CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG CHI PHÍ DỰA TRÊN MỨC ĐỘ HOẠT ĐỘNG (ABC) 1.1 Sự cần thiết của ABC Vào những năm 1980, đã có những bài bình luận về hạn chế của hệ thống kế toán chi phí truyền thống. Hệ thống này được áp dụng rộng rãi khi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn, còn chi phí gián tiếp liên quan đến phục vụ và quản lý sản xuất lại chiếm tỷ trọng nhỏ. Các khoản chi phí gián tiếp được phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí theo số giờ máy, số lượng sản phẩm sản xuất,…làm giá thành của sản phẩm kém chính xác nhưng không đáng kể. Do sự phát triển của khoa học công nghệ các doanh nghiệp đầu tư các dây chuyền sản xuất hiện đại thay thế lao động thủ công làm cho tỷ trọng chi phí gián tiếp tăng lên.
Lúc này sự sai lệch khi phân bổ chi phí theo số giờ máy, số lượng sản phẩm sản xuất,…trở nên phức tạp hơn đòi hỏi phải có cách tiếp cận mới về chi phí. Năm 1988, Cooper và Kaplan đã đưa ra hướng tiếp cận khác về kế toán chi phí đó là ABC ( Activity-based costing), phương pháp này cung cấp thông tin hữu ích cho việc đưa ra quyết định trong môi trường cạnh tranh hiện nay. Kế toán chi phí dựa trên mức độ hoạt động hướng đến việc kiểm soát chi phí theo từng trung tâm hoạt động và phân bổ chi phí gián tiếp, chi phí phục vụ cho các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ và khách hàng theo tiêu thức phù hợp. Các tiêu thức này phản ánh mức độ tiêu tốn các hoạt động.
Hệ thống ABC ghi nhận chi phí trong quá trình sản xuất và cả trong hoạt động phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm. Mục đích của ABC là đo lường và xác định tất cả các chi phí được sử dụng trong hoạt động sản xuất và chuyển sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng. - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -7- Do đó ABC cho nhà quản trị thấy rõ về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty theo từng bộ phận, lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm,. ABC và cơ sở thực hiện ABC 1.1 Khái niệm ABC ABC (Activities based costing): Theo Rober S.Kaplan và Robin Cooper - ABC chỉ ra những hoạt động nào được sử dụng để sản xuất ra các sản phẩm và dịch vụ.
ABC được sử dụng để đo lường những hoạt động, nguồn lực được tiêu hao bởi những hoạt động, sản phẩm và dịch vụ được sinh ra từ hoạt động đó. Còn theo Blocher thì để sản xuất sản phẩm cần phải thực hiện một số hoạt động, những hoạt động này làm tiêu tốn nguồn lực của doanh nghiệp do đó làm phát sinh chi phí. Hoạt động (Activity): Là tập hợp của một hay nhiều công việc hoặc nhiệm vụ. Mua nguyên vật liệu có thể xem là một hoạt động riêng biệt.
Hoạt động này bao gồm tập hợp nhiều nhiệm vụ khác nhau như: Nhận đơn đặt hàng, xác định nhà cung cấp, chuẩn bị đơn đặt hàng mua, gửi thư đặt hàng và thực hiện những công việc tiếp theo. - Hoạt động chính: Mua nguyên vật liệu - Hoạt động hỗ trợ: Chuẩn bị đơn đặt hàng Trung tâm hoạt động (Activities center): Trung tâm hoạt động được hiểu là một phần của quá trình sản xuất mà kế toán phải báo báo một cách riêng biệt tình hình chi phí hoạt động của các trung tâm đó. Nguồn lực ( Resource): Là một yếu tố kinh tế cần thiết để thực hiện các hoạt động. Ví dụ: con người, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị,… - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -8- Đối tượng chịu chi phí ( Cost Objective): Một số đối tượng chịu chi phí: Sản phẩm, nhóm sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, nhóm khách hàng, khu vực,… Tùy theo yêu cầu thông tin của nhà quản lý mà xác định các đối tượng chịu chi phí sao cho thích hợp.
Tiêu thức phân bổ chi phí các nguồn lực( Resourse driver/ Resourse cost driver): Là tiêu thức dùng để đo lường mức độ tiêu tốn các nguồn lực để thực hiện các hoạt động.Ví dụ số lượng đơn đặt hàng, số lệnh bán hàng, số lần thay đổi mẫu mã thiết kế sản phẩm, …là tiêu thức phân bổ các nguồn lực có liên quan. Tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động ( Activity driver/ Activity cost driver): Là tiêu thức đo lường số hoạt động được thực hiện đối với một đối tượng tập hơp chi phí. Ví dụ: số giờ máy, số lô sản phẩm,… 1.2 Cơ sở thực hiện mô hình ABC - Việc áp dụng mô hình ABC đòi hỏi phải có sự đồng thuận từ các nhà quản lý đến cấp nhân viên - những người thực hiện mô hình. Mặt khác để có thể thực hiện thành công thì doanh nghiệp phải chấp nhận một khoản chi phí để thực hiện.
Vì vậy có sự tham gia của nhà quản lý là rất cần thiết, bởi: + Nhà quản lý sẽ là người đưa ra quyết định thay đổi mô hình hiện tại. + Nhà quản lý sẽ có quyền quyết định các chi phí cho việc thực hiện. + Nhà quản lý có quyền yêu cầu các phòng ban, nhân viên phải thực hiện công việc để chuyển đổi sang mô hình mới. - Đối với người thực hiện: Bao gồm đại diện của các phòng ban và nhân viên kế toán.
Sự phối hợp này sẽ thuận lợi cho việc xác định các hoạt động tại các bộ phận. Để thực hiện thành công mô hình thì nhân viên có thái độ sẵn sàng cho thực hiện mô hình mới và quan trọng là phải có trình độ, đủ kiến thức về ABC thì mới có thể áp dụng thành công. - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -9- - Sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý.3 Kế toán chi phí theo ABC Kế toán chi phí theo ABC gồm các bước: 1.1 Xác định các hoạt động chủ yếu và trung tâm hoạt động trong doanh nghiệp Xác định hoạt động khi thực hiện ABC cần ở mức độ hợp lý dựa trên sự cân đối giữa chi phí với lợi ích. Việc xác định các hoạt động phải căn cứ vào việc ghi nhận, theo dõi ở từng bộ phận có phát sinh chi phí từ đó sẽ kết hợp những hoạt động cùng loại thành hoạt động chính.
Các hoạt động càng chi tiết càng tốn chi phí nên tùy vào nhu cầu thông tin mà xác định các hoạt động tương ứng. Ví dụ mua nguyên vật liệu là một hoạt động, việc chia nhỏ hoạt động mua nguyên vật liệu thành nhiều hoạt động như theo dõi đơn hàng, đặt hàng, nhận hàng sẽ làm phát sinh thêm chi phí theo dõi và tiêu thức phân bổ. Tuy nhiên sự phân loại phụ thuộc đến dữ liệu thu thập được về chi phí liên quan đến sản phẩm. Vì vậy, những hoạt động xác nhận, nhận và sử dụng vật liệu nên thiết lập tiêu thức phân bổ khác nhau cho từng hoạt động.
5 cấp độ hoạt động trong hệ thống kế toán chi phí ABC: - Hoạt động ở cấp độ đơn vị sản phẩm ( Unit-level activities): loại hoạt động này được sử dụng mỗi lúc mà đơn vị sản phẩm được sản xuất hoặc tiêu thụ. Chi phí của cấp độ này bao gồm chi phí lao động trực tiếp, nguyên vật liệu trực tiếp, điện năng….và những chi phí tiêu hao nguồn lực tương ứng với số giờ máy sản xuất.Ví dụ, nếu công ty tăng sản lượng sản xuất 10% thì tiêu tốn thêm 10% chi phí lao động, 10% giờ máy chạy và 10% chi phí điện. Tiêu thức phân bổ chi phí điển hình cho hoạt động ở cấp độ đơn vị sản phẩm này là theo giờ lao động, giờ máy chạy hay theo số lượng sản phẩm sản xuất. Những - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - 10 - tiêu thức phân bổ này cũng được sử dụng trong hệ thống chi phí truyền thống.
Vì vậy, hệ thống chi phí truyền thống cũng phân bổ chính xác những chi phí ở cấp độ đơn vị sản phẩm đến đối tượng chịu chi phí. - Hoạt động ở cấp độ lô sản phẩm( Batch-level activities): Những hoạt động này được thực hiện theo từng lô sản phẩm. Chẳng hạn việc thiết lập chuẩn bị máy hay lệnh đặt mua vật tư được thực hiện mỗi lúc một lô hàng được sản xuất. Một điểm phân biệt quan trọng giữa hoạt động ở cấp độ lô sản phẩm và đơn vị là những sản phẩm được yêu cầu để thực hiện một hoạt động theo lô sản phẩm được sản xuất khi thiết lập máy.
Hệ thống chi phí truyền thống thì xem những chi phí phát sinh theo lô sản phẩm là cố định. Vì vậy hệ thống ABC cung cấp một kỹ thuật cho việc phân bổ các chi phí phức tạp như thiết lập máy, xử lý đơn đặt hàng của khách hàng,…tới những sản phẩm, dịch vụ thông qua các hoạt động được thực hiện. - Hoạt động ở cấp độ sản phẩm ( Product-sustaining activities): Những hoạt động được thực hiện dành riêng cho việc sản xuất hoặc tiêu thụ những sản phẩm riêng biệt. Những hoạt động này có thể là thiết kế một sản phẩm, quảng cáo cho một sản phẩm, hay cập nhật một tính năng cho một sản phẩm, hỗ trợ kỹ thuật cung cấp riêng cho sản phẩm, thiết kế lại một chu trình sản xuất của một sản phẩm riêng biệt.
- Hoạt động cấp độ khách hàng ( Customer- level activities): Những hoạt động liên quan đến những khách hàng riêng biệt.Ví dụ Nghiên cứu thị trường khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật cho những khách hàng riêng biệt. - Hoạt động cấp độ khu vực hoặc toàn doanh nghiệp( Area or generaloperations- level activity): Hoạt động này được thực hiện mà không quan tâm đến khách hàng nào được phục vụ hoặc sản phẩm nào được sản xuất hoặc bao nhiêu lô sản phẩm hoặc sản phẩm được làm ra. Hoạt động này gắn - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - 11 - với toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp như lương quản lý sản xuất, khấu hao nhà xưởng ,….2 Tập hợp chi phí cho các hoạt động *Phương pháp tập hợp chi phí: +Phương pháp quy nạp trực tiếp Điều kiện áp dụng: Chi phí phát sinh liên quan đến một loại hoạt động Phương pháp: Khi chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động nào thì tập hợp trực tiếp vào hoạt động đó. + Phương pháp phân bổ gián tiếp Điều kiện áp dụng: Chi phí phát sinh liên quan đến nhiều loại hoạt động Phương pháp: lựa chọn tiêu thức phù hợp sau đó tiến hành phân bổ chi phí liên quan đến từng loại hoạt động.
Tập hợp chi phí cho các hoạt động phải: - Xác định tỷ lệ phân bổ - Xác định đại lượng cho mỗi một loại hoạt động - Xác định số chi phí phân bổ cho từng loại hoạt động 1.