Tổng quan nghiên cứu

Trong công tác lưu trữ, việc xác định giá trị tài liệu là một lĩnh vực nghiệp vụ quan trọng nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản và loại bỏ những tài liệu không còn giá trị. Tại các Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh, khối lượng tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước rất lớn, đa dạng về nội dung và thể loại, phản ánh toàn diện các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Tuy nhiên, việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu tại các UBND cấp tỉnh còn nhiều khó khăn do thiếu các bảng thời hạn bảo quản mẫu chuẩn, dẫn đến việc bảo quản không đúng giá trị thực, gây lãng phí nguồn lực lưu trữ.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh, có chỉ dẫn số năm bảo quản cụ thể cho từng nhóm tài liệu, nhằm tạo công cụ chuẩn mực, khoa học và đồng bộ cho công tác xác định giá trị tài liệu tại các UBND cấp tỉnh. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của UBND tỉnh trong những năm gần đây, không bao gồm tài liệu của Hội đồng nhân dân hay các loại tài liệu khoa học kỹ thuật, phim ảnh, ghi âm.

Nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ, giảm thiểu lãng phí kho tàng, nhân lực và kinh phí bảo quản, đồng thời góp phần bảo đảm sự thống nhất, khoa học trong công tác lưu trữ tại các địa phương. Theo báo cáo của ngành lưu trữ, tài liệu phông UBND chiếm khối lượng lớn nhất trong các trung tâm lưu trữ tỉnh, với số lượng người khai thác sử dụng nhiều nhất, cho thấy tầm quan trọng của việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu phù hợp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về xác định giá trị tài liệu trong công tác lưu trữ, bao gồm:

  • Lý thuyết xác định giá trị tài liệu: Phân loại tài liệu thành hai nhóm chính là tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và tài liệu có giá trị bảo quản có thời hạn, trong đó tài liệu có giá trị bảo quản có thời hạn được chia thành bảo quản lâu dài và tạm thời.

  • Mô hình xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Bảng thời hạn bảo quản là công cụ chủ yếu để xác định giá trị tài liệu, dựa trên các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, đồng thời căn cứ vào các quy định pháp luật và thực tiễn hình thành, sử dụng tài liệu.

  • Khái niệm chính: Thời hạn bảo quản là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ tài liệu kể từ khi tài liệu kết thúc ở văn thư, không áp dụng cho tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản vĩnh viễn.

  • Cơ sở pháp lý: Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và UBND năm 2003, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP và 136/2005/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ.

Phương pháp nghiên cứu

  • Nguồn dữ liệu: Tác giả thu thập dữ liệu từ các văn bản pháp luật, các bảng thời hạn bảo quản tài liệu đã được ban hành tại một số bộ, ngành và địa phương, các báo cáo của trung tâm lưu trữ tỉnh, đồng thời khảo sát thực tế tại một số trung tâm lưu trữ tỉnh và văn phòng UBND cấp tỉnh.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp phân tích chức năng, phương pháp hệ thống để nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp tỉnh và đặc điểm tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan này. Phương pháp khảo sát thực tế và điều tra bằng phiếu điều tra được áp dụng để thu thập thông tin về tình hình xây dựng, ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại các địa phương.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ năm 2004 đến 2006, bao gồm khảo sát, phân tích tài liệu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu và hoàn thiện luận văn.

  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Phiếu điều tra được gửi tới 64 trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, thu về 25 văn bản trả lời chính thức. Ngoài ra, tác giả phỏng vấn trực tiếp cán bộ lưu trữ tại một số trung tâm lưu trữ tỉnh để bổ sung thông tin.

  • Tham vấn chuyên gia: Trao đổi, xin ý kiến các chuyên gia đầu ngành trong lĩnh vực lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các trung tâm lưu trữ quốc gia và giảng viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Vai trò quan trọng của bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Bảng thời hạn bảo quản là công cụ chủ yếu để xác định giá trị tài liệu, giúp lựa chọn tài liệu cần bảo quản và loại bỏ tài liệu hết giá trị, góp phần nâng cao chất lượng phông lưu trữ. Ví dụ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu phông UBND tỉnh Vĩnh Long gồm 988 nhóm hồ sơ, tài liệu được phân loại theo 7 mặt hoạt động lớn, giúp quản lý khoa học tài liệu với các mức thời hạn bảo quản rõ ràng.

  2. Tình hình xây dựng và áp dụng bảng thời hạn bảo quản tại Việt Nam còn hạn chế: Mặc dù đã có bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu ban hành năm 1975, nhiều điểm không còn phù hợp với thực tế hiện nay. Chỉ một số ít địa phương như Vĩnh Long đã ban hành bảng thời hạn bảo quản chính thức, còn lại chủ yếu là dự thảo hoặc tham khảo. Theo khảo sát, chỉ khoảng 39% trong số 64 trung tâm lưu trữ tỉnh đã có văn bản liên quan đến bảng thời hạn bảo quản.

  3. Thiếu sự thống nhất về cấu trúc và thời hạn bảo quản: Các bảng thời hạn bảo quản hiện nay có sự khác biệt lớn về cấu trúc phân loại tài liệu và cách quy định thời hạn bảo quản. Một số bảng chỉ định 3 mức chung (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời), trong khi một số khác quy định thời hạn cụ thể bằng số năm (5, 10, 20, 50 năm). Ví dụ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu phông chính quyền thành phố Hà Nội quy định mức bảo quản lâu dài tương ứng với 50, 75 và 100 năm, còn mức tạm thời là 20 năm hoặc 5 năm.

  4. Khó khăn trong việc áp dụng và xử lý tài liệu hết hạn bảo quản: Việc không có thời hạn bảo quản cụ thể dẫn đến khó khăn trong việc loại bỏ tài liệu hết giá trị, gây tồn đọng tài liệu không cần thiết, lãng phí kho tàng và nhân lực. Một số tài liệu được bảo quản lâu dài nhưng không được đánh giá lại, ví dụ tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài nhưng không có mốc thời gian cụ thể để xem xét lại.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên xuất phát từ việc thiếu một bảng thời hạn bảo quản mẫu chuẩn, khoa học và đồng bộ do cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ban hành. Bảng thời hạn bảo quản năm 1975 dù có giá trị lịch sử nhưng không còn phù hợp với thực tiễn phát triển kinh tế - xã hội và sự đa dạng của tài liệu hiện nay. So sánh với các nghiên cứu và thực tiễn tại Liên bang Nga, nơi đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản chi tiết với các mức thời hạn cụ thể cho từng loại tài liệu, Việt Nam còn nhiều khoảng trống trong việc chuẩn hóa công cụ này.

Việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu cho tài liệu phông UBND tỉnh sẽ giúp các địa phương có căn cứ khoa học để xây dựng bảng thời hạn bảo quản cụ thể, phù hợp với đặc điểm tài liệu và chức năng nhiệm vụ của UBND cấp tỉnh. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu mà còn góp phần tiết kiệm nguồn lực lưu trữ, đồng thời bảo đảm tính pháp lý và tính thống nhất trong công tác lưu trữ trên toàn quốc.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bố số lượng nhóm tài liệu theo mặt hoạt động và mức thời hạn bảo quản, hoặc bảng so sánh các mức thời hạn bảo quản giữa các địa phương để minh họa sự đa dạng và thiếu thống nhất hiện nay.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Ban hành bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh: Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần sớm ban hành bảng thời hạn bảo quản mẫu chuẩn, có chỉ dẫn số năm bảo quản cụ thể cho từng nhóm tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh. Thời gian thực hiện trong vòng 1-2 năm, chủ thể thực hiện là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp với các chuyên gia lưu trữ.

  2. Hướng dẫn các UBND cấp tỉnh xây dựng bảng thời hạn bảo quản cụ thể: Dựa trên bảng mẫu, các UBND tỉnh cần xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu riêng phù hợp với đặc điểm tài liệu và chức năng nhiệm vụ của địa phương, hoàn thành trong vòng 1 năm sau khi có bảng mẫu. Chủ thể thực hiện là Văn phòng UBND tỉnh phối hợp với trung tâm lưu trữ tỉnh.

  3. Đào tạo, tập huấn nâng cao năng lực cho cán bộ lưu trữ: Tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn về công tác xác định giá trị tài liệu và sử dụng bảng thời hạn bảo quản cho cán bộ lưu trữ tại các địa phương nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng nghiệp vụ. Thời gian tổ chức định kỳ hàng năm, chủ thể thực hiện là các trường đại học chuyên ngành lưu trữ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

  4. Xây dựng hệ thống đánh giá, kiểm tra việc thực hiện thời hạn bảo quản: Thiết lập cơ chế đánh giá, kiểm tra định kỳ việc áp dụng bảng thời hạn bảo quản tại các cơ quan lưu trữ địa phương để đảm bảo việc loại bỏ tài liệu hết giá trị và bảo quản tài liệu đúng thời hạn, giảm thiểu lãng phí. Chủ thể thực hiện là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp với các sở nội vụ địa phương, thực hiện hàng năm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Giúp nâng cao kiến thức về xây dựng và áp dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu, từ đó nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại địa phương.

  2. Lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng UBND cấp tỉnh: Hỗ trợ trong việc quản lý, tổ chức lưu trữ tài liệu hành chính, đảm bảo tuân thủ quy định về thời hạn bảo quản, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

  3. Các nhà nghiên cứu, giảng viên và sinh viên chuyên ngành lưu trữ học và tư liệu học: Cung cấp tài liệu tham khảo khoa học về lý luận và thực tiễn xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu, phục vụ nghiên cứu và giảng dạy.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ: Là cơ sở để xây dựng chính sách, hướng dẫn nghiệp vụ và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác lưu trữ tài liệu hành chính.

Câu hỏi thường gặp

  1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là gì và tại sao nó quan trọng?
    Bảng thời hạn bảo quản là công cụ xác định giá trị tài liệu, quy định thời gian lưu giữ tài liệu trước khi xem xét tiêu hủy hoặc bảo quản vĩnh viễn. Nó giúp quản lý tài liệu khoa học, tránh lãng phí nguồn lực lưu trữ và bảo đảm tính pháp lý trong công tác lưu trữ.

  2. Tại sao cần xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu cho tài liệu phông UBND tỉnh?
    Do tài liệu UBND tỉnh có khối lượng lớn, nội dung đa dạng và giá trị khác nhau, bảng mẫu giúp chuẩn hóa, thống nhất cách xác định thời hạn bảo quản, tạo cơ sở cho các địa phương xây dựng bảng thời hạn bảo quản cụ thể, phù hợp với thực tế.

  3. Phương pháp nghiên cứu nào được sử dụng trong luận văn này?
    Luận văn sử dụng phương pháp phân tích chức năng, phương pháp hệ thống, khảo sát thực tế, điều tra bằng phiếu điều tra và tham vấn chuyên gia nhằm thu thập và phân tích dữ liệu một cách toàn diện và khách quan.

  4. Các mức thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến hiện nay là gì?
    Thông thường có ba mức: bảo quản vĩnh viễn (tài liệu có giá trị lịch sử), bảo quản lâu dài (tài liệu quan trọng phục vụ lâu dài), và bảo quản tạm thời (tài liệu có giá trị thực tiễn ngắn hạn). Một số bảng thời hạn còn quy định cụ thể số năm bảo quản cho từng loại tài liệu.

  5. Làm thế nào để áp dụng bảng thời hạn bảo quản trong thực tế công tác lưu trữ?
    Cán bộ lưu trữ căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản để ghi thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu khi lập hồ sơ công việc, từ đó tổ chức thu thập, phân loại, lựa chọn tài liệu bổ sung vào lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử, đồng thời tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị đúng quy định.

Kết luận

  • Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là công cụ thiết yếu trong công tác xác định giá trị và quản lý tài liệu lưu trữ tại các UBND cấp tỉnh.
  • Hiện nay, việc xây dựng và áp dụng bảng thời hạn bảo quản tại các địa phương còn nhiều hạn chế, thiếu sự thống nhất và chuẩn hóa.
  • Luận văn đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh với các mức thời hạn bảo quản cụ thể, phù hợp với đặc điểm tài liệu và chức năng nhiệm vụ của UBND cấp tỉnh.
  • Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng, làm cơ sở cho các địa phương xây dựng bảng thời hạn bảo quản cụ thể, nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.
  • Đề nghị các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ sớm ban hành bảng thời hạn bảo quản mẫu và tổ chức hướng dẫn, đào tạo để triển khai áp dụng rộng rãi.

Hành động tiếp theo: Các UBND cấp tỉnh và trung tâm lưu trữ cần phối hợp xây dựng bảng thời hạn bảo quản cụ thể dựa trên bảng mẫu, đồng thời tổ chức đào tạo cán bộ lưu trữ để nâng cao năng lực nghiệp vụ. Các nhà nghiên cứu và chuyên gia lưu trữ được khuyến khích tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện công cụ xác định giá trị tài liệu nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển công tác lưu trữ trong thời gian tới.