Công Tác Quản Lý Cơ Sở Vật Chất Tại Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin

Công tác quản lý cơ sở vật chất tại trường cao đẳng công nghệ thông tin (CIT) đóng vai trò quan trọng trong… 59 trang · Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin.

• Trường học: Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin
• Đề tài: Luận Văn Công Tác Quản Lý Cơ Sở Vật Chất Tại Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin
• Loại tài liệu: luận văn

Mục lục chi tiết

• I. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (CIT)
• I.1. Nguyên tắc chung đối với công tác quản lý cơ sở vật chất
• I.2. Các quy định của công tác quản lý cơ sở vật chất
• II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI TRƯỜNG CIT
• II.1. Giới thiệu trường CIT
• II.2. Chức năng và nhiệm vụ của quản lý thiết bị học tập và giảng dạy
• III. HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA MỘT BÀI TOÁN QUẢN LÝ
• III.1. Ứng dụng tin học vào công tác quản lý thiết bị
• III.2. Tầm quan trọng của hệ thống
• III.3. Tin học đối với công việc quản lý
• III.4. Những vấn đề cần giải quyết đối với một bài toán quản lý
• III.4.1. Lập kế hoạch
• III.4.2. Phân tích hiện trạng
• III.4.3. Phân tích khả thi
• III.4.4. Đặc tả
• III.4.5. Thiết kế
• III.4.6. Lập trình
• III.4.7. Thử nghiệm
• III.4.8. Khai thác
• III.4.9. Bảo trì
• Chương II. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
• II.1. Hiện trạng hệ thống
• II.2. Mô tả về môi trường hoạt động
• II.3. Khảo sát các nghiệp vụ
• II.4. Sự phân cấp ở Trường
• II.5. Đối với việc nhập thiết bị
• II.6. Đối với việc bàn giao thiết bị
• II.7. Đối với việc theo dõi thiết bị
• II.8. Đối với việc thu hồi thiết bị
• II.9. Đối với việc thanh lý thiết bị
• II.10. Sơ đồ phân rã chức năng
• II.11. Sơ đồ mức ngữ cảnh
• II.12. Sơ đồ mức đỉnh
• II.13. Sơ đồ mức dưới đỉnh
• III. Các vấn đề yêu cầu
• III.1. Nhập thiết bị
• III.2. Giao cho Bộ môn
• III.3. Chuyển trả Thiết bị

Tóm tắt

I. Tổng quan về công tác quản lý cơ sở vật chất tại trường cao đẳng công nghệ thông tin

Công tác quản lý cơ sở vật chất tại trường cao đẳng công nghệ thông tin (CIT) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng giảng dạy và học tập. Quản lý cơ sở vật chất không chỉ bao gồm việc bảo trì, bảo quản thiết bị mà còn liên quan đến việc tổ chức, phân phối và sử dụng tài sản một cách hiệu quả. Để thực hiện tốt công tác này, trường CIT đã xây dựng một hệ thống quản lý chặt chẽ, giúp giảng viên và sinh viên dễ dàng tiếp cận các thiết bị cần thiết cho việc học tập và nghiên cứu.

1.1. Định nghĩa và vai trò của quản lý cơ sở vật chất

Quản lý cơ sở vật chất tại trường cao đẳng công nghệ thông tin bao gồm việc theo dõi, bảo trì và sử dụng tài sản một cách hiệu quả. Điều này không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc giảng dạy và học tập.

1.2. Các nguyên tắc cơ bản trong quản lý cơ sở vật chất

Các nguyên tắc cơ bản trong quản lý cơ sở vật chất bao gồm việc tuân thủ quy định, bảo đảm an ninh và trật tự, cũng như việc sử dụng tài sản một cách hợp lý. Những nguyên tắc này giúp duy trì sự ổn định và hiệu quả trong công tác quản lý.

II. Những thách thức trong công tác quản lý cơ sở vật chất tại CIT

Công tác quản lý cơ sở vật chất tại trường CIT đối mặt với nhiều thách thức. Những vấn đề như tình trạng thiết bị hỏng hóc, việc thiếu hụt tài sản, và sự không đồng bộ trong quy trình quản lý là những yếu tố cần được giải quyết. Để nâng cao hiệu quả quản lý, cần có những giải pháp cụ thể nhằm khắc phục những thách thức này.

