bị Khi giảng viên hoặc sinh viên có nhu cầu mượn thiết bị thì sẽ được nhân viên quản lý cấp cho một mã cho mượn. Thiết bị được giao cho người mượn tại kho của trường. Sau khi mượn được thiết bị, người mượn phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc của quản lý là không được làm hỏng hóc thiết bị.
Nếu có hỏng hóc gây ra phải báo cho nhân viên quản lý trong thời gian sớm nhất để có biện pháp xử lý và khắc phục. TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI TRƯỜNG CIT II.Giới thiệu trường CIT Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng là trường Cao đẳng công lập chuyên ngành công nghệ thông tin được thành lập theo quyết định số 5553/QĐ-BGD&ĐT-TCCB ngày 2 14/10/2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo, và đã tuyển sinh khóa đầu tiên vào tháng 10/2006. Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin là một trường thành viên của Đại học Đà Nẵng, có nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin chất lượng cao góp phần tích cực vào sự phát triển của nền công nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam, đồng thời tiến hành nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ thông tin tiên tiến, đặc biệt là hướng vào các ứng dụng nhằm góp phần đẩy mạnh sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Chức năng và nhiệm vụ của quản lý thiết bị học tập và giảng dạy Hệ thống quản lý thiết bị học tập và giảng dạy có nhiệm vụ quản lý thiết bị hiện có trong trường một cách thông minh, khoa học nhất.
Hệ thống quản lý thiết bị phải nắm giữ cụ thể số lượng thiết bị hiện có trong trường, phân loại theo chủng loại thiết bị để tiện cho việc tìm kiếm thiết bị. Ngoài ra, hệ thống phải biết tình trạng hiện tại của thiết bị, phải cập nhật thông tin mỗi khi bổ sung dữ liệu mới hoặc thanh lý thiết bị khi không còn giá trị. Cùng với việc phục vụ tra cứu, hệ thống phải phân loại thiết bị hiện có trong trường để đảm bảo cho giảng viên và sinh viên có những thông tin cần thiết. HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA MỘT BÀI TOÁN QUẢN LÝ III.
Ứng dụng tin học vào công tác quản lý thiết bị III. Tầm quan trọng của hệ thống Khái niệm về thông tin được giải thích nhiều trong từ điển, đó là những gì đem lại cho chúng ta những hiểu biết mới về 1 vấn đề nào đó. Lý thuyết thông tin giúp cho chúng ta có thêm nhận thức về thông tin, hướng nghiên cứu chủ yếu của lý thuyết thông tin là chú trọng và đọ tin cậy của thông báo. Vì thế thông tin rất cần cho nhiều công việc, đặc biệt là công việc quản lý.
Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc nắm bắt xử lý thông tin là yếu tố tác động rất lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thật vậy, “Thông tin là một đối tượng đã được chỉnh dạng, nó được tạo ra bởi con người đang làm một đại diện cho một kiểu dữ liệu mà con người có thể nhận thức và xác định trong thực tế ”. Thông tin có vai trò quan trọng đối với người lãnh đạo trong một tổ chức hoạt động để hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Thông tin là yếu tố quan trọng chỉ đứng sau yếu tố con người trong công việc lãnh đạo và quản lý.Tin học đối với công việc quản lý Khi xã hội càng hiện đại, con người luôn phải tiếp cận một lượng lớn nguồn thông tin.
Có những nguồn thông tin khi nhận được thì người quản lý có thể ra quyết định ngay, nhưng có những nguồn thông tin mà chúng ta không thể quyết định ngay được. Đối 4 mặt với nhiều nguồn thông tin như vậy, nếu chúng ta không xử lý nhanh kịp thời thì sẽ dẫn đến tồn đọng thông tin chưa xử lý, điều này có thể đưa chúng ta vào tình trạng thông tin trở nên quá tải, không thể kiểm soát được. Vấn đề đặt ra là cần phải có một công cụ giúp con người xử lý nhanh các nguồn thông tin đó. Ngày nay đối với hầu hết các tổ chức, đoàn thể, tin học đã trở thành sự lựa chọn số một giúp họ xử lý nhanh hơn các nguồn thông tin.
