BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ngƣời hƣớng dẫn : THS. ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực hiện : NGUYỄN VĂN CÔNG THÀNH Mã số sinh viên : 1507QTVB065 Khóa : 2015 - 2017 Lớp : ĐHLT QTVP 15B HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp này là kết quả làm việc nghiêm túc của bản thân, có sự hỗ trợ và hƣớng dẫn của giảng viên ThS. Đinh Thị Hải Yến. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin đƣợc sử dụng trong khóa luận này.
SINH VIÊN LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên tôi xin đƣợc gửi lời cảm ơn chân thành tới Th.s Đinh Thị Hải Yến đã hƣớng dẫn tôi viết bài khóa luận tốt nghiệp và giải đáp những thắc mắc, những khó khăn trong quá trình làm bài, cùng tập thể các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo em trong suốt quá trình học tập tại trƣờng. Các thầy cô đã trang bị cho em không chỉ những kiến thức chuyên môn mà còn có cả kỹ năng sống để từ đó em có thể vận dụng vào thực tiễn và tự hoàn thiện bản thân mình hơn. Qua đây, tôi xin trân trọng cảm ơn chân thành nhất tới Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ nhân viên tại Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình thu thập dữ liệu và những ý kiến đóng góp trong quá trình hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình. Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, song do thời gian và kiến thức con hạn hẹp nên bài viết của tôi không thể tránh đƣợc những thiếu sót.
tôi rất mong sẽ nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến từ phía thầy giáo, cô giáo và các bạn giúp em bổ sung những thiếu sót để bài báo cáo khóa luận của tôi hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẨU. Lý do chọn đề tài. Lịch sử nghiên cứu.
Mục tiêu nghiên cứu:. Nhiệm vụ nghiên cứu. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. Giả thuyết nghiên cứu.
Phƣơng pháp nghiên cứu. Kết cấu bài khóa luân. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000. Hệ thống quản lý chất lƣợng.
Khái niệm Chất lƣợng. Khái niệm Quản lý chất lƣợng. Khái niệm Hệ thống quản lý chất lƣợng. Nguyên tắc quản lý chất lƣợng.
Các hệ thống quản lý chất lƣợng phổ biến. Vai trò của quản lý chất lƣợng. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Giới thiệu về tổ chức ISO.
Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Vai trò áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng: .4 Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong Văn phòng. 20 Tiểu kết chƣơng 1:.
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA BỘ LAO ĐỘNG- THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI .1 Khái quát về chức năng Bộ LĐTBXH. Nhiệm vụ, quyền hạn:. Tổ chức và hoạt động của phòng hành chính.
Tổ chức của phòng hành chính:. Hoạt động của phòng hành chính:. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Lao động-Thƣơng binh và Xã hội. Nhiệm vụ, quyền hạn.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ LĐTBXH. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI. Nhận thức của lãnh đạo Bộ về vai trò của văn phòng và việc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại Bộ Thƣơng binh – Lao động và Xã hội. Thực trạng ứng dụng ISO trong thực hiện các nghiệp vụ công tác văn phòng:.
Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản .2 Trong công tác tổ chức sự kiện .3 Trong công tác quản lý nhân sự:. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quy trình quản lý văn bản .3 Nhận xét tình hình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Bộ LĐTB&XH. Nhƣợc điểm. 50 Tiểu kết chƣơng 2.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÕNG BỘ LAO ĐỘNG – THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI. Lãnh đạo Bộ cần nhận thức đúng đắn vai trò và tầm quan trọng việc ứng dụng ISO vào công tác văn phòng:. Tăng cƣờng hoạt động hƣớng dẫn, phổ biến, tuyên truyền về ứng dụng ISO trong công tác văn phòng.Tăng cƣờng liên kết các cơ sở đào tạo về nghiệp vụ văn phòng và các đơn vị tƣ vấn ứng dụng ISO. Hoàn thiện ban hành hƣớng dẫn, quy chế về nghiệp vụ văn phòng, quy định về ứng dụng ISO một cách chi tiết, cụ thể.
Nghiên cứu để ban hành các văn bản có liên quan nhằm tạo động lực CBNV Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội trong việc ứng dụng ISO vào quy trình giải quyết công việc. 57 Tiểu kết chƣơng 3. 61 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. 65 BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT Viết tắt Viết đầy đủ HTQLCL Hệ thống quản lý chất lƣợng ISO Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa CBNV Cán bộ nhân viên LĐTBXH Lao động – Thƣơng binh và Xã hội PHẦN MỞ ĐẨU 1.
Lý do chọn đề tài Xu thế hội nhập kinh tế thế giới đã và đang tạo ra sức ép cạnh tranh to lớn đối với cơ quan và các doanh nghiệp, đòi hỏi các cơ quan, doanh nghiệp phải luôn chủ động tìm cho mình những giải pháp nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Một trong những giải pháp không thể thiếu đó là việc áp dụng các công cụ quản lý mới mà việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO đã và đang đƣợc các cơ quan, tổ chức trong nƣớc và quốc tế triển khai áp dụng. Ở nƣớc ta, trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đa số các cơ quan, tổ chức nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc ứng dụng ISO và đã triển khai áp dụng trong thực tế các hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng nhƣ trong công tác văn phòng mang lại hiệu quả cho cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của văn phòng, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là một việc làm vô cùng cần thiết cần phải đƣợc thực hiện nghiêm túc và đồng bộ.
Là một cơ quan quản lý nhà nƣớc cấp trung ƣơng, Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội đã và đang áp dụng ISO trong nhiều hoạt động. Đặc biệt là việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng qua nhiều năm ứng dụng ISO đã đem lại đƣợc hiệu quả nhất định, đặc biệt là công tác văn thƣ lƣu trữ của Bộ. Tuy nhiên trong hoạt động của văn phòng hiện nay vẫn còn tồn tại hạn chế cần phải điều chỉnh, khắc phục. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội, kết hợp với thời gian thực tập tại Bộ, tôi đã quyết định chọn đề tài “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và xã hội” làm bài khóa luận của mình.
Với việc nghiên cứu đề tài này tôi mong muốn thấy đƣợc rõ thực trạng ứng dụng ISO tại Bộ nhằm đƣa ra giải pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9001:2001 vào công tác văn phòng tại Bộ. Lịch sử nghiên cứu Hiện nay nghiên cứu về ISO có khá nhiều văn bản quy định của Nhà nƣớc và nhiều đề tài nghiên cứu về ứng dụng ISO trong hoạt động các cơ quan, tổ chức. Nhờ đó khi triển khai nghiên cứu tác giả có nhiều thuận lợi về tài liệu cụ thể. Những văn bản này là kim chỉ nam để các cơ quan, tổ chức Việt Nam triển khai thực hiện và cũng là cơ số pháp lý để nghiên cứu đề tài này.
- Bên cạnh một số văn bản do nhà nƣớc ban hành thì còn khá nhiều những cuốn sách đƣợc các tác giả nghiên cứu chi tiết nhƣ: + Nguyễn Hữu Thái Hòa: “ Hành trình văn hóa ISO và giấc mơ chất lượng Việt Nam” nhà xuất bản Trẻ, giáo trình đề cập đến những nhận định chiến lƣợc riêng mà chỉ có Việt Nam sẽ phát huy hiệu quả cao mà Trung Quốc và các quốc gia khác không có đƣợc. + Cam Anh Tuấn (2002), Áp dụng ISO 9000 trong lĩnh vực dịch vụ hành chính– Một hướng đi mới trong công cuộc cải cách hành chính ở nước ta hiện nay. + Nguyễn Thị Nga Lớp ĐHLT QTVP Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội “ Ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty TNHH Thương mại và kỹ thuật Xuân Thu”đề tài đã đƣa ra thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty TNHH Xuân thu và đƣa ra giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng công tác văn phòng tại doanh nghiệp. + Đề tài nghiên cứu khoa học nhóm của Nguyễn Nhƣ Thủy của Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội “ Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phòng tại Viện phát triển giáo dục và Văn hóa Việt Nam” Những đề tài này nghiên cứu sâu về lý luận nghiên cứu quản lý chất lƣợng và triển khai ISO tại một số cơ quan nhà nƣớc hiện nay.
Tuy nhiên để nghiên cứu tình hình ứng dụng ISO để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng 2 tại Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội thì chƣa có nghiên cứu sâu nào đề cập đến. Đây cũng là mục tiêu nghiên cứu chính và là đóng góp của đề tài.