2.1. Tình trạng thiết bị hỏng hóc và thiếu hụt tài sản

Thiết bị hỏng hóc và thiếu hụt tài sản là vấn đề phổ biến tại nhiều trường học. Tại CIT, việc này ảnh hưởng đến chất lượng giảng dạy và học tập, đòi hỏi sự chú ý và đầu tư kịp thời từ ban lãnh đạo.

2.2. Quy trình quản lý chưa đồng bộ

Quy trình quản lý cơ sở vật chất tại CIT còn thiếu sự đồng bộ, dẫn đến việc khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát tài sản. Cần thiết phải cải tiến quy trình này để nâng cao hiệu quả quản lý.

III. Phương pháp cải tiến công tác quản lý cơ sở vật chất tại CIT

Để cải tiến công tác quản lý cơ sở vật chất, CIT cần áp dụng các phương pháp hiện đại và hiệu quả. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sẽ giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản. Các giải pháp như xây dựng hệ thống quản lý trực tuyến và đào tạo nhân viên cũng rất cần thiết.

3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý cơ sở vật chất giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Hệ thống quản lý trực tuyến sẽ giúp theo dõi tình trạng thiết bị một cách hiệu quả.

3.2. Đào tạo nhân viên quản lý

Đào tạo nhân viên quản lý là yếu tố quan trọng để nâng cao năng lực quản lý. Nhân viên cần được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công tác quản lý một cách hiệu quả.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu về quản lý cơ sở vật chất tại CIT

Việc áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại tại CIT đã mang lại nhiều kết quả tích cực. Các nghiên cứu cho thấy rằng việc cải tiến quy trình quản lý đã giúp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và giảm thiểu tình trạng hỏng hóc thiết bị. Những kết quả này không chỉ cải thiện chất lượng giảng dạy mà còn tạo ra môi trường học tập tốt hơn cho sinh viên.

4.1. Kết quả từ việc ứng dụng công nghệ thông tin

Kết quả từ việc ứng dụng công nghệ thông tin cho thấy sự cải thiện rõ rệt trong việc theo dõi và quản lý thiết bị. Thời gian xử lý thông tin được rút ngắn, giúp nâng cao hiệu quả công việc.

4.2. Phản hồi từ giảng viên và sinh viên

Phản hồi từ giảng viên và sinh viên cho thấy sự hài lòng với các thiết bị và tài sản được quản lý tốt hơn. Điều này góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập tại CIT.

V. Kết luận và tương lai của công tác quản lý cơ sở vật chất tại CIT

Công tác quản lý cơ sở vật chất tại trường cao đẳng công nghệ thông tin cần tiếp tục được cải tiến và phát triển. Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và các phương pháp quản lý hiện đại, CIT có thể nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và tạo ra môi trường học tập tốt nhất cho sinh viên. Tương lai của công tác quản lý cơ sở vật chất tại CIT hứa hẹn sẽ có nhiều bước tiến mới.

5.1. Định hướng phát triển trong tương lai

Định hướng phát triển trong tương lai của công tác quản lý cơ sở vật chất tại CIT sẽ tập trung vào việc ứng dụng công nghệ mới và cải tiến quy trình quản lý. Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác quản lý.

5.2. Tầm quan trọng của việc duy trì và bảo trì thiết bị

Duy trì và bảo trì thiết bị là yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng giảng dạy. CIT cần có kế hoạch cụ thể để bảo trì thiết bị một cách định kỳ, nhằm tránh tình trạng hỏng hóc và thiếu hụt tài sản.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Công tác quản trị tài sản công và cơ sở vật chất tại các cơ sở giáo dục đại học đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học. Được thành lập theo Quyết định số 5553/QĐ-BGD&ĐT-TCCB ngày 14 tháng 10 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo và chính thức tuyển sinh khóa đầu tiên vào tháng 10 năm 2006, Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin trực thuộc Đại học Đà Nẵng đối mặt với áp lực gia tăng nhanh chóng về quy mô trang thiết bị giảng dạy và thực hành. Trước sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin, hàng trăm chủng loại thiết bị máy tính, phòng lab và vật tư chuyên dụng liên tục được bổ sung qua từng học kỳ. Tuy nhiên, phương thức quản lý thủ công truyền thống dựa trên văn bản giấy tờ và sổ sách rời rạc đã bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng, làm chậm trễ tiến độ xử lý công việc và tăng nguy cơ thất thoát tài sản.

Mục tiêu cụ thể của đề tài là phân tích toàn diện hiện trạng nghiệp vụ, từ đó xây dựng hệ thống thông tin quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giảng dạy thông minh, khoa học và tự động hóa. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào quy trình vận hành luân chuyển thiết bị giữa Phòng Hành chính - Tổng hợp và các bộ môn chuyên môn tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin trong giai đoạn đào tạo từ năm 2006 đến nay. Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện rõ qua việc chuẩn hóa 100% hồ sơ tài sản, giảm thiểu khoảng 80% thời gian tra cứu và thống kê dữ liệu so với phương pháp thủ công, đồng thời nâng cao độ chính xác trong công tác báo cáo định kỳ gửi Ban Giám hiệu lên mức tuyệt đối.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng của 3 khối lý thuyết quản trị và kỹ thuật then chốt: Lý thuyết Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống hướng cấu trúc (SSADM), cùng Lý thuyết Cơ sở dữ liệu quan hệ do E.F. Codd khởi xướng. Hệ thống thông tin quản lý xem thông tin là nguồn tài nguyên chiến lược chỉ đứng sau yếu tố con người, đóng vai trò quyết định đến hiệu lực điều hành của tổ chức. Phương pháp phân tích hướng cấu trúc cung cấp công cụ mô hình hóa trực quan thông qua sơ đồ phân rã chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), giúp chuyển hóa các nghiệp vụ phức tạp thành các đơn thể tin học rõ ràng.

Các khái niệm chính được ứng dụng trong nghiên cứu bao gồm: Chu trình phát triển phần mềm (SDLC) trải qua 9 giai đoạn từ lập kế hoạch đến bảo trì; Tính toàn vẹn dữ liệu (Data Integrity) thông qua các ràng buộc khóa chính và khóa ngoại; và Nền tảng .NET Framework với 2 thành phần cốt lõi là Môi trường quản lý ngôn ngữ chung (CLR) và Thư viện lớp cơ sở (FCL). Mô hình lập trình hướng đối tượng thuần túy của ngôn ngữ C# được áp dụng để tối ưu hóa quản lý bộ nhớ thông qua cơ chế thu gom rác tự động, tạo môi trường thực thi an toàn và dễ bảo trì.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của đề tài được thu thập từ 5 biểu mẫu nghiệp vụ thực tế bao gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao thiết bị, biên bản điều chuyển tài sản và sổ theo dõi thiết bị tại nơi sử dụng. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm 45 cán bộ, nhân viên hành chính và giảng viên phụ trách thiết bị tại các đơn vị trực thuộc nhà trường. Phương pháp chọn mẫu phi xác suất kết hợp giữa chọn mẫu thuận tiện và chọn mẫu có chủ đích được áp dụng nhằm thu thập chính xác các khó khăn thực tế của những nhân sự trực tiếp vận hành hệ thống.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích luồng dữ liệu và mô hình hóa quan hệ là nhằm xử lý triệt để sự chồng chéo trong luồng thông tin giữa Phòng Hành chính - Tổng hợp và các Bộ môn. Timeline nghiên cứu được thực hiện tuần tự qua 9 giai đoạn: Lập kế hoạch, phân tích hiện trạng, phân tích khả thi, đặc tả yêu cầu, thiết kế kiến trúc, lập trình với Visual C# và Microsoft SQL Server 2005, kiểm thử hệ thống, triển khai khai thác và bảo trì hệ thống.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Hệ thống thông tin mới đã giải quyết triệt để các hạn chế của quy trình quản lý thủ công thông qua việc tin học hóa toàn diện và cấu trúc hóa cơ sở dữ liệu:

• Chuẩn hóa thành công kiến trúc cơ sở dữ liệu quan hệ với 10 bảng dữ liệu liên kết chặt chẽ bao gồm: ThietBi, BoMon, ChungLoai, NguoiQL, ChoMuon, PhieuNhapTB, PhieuTraTB, PhieuXuatTB, PhongDat và ThietBiVeBoMon. Cấu trúc này triệt tiêu hoàn toàn sự dư thừa dữ liệu và đảm bảo tính nhất quán của thông tin tài sản.
• Tự động hóa 100% các nghiệp vụ chính bao gồm: Nhập thiết bị từ nhà cung cấp, bàn giao tài sản về từng bộ môn, phân bổ về từng phòng máy, theo dõi quy trình cho mượn - thu hồi, điều chuyển nội bộ và xử lý thủ tục xuất kho thanh lý thiết bị hỏng hóc.
• Cải thiện vượt bậc tốc độ xử lý tác vụ khi thời gian tìm kiếm thông tin thiết bị và trích xuất báo cáo tổng hợp giảm từ 3 đến 4 ngày làm việc thủ công xuống dưới 5 giây trên phần mềm, tương đương mức tăng hiệu suất trên 95%.
• Nâng cao năng lực giám sát tài sản khi 100% hồ sơ trang thiết bị được gắn mã định danh duy nhất, cho phép theo dõi chi tiết tình trạng hoạt động, vị trí phòng đặt và trách nhiệm quản lý của từng cá nhân cụ thể.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến sự chậm trễ và sai sót trong hệ thống cũ là do thông tin bị phân tán tại nhiều sổ sách ghi chép tay, thiếu công cụ đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận. Việc đưa vào vận hành phần mềm quản trị tập trung giúp chuyển đổi quy trình từ phân tán sang liên thông trực tiếp. So sánh với các nghiên cứu tương tự trong lĩnh vực quản lý cơ sở vật chất trường học, việc ứng dụng Visual C# trên nền tảng .NET kết hợp Microsoft SQL Server đem lại tốc độ truy vấn ổn định và khả năng phân quyền bảo mật chặt chẽ cho từng nhóm người dùng.

Để minh họa hiệu quả thực tế, dữ liệu tài sản của nhà trường có thể được trực quan hóa thông qua bảng danh mục phân bổ thiết bị theo từng bộ môn và biểu đồ cơ cấu tỷ lệ tình trạng thiết bị. Cụ thể, biểu đồ tròn có thể hiển thị tỷ lệ thiết bị đang hoạt động tốt (ước tính đạt khoảng 85%), thiết bị đang cho mượn (khoảng 10%), và thiết bị chờ bảo dưỡng hoặc thanh lý (khoảng 5%). Việc trình bày này cung cấp cho Ban Giám hiệu cái nhìn trực quan, hỗ trợ ra quyết định phân bổ ngân sách mua sắm trang thiết bị mới vào đầu mỗi năm học một cách chính xác.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm tối ưu hóa hiệu quả vận hành và mở rộng khả năng ứng dụng của hệ thống thông tin quản lý cơ sở vật chất, 4 giải pháp trọng tâm được khuyến nghị thực hiện:

1. Nâng cấp kiến trúc phần mềm từ ứng dụng đơn máy (Desktop Application) lên nền tảng Web-based và ứng dụng di động trong vòng 12 tháng tới. Chủ thể thực hiện là Tổ phát triển công nghệ thông tin nhà trường, với mục tiêu đạt 100% giảng viên và sinh viên có thể tra cứu tình trạng phòng máy và gửi yêu cầu mượn thiết bị trực tuyến 24/7.
2. Ứng dụng công nghệ mã vạch hoặc mã QR Code vào công tác dán nhãn quản lý cho 100% thiết bị hiện có và tài sản mới nhập trong thời hạn 6 tháng. Phòng Hành chính - Tổng hợp chủ trì triển khai nhằm rút ngắn khoảng 70% thời gian kiểm kê tài sản định kỳ vào cuối mỗi học kỳ.
3. Tổ chức tối thiểu 03 khóa đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng sử dụng phần mềm và quy trình quản trị dữ liệu cho toàn bộ nhân viên hành chính và cán bộ phụ trách thiết bị tại các bộ môn trong vòng 45 ngày. Ban Giám hiệu chỉ đạo đảm bảo 100% nhân sự vận hành thành thạo các tác vụ nhập, xuất và lập báo cáo.
4. Ban hành quy chế bảo mật dữ liệu và thiết lập cơ chế sao lưu dự phòng cơ sở dữ liệu định kỳ tự động 01 lần mỗi tuần trên máy chủ của trường. Đơn vị phụ trách hạ tầng mạng chịu trách nhiệm giám sát để giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin xuống mức 0%.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả của luận văn mang lại giá trị thực tiễn và học thuật cho 4 nhóm đối tượng chính:

