BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN TIẾN THÀNH Sinh viên thực hiện : LÝ THỊ MAI Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB039, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Cuộc sống là sự tồn tại của con người xung quanh các sự vật, hiện tượng, là sự tương tác, hỗ trợ qua lại, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như trong cuộc sống. Mỗi con người trong số chúng ta đều không thể tồn tại mà không nhờ dến sự giúp đỡ của bất cứ ai, dù đó là sự giúp đỡ lớn hay nhỏ, và tôi cũng vậy. Các cụ ta đã có câu: “ăn quả nhớ kẻ trồng cây”, hay “uống nước nhớ nguồn”… Để có hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn bộ lãnh đạo cơ quan, cán bộ, công chức viên chức tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn đã tiếp nhận và tạo điều kiện tốt nhất để tôi có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Đặc biệt, tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Dương Thị Tuyến- cán bộ văn thư là người đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ và chỉ bảo tôi trong suốt quá trình thực tập, cung cấp cho tôi những văn bản, số liệu làm cơ sở cho việc thực hiện bài khóa luận của mình. Hơn nữa, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy cô của Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt là Thạc sĩ Nguyễn Tiến Thành- giảng viên hướng dẫn đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình tôi làm bài để tôi có thể hoàn thành bài khóa luận của mình một cách tốt nhất, đúng với yêu cầu đã được giao. Mặc dù đã cố gắng quan sát học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, tham khảo thêm nhiều tài liệu khác nhau, song bài báo cáo của tôi vẫn còn nhiều thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp từ Lãnh đạo cơ quan, cán bộ nhân viên tại văn phòng và quý thầy cô để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Lý Thị Mai LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tất cả những số liệu và kết quả trong khóa luận tốt nghiệp đều là tài liệu, số liệu thực tại của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, tôi không sao chép bất kỳ của một cơ quan nào khác. Tôi xin hoàn toàn chịu trác nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. Hà nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Lý Thị Mai DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT THƯỜNG 1 CNTT Công nghệ thông tin 2 CTVT Công tác văn thư 3 HĐND-UBND Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân 4 HTTT Hệ thống thông tin 5 KTXH Kinh tế xã hội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU . Lý do chọn đề tài . Lịch sử nghiên cứu vấn đề . Mục tiêu nghiên cứu. Nhiệm vụ nghiên cứu . Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Giả thuyết nghiên cứu . Phương pháp nghiên cứu. Cấu trúc của đề tài . LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ . Một số khái niệm . Công nghệ thông tin . Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư . Vai trò của công nghệ thông tin trong công tác văn thư . Nội dung của việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong công tác văn phòng . 14 Tiểu kết chương 1 . THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN. Khái quát về văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn . Chức năng của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn . Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn . Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn . Tình hình công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn . Công tác soạn thảo và ban hành văn bản . Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản . Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan . Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. Sự cần thiết của việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn . Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. Cơ sở hạ tầng về phần mềm . Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong việc soạn thảo văn bản 42 2. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản . Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan . Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thông tin trong nội bộ cơ quan và ngoài cơ quan . Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc sử dụng chữ ký số . Khảo sát các loại trang thiết bị được sử dụng trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. Nhược điểm . 70 Tiểu kết chương 2 . GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN . Nhóm giải pháp về nhận thức . Nâng cao nhận thức của lãnh đạo văn phòng cũng như cán bộ, nhân viên trong văn phòng về tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Chú trọng việc đẩy mạnh việc nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ nhân sự nhằm đáp ứng được các yêu cầu công việc, sự hiện đại hóa của các phần mềm, trang thiết bị . Tổ chức tuyển dụng thêm nhân sự cho văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu của công việc . Nhóm giải pháp về công nghệ . Trang bị cho văn phòng, cơ quan hệ thống mạng rộng rãi, hợp lý . Tăng cường việc ứng dụng các phần mềm trong việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư . Thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa, tăng cường mua sắm các trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác văn thư . Đẩy mạnh việc sử dụng chữ ký số vào hoạt động của cơ quan . Triển khai ứng dụng ISO 9000 trong công tác văn thư . Nhóm giải pháp về thể chế . 81 Tiểu kết chương 3 . 83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO . 85 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Với sự phát triển và hội nhập toàn cầu của nền kinh tế thế giới, đất nước ta cũng có những chính sách, xu hướng đổi mới theo. Đặc biệt là sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin,nó có tầm ảnh hưởng to lớn đới với tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội, sự phát triển này đòi hỏi đất nước ta cần phát triển về mọi mặt, mọi ngành nghề,lĩnh vực, nhằm đáp ứng hóa nhu cầu của thế giới. Để đáp ứng nhu cầu này thì đòi hỏi công tác hành chính văn phòng càng được chú trọng hơn nữa. Văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của một cơ quan. Nó bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Qua đó nhận thức được tầm quan trọng của công tác hành chính văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư tại các cơ quan ngày càng được quan tâm. Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu của bộ phận Văn phòng trong hoạt động của cơ quan. Làm tốt công tác này sẽ góp phần tích cực vào việc thu thập tài liệu, bảo quản và quản lý tài liệu của cơ quan, lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, vai trò của công tác văn thư ngày càng được chú trọng, nâng cao trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Công tác văn thư ngày càng được chú trọng, được tổ chức hợp lý và tự động hóa các khâu nghiệp vụ 1 sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý. Công nghệ thông tin đang là một yếu tố có ảnh hưởng to lớn trên toàn cầu và tất cả lĩnh vực của đời sống xã hội.Công nghệ thông tin là một phần không thể thiếu trong việc tổ chức và triển khai thực hiện các công việc. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là một nhu cầu mang tính khách quan, nó là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, góp phần giúp cho công việc được giải quyết nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, công sức, sức lao động tay chân của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng công việc của cán bộ văn thư. Ứng dụng công nghệ thông tin là một vấn đề được Nhà nước ta quan tâm hàng đầu, nó được quy định hóa bằng các văn bản, quy định cụ thể. Nhà nước ta khẳng định, việc ứng dụng CNTT trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước là ưu tiên hàng đầu và công tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chính, cũng được xác định là một lĩnh vực hàng đầu trong CNTT. Trước đây cũng như hiện nay, công tác văn thư tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn đã được thực hiện tương đối tốt, đồng thời việc ứng dụng CNