CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN 1.1 Giới thiệu đề tài Trong thời đại số hóa hiện nay, ghi chú đã trở thành một phần quan trọng của cuộc sống hàng ngày. Tuy nhiên, việc quản lý và theo dõi ghi chú trên nhiều nền tảng và thiết bị có thể trở nên khó khăn. Mục tiêu của khoá luận này là xây dựng một hệ thống quản lý ghi chú đơn giản và linh hoạt, giúp người dùng tổ chức và truy cập ghi chú một cách hiệu quả, nhanh chóng thông qua chiếc smartphone của mình. Trong quá trình nghiên cứu, chúng em đã tiến hành các thử nghiệm.
Trước tiên, chúng em đã xem xét các ứng dụng và công cụ ghi chú hiện có trên thị trường để hiểu rõ về các tính năng và ưu điểm của chúng. Sau đó, phân tích các yêu cầu và nhu cầu của người dùng trong việc quản lý ghi chú. Dựa trên các nghiên cứu và phân tích trên, chúng em đã lên ý tưởng thiết kế và triển khai một hệ thống kết hợp các tính năng ghi chú với các tính năng quản lý công việc cho một nhóm, tổ chức thành một ứng dụng trên điện thoại di động giúp người dùng có thể linh hoạt quản lý được cả công việc cá nhân và nhóm trên cùng một hệ thống. Ngoài ra, nó cũng cung cấp tính năng nhắc nhở và phân loại ghi chú để giúp người dùng tổ chức công việc một cách hiệu quả, duy trì sự sắp xếp trong cuộc sống hàng ngày.2 Lý do chọn đề tài Ghi chú là một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta.
Hầu hết mọi người sử dụng ghi chú để ghi lại thông tin quan trọng, tạo danh sách công việc hoặc ghi chú ý tưởng. Từ đó, tạo ra một hệ thống quản lý ghi chú hiệu quả có thể đáp ứng nhu cầu người dùng. Công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ và đã tạo ra nhiều công cụ và ứng dụng quản lý thông tin cá nhân. Áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý ghi chú có thể cung cấp một cách tiện lợi, linh hoạt và hiệu quả để tổ chức và truy cập ghi chú.
3 Mặc dù có nhiều ứng dụng ghi chú hiện có trên thị trường, nhưng vẫn còn những thiếu sót và hạn chế. Một số ứng dụng quản lý ghi chú không đủ linh hoạt hoặc không cung cấp đầy đủ tính năng để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng. Do đó, việc nghiên cứu và phát triển một hệ thống quản lý ghi chú tốt hơn có thể mang lại lợi ích cho người dùng. Và cuối cùng là sự kết hợp giữa quản lý và ghi chú, Quản lý ghi chú không chỉ đơn thuần là việc ghi lại thông tin, mà còn liên quan đến việc tổ chức, tìm kiếm và theo dõi các ghi chú.
Việc nghiên cứu cách kết hợp quản lý công việc và ghi chú trong một hệ thống có thể mang lại giá trị gia tăng cho người dùng. Giúp người dùng vừa đạt được mục tiêu cá nhân mà bên cạnh đó cũng có thể theo dõi được tiến độ công việc của thành viên trong nhóm.3 Mục tiêu Ứng dụng được xây dựng với mục tiêu tạo ra giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng dành cho hệ thống quản lý ghi chú. Điều này giúp người dùng có thêm thiện cảm và tạo thói quen ghi chú công việc, bên cạnh đó cũng có thể quản lý công việc cùng nhau. Cung cấp tính năng linh hoạt và đa dạng, các tính năng như tạo danh sách công việc, tạo danh mục phân loại, đặt lịch nhắc nhở, quản lý các tài liệu, liên lạc trao đổi trực tiếp với nhau thông qua chatbot.
Điều này giúp người dùng tổ chức công việc, theo dõi tiến trình và tăng cường hiệu suất làm việc. Ngoài những mục tiêu về tính ứng dụng, việc nghiên cứu, thực hiện đề tài góp phần phát triển vào khả năng tự học, tự nghiên cứu, mong muốn được trau dồi thêm kiến thức mới, tiếp thu những tiến bộ về kỹ thuật, bắt kịp xu hướng công nghệ trong thời đại kỹ thuật 4.4 Phạm vi Phạm vi của khoá luận hướng đến việc xây dựng ứng dụng di động tập trung phát triển trên hệ điều hành iOS và Android cùng với các chức năng chính sau: - Authentication (Đăng ký, đăng nhập, đổi mật khẩu, quên mật khẩu, xác thực email) - Note Management (Tìm kiếm, thêm, xoá, cập nhật, ghi chú loại chữ và ghi chú loại vẽ, tạo template, ghim, phân loại, tạo danh mục phân loại) - Reminder Management (Thêm, xoá, cập nhật, đặt thông báo lặp lại theo ngày, tuần, tháng, năm, hiển thị reminders và các tasks được assign cho người dùng trên màn hình calendar và màn hình timeline) - Project Management (Tìm kiếm, thêm, xoá, cập nhật): + Wiki Management (Thêm, xoá, cập nhật các mô tả, những thông tin, tài liệu cho dự án, nhập thông tin từ ghi chú có sẵn) + Task Management (Tìm kiếm, thêm, xoá, cập nhật, ghi nhận lịch sử thay đổi, lưu trữ thông tin tiến độ, có đề xuất thành viên phù hợp với công việc dựa vào chủ đề áp dụng Content-based Recommendation System) + Comment Management (Thêm, xoá, cập nhật, trao đổi thông tin trong mỗi task giữa các thành viên, tag tên và thông báo đến các thành viên) + Update History Management (Tự động lưu trữ các cập nhật khi các thông tin của task được thay đổi từ người dùng) + Member Management (Thêm, xoá, phân quyền cho các thành viên trong dự án, giao việc cho thành viên, xem hồ sơ của thành viên) + Chat Group, Chatbot (Trò chuyện thời gian thực giữa các thành thành viên và kết hợp chatbot OpenAI) + File Management (Thêm, xoá, cập nhật các file với nhiều định dạng khác nhau) + Weekly Report Management (Biểu đồ phân tích thống kê hoạt động của dự án và các thành viên, từ những thông tin được lưu trữ thông qua tiến độ 5 làm việc trên các task của các thành viên, tính toán thể hiển tổng quan tiến độ hiện tại của các công việc và các thành viên có trong tuần, thông tin tiến độ chi tiết của các thành viên) - Personal Progress Management (Thống kê các công việc, các nhắc nhở hiện có và đã hoàn thành trong tuần, hiển thị thời gian, tiến độ hiện tại) - App Setting Management (Cập nhật thông tin cá nhân, cài đặt ghi nhớ tài khoản cho lần đăng nhập tới, cài đặt cho thông báo đến người dùng, tính năng hỗ trợ người dùng) - Notification Management (Gửi thông báo đến người dùng khi có thông báo) 1.5 Phương pháp thực hiện - Nghiên cứu, tham khảo và tìm hiểu những phương pháp đã có, so sánh ưu điểm, nhược điểm để chọn ra các công cụ và công nghệ phù hợp. - Kế thừa những tính năng có sẵn, từ đó phát huy dựa trên các yếu tố đã tìm được phù hợp với đề tài, đưa ra giải pháp tốt nhất và lên ý tưởng phát triển. - Nâng cấp và sáng tạo hơn trong cách xử lý, cách nhìn nhận dưới vai trò là một người dùng ứng dụng.
- Chia nhỏ các công việc để thực hiện theo từng giai đoạn, quản lý công việc trong thư mục lớn để dễ dàng đánh giá tiến độ, tạo kế hoạch làm việc theo từng mốc thời gian cụ thể và review chéo sau khi kết thúc một giai đoạn và chuẩn bị kế hoạch cho bước tiếp theo. - Áp dụng mô hình tiếp cận lặp (Iterative Model) trong quá trình thực hiện và xây dựng ứng dụng. Một chuỗi quá trình thực hiện sẽ được lặp đi lặp lại từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành sản phẩm và báo cáo, sau mỗi chu kỳ sẽ có kết quả của quá trình đó, tiếp theo thực hiện review sau mỗi giai đoạn cho đến khi có sản phẩm cuối cùng.6 Kết quả dự kiến - Hiểu rõ về công nghệ, nắm được các kiến thức cơ bản và cách hoạt động của công nghệ được sử dụng. - Nắm được vòng đời của một ứng dụng hiểu được cách vận hành, từ lúc khởi động đến khi kết thúc.
- Biết sử dụng các công cụ để phát triển, hỗ trợ trong quá trình thực hiện dự án. - Ứng dụng có độ hoàn thiện cao, đáp ứng đủ các yêu cầu đã đề ra, người dùng có thể sử dụng ngay lập tức. - Giao diện thân thiện, đem lại trải nghiệm tốt với người dùng, dễ sử dụng. - Tài liệu và quá trình làm việc được ghi lại đầy đủ và rõ ràng đáp ứng cho việc cải tiến và sửa lỗi sau này, có thể được kế thừa bởi những người sau.7 Hiện trạng bài toán Hiện trạng của đề tài "Quản lý và ghi chú" là một lĩnh vực có nhiều ứng dụng và công cụ hiện có.
Có rất nhiều ứng dụng di động và hay các phần mềm máy tính đã được phát triển để hỗ trợ quản lý ghi chú. Một số ứng dụng phổ biến bao gồm Evernote, OneNote, Google Keep, Apple Notes hoặc kể đến các ứng đa nền tảng như Notion, Trello và còn nhiều ứng dụng khác. Các ứng dụng hiện có thường cung cấp các tính năng như tạo ghi chú văn bản, gắn kết hình ảnh và tệp tin, sắp xếp ghi chú theo danh sách hoặc thẻ, và đôi khi cung cấp tính năng đồng bộ hóa và chia sẻ. Một số ứng dụng cũng cung cấp tính năng nhắc nhở và tích hợp với các công cụ khác như lịch và email.
Tuy nhiên, mặc dù có nhiều ứng dụng hiện có, vẫn còn một số hạn chế và thiếu sót. Một số ứng dụng có thể hạn chế tính linh hoạt trong việc tổ chức và phân loại ghi chú. Ngoài ra, cũng có thể xảy ra vấn đề về bảo mật và quyền riêng tư của dữ liệu ghi chú khi sử dụng các ứng dụng của bên thứ ba. Do đó, việc nghiên cứu và phát triển một hệ thống quản lý ghi chú tốt hơn kết hợp với việc quản lý công việc theo nhóm trên cùng một ứng dụng mà không cần 7 thông qua bất kỳ trung gian nào vẫn có thể tạo nên một giá trị tốt.
Mục tiêu là cung cấp một giải pháp linh hoạt, an toàn và dễ sử dụng hơn, đáp ứng các nhu cầu đa dạng của người dùng và giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tổ chức thông tin cá nhân.1 Các ứng dụng liên quan Sau khi khảo sát hiện trạng, chúng em đã tìm hiểu được một số ứng dụng liên quan, có đáp ứng một phần trong việc giải quyết hiện trạng được nêu ra: 1.1 Notion - Write, plan, and organize in one place Hình 1-1: Logo ứng dụng Notion[16] Ứng dụng Notion[16] là một công cụ quản lý thông tin linh hoạt và đa năng. Notion cung cấp một giao diện dễ sử dụng và mạnh mẽ cho người dùng tổ chức, ghi chú, và làm việc với thông tin.