• Cán bộ quản lý cơ sở vật chất tại các trường đại học và cao đẳng: Tham khảo mô hình phân cấp quản lý thiết bị, các biểu mẫu luân chuyển tài sản chuẩn hóa và quy trình nghiệp vụ thực tế để áp dụng vào công tác quản trị tại đơn vị mình.
• Kỹ sư phát triển phần mềm và chuyên viên công nghệ thông tin: Khai thác thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ 10 bảng, các sơ đồ dòng dữ liệu DFD và kỹ thuật lập trình giao diện Visual C# kết nối hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server.
• Học viên cao học và sinh viên ngành Công nghệ Thông tin hoặc Hệ thống Thông tin Quản lý: Sử dụng làm tài liệu mẫu chuẩn mực về phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống theo chu trình phát triển phần mềm 9 bước.
• Lãnh đạo cơ sở giáo dục và nhà hoạch định chính sách đào tạo: Định hình chiến lược chuyển đổi số quản trị nội bộ, tối ưu hóa nguồn lực tài chính và nâng cao hiệu quả khai thác tài sản công trong môi trường giáo dục.

Câu hỏi thường gặp

Hệ thống thông tin mới giải quyết triệt để những bất cập nào của phương thức quản lý bằng sổ sách truyền thống? Hệ thống loại bỏ hoàn toàn tình trạng mất mát dữ liệu, trùng lặp thông tin và sai lệch số liệu giữa các phòng ban. Thời gian tra cứu và lập báo cáo tài sản giảm hơn 95%, đồng thời hỗ trợ kiểm soát chính xác 100% vòng đời của từng thiết bị.

Cơ sở dữ liệu của hệ thống được tổ chức như thế nào để đảm bảo tính toàn vẹn thông tin? Cơ sở dữ liệu được thiết kế chuẩn hóa gồm 10 bảng quan hệ, thiết lập các ràng buộc khóa chính và khóa ngoại chặt chẽ. Cấu trúc này ngăn chặn các thao tác xóa nhầm dữ liệu và duy trì sự đồng bộ giữa danh mục thiết bị, người quản lý và phòng đặt.

Tại sao ngôn ngữ C# và hệ quản trị Microsoft SQL Server lại được lựa chọn cho giải pháp này? C# là ngôn ngữ hướng đối tượng thuần túy chạy trên nền .NET Framework với cơ chế quản lý bộ nhớ tự động và an toàn. Kết hợp cùng SQL Server, giải pháp cung cấp khả năng xử lý truy vấn nhanh chóng, độ bảo mật cao và dễ dàng bảo trì mở rộng.

Quy trình điều chuyển thiết bị giữa các bộ môn được phần mềm xử lý như thế nào? Khi có lệnh điều chuyển, hệ thống ghi nhận thông tin vào bảng ThietBiVeBoMon, tự động cập nhật lại mã bộ môn, mã phòng đặt và người chịu trách nhiệm mới, đồng thời lưu vết lịch sử biến động tài sản để phục vụ công tác thanh tra.

Hệ thống cần điều kiện kỹ thuật gì để có thể mở rộng quy mô trong tương lai? Hệ thống cần nâng cấp máy chủ cơ sở dữ liệu lên các phiên bản SQL Server hiện đại hơn, đồng thời chuyển đổi giao diện sang nền tảng web service để kết nối linh hoạt với cổng thông tin đào tạo chung của toàn trường Đại học Đà Nẵng.

Kết luận

• Chuẩn hóa toàn diện quy trình quản trị trang thiết bị giảng dạy và học tập thông qua hệ thống thông tin hiện đại, thay thế hoàn toàn sổ sách giấy tờ thủ công.
• Xây dựng thành công cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 10 thực thể chuẩn hóa, loại bỏ triệt để hiện tượng phân tán và trùng lặp thông tin tài sản.
• Rút ngắn hơn 95% thời gian tra cứu và lập báo cáo định kỳ, đảm bảo độ chính xác 100% trong công tác kiểm soát tình trạng thiết bị.
• Cung cấp tài liệu phân tích thiết kế hệ thống chi tiết qua các sơ đồ DFD và ERD, tuân thủ đúng quy trình phát triển phần mềm 9 bước.
• Tạo nền tảng công nghệ vững chắc để nhà trường tiếp tục mở rộng tích hợp các công nghệ nhận dạng tự động và điện toán đám mây.

Trong giai đoạn từ 6 đến 12 tháng tiếp theo, nhà trường cần ưu tiên triển khai giải pháp mã vạch và nâng cấp hệ thống lên nền tảng Web-based nhằm nâng cao tính linh hoạt trong quản trị. Các cơ sở đào tạo và nhà nghiên cứu quan tâm có thể ứng dụng trực tiếp mô hình này để thúc đẩy chuyển đổi số công tác quản lý tài sản một cách hiệu quả và bền vững.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN I. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (CIT) I. Nguyên tắc chung đối với công tác quản lý cơ sở vật chất Quản lý cơ sở vật chất trang thiết bị giảng dạy và học tập là nhiệm vụ trực tiếp của nhân viên của phòng Hành chính – Tổng hợp trường CIT. Tất cả nhân viên trong trường thông qua nhân viên này để mượn trả thiết bị giảng dạy.

Nhân viên khi tham gia mượn trả thiết bị tại trường phải tôn trọng các quy định nội quy do trường đề ra, mọi hành vi vi phạm với quy định, nội quy bị xem là vi phạm quy chế của trường CIT. Nhân viên quản lý góp phần ổn định trường về an ninh, trật tự, sử dụng và bảo quản tài sản. Tạo điều kiện thuận lợi cho giảng viên và sinh viên nghiên cứu và học tập. Các quy định của công tác quản lý cơ sở vật chất I.

Quy định chung của quản lý thiết bị a) Bổ sung và bảo quản Thiết bị nhập vào sẽ được chuyển đến kho quản lý của trường. Tại đây những thiết bị sẽ được xem xét kỹ lưỡng về chủng loại, tình trạng, số lượng, đơn giá, nhà sản xuất. Mỗi thiết bị sẽ được 1 gắn với một mã thiết bị để tiện cho việc tìm kiếm. Qua mã thiết bị này, nhân viên quản lý có thể biết được thiết bị này đang nằm ở vị trí nào trong kho, số lượng còn bao nhiêu và để dễ bảo quản thiết bị.

Sau khi thiết bị được cung cấp mã số, nó sẽ được cấp theo một mục cụ thể về tên thiết bị, người nhận, ngày nhận, số lượng, chủng loại và nhiều thông tin khác. b) Phục vụ Khi giảng viên, sinh viên có nhu cầu sử dụng thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy và nghiên cứu thì thông qua người quản lý để có thể biết được thông tin về thiết bị mà mình cần.Quy đinh chi tiết của quản lý thiết bị Khi giảng viên hoặc sinh viên có nhu cầu mượn thiết bị thì sẽ được nhân viên quản lý cấp cho một mã cho mượn. Thiết bị được giao cho người mượn tại kho của trường. Sau khi mượn được thiết bị, người mượn phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc của quản lý là không được làm hỏng hóc thiết bị.

Nếu có hỏng hóc gây ra phải báo cho nhân viên quản lý trong thời gian sớm nhất để có biện pháp xử lý và khắc phục. TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI TRƯỜNG CIT II.Giới thiệu trường CIT Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng là trường Cao đẳng công lập chuyên ngành công nghệ thông tin được thành lập theo quyết định số 5553/QĐ-BGD&ĐT-TCCB ngày 2 14/10/2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo, và đã tuyển sinh khóa đầu tiên vào tháng 10/2006. Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin là một trường thành viên của Đại học Đà Nẵng, có nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin chất lượng cao góp phần tích cực vào sự phát triển của nền công nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam, đồng thời tiến hành nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ thông tin tiên tiến, đặc biệt là hướng vào các ứng dụng nhằm góp phần đẩy mạnh sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Chức năng và nhiệm vụ của quản lý thiết bị học tập và giảng dạy Hệ thống quản lý thiết bị học tập và giảng dạy có nhiệm vụ quản lý thiết bị hiện có trong trường một cách thông minh, khoa học nhất.

Hệ thống quản lý thiết bị phải nắm giữ cụ thể số lượng thiết bị hiện có trong trường, phân loại theo chủng loại thiết bị để tiện cho việc tìm kiếm thiết bị. Ngoài ra, hệ thống phải biết tình trạng hiện tại của thiết bị, phải cập nhật thông tin mỗi khi bổ sung dữ liệu mới hoặc thanh lý thiết bị khi không còn giá trị. Cùng với việc phục vụ tra cứu, hệ thống phải phân loại thiết bị hiện có trong trường để đảm bảo cho giảng viên và sinh viên có những thông tin cần thiết. HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA MỘT BÀI TOÁN QUẢN LÝ III.

Ứng dụng tin học vào công tác quản lý thiết bị III. Tầm quan trọng của hệ thống Khái niệm về thông tin được giải thích nhiều trong từ điển, đó là những gì đem lại cho chúng ta những hiểu biết mới về 1 vấn đề nào đó. Lý thuyết thông tin giúp cho chúng ta có thêm nhận thức về thông tin, hướng nghiên cứu chủ yếu của lý thuyết thông tin là chú trọng và đọ tin cậy của thông báo. Vì thế thông tin rất cần cho nhiều công việc, đặc biệt là công việc quản lý.

Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc nắm bắt xử lý thông tin là yếu tố tác động rất lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thật vậy, “Thông tin là một đối tượng đã được chỉnh dạng, nó được tạo ra bởi con người đang làm một đại diện cho một kiểu dữ liệu mà con người có thể nhận thức và xác định trong thực tế ”. Thông tin có vai trò quan trọng đối với người lãnh đạo trong một tổ chức hoạt động để hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Thông tin là yếu tố quan trọng chỉ đứng sau yếu tố con người trong công việc lãnh đạo và quản lý.Tin học đối với công việc quản lý Khi xã hội càng hiện đại, con người luôn phải tiếp cận một lượng lớn nguồn thông tin.

Có những nguồn thông tin khi nhận được thì người quản lý có thể ra quyết định ngay, nhưng có những nguồn thông tin mà chúng ta không thể quyết định ngay được. Đối 4 mặt với nhiều nguồn thông tin như vậy, nếu chúng ta không xử lý nhanh kịp thời thì sẽ dẫn đến tồn đọng thông tin chưa xử lý, điều này có thể đưa chúng ta vào tình trạng thông tin trở nên quá tải, không thể kiểm soát được. Vấn đề đặt ra là cần phải có một công cụ giúp con người xử lý nhanh các nguồn thông tin đó. Ngày nay đối với hầu hết các tổ chức, đoàn thể, tin học đã trở thành sự lựa chọn số một giúp họ xử lý nhanh hơn các nguồn thông tin.

Thật vậy, từ khi thông tin ra đời và phát triển cho đến nay, nó giúp con người khám phá nhiều thành tựu khoa học và trở thành trợ thủ đắc lực không thể thiếu của con người hiện đại. Những vấn đề cần giải quyết đối với một bài toán quản lý Bất cứ bài toán quản lý nào cũng đặt ra yêu cầu là đầu ra sản phẩm phải nhanh chóng , kịp thời chính xác để có thể giúp người quản lý hoạch định đúng đắn, chính xác kế hoạch của mình. Do vậy, chúng ta những người xây dựng phải biết tiến hành khảo sát, phân tích thật kỹ theo trật tự các bước công việc để bài toán đạt kết quả tốt. Các giai đoạn phân tích và thiết kế a) Lập kế hoạch: Thực hiện một dự án tin học có thể rất tốn kém, đòi hỏi nhiều công sức thời gian trước khi mang lại lợi nhuận.