Thật vậy, từ khi thông tin ra đời và phát triển cho đến nay, nó giúp con người khám phá nhiều thành tựu khoa học và trở thành trợ thủ đắc lực không thể thiếu của con người hiện đại. Những vấn đề cần giải quyết đối với một bài toán quản lý Bất cứ bài toán quản lý nào cũng đặt ra yêu cầu là đầu ra sản phẩm phải nhanh chóng , kịp thời chính xác để có thể giúp người quản lý hoạch định đúng đắn, chính xác kế hoạch của mình. Do vậy, chúng ta những người xây dựng phải biết tiến hành khảo sát, phân tích thật kỹ theo trật tự các bước công việc để bài toán đạt kết quả tốt. Các giai đoạn phân tích và thiết kế a) Lập kế hoạch: Thực hiện một dự án tin học có thể rất tốn kém, đòi hỏi nhiều công sức thời gian trước khi mang lại lợi nhuận.
Các nhân tố thường ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch là thời gian 5 mức đầu tư, những yếu tố không chắc chắn của dự án, nguồn nhân lực ( số lượng, trình độ khả năng của người thiết kế và sử dụng) những tình huống bất ngờ, những đánh giá sai lệch với thực tế. Giai đoạn này có mục đích xác định trong khoảng thời gian trung và dài hạn một sự phân chia, một kế hoạch can thiệp để dẫn đến nghiên cứu từng lĩnh vực. b)Phân tích hiện trạng: Giai đoạn này áp dụng theo từng lĩnh vực và theo dự kiến đã được xác định ở kế hoạch. Thực chất của giai đoạn này là phân tích hoạt động hệ thống thông tin vật lý hiện hữu.
c)Phân tích khả thi: Bước đầu của giai đoạn này là phân tích phần hệ thống hiện hữu nhằm làm rõ các điểm yếu hay mạnh và sắp xếp theo mức độ quan trọng các điểm cần giải quyết. Tiếp theo là xác định mục tiêu, các dự kiến sẽ phát sinh trong thời gian tới của bộ phận. d) Đặc tả: Là việc mô tả chi tiết kỹ thuật các thành phần bên trong hệ thống, bao gồm: Kiến trúc dữ liệu và xử lý các kiểu dữ liệu tương ứng, các chỉ dẫn về tên, dữ liệu. các sơ đồ, biểu đồ hay đồ thị.
Giao diện giữa hệ thống thông tin và người sử dụng. Các công việc và các cài đặt cần thực hiện Diễn biến tiến trình từ mức ý niệm đến lúc thể hiện: triển khai kế hoạch, phân nhóm làm việc, … 6 e) Thiết kế: Giai đoạn này xác định: Kiến trúc chi tiết của hệ thống thông tin liên quan đến các giao diện với người sử dụng và các đơn thể tin học cần áp dụng: các quy tắc quản lý, cấu trúc dữ liệu. Quy tắc thử nghiệm chương trình, sử dụng các thư viện. Quy cách khai thác ứng dụng bảo trì, hướng dẫn sử dụng….
Các phương tiện và thiết bị liên quan. f) Lập trình: Giai đoạn này là thể hiện vật lý của hệ thống thông tin bằng việc lựa chọn công cụ phần mềm để xây dựng các tệp dữ liệu, viết các đơn thể chương trình, chạy thử, kiểm tra, kết nối, lập hồ sơ hướng dẫn, chú thích chương trình. g) Thử nghiệm: Giai đoạn này bao gồm việc định nghĩa các thử nghiệm đơn thể chương trình, thể nghiệm hệ thống, hoàn thiện khâu đào tạo người sẽ sử dụng hệ thống, sử dụng các chương trình nguồn, hoàn thiện các văn bản hướng dẫn sử dụng. h) Khai thác: Đây là giai đoạn quyết định đến kết quả tương lai của hệ thống thông tin.
Tùy theo kết quả khai thác, người sử dụng sẽ quyết định có sử dụng hệ thống thông tin vừa xây dựng để thay thế hệ thống thông tin thủ công hay không. i) Bảo trì: Giai đoạn này bao gồm các công việc: bảo trì, cải tiến và thích nghi hóa hệ thống thông tin với những thay đổi nội tại cũng như với môi trường xung quanh. 7 Chương II. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN I.Hiện trạng hệ thống Từ thực tế cho thấy việc quản lý trước kia chủ yếu bằng thủ công, các thông tin của cán bộ được đưa vào sổ sách, từ đó người quản lý lập ra các báo cáo.
Việc quản lý thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo , rơi rạc, mất nhiều công sức.Do đó sai sót co thể xảy ra dư thừa thông tin gây ra nhiêu hậu quả nghiêm trọng. Trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên các nhà quản lý thường xuyên chú trọng đến các thông tin, hay những vấn đề quan trọng.