CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. Hệ thống thông tin(HTTT) 1. Khái niệm hệ thống thông tin HTTT là tập hợp có tổ chức những con người, các thiết bị phần mềm, dữ liệu, … để thực hiện hoạt động thu nhận, lưu trữ, xử lý, truyền tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường. Mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa thông tin đầu ra.
Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (source) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả chưa xử lý được chuyển đến các đích (destination) hoặc kho dữ liệu (Store). HTTT quản lí là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ chức. HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho các quyết định của quản lí trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước.
Nó sử dụng dữ liệu từ các hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kì hay theo yêu cầu. Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin tốt Như chúng ta đã biết từ trước, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kém chất lượng của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng. SV: Trần Văn Hiệp Lớp: CQ 46/41.01 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp.
Tiêu chuẩn chất lượng như sau: Độ tin cậy: Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực. Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu. Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước các đối tác. Tính đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý.
Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyết định hành động không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế. Điều này sẽ gây tổn hại lớn cho tổ chức. Tính thích hợp và dễ hiểu: Một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết.
Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức. Vì vậy không thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin. Do vậy, thông tin cần được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức.
Tính kịp thời: Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vẫn không có ích gì khi nó không được gửi tới người sử dụng lúc cần thiết. Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý nào. Để giải quyết được vấn đề đó cần xem xét kỹ cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt một HTTT. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin Thời đại ngày nay là một thời đại của khoa học Công nghệ thông tin HTTT đóng vai trò rất quan trọng trong đời sống quản lý sản xuất xã hội.
HTTT mới sử dụng cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ hỗ trợ quản lý một SV: Trần Văn Hiệp Lớp: CQ 46/41.01 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp cách hữu hiệu nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích HTTT đang tồn tại, thiết kế một HTTT mới, thực hiện và tiến hành cài đặt HTTT mới. Phương pháp phát triển một HTTT Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào nguyên tắc cơ bản chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT.
Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Đó là sử dụng các mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là nguyên tắc của sự đơn giản hóa.
Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết phải hiểu các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế, chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích. Hệ thống thông tin quản lý vật tư trong doanh nghiệp HTTT quản lý vật tư là một phân hệ thuộc HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất nên cũng có những chức năng nhiệm vụ cơ bản của HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất. Chức năng, nhiệm vụ HTTT quản lý vật tư trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo về vật tư trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước.
Từ đó góp phần làm cho qúa trình sản xuất kinh doanh của tổ chức được tốt hơn. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý vật tư Với chức năng, nhiệm vụ như vậy, HTTT quản lý vật tư sẽ gồm các hệ thống thông tin chính: Thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu: là thông tin về mức vật tư dự trữ cần cho kế hoạch sản xuất. Với các thông tin cụ thể về mức hàng dự trữ, kế SV: Trần Văn Hiệp Lớp: CQ 46/41.01 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp hoạch sản xuất, báo giá của vật tư để có thể trả lời các vấn đề: vật liệu nào cần cho sản xuất, số lượng bao nhiêu, khi nào cần…. Thông tin Nhập kho, Xuất kho, Mức dự trữ: cung cấp thông tin về việc nhập vật tư, xuất vật tư cho sản xuất và tính toán lượng tồn để đảm bảo sẵn sàng vật tư cho quá trình sản xuất.
Thông tin Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và sử dụng vật liệu: phản ánh việc sử dụng vật tư hiệu quả và đúng như kế hoạch đã đặt ra hay không để có những báo cáo và đánh giá chính xác một phần hoạt động của tổ chức. Quá trình phân tích thiết kế hệ thông tin Quá trình phân tích HTTT gồm 4 giai đoạn: Khảo sát hiện trạng của hệ thống. Xác định mô hình nghiệp vụ. Phân tích hệ thống và đặc tả yêu cầu.
Thiết kế hệ thống. Khảo sát hiện trạng hệ thống Trong phần này sẽ trình bày các bước thực hiện quá trình khảo sát các công cụ được sử dụng để thu thập thông tin. Về nguyên tắc việc khảo sát hệ thống được chia làm 2 giai đoạn: Giai đoạn khảo sát sơ bộ: Nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống thông tin. Giai đoạn khảo sát chi tiết: Nhằm thu thập các thông tin chi tiết của hệ thống phục vụ phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho bước thiết kế sau này.
Các bước khảo sát thu thập thông tin: Quá trình khảo sát hệ thống cần trải qua các bước sau: Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau. Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát. Tổng hợp kết quả khảo sát. Hợp thức hóa kết quả khảo sát.
SV: Trần Văn Hiệp Lớp: CQ 46/41.01 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp 1. Xác định mô hình nghiệp vụ của hệ thống Trong phần này tiến hành mô tả các thông tin dữ liệu của tổ chức dạng trực quan và có tính hệ thống hơn. Nhờ vậy, khách hàng có thể hiểu được và qua đó có thể bổ sung và làm chính xác hóa hoạt động nghiệp vụ của tổ chức hiện thời. Các thành phần của một mô hình nghiệp vụ: Biểu đồ ngữ cảnh Biểu đồ phân rã chức năng.
Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng. Ma trận thực thể dữ liệu chức năng. Mô tả chi tiết chức năng lá trong biểu đồ phân rã chức năng. Các công cụ này giúp làm rõ hơn thực trạng của tổ chức, xác định phạm vi miền nghiên cứu phát triển hệ thống.
Từ đó đi đến quyết định xây dựng một dự án về phát triển hệ thống thông tin, đưa ra yêu cầu cho hệ thống cần xây dựng. Phân tích hệ thống và đặc tả yêu cầu(Mô hình hóa quá trình xử lý) Phần này làm rõ yêu cầu bằng cách sử dụng các mô hình và công cụ hình thức hóa hơn, như các biểu đồ luồng dữ liệu để mô tả các tiến trình xử lý. Đến đây ta được mô hình khái niệm của hệ thống. Với mô hình này, một lần nữa khách hàng có thể bổ sung làm đầy đủ hơn các yêu cầu về HTTT cần xây dựng.
Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ (modeling businees process) là sự biểu diễn đồ thị các chức năng của quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường của nó. Thiết kế logic và thiết kế vật lý Trong bước này cần tìm giải pháp công nghệ cho các yêu cầu đã được xác định ở bước phân tích. Các công cụ ở đây mang tính hình thức hóa cao cho phép đặc tả các bản thiết kế để có thể ánh xạ thành cấu trúc chương trình, các chương trình, các cấu trúc dữ liệu và các giao diện tương tác. Các công cụ ở đây bao gồm: SV: Trần Văn Hiệp Lớp: CQ 46/41.
