CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG CHI PHÍ TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG – ABC 1.1 Một số vấn đề chung về hệ thống kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động 1.1 Sự ra đời và phát triển Hệ thống đo lường, đánh giá hiệu quả hoạt động luôn gắn liền với hoạt động của một doanh nghiệp, một tổ chức. Cùng với sự phát triển về qui mô, sự đa dạng, phạm vi điều hành và tổ chức hoạt động đòi hỏi các nhà quản lý luôn phải đối mặt với thách thức mới là phải có những phương thức đo lường cải tiến liên tục theo từng giai đoạn tương ứng để có thể đo lường chính xác hơn chi phí hoạt động. Từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức được chính xác. Hệ thống chi phí truyền thống (Traditional Costing Accounting – TCA) được ra đời vào khoảng những năm 1870 đến 1920.
Vào khoảng thời gian này, trong những ngành công nghiệp, lao động là yếu tố quyết định, không có tự động hóa, sản phẩm ít đa đạng và chi phí chung chiếm tỉ trọng thấp trong tổng chi phí của công ty. Kế toán chi phí chỉ tập trung đo lường các chi phí phát sinh trực tiếp (nguyên vật liệu, nhân công) để dễ tính toán đầu ra mà không quan tâm đến các chi phí gián tiếp (chi phí quản lý, chi phí sử dụng vốn). Từ những năm 1925 đến 1985, do phát sinh nhu cầu thông tin chi phí sản phẩm cho báo cáo tài chính, những thủ tục đánh giá hàng tồn kho cho các báo cáo tài chính được thực hiện, các khoản chi phí gián tiếp và chi phí phục vụ được tập hợp theo toàn nhà máy. Sau đó được phân bổ cho sản phẩm bằng việc sử dụng các tiêu thức đơn giản và dễ xác định như số giờ lao động trực tiếp.
Chi phí sản xuất chung được tập hợp và phân bổ theo mức trung bình và kiểm soát chúng bằng cách tính toán các khoản sai biệt hàng tháng từ sổ cái tổng hợp của kế toán tài chính. 123doc 2 Trong hệ thống chi phí truyền thống, tổng chi phí thường được phân bổ cho sản phẩm bằng cách sử dụng những tiêu thức đo lường hoạt động như số giờ lao động trực tiếp. Cách tiếp cận này giả định rằng tổng chi phí có mối tương quan với số giờ lao động trực tiếp. Chính vì vậy, từ những năm 1960s, đặc biệt là những năm 1980s, khi vai trò của lao động trực tiếp trong tổng chi phí không còn quan trọng nữa và lao động trực tiếp không còn mối quan hệ tuyến tính với tổng chi phí, khi một số dòng sản phẩm được hiện đại hóa, tiết kiệm lao động và lợi nhuận thu được từ các sản phẩm này có xu hướng tăng lên thì giả định trên là không hợp lý, giá thành sản phẩm bị sai lệch.
Một phương pháp tính chi phí mới được thiết kế nhằm khắc phục các nhược điểm của hệ thống chi phí truyền thống. Đó là hệ thống tính chi phí theo hoạt động. Khái niệm về kế toán hoạt động đã xuất hiện từ rất sớm. Ngay từ những năm 1930, Eric Kohler - một kiểm soát viên, đã xác định những hoạt động của một tổ chức và giới thiệu kế toán hoạt động.
Đối với mỗi hoạt động, ông tạo một tài khoản hoạt động. Một tài khoản hoạt động là một tài khoản thu nhập hoặc chi phí và thay vì xác định chi phí của một sản phẩm, ông xác định chi phí của một hoạt động. Vào năm 1971, Staubus mô tả một hệ thống kế toán hoạt động khác. Ông cũng tạo một tài khoản cho mỗi hoạt động.
Bên trái tài khoản, ông ghi chi phí đầu vào của hoạt động. Những đầu vào này là đầu ra của những hoạt động trước đó trong công ty và đầu ra của các nhà cung cấp bên ngoài. Phía bên phải của tài khoản, Staubus ghi giá trị đầu ra của hoạt động. Đầu ra từ những hoạt động trước đó được đo bằng chi phí tiêu chuẩn, nếu đầu ra được bán cho khách hàng bên ngoài, sẽ được đo lường bằng giá trị thuần (giá bán – chi phí bán).
Kế toán hoạt động của Staubus đạt đến điểm cao nhất khi so sánh đầu ra tại mức chi phí chuẩn hay giá trị thuần với giá trị đầu vào. Đến cuối những năm của thập niên 80, hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động ( Activity Based Costing – ABC) được mô tả bởi Robin Cooper, H Thomas Johnson và Robert Kaplan đã thu hút được nhiều sự chú ý hơn. Phương pháp này xác định các hoạt 123doc 3 động chính trong quá trình sản xuất của cơ sở, sau đó phân nhóm các hoạt động này thành những nhóm hoạt động sau : - Những hoạt động ở mức độ đơn vị sản phẩm. - Hoạt động ở cấp độ lô sản phẩm.
- Hoạt động ở cấp độ loại sản phẩm. - Hoạt động duy trì hoạt động ở công ty. Chi phí của ba nhóm hoạt động ở cấp độ đơn vị, lô, loại sản phẩm được phân bổ cho sản phẩm dựa trên mức độ tiêu tốn hoạt động của các sản phẩm khác nhau. Riêng chi phí để duy trì hoạt động của công ty được phân bổ tùy ý cho sản phẩm hoặc được xem như là chi phí thời kỳ.
Theo Robin Cooper, hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động ABC có thể được dùng để giám sát việc sử dụng nguồn lực của tổ chức, giúp quản lý tiêu dùng và chi tiêu trong công ty. Với ABC, nhà quản trị có thể nỗ lực để thực hiện hoạt động, định giá bán sản phẩm hoặc thay đổi kết cấu sản phẩm hiệu quả hơn. Ngày nay, mặc dù phương pháp ABC được ứng dụng phổ biến ở các nước phát triển như Anh, Mỹ, Thái Lan, trong các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, dịch vụ và cả các tổ chức chính phủ nhưng phương pháp ABC vẫn còn rất lạ lẫm đối với các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay mặc dù đã có một số công trình nghiên cứu về phương pháp này trong thời gian gần đây.2 Đặc điểm của ABC 1.1 Định nghĩa Hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động - ABC là phương pháp kế toán chi phí được sử dụng để phân bổ chi phí nguồn lực vào các đối tượng chịu phí căn cứ trên mối quan hệ nhân quả giữa hoạt động gây ra chi phí và đối tượng tiêu tốn hoạt động đó. Chính vì vậy, sử dụng phương pháp phân bổ chi phí theo ABC sẽ cung cấp thông tin chi phí chính xác và khoa học hơn phương pháp kế toán chi phí truyền thống.
123doc 4 Trong khi hệ thống kế toán chi phí truyền thống phân bổ chi phí chung đến sản phẩm thông qua các tiêu thức phân bổ giản đơn như thời gian lao động trực tiếp, thời gian sử dụng máy, hoặc chi phí nguyên vật liệu, ABC đưa ra một giải pháp để tạo mối quan hệ nguyên nhân - kết quả giữa những khoản chi phí được xem là chi phí chung trong hệ thống chi phí truyền thống. Có thể thấy rằng, phương pháp ABC có thể biến một chi phí gián tiếp thành một chi phí trực tiếp với một đối tượng tạo phí xác định. Hệ thống ABC không phải là một phát minh mới về phân bổ chi phí mà chính là nhận thức mới, tái lập lại phương thức ghi nhận và phân bổ chi phí để nâng cao hơn nữa tính hữu ích của thông tin về chi phí cho nhà quản trị. Đó chính là sự nhận thức, tập hợp, phân bổ chi phí cho đối tượng chịu phí theo nguyên nhân gây nên chi phí.1 : Mô hình phân bổ chi phí theo ABC Con người, Nguồn lực Vốn, thiết bị Mức độ tiêu ….
tốn nguồn lực của hoạt động Phân bổ chi phí Tiêu thức Nguồn lực sử phân bổ chi phí dụng không nguồn lực nguồn lực hiệu quả Bán hàng, Hoạt động Mua hàng, lắp ráp…. Tiêu thức Hoạt động Phân bổ chi phí phân bổ chi phí không mang hoạt động hoạt động lại hiệu quả Sản phẩm, dịch Mức độ tiêu tốn vụ, Khách hàng, Đối tượng hoạt động của thị trường, kênh tính phí đối tượng phân phối … tính phí 123doc 5 Giải thích mô hình : - Chi phí nguồn lực được tập hợp vào các hoạt động bằng các tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực. Các tiêu thức phân bổ này thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa các hoạt động với sự tiêu tốn nguồn lực mà các hoạt động này gây ra. - Sau đó chi phí từng hoạt động được phân bổ vào các đối tượng tính phí bằng các tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động.
Các tiêu thức này phản ánh mức độ hoạt động đóng góp để tạo ra sản phẩm, dịch vụ hay đối tượng chịu phí cụ thể. - Đánh giá giá thành sản phẩm theo nguyên nhân, phân tích những nguồn lực, hoạt động không hiệu quả và tìm cách khắc phục.2 Vai trò ABC có khả năng phân bổ chi phí đến sản phẩm từ những hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Ví dụ, chi phí chuẩn bị máy móc có thể được phân bổ trên cơ sở số lần chuẩn bị máy móc ứng với từng sản phẩm. Chi phí phục vụ có thể được tính ngược lại cho những công việc thực hiện để duy trì sản phẩm trong doanh nghiệp.
Chi phí quản lý khách hàng có thể được tính ngược cho từng đơn đặt hàng của khách hàng, cho những lần phản hồi yêu cầu của khách hàng, và cho việc tiếp thị sản phẩm đến những khách hàng cụ thể. Hệ thống ABC sử dụng rất nhiều ước tính. Ví dụ, một hệ thống có thể sử dụng những tiêu thức phân bổ để ước tính chi phí nguồn lực tiêu tốn cho một hoạt động hơn là tập hợp chi phí một cách chi tiết cho mỗi lần thực hiện hoạt động…. Những ước tính này được thực hiện, không phải vì không thể tính chi phí thực tế cho từng hoạt động, mà bởi vì chi phí của việc tính trực tiếp chi phí cho từng hoạt động có thể quá cao dẫn đến không hiệu quả về kinh tế.
Theo phương pháp ABC, mọi sự phân bổ chi phí nguồn lực vào hoạt động hay sản phẩm, dịch vụ,… đều phải gắn liền với những tiêu thức phân bổ chi phí phù hợp, thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa đối tượng tập hợp chi phí với chi phí nguồn lực. 123doc 6 Hệ thống chi phí truyền thống đã giúp nhà quản lý đo lường, đánh giá kết quả hoạt động trong quá khứ nhưng sự ra đời của hệ thống kế toán chi phí dựa trên cơ sở hoạt động không những giúp nhà quản lý đo lường, đánh giá chính xác hơn hoạt động mà còn giúp nhà quản lý nhận thức và tìm ra nguồn gốc, nguyên nhân gây nên chi phí trong môi trường kinh doanh luôn luôn biến động.