Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài "Tìm hiểu vị trí nhân viên kinh doanh – Marketing tại Công ty TNHH Thương mại Sản xuất An Khởi" được thực hiện bởi sinh viên Nguyễn Thị Mai Hương (MSSV: DQT172258, Lớp DH18QT2), ngành Quản trị kinh doanh, Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trường Đại học An Giang (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh), dưới sự hướng dẫn chuyên môn của giảng viên Nguyễn Thị Tiểu Loan. Đợt thực tập được hoàn thành và bảo vệ vào tháng 5 năm 2021.

Bối cảnh thực tiễn của đề tài gắn liền với môi trường kinh doanh dịch vụ quà tặng doanh nghiệp, đồng phục và in ấn quảng cáo tại khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long. Công ty TNHH Thương mại Sản xuất An Khởi (trụ sở tại Thành phố Long Xuyên, Tỉnh An Giang) là đơn vị kinh doanh đa dạng các sản phẩm quà tặng và may mặc theo đơn đặt hàng. Trong bối cảnh cạnh tranh thị trường và sự chuyển dịch sang các kênh truyền thông số, việc nghiên cứu vai trò, quy trình thực hiện công việc của nhân viên kinh doanh kết hợp marketing đóng vai trò then chốt trong việc duy trì khách hàng truyền thống và mở rộng thị phần trực tuyến.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của tác giả được xác định cụ thể bao gồm:

  1. Tìm hiểu tổng quan về cơ cấu tổ chức, tình hình nhân sự, môi trường làm việc và hoạt động kinh doanh - bán hàng thực tế tại Công ty An Khởi.
  2. Trực tiếp đảm nhận và thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của vị trí Nhân viên Kinh doanh – Marketing: tiếp cận khách hàng tiềm năng, tư vấn bán sản phẩm, xây dựng và triển khai các chương trình xúc tiến marketing theo sự kiện (8/3, 26/3, 30/4–1/5), quản trị tương tác Fanpage và thực hiện các hoạt động hỗ trợ vận hành.
  3. Vận dụng, đối chiếu kiến thức lý thuyết chuyên ngành Quản trị kinh doanh (Marketing mix, quản trị bán hàng, quản trị nhân sự, kế toán quản trị) vào giải quyết các tình huống nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị.
  4. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong hoạt động kinh doanh - marketing của công ty, đúc kết các bài học kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp thực tế.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình tác nghiệp, phương pháp tiếp cận khách hàng và xây dựng chương trình xúc tiến bán hàng của vị trí Nhân viên Kinh doanh – Marketing tại doanh nghiệp thương mại sản xuất.
  • Phạm vi không gian: Thực hiện tại Công ty TNHH Thương mại Sản xuất An Khởi (Số 21 Phan Đăng Lưu, Phường Mỹ Phước, Thành phố Long Xuyên, An Giang) và thị trường khách hàng mục tiêu tại Thành phố Long Xuyên, các huyện trong tỉnh An Giang cùng một số tỉnh lân cận thuộc khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long.
  • Phạm vi thời gian: Quá trình thực tập kéo dài 8 tuần (từ cuối tháng 2/2021 đến đầu tháng 5/2021).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và kiến thức chuyên ngành được tác giả hệ thống hóa và vận dụng xuyên suốt báo cáo bao gồm:

  • Lý thuyết Marketing căn bản và Marketing Mix (4P): Vận dụng các thành tố Sản phẩm (Product), Giá (Price), Phân phối (Place), Chiêu thị (Promotion) để thiết kế các gói khuyến mãi; nghiên cứu hành vi tiêu dùng và tiến trình tâm lý khách hàng qua 4 giai đoạn: Biết, Quan tâm, Yêu thích và Mua hàng.
  • Lý thuyết Quản trị bán hàng: Vận dụng mô hình quy trình bán hàng trực tiếp và bán hàng trực tuyến gồm các bước tiếp cận, thăm dò nhu cầu, giới thiệu giải pháp sản phẩm, xử lý từ chối/phản bác, chốt đơn hàng và dịch vụ chăm sóc sau bán.
  • Lý thuyết Quản trị học và Hành vi tổ chức: Phân tích cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng phòng ban, phong cách lãnh đạo và văn hóa doanh nghiệp.
  • Lý thuyết Kế toán quản trị: Phương pháp phân loại và tổng hợp chi phí phát sinh (chi phí quà tặng kèm, túi gói quà, phí vận chuyển) nhằm tính toán giá vốn và xác định giá bán hòa vốn/có lãi cho các chiến dịch chiêu thị.
  • Thương mại điện tử và Truyền thông số: Kỹ thuật sáng tạo nội dung, lựa chọn khung giờ tương tác trên mạng xã hội (Facebook, Zalo, TikTok) và sử dụng Minigame để gia tăng độ nhận diện thương hiệu.

Phương pháp nghiên cứu và thu thập dữ liệu:

  • Phương pháp quan sát thực địa và học hỏi trực tiếp: Quan sát quy trình vận hành nội bộ, cơ sở vật chất, cách thức đóng gói, kiểm kê kho và tác phong xử lý công việc của các phòng ban.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu thứ cấp: Tiếp cận và phân tích các văn bản quy chế, sơ đồ tổ chức, báo cáo nhân sự, danh mục sản phẩm, bảng giá và dữ liệu từ website, fanpage chính thức của công ty.
  • Phương pháp khảo sát và đối chuẩn thị trường: Khảo sát thực tế nhu cầu của nhóm khách hàng cá nhân (học sinh, sinh viên, chủ shop thời trang tại chợ đêm Long Xuyên) và tham khảo phương thức đăng bài, tương tác từ các fanpage bán hàng hoạt động hiệu quả trên địa bàn (như Moon Shop, Thảo Xinh Shop, Kiều Trang Shop, Suri Shop, Mèo Béo Shop).
  • Phương pháp thực nghiệm hành động (Action Research): Trực tiếp thực thi công việc bán hàng, lập kế hoạch chiêu thị, sản xuất tư liệu truyền thông đa phương tiện (chụp ảnh sản phẩm, quay dựng video), xử lý đơn hàng và đánh giá hiệu quả doanh số thực tế.

Nội dung chính theo từng phần của báo cáo

Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại Sản xuất An Khởi

Phần này cung cấp toàn bộ thông tin pháp lý, cơ cấu vận hành và nguồn nhân lực của doanh nghiệp thực tập:

  • Doanh nghiệp được thành lập ngày 01/10/2015, mã số thuế 1601984409, người đại diện theo pháp luật là bà Trần Thị Đỗ Quyên. Ngành nghề kinh doanh chính là bán buôn đồ dùng cho gia đình, định vị trọng tâm vào mảng quà tặng, đồng phục và in ấn quảng cáo. Doanh nghiệp xây dựng 4 giá trị cốt lõi: Tâm huyết, Đồng lòng hợp tác, Trong sạch và đạo đức, Sáng tạo.
  • Cơ cấu tổ chức gồm Ban Giám đốc (Giám đốc và Phó Giám đốc) điều hành trực tiếp 5 bộ phận chức năng: Phòng Tổng hợp, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh – Marketing, Phòng Thiết kế – Kỹ thuật và Phòng Giao nhận.
  • Đội ngũ nhân sự gồm 8 thành viên chính thức với cơ cấu trình độ chuyên môn: 01 Thạc sĩ Quản trị kinh doanh (Giám đốc), 05 Cử nhân đại học (PGĐ Marketing, PGĐ Kinh doanh, Kế toán trưởng, 02 Chuyên viên thiết kế) và 02 trình độ Cao đẳng (Kế toán viên, Nhân viên giao hàng).

Báo cáo kết quả tìm hiểu về hoạt động chuyên ngành và môi trường làm việc

Nội dung tập trung khảo sát các mảng hoạt động cốt lõi của công ty:

  • Danh mục sản phẩm kinh doanh: Gồm 5 nhóm chính: (1) In ấn thiết kế đồng phục (áo lớp, áo thun, bảo hộ lao động, nón, balo...); (2) In ấn quà tặng (áo mưa, bút quảng cáo, đồng hồ, mũ bảo hiểm, ly sứ, quà tặng pha lê...); (3) Quà tặng cá nhân; (4) Quà tặng doanh nghiệp; (5) In ấn quảng cáo (namecard, tờ rơi, brochure, catalogue, decal, băng rôn). Mô hình sản xuất kết hợp giữa năng lực tự gia công in ấn và liên kết gia công may mặc với các nhà máy lớn tại TP. Hồ Chí Minh (như May Sài Gòn) cùng đối tác cung ứng mực in SGI.
  • Quy trình bán hàng:
    • Kênh trực tiếp (6 bước): Gặp khách hàng $\rightarrow$ Tìm hiểu nhu cầu $\rightarrow$ Tư vấn sản phẩm $\rightarrow$ Thiết kế và gửi bản mẫu duyệt $\rightarrow$ Báo giá và chốt đơn $\rightarrow$ Giao hàng và chăm sóc sau bán.
    • Kênh online (5 bước): Xác định khách hàng tiềm năng $\rightarrow$ Đăng bài giới thiệu trên mạng xã hội $\rightarrow$ Tương tác $\rightarrow$ Tư vấn, chào hàng và chốt đơn $\rightarrow$ Đóng gói và giao hàng/gửi chành xe, bưu cục.
  • Thị trường và đối tác: Khách hàng truyền thống chủ lực tại Long Xuyên và các huyện An Giang (Châu Thành, Châu Phú, Châu Đốc, Tịnh Biên, Thoại Sơn), mở rộng sang các tỉnh ĐBSCL. Khách hàng tiêu biểu gồm: Tập đoàn Sao Mai, Viettel, VNPost, Mobifone, Bảo Việt, Hoa Sen, BHXH tỉnh An Giang, các ngân hàng (AB Bank, HD Bank, PG Bank, ACB)...
  • Đánh giá tổng quan: Hoạt động kinh doanh có uy tín thương hiệu vững chắc, danh mục sản phẩm đa dạng; tuy nhiên không gian làm việc còn hẹp, phụ thuộc vào nhà máy may gia công ngoài, hoạt động marketing trên Fanpage chưa tạo được tương tác cao.

Nội dung và phương pháp thực hiện công việc được phân công

Sinh viên thực tập tại vị trí Nhân viên Kinh doanh – Marketing dưới sự hướng dẫn trực tiếp của Phó Giám đốc Marketing Võ Thị Thùy An, thực hiện 3 nhóm nhiệm vụ trọng tâm:

Nhiệm vụ 1: Tìm hiểu nhu cầu khách hàng và bán sản phẩm

  • Tiến hành phân loại nhóm khách hàng mục tiêu: Nhóm sinh viên (chào bán áo thun 65/35, áo cá sấu Poly, bút khắc tên); nhóm cửa hàng thời trang/chợ đêm (Shop Hồng Nhung, Linh Lee, Trang Ý, Hà Store, Hà Phụng, Thanh Vy, Tâm Chu...) để chào bán túi nilon in logo, tờ rơi, namecard, móc khóa quà tặng.
  • Thực hiện đầy đủ quy trình từ thu thập thông tin, tư vấn chất liệu (vải thun trơn 65/35 so với vải cá sấu Poly), kỹ thuật in (in nhiệt, in lụa), lập báo giá, chuyển dữ liệu cho bộ phận thiết kế đến khâu giao nhận.

Nhiệm vụ 2: Xây dựng chương trình Marketing sự kiện và tối ưu tương tác Fanpage

  • Kế hoạch Marketing 8/3 ("Trao yêu thương đến người phụ nữ bạn thương", từ 01/3 - 07/3/2021): Xây dựng chính sách tặng quà lũy tiến theo giá trị đơn hàng (từ 200.000đ tặng bút/móc khóa/chai nhựa; từ 500.000đ; từ 1.000.000đ tặng ly sứ in hình; từ 2.000.000đ tặng áo thun cá sấu Poly), áp dụng miễn phí đóng gói và freeship nội ô Long Xuyên.
  • Kế hoạch Marketing 26/3 ("Giảm giá SỐC áo thun cao cấp 99k", từ 24/3 - 26/3/2021): Chương trình ưu đãi áo thun Poly 99.000đ cho đơn hàng từ 10 áo; tổ chức Minigame dự đoán số may mắn theo kết quả Xổ số kiến thiết Cần Thơ để tặng bình giữ nhiệt gỗ trị giá trên 200.000đ.
  • Kế hoạch Marketing 30/4 - 1/5 ("Khuyến mãi tưng bừng chào mừng đại lễ", từ 15/4 - 25/4/2021): Chào bán áo thun cổ tròn 65/35 giá 79.000đ phục vụ du lịch hè và team building, tiếp cận trực tiếp Trường Đại học An Giang và Trường Thực hành Sư phạm.
  • Tối ưu Fanpage và đa phương tiện: Phân tích khung giờ vàng (9h-15h và 18h-21h), sử dụng TikTok và VivaVideo sản xuất video sản phẩm, đề xuất cách thức gắn hashtag và kêu gọi tương tác chéo.

Nhiệm vụ 3: Các hoạt động hỗ trợ vận hành

  • Kiểm tra quy cách in ấn, đóng gói đơn hàng chống ướt; trực tiếp giao hàng nội ô và gửi hàng đi xa qua chành xe Hùng Cường.
  • Gia công thủ công: Cắt decal theo viền, cắt và bo góc tròn cho 3 hộp namecard (300 chiếc); phân loại, gấp áo thun lồng túi kính (chú trọng cài nút, bẻ ve cổ ngay ngắn); tham gia kiểm kê định kỳ kho hàng áo thun đồng phục theo mẫu mã, size và chất liệu.

Kết quả đạt được qua đợt thực tập

  • Về mặt lý thuyết: Củng cố kiến thức Marketing 4P, quy trình 6 bước quản trị bán hàng, kỹ năng tính giá thành trong kế toán quản trị, hiểu sâu hơn về quản trị nhân sự và văn hóa gia đình trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Về mặt kỹ năng: Phát triển kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp với các cấp quản lý, đồng nghiệp và khách hàng; rèn luyện kỹ năng bán hàng thực tế, kỹ năng phản biện khi tư vấn thông số kỹ thuật in ấn, kỹ năng chịu áp lực chỉ tiêu và kỹ năng lập kế hoạch công việc hàng ngày.
  • Về mặt kinh nghiệm: Đúc kết bài học về sự khác biệt giữa lý thuyết hàn lâm và thực tế tác nghiệp kinh doanh; kinh nghiệm xử lý khiếu nại khách hàng khéo léo và bài học về công tác quản trị tồn kho hàng hóa may mặc.

Kết quả và đóng góp

Trong suốt 8 tuần làm việc, tác giả đã đóng góp cụ thể vào các hoạt động vận hành, truyền thông và doanh số của công ty. Kết quả được tổng hợp chi tiết theo số liệu ghi nhận trong báo cáo:

STT Danh mục công việc Tần suất / Khối lượng thực hiện Kết quả cụ thể đạt được
1 Chụp ảnh sản phẩm kinh doanh Thực hiện hàng ngày Chụp hoàn thành 311 ảnh sản phẩm
2 Quay và biên tập video truyền thông Thực hiện hàng ngày Sản xuất 20 video tiêu chuẩn và 10 video định dạng TikTok
3 Gấp áo lưu kho và đóng gói giao khách Thực hiện theo từng đợt nhập/xuất hàng Gấp 500 áo lưu kho và 150 áo đóng gói giao khách hàng
4 Gia công cắt Namecard, Decal, tờ rơi Thực hiện theo đơn đặt hàng Cắt và bo góc 3 hộp Namecard (tương đương 300 chiếc)
5 Lập kế hoạch Marketing sự kiện (8/3, 26/3, 30/4) Triển khai theo từng đợt lễ lớn Bán được 01 ly sứ (120.000đ) đợt 8/3; bán 10 áo thun (990.000đ) đợt 26/3
6 Tư vấn bán hàng trực tiếp và online 2 lần/tuần Tư vấn thành công cho 04 khách hàng
7 Giao hàng trực tiếp nội ô Long Xuyên Thực hiện khi phát sinh đơn lẻ Trực tiếp giao 02 đơn hàng cho khách
8 Gửi hàng qua dịch vụ vận chuyển Theo phân công của người hướng dẫn Gửi 01 kiện hàng qua chành xe Hùng Cường
9 Đóng gói hàng hóa xuất kho Thực hiện hàng ngày Đóng gói hoàn chỉnh gần 200 đơn hàng
10 Kiểm kê hàng hóa trong kho Định kỳ theo đợt nhập hàng Kiểm kê phân loại trên 1.000 sản phẩm áo đồng phục
11 Đăng bài truyền thông trên trang cá nhân Tần suất 2 ngày/lần Đăng 30 bài viết giới thiệu sản phẩm

Về mặt giải pháp đóng góp cho công ty:

  • Đề xuất quy trình chuẩn hóa các bài đăng bán hàng online gắn liền với hình ảnh/video tự sản xuất thay vì dùng ảnh mẫu catalogue có sẵn.
  • Thiết lập khung giờ đăng bài cố định (18h–21h) và áp dụng mô hình Minigame dựa trên kết quả xổ số công khai để tăng tính minh bạch, cải thiện tương tác tự nhiên cho Fanpage của doanh nghiệp.
  • Kiến nghị điều chỉnh mức quà tặng khuyến mãi và điều kiện freeship hợp lý nhằm đảm bảo biên lợi nhuận cho các đơn hàng giá trị nhỏ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế được tác giả tự nhận định và đúc kết từ thực tiễn báo cáo:

  • Doanh số bán hàng cá nhân trực tiếp đóng góp trong đợt thực tập còn khiêm tốn (chỉ đạt 01 ly sứ trị giá 120.000đ trong dịp 8/3 và 10 áo thun trị giá 990.000đ trong dịp 26/3), do mạng lưới quan hệ khách hàng cá nhân còn hẹp và thời gian thực tập có hạn.
  • Hoạt động Marketing trên Fanpage tuy đã có cải tiến về nội dung và minigame nhưng tỷ lệ chuyển đổi từ lượt tương tác mạng xã hội sang đơn hàng thực tế chưa cao.
  • Năng lực sản xuất của công ty còn phụ thuộc vào các xưởng gia công may bên ngoài, dẫn đến việc chủ động kiểm soát tiến độ giao hàng và biên lợi nhuận ở các đơn hàng lớn còn gặp rào cản.

Hướng phát triển tiếp theo cho các nghiên cứu tương tự:

  • Nghiên cứu chuyên sâu về các giải pháp chạy quảng cáo đa kênh có trả phí (Facebook Ads, TikTok Ads) kết hợp đo lường chi phí thu hút khách hàng (CAC) và giá trị vòng đời khách hàng (CLV) cho ngành quà tặng doanh nghiệp.
  • Xây dựng hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM) nhằm tự động hóa quy trình chăm sóc nhóm khách hàng thân thiết là các tổ chức, tập đoàn và ngân hàng trên địa bàn tỉnh An Giang.

Giá trị tham khảo

Báo cáo là tài liệu tham khảo thiết thực cho sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Marketing, Quản trị bán hàng khi chuẩn bị thực hiện kỳ thực tập tốt nghiệp:

  • Cung cấp mẫu biểu chi tiết về nhật ký lịch trình làm việc 8 tuần có xác nhận của giáo viên hướng dẫn và đơn vị tiếp nhận.
  • Cung cấp kịch bản chi tiết, thể lệ minigame và bảng tính cơ cấu quà tặng cho 3 chiến dịch marketing sự kiện tiêu biểu (ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3, ngày Thành lập Đoàn 26/3, ngày Giải phóng miền Nam 30/4 – Quốc tế Lao động 1/5).
  • Minh họa rõ nét quy trình tác nghiệp thực tế của nhân viên kinh doanh kết hợp marketing tại doanh nghiệp SME: từ kỹ năng tư vấn chất liệu vải/in ấn, kỹ thuật gia công sản phẩm mẫu, đóng gói bao bì, kiểm kho đến phương pháp xử lý đơn giao qua chành xe liên tỉnh.

Câu hỏi thường gặp

1. Mô hình cơ cấu nhân sự của Công ty An Khởi được tổ chức như thế nào tại thời điểm khảo sát? Công ty có 8 nhân sự chính thức, đứng đầu là Giám đốc (trình độ ThS. QTKD), 5 nhân sự trình độ Cử nhân đại học (PGĐ Marketing, PGĐ Kinh doanh, Kế toán trưởng, 2 Chuyên viên thiết kế) và 2 nhân sự trình độ Cao đẳng (Kế toán viên, Nhân viên giao hàng).

2. Công ty An Khởi vận hành những kênh bán hàng nào và quy trình từng kênh ra sao? Công ty vận hành song song 2 kênh:

  • Kênh trực tiếp: Gồm 6 bước từ Gặp khách hàng $\rightarrow$ Tìm hiểu nhu cầu $\rightarrow$ Tư vấn $\rightarrow$ Thiết kế mẫu $\rightarrow$ Báo giá/chốt đơn $\rightarrow$ Giao hàng và dịch vụ sau bán.
  • Kênh online: Gồm 5 bước từ Xác định khách hàng $\rightarrow$ Đăng bài trang cá nhân/fanpage $\rightarrow$ Tương tác $\rightarrow$ Tư vấn/chốt đơn $\rightarrow$ Đóng gói và giao nhận bưu cục/chành xe.

3. Tác giả đã đóng góp những kết quả định lượng cụ thể nào cho công ty trong 8 tuần thực tập? Tác giả đã chụp 311 ảnh sản phẩm, quay 20 video và 10 clip TikTok, gấp 650 áo thun, cắt bo góc 300 chiếc namecard, đóng gói gần 200 đơn hàng, kiểm kho trên 1.000 sản phẩm, đăng 30 bài viết truyền thông, tư vấn 4 khách hàng, trực tiếp mang lại doanh thu từ 1 ly sứ (120.000đ) và 10 áo thun cá sấu Poly (990.000đ).

4. Nội dung chính của chương trình Marketing ngày 26/3 do tác giả xây dựng là gì? Chương trình mang chủ đề "Giảm giá SỐC áo thun cao cấp 99k" áp dụng từ 24/3 đến 26/3/2021 cho sản phẩm áo thun cá sấu Poly, kèm điều kiện freeship nội ô cho đơn từ 10 áo và Minigame dự đoán 2 số may mắn trúng thưởng bình giữ nhiệt gỗ trị giá trên 200.000đ theo kết quả Xổ số kiến thiết ngày 25/3.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Mai Hương đã phản ánh chi tiết bức tranh hoạt động kinh doanh, marketing và dịch vụ khách hàng tại Công ty TNHH Thương mại Sản xuất An Khởi. Thông qua việc trực tiếp tham gia vào các khâu tác nghiệp từ lên kế hoạch khuyến mãi, sáng tạo nội dung đa phương tiện, tư vấn bán hàng đến đóng gói và quản trị kho bãi, tác giả đã chuyển hóa hiệu quả kiến thức lý luận Quản trị kinh doanh vào môi trường thực tế. Tài liệu mang tính ứng dụng cao, phản ánh chân thực các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho vị trí nhân viên kinh doanh - marketing tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.