CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHƯƠNG PHÁP CHI PHÍ KAIZEN VÀ VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ 1.1 Sự cần thiết của việc kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp Có nhiều quan điểm, cách lập luận khác nhau nhưng nhìn chung, các công ty, các nhà quản trị đều hiểu rằng việc kiểm soát chi phí là cần thiết và rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bởi: + Ngày nay, cùng với tốc độ phát triển của khoa học kỹ thuật, yêu cầu của khách hàng ngày càng phức tạp. Việc kiểm soát chi phí tốt sẽ giúp các công ty nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí. Từ đó làm giảm giá thành sản phẩm, cải thiện vị thế cạnh tranh và nâng cao lợi nhuận.(chapter 1, cost control) + Kiểm soát chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định quản lý trong lĩnh vực tài chính.
Thẩm định tính đúng sai, hiệu quả của các khoản chi phí. Đồng thời kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến tính hợp lý và khi kiểm soát chi phí được mở rộng đối tượng tham gia trong toàn doanh nghiệp sẽ tăng khả năng hợp tác hiệu quả giữa các ban ngành, các bộ phận, các cá nhân. (TS Nguyễn Đại Thắng, 2003) + Việc có hệ thống kiểm soát chi phí sẽ giúp phân chia chức năng của các phòng ban. Từ đó việc giám sát và quy trách nhiệm sẽ rõ ràng; các nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn.com) + Kiểm soát chi phí giúp công ty có quy trình làm việc minh bạch, rõ ràng, gọn nhẹ, tiết kiệm và dễ giám sát hơn.
Và thông qua các thủ tục kiểm soát các công ty sẽ hạn chế được việc lạm dụng quyền hành của nhân viên. Bên cạnh đó, việc kiểm soát chi phí còn giúp công ty chủ động trong việc lập dự toán ngân sách và có kế hoạch tài chính tốt hơn.2 Khái niệm về kiểm soát chi phí LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2 Kiểm soát là quá trình theo dõi, xem xét, đối chiếu, đánh giá toàn bộ các chính sách, thủ tục do doanh nghiệp thiết lập, thực hiện nhằm ngăn chặn những gian lận, giảm thiểu sai sót, ngăn ngừa rủi ro để đạt được mục tiêu kinh doanh, đảm bảo tốt việc thực hiện các chính sách và thủ tục đã được thiết lập. Kiểm soát chi phí là việc thực hành quản lý hoặc cắt giảm chi phí bằng cách tổng hợp, xác định, phân tích chi phí và đánh giá xem liệu những chi phí là hợp lý?. Mosby's Medical Dictionary, 8th edition (2009), định nghĩa kiểm soát chi phí là quá trình kiểm soát chi tiêu trong giới hạn ngân sách bằng việc giám sát và đánh giá việc thực hiện chi phí.
Hay nói cách khác: Kiểm soát chi phí là quá trình giám sát và điều tiết chi tiêu.blogspot, khẳng định rằng kiểm soát chi phí là việc để đảm bảo rằng chi phí thực tế cho từng yếu tố chi phí phải nằm trong ngân sách. Nói tóm lại, theo quan điểm của tác giả thì kiểm soát chi phí là một quá trình gồm nhiều bước như: tổng hợp, xác định, phân tích, đánh giá,… chi phí để đảm bảo những chi phí là phù hợp và nằm trong một giới hạn nhất định. Quá trình này giúp các nhà quản lý doanh nghiệp xác định các mục tiêu cắt giảm chi phí để đạt được mục tiêu trong kinh doanh.3 Đặc điểm của hệ thống kiểm soát chi phí Một hệ thống kiểm soát chi phí hiệu quả có những đặc điểm sau: Độ chính xác: Kiểm soát chi phí hiệu quả hướng đến việc phát triển một hệ thống cung cấp những thông tin chính xác nhất có thể. Thông tin chính xác là điều cần thiết cho các quyết định quản lý có hiệu quả và ngược lại, thông tin không chính xác có thể khiến cho việc ra quyết định trở nên sai lầm/ Kịp thời: Có rất nhiều vấn đề cần chú ý ngay lập tức.
Nếu thông tin về vấn đề không được quản lý một cách kịp thời, sau đó thông tin như vậy có thể trở nên vô ích và thiệt hại có thể xảy ra. Theo đó kiểm soát phải đảm bảo rằng thông tin đến với nhà quản trị khi họ cần để có thể đưa ra giải pháp hoặc đưa ra quyết định quan trọng. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3 Tính linh hoạt: Môi trường kinh doanh rất năng động; công nghệ thay đổi rất nhanh, một hệ thống kiểm soát cứng nhắc sẽ không phù hợp với một môi trường thay đổi. Những thay đổi này làm nổi bật sự cần thiết của tính linh hoạt trong kế hoạch cũng như trong kiểm soát chi phí.
Lập kế hoạch chiến lược phải cho phép điều chỉnh cơ hội và các yếu tố rủi ro bất ngờ. Tương tự vậy, các nhà quản lý cũng phải điều chỉnh các phương pháp, kỹ thuật kiểm soát và cả hệ thống khi cần thiết. Sự chấp nhận: Một hệ thống kiểm soát mà khó hiểu có thể gây ra những sai sót ngoài ý muốn; có thể khiến người lao động thất vọng và thậm chí là bực bội. Theo đó, hệ thống kiểm soát chi phí phải được người lao động đồng ý rằng nó là cần thiết, thích hợp và bản thân nó không tác động tiêu cực đến nỗ lực của người lao động trong việc đạt được những mục tiêu cá nhân và mục tiêu của cả công ty.
Sự hòa hợp: Khi việc kiểm soát phù hợp với các giá trị và văn hóa, hài hòa với các chính sách của công ty thì sẽ dễ dàng hơn trong thực hiện. Tính khả thi về kinh tế: Hệ thống phải hợp lý và có tính khả thi về mặt kinh tế, những lợi ích nhận được phải lớn hơn chi phí bỏ ra để thực hiện một hệ thống kiểm soát. Vị trí chiến lược: Kiểm soát chi phí nhấn mạnh những điểm kiểm soát then chốt, những nơi chiếm nhiều thời gian và tiền bạc và nếu thất bại (hay nói cách khác là khi có độ lệch quá lớn so với dự kiến ban đầu) thì tổn thất là lớn nhất. Những khu vực này bao gồm kiểm soát sản xuất, bán hàng, tài chính và dịch vụ khách hàng.
Hành động khắc phục: Một hệ thống kiểm soát chi phí không chỉ kiểm tra và xác định độ lệch mà còn được lập trình để đề xuất các giải pháp khắc phục những sai lệch. Nhấn mạnh vào ngoại lệ: Một hệ thống kiểm soát chi phí nên làm việc trên nguyên tắc ngoại lệ, nhà quản trị không phải bận tâm với các hoạt động đang chạy trơn tru, họ hướng về lỗi và sự không phù hợp. Điều này sẽ loại bỏ việc LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 giám sát không cần thiết, các báo cáo ít hơn, có lợi hơn và giúp tránh lãng phí thời gian quản lý.4 Chu trình kiểm soát chi phí Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí dựa trên các nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp với những hình thức, phương tiện, công cụ kiểm soát thích hợp và cuối cùng là có các giải pháp điều chỉnh.
Bốn bước sau đây có liên quan đến việc kiểm soát chi phí: + Bước 1: Thiết lập mục tiêu và chi phí định mức: kết quả thực hiện đo về số lượng, chất lượng, chi phí, hoặc thời gian trong thực hiện nhiệm vụ. + Bước 2: Đo hiệu suất thực tế: Phải xác định sự khác biệt đáng kể giữa kết quả thực tế và kế hoạch ban đầu. + Bước 3: So sánh kết quả với các mục tiêu và định mức + Bước 4: Hành động khắc phục, đưa ra tình huống cần chú ý (những ngoại lệ có thể phát sinh,…) (chapter 13- control processes and systems of John Wiley & Sons Canada) Chu trình kiểm soát chi phí liên tục lặp đi lặp lại và được thực hiện song song với quá trình lập, thực hiện và điều chỉnh kế hoạch của doanh nghiệp.2 TỔNG QUAN VỀ PHƯƠNG PHÁP KAIZEN VÀ CHƯƠNG TRÌNH 5S 1.1 Tổng quan về phương pháp chi phí Kaizen 1.1 Khái niệm chi phí Kaizen Kaizen là thuật ngữ tiếng Nhật. Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài.
“Chi phí Kaizen là một phương pháp quản lý sản xuất để đảm bảo rằng một sản phẩm đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về chất lượng, chức năng và giá cả để duy trì năng lực cạnh tranh của sản phẩm”. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 Theo Yashihuro Monden, phương pháp chi phí Kaizen là việc duy trì mức chi phí hiện tại cho các sản phẩm hiện đang được sản xuất thông qua những nỗ lực có hệ thống để đạt mức chi phí mong muốn. Theo Adeniji (2011), chi phí Kaizen là quá trình liên tục cải tiến, khuyến khích liên tục giảm chi phí bằng cách thắt chặc các “tiêu chuẩn”. Mục tiêu giảm chi phí để thiết lập cho mỗi quá trình, và sau đó áp dụng phân tích giá trị và giá trị kỹ thuật để đạt được các mục tiêu đề ra.
Adeniji kết luận rằng chi phí Kaizen dựa trên việc trao quyền rộng rãi cho nhân viên vì nhân viên được cho là có kiến thức chuyên sâu về cải tiến quy trình sản xuất, họ được xem là gần gũi nhất với quy trình sản xuất và khách hàng, điều này luôn mang đến cho họ cái nhìn sâu sắc hướng tới việc giảm chi phí. Tổng hợp các quan điểm của Adenniji, 2011; Ellram, 2000 và Yashihuro Monden, có thể hiểu rằng: chi phí Kaizen là một phương pháp quản lý nhằm cải tiến liên tục hệ thống sản xuất để cắt giảm chi p hí, được thực hiện trong quá trình sản xuất sản phẩm thông qua các mục tiêu cắt giảm chi phí. Phương pháp chi phí Kaizen tập trung vào quá trình sản xuất - cải thiện quá trình cài đặt, cải thiện tình hình sử dụng máy để giảm lãng phí, tăng cường đào tạo, động viên công nhân nhằm khuyến khích công nhân phát hiện và thực hiện những thay đổi hàng ngày có lợi, có thể cải thiện chi phí và chất lượng sản phẩm. Trong phương pháp chi phí Kaizen, người quản lý sẽ thiết lập những mục tiêu cắt giảm chi phí cho sản phẩm; Sau đó, các nhóm làm việc được thành lập.
Một khi mục tiêu giảm chi phí được hoàn tất, các nhóm làm việc được tự do trong cách thức đạt được các mục tiêu này. Nói chung, chỉ có chi phí sản xuất sản phẩm là được kiểm soát trực tiếp bởi các nhà xưởng. Kết quả tạm thời được xác định sau ba tháng để đánh giá liệu rằng các nhóm làm việc có tiến triển nhằm đạt được các mục tiêu đó.