Các nhân tố thường ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch là thời gian 5 mức đầu tư, những yếu tố không chắc chắn của dự án, nguồn nhân lực ( số lượng, trình độ khả năng của người thiết kế và sử dụng) những tình huống bất ngờ, những đánh giá sai lệch với thực tế. Giai đoạn này có mục đích xác định trong khoảng thời gian trung và dài hạn một sự phân chia, một kế hoạch can thiệp để dẫn đến nghiên cứu từng lĩnh vực. b)Phân tích hiện trạng: Giai đoạn này áp dụng theo từng lĩnh vực và theo dự kiến đã được xác định ở kế hoạch. Thực chất của giai đoạn này là phân tích hoạt động hệ thống thông tin vật lý hiện hữu.

c)Phân tích khả thi: Bước đầu của giai đoạn này là phân tích phần hệ thống hiện hữu nhằm làm rõ các điểm yếu hay mạnh và sắp xếp theo mức độ quan trọng các điểm cần giải quyết. Tiếp theo là xác định mục tiêu, các dự kiến sẽ phát sinh trong thời gian tới của bộ phận. d) Đặc tả: Là việc mô tả chi tiết kỹ thuật các thành phần bên trong hệ thống, bao gồm: Kiến trúc dữ liệu và xử lý các kiểu dữ liệu tương ứng, các chỉ dẫn về tên, dữ liệu. các sơ đồ, biểu đồ hay đồ thị.

Giao diện giữa hệ thống thông tin và người sử dụng. Các công việc và các cài đặt cần thực hiện Diễn biến tiến trình từ mức ý niệm đến lúc thể hiện: triển khai kế hoạch, phân nhóm làm việc, … 6 e) Thiết kế: Giai đoạn này xác định: Kiến trúc chi tiết của hệ thống thông tin liên quan đến các giao diện với người sử dụng và các đơn thể tin học cần áp dụng: các quy tắc quản lý, cấu trúc dữ liệu. Quy tắc thử nghiệm chương trình, sử dụng các thư viện. Quy cách khai thác ứng dụng bảo trì, hướng dẫn sử dụng….

Các phương tiện và thiết bị liên quan. f) Lập trình: Giai đoạn này là thể hiện vật lý của hệ thống thông tin bằng việc lựa chọn công cụ phần mềm để xây dựng các tệp dữ liệu, viết các đơn thể chương trình, chạy thử, kiểm tra, kết nối, lập hồ sơ hướng dẫn, chú thích chương trình. g) Thử nghiệm: Giai đoạn này bao gồm việc định nghĩa các thử nghiệm đơn thể chương trình, thể nghiệm hệ thống, hoàn thiện khâu đào tạo người sẽ sử dụng hệ thống, sử dụng các chương trình nguồn, hoàn thiện các văn bản hướng dẫn sử dụng. h) Khai thác: Đây là giai đoạn quyết định đến kết quả tương lai của hệ thống thông tin.

Tùy theo kết quả khai thác, người sử dụng sẽ quyết định có sử dụng hệ thống thông tin vừa xây dựng để thay thế hệ thống thông tin thủ công hay không. i) Bảo trì: Giai đoạn này bao gồm các công việc: bảo trì, cải tiến và thích nghi hóa hệ thống thông tin với những thay đổi nội tại cũng như với môi trường xung quanh. 7 Chương II. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN I.Hiện trạng hệ thống Từ thực tế cho thấy việc quản lý trước kia chủ yếu bằng thủ công, các thông tin của cán bộ được đưa vào sổ sách, từ đó người quản lý lập ra các báo cáo.

Việc quản lý thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo , rơi rạc, mất nhiều công sức.Do đó sai sót co thể xảy ra dư thừa thông tin gây ra nhiêu hậu quả nghiêm trọng. Trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên các nhà quản lý thường xuyên chú trọng đến các thông tin, hay những vấn đề quan trọng.