CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ 1.1 Khái quát chung về kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí được bắt đầu khi các doanh nghiệp xác định các chi phí của mình và đánh giá xem liệu những chi phí đó phát sinh có hợp lý hay không, sau đó nếu cần thiết họ có thể tìm các biện pháp cắt giảm chi phí để đi đến một kế hoạch ít tốn kém hơn, hiệu quả hơn. (Nguồn:<http://www.com/terms/c/cost-control.asp> (Accessed 11 March 2014)) Kiểm soát chi phí thường bao gồm 3 loại thủ tục: các thủ tục kiểm tra để phát hiện sai lệch của chi phí thực tế so với chi phí dự toán, các thủ tục chẩn đoán để xác định nguyên nhân của những sai lệch đó, và các thủ tục điều chỉnh để tạo nên sự phù hợp giữa chi phí thực tế và ngân sách. (Nguồn:<http://www.com/definition/cost-control.html > (Accessed 11 March 2014)) Kiểm soát chi phí là một loạt các bước mà một doanh nghiệp sử dụng để duy trì sự thích hợp của các khoản mục chi phí liên quan đến doanh nghiệp. Bốn bước liên quan đến kiểm soát chi phí: Thiết lập cơ sở: Thiết lập một tiêu chuẩn hoặc cơ sở để so sánh với chi phí thực tế.
Các tiêu chuẩn này có thể dựa trên kết quả lịch sử, các cải tiến hợp lý dựa trên kết quả lịch sử, hoặc các chi phí có thể thực hiện được tốt nhất về mặt lý thuyết. Tính phương sai: Tính phương sai giữa kết quả thực tế và tiêu chuẩn hoặc cơ sở trong bước đầu tiên. Nhấn mạnh đặc biệt đến các phương sai không thuận lợi, đó là những phương sai do chi phí thực tế cao hơn so với dự kiến. Điều tra chênh lệch: Tiến hành các thủ tục cần thiết để xác định nguyên nhân dẫn đến phương sai.
Xử lý chênh lệch: Dựa trên các thông tin tìm thấy trong các bước trước, đưa ra các biện pháp khắc phục cần thiết để giảm nguy cơ của các phương sai không thuận lợi. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 (Nguồn:<http://www.com/questions-and-answers/cost-control- definition-and-usage.html > (Accessed 11 March 2014)) Nhìn chung việc đặt ra các hạn mức hoặc tiêu chuẩn chi phí trong giai đoạn hoạch định, sau đó sử dụng các công cụ quản lý để điều khiển việc hình thành chi phí sản xuất sao cho không phá vỡ các hạn mức hoặc tiêu chuẩn đã đề ra được xem là kiểm soát chi phí.2 Mục đích của kiểm soát chi phí Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh, dù cung cấp sản phẩm hay dịch vụ thì tất cả các doanh nghiệp được thành lập đều có chung mục đích là thu được lợi nhuận. Trước đây hầu như các doanh nghiệp không chú trọng đến việc kiểm soát chi phí mà chỉ tập trung vào sản xuất và tiêu thụ nhiều sản phẩm để đạt được lợi nhuận cao nhất, việc kiểm soát chi phí chỉ dừng lại ở mức cố gắng làm cho chi phí càng thấp càng tốt. Ngày nay trước sự cạnh tranh trong thị trường kinh doanh đa quốc gia và thương mại quốc tế, việc kiểm soát chi phí đã trở thành vấn đề quan trọng hàng đầu đối với các doanh nghiệp.
Hiểu được các loại chi phí và nhận dạng được các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí , điều này giúp cho các nhà quản trị có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể đưa ra các giải pháp tiết kiệm chi phí, và sau cùng tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí tốt sẽ loại bỏ được việc các nguồn lực bị sử dụng không hiệu quả, gây lãng phí trong quá trình sản xuất, giúp sử dụng có hiệu quả tài sản, nguồn vốn nâng cao năng suất các hoạt động trong doanh nghiệp.3 Phân biệt quản lý chi phí và kiểm soát chi phí Tiêu thức so sánh Quản lý chi phí Kiểm soát chi phí 1.Khái niệm Quản lý chi phí là tổ Kiểm soát chi phí là một chức, điều khiển việc sử trong những hoạt động dụng các nguồn vốn, chi quan trọng của quản lý phí thông qua việc tổng chi phí giúp các nhà quản LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Tiêu thức so sánh Quản lý chi phí Kiểm soát chi phí hợp, phân tích, đánh giá lý phát hiện và ngăn ngừa thực trạng chi phí để từ rủi ro sai phạm trong việc đó đưa ra các quyết định sử dụng chi phí. về chi phí của doanh nghiệp 2.Mục đích Mục đích của việc quản Kiểm soát chi phí nhằm lý chi phí là đảm bảo mục đích cụ thể hơn đó nguồn vốn, tối ưu hóa là hoàn thành việc sản nguồn lực của doanh xuất kinh doanh trong nghiệp đồng thời bảo giới hạn ngân sách hay đảm việc thực hiện chi nói cách khác đó là hoàn phí tuân thủ đúng các thành việc sản xuất kinh quy định của nhà nước doanh với chi phí thấp nhất.Đối tượng liên quan Đối tượng liên quan đến Đối tượng liên quan đến việc quản lý chi phí bao kiểm soát chi phí chỉ là gồm cả những đối tượng những đối tượng bên bên trong doanh nghiệp trong doanh nghiệp. như nhân viên, cộng tác viên, các nhà quản lý…và bên ngoài doanh nghiệp như cơ quan thuế, thanh tra, kiểm toán… 4.Công cụ thực hiện Công cụ chính để quản lý Công cụ chính của việc chi phí chính là hệ thống kiểm soát chi phí là các các văn bản quy phạm tiêu chuẩn, kế hoạch, kỹ pháp luật, các Nghị định, thuật phân tích… Thông tư hướng dẫn các cơ quan nhà nước.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.4 Phân loại chi phí: Để kiểm soát được chi phí trước hết chúng ta phải hiểu về chi phí, việc nhận diện và đánh giá các chi phí phát sinh là điều kiện tiên quyết để các nhà quản lý có thể kiểm soát tốt được chi phí của mình từ đó đưa ra các quyết định quan trọng trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh. Nhằm mục đích nhận biết và phân biệt các loại chi phí, chúng ta có thể nhóm các loại chi phí thành các nhóm như sau: 1.1 Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động Việc phân loại chi phí theo chức năng hoạt động sẽ giúp cho nhà quản lý nhận biết được vị trí, vai trò của chi phí đối với từng hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp. Căn cứ vào chức năng hoạt động của các nghiệp vụ chi phí phát sinh ta có thể phân loại chi phí thành 2 loại là chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa, và các chi phí bằng tiền khác mà doanh nghiệp đã chi ra để tiến hành sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện cung cấp dịch vụ trong một kỳ nhất định,bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Chi phí ngoài sản xuất: Là chi phí không làm tăng giá trị sản phẩm sản xuất nhưng cần thiết để hoàn thành quá trình sản xuất kinh doanh như chi phí dùng để tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, chi cho bộ máy quản lý và chi khác của doanh nghiệp như: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.2 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh: Việc phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh giúp nhà quản lý nhận biết được các chi phí phát sinh và giá vốn hàng hóa trong kỳ, giúp nhà quản trị hoạch định được ngân sách chi phí chính xác, hạn chế tình trạng bị động về vốn, được chia thành 2 loại là chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 Chi phí sản phẩm: là tất cả các chi phí gắn liền với sản phẩm được sản xuất ra hoặc được mua vào trong kì. Do đó, chi phí sản phẩm luôn gắn liền với sản phẩm và chỉ được xác định là chi phí sản phẩm khi được tiêu thụ, còn khi chưa tiêu thụ thì được thể hiện trong khoản mục hàng tồn kho. Chi phí thời kỳ: là tất cả các chi phí phát sinh trong thời kỳ để hoạt động kinh doanh, được tính hết thành phí tổn trong kỳ xác định kết quả kinh doanh, trực tiếp làm giảm lợi nhuận trong kì phát sinh chi phí thời kì, bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý.3 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí: Căn cứ vào mối quan hệ giữa chi phí với đối tượng chịu chi phí, chi phí được chia làm 2 loại là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
Chi phí trực tiếp: là chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến từng đối tượng chịu chi phí như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí trực tiếp có thể xác định trực tiếp cho đối tượng chịu phí một cách dễ dàng, thuận tiện và nó gắn liền với sự hình thành hay mất đi của một hoạt động hay một sản phẩm cụ thể. Đây là loại chi phí thường được đo lường và ghi nhận một cách chính xác nên ít khi gây nên sự sai lệch về thông tin chi phí giúp các nhà quản lý vừa dễ dàng kiểm soát tình hình chi phí vừa có thể ra quyết định chính xác và nhanh chóng. Chi phí gián tiếp: là những chi phí chung phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí khác nhau, như chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí nhân công phụ, chi phí quảng cáo truyền thông.
Chi phí gián tiếp không thể xác định trực tiếp cho đối tượng chịu phí một cách dễ dàng mà phải tiến hành tập hợp chung rồi sau đó tiến hành tính toán phân bổ cho từng đối tượng có liên quan theo một tiêu thức phù hợp, chính vì vậy nên thường dễ gây ra sự sai lệch thông tin chi phí trong quá trình phân bổ dẫn đến các quyết định khác nhau của nhà quản trị.4 Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí với mức độ hoạt động: Cách phân loại chi phí này dựa trên sự thay đổi của mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh chính vì vậy nó sẽ cho nhà quản lý thấy được mối quan hệ giữa chi phí – sản lượng – lợi nhuận , từ đó có thể đưa ra các quyết định mở rộng hoặc LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 thu hẹp quy mô sản xuất, ngoài ra việc nhìn nhận chi phí theo khía cạnh này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát chi phí. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí được chia thành 3 loại là biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp.