Chương 1 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chƣơng 2: Khái quát về ngành Bảo hiểm xã hội và hồ sơ, tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội. Nội dung chương 2 chủ yếu tập trung vào việc trình bày tổng quan hoạt động bảo hiểm xã hội ở nước ta; vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BHXH Việt Nam, BHXH cấp tỉnh, BHXH cấp huyện; đặc điểm, loại hình tài liệu ngành BHXH; giá trị, ý nghĩa của tài liệu ngành BHXH, cụ thể như sau: 2. Hoạt động bảo hiểm và bảo hiểm xã hội 2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cơ cấu tổ chức của ngành Bảo hiểm xã hội 2.
Vị trí, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn; cơ cấu tổ chức của BHXH Việt Nam 2. Hội đồng quản lý BHXH Việt Nam 2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn;cơ cấu tổ chức của BHXH cấp tỉnh 2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cơ cấu tổ chức của BHXH cấp huyện 2.
Tài liệu của ngành Bảo hiểm xã hội 2. Đặc điểm tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội 2. Các loại hình tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội 2. Giá trị, ý nghĩa của tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội 2.
Ý nghĩa lịch sử 2. Ý nghĩa kinh tế 2. Ý nghĩa đối với hoạt động của cơ quan 2. Ý nghĩa thực tiễn 2.
Ý nghĩa khoa học Tiểu kết chương 2 Chƣơng 3: Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội Nội dung chương này đề cập đến các vấn đề về Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành BHXH như: 3. Quy trình xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 3. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 3. Phạm vi và đối tượng sử dụng Bảng thời hạn bảo quản 3.
Kết cấu Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ,tài liệu 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 3. Cách sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Tiểu kết chương 3 Kết luận 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chƣơng 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ VÀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU 1. Khái niệm xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu (sau đây sẽ gọi chung là tài liệu) là một khâu nghiệp vụ quan trọng và rất khó, đòi hỏi người làm lưu trữ phải am hiểu toàn diện về lĩnh vực lưu trữ từ lý luận đến thực tiễn.
Nói đến xác định giá trị tài liệu chính là nói đến xác định tuổi đời của mỗi tài liệu để từ đó đưa ra được một thời hạn cụ thể để bảo quản tài liệu đó.Để tránh việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu không chính xác, đòi hỏi chúng ta phải luôn tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ và các quy định của nhà nước về xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Ở Việt Nam hiện nay, có rất nhiều quan điểm về xác định giá trị tài liệu như: theo Khoản 14, Điều 2, Luật Lưu trữ có quy định: "Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị" [27,2]; Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư và lưu trữ Việt Nam giải thích nghĩa của cụm từ "xác định giá trị tài liệu" là "quá trình xem xét giá trị thông tin của tài liệu dựa trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn khoa học nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy"[10,441]; Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ định nghĩa: "Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học và các giá trị khác nhau, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam" [3,92]. Qua các cách lý giải trên, chúng ta có thể hiểu xác định giá trị tài liệu là dựa vào các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để xác định đúng giá trị của tài liệu. Từ đó có thể quy định chính xác thời hạn bảo quản đối với mỗi tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động giúp cơ quan, đơn vị bảo quản được những tài liệu thực sự có giá trị và loại hủy những tài liệu không còn giá trị sử dụng.Không những thế, xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ hơn, tạo điều kiện bổ sung được những 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ; nâng cao chất lượng và hiệu quả khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ; giải phóng kho tàng, phương tiện bảo quản đồng thời khắc phục được tình trạng tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện.
Mỗi tài liệu khi sinh ra đều có giá trị nhất định và giữa mỗi tài liệu lại có giá trị khác nhau, vì vậy khi xác định giá trị của tài liệu cần phải đứng trên nhiều góc độ, khía cạnh để đánh giá, đồng thời cần tuân thủ nghiêm túc các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu của lưu trữ học cùng các văn bản quy định về lưu trữ và quy định của các bộ, ngành có liên quan. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu Số lượng tài liệu hình thành ra trong quá trình hoạt động của ngành BHXH ngày càng nhiều, diện tích kho tàng không cho phép giữ lại tất cả những tài liệu đó .Mục đích chính của việc xác định giá trị tài liệu là hướng đến tiêu chí giữ lại lượng tài liệu ít nhất nhưng lại chứa đựng lượng thông tin và khả năng sử dụng nhiều nhất có thể. Để xác định giá trị tài liệu một cách chính xác cần nắm vững các nguyên tắc mang tính lý luận chung sau đây: * Nguyên tắ c chính tri ̣ Bấ t kỳ mô ̣t tài liê ̣u nào do cơ quan , tổ chức hay cá nhân hình thành nên cũng đều phản ánh lợi ích của cơ quan , tổ chức, cá nhân đó. Mỗi cơ quan, tổ chức đươ ̣c thành lâ ̣p đề u nhằ m mu ̣c đić h phu ̣c v ụ nhiệm vụ chính trị của n hà nước.
Chính vì thế mà thông tin trong các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan , tổ chức đề u phản ánh thành quả lao đô ̣ng củ a ho .̣ Khi xác định giá trị tài liệu cầ n phải quan tâm , chú ý để lựa chọn được những tài liệu có giá trị để bảo quản lâu dài, phục vụ cho việc nghiên cứu sau này. Nội dung cơ bản của nguyên tắc chính trị là khi xác định giá trị tài liệu, công chức, viên chức làm lưu trữ cần đứng trên lập trường, tư tưởng, quan điểm của giai cấp thống trị. Ở Việt Nam, giai cấp thống trị chính là đông đảo quần chúng nhân dân lao động mà đại diện là Đảng Cộng sản Việt Nam. Từ đó, người làm lưu trữ cần lựa chọn những tài liệu mà xét thấy có lợi đảng, nhà nước và nhân dân.
Vận dụng nguyên tắc chính trị khi xác định giá trị tài liệu ngành BHXH phải đứng trên lập trường của Đảng Cộng sản Việt Nam và đứng trên lợi ích của nhân dân, mà cụ thể là quyền lợi của những người tham gia BHXH, BHTN, BHYT. Chức năng, nhiệm vụ chính của ngành BHXH đó là thực hiện và giải quyết các chế độ về BHXH, BHTN, BHYT nên ngoài xây dựng và ban hành các tài liệu hình thành phổ biến giống các cơ quan khác thì ngành BHXH 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com còn sản sinh ra rất nhiều hồ sơ quản lý hành chính chuyên ngành và hồ sơ giải quyết các chế độ, chính sách đối với người lao động. Vì vậy, xác định giá trị tài liệu ngành BHXH phải đảm bảo được các yếu tố, đó là: xác định để lựa chọn được những tài liệu thật sự có giá trị để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử ngành BHXH, phục vụ cho hoạt động quản lý chung của ngành và xác định được đúng giá trị của các hồ sơ chuyên ngành để đưa ra thời hạn bảo quản phù hợp, phục vụ việc giải quyết kịp thời, chính xác các chế độ, chính sách, đảm bảo tất cả các quyền lợi mà đảo người dân lao động có quyền được hưởng. * Nguyên tắ c lich ̣ sƣ̉ Xuất phát từ thực tế khách quan là bất kỳ tài liệu nào cũng mang dấu ấn cả về nội dung và hình thức của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó.
Khi xem xét tài liệu ở các thời kỳ licḥ sử khác nhau phải đă ̣c biê ̣t lưu ý đế n khố i lươ ̣ng và thời gian hình thành nên chúng. Áp dụng nguyên tắc lịch sử trong công tác xác định giá trị tài liệu, chúng ta cần xem xét đến những điều kiện, hoàn cảnh lịch sử mà tài liệu được sinh ra, ví dụ như thời gian, địa điểm, điều kiện hình thành; không dựa vào quan điểm chủ quan của thời kỳ hiện đại để đánh giá, xác định giá trị của những tài liệu sản sinh ra trong quá khứ. Nguyên tắ c lich ̣ sử giúp cho những người là m công tác lưu trữ khi xem xét tài liệu ở bất kỳ thời kỳ nào cũng phải đặt tài liệu trong bối cảnh lịch sử hình thành ra nó để xem xét, tuyê ̣t đố i tránh khuynh hướng hiê ̣n đa ̣i hóa, tránh được sự cứng nhắc, dập khuôn khi định thời hạn bảo quản đối với tài liệu; viê ̣c hiê ̣n đa ̣i h óa giống như làm mới tài liệu sẽ làm mất đi giá trị của chúng. Thực tế có những tài liệu nếu xét theo quan điểm hiện nay thì không cần thiết phải bảo quản, ở thời điểm hiện tại không còn giá trị nhưng trong điều kiện lịch sử cụ thể mà nó xuất hiện thì lại có giá trị.
Ban đầu, khi ngành BHXH được hình thành thì cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, chế độ chính sách về BHXH, BHTN, BHYT chưa được đầy đủ như hiện nay, trải qua thời gian đã được hoàn thiện dần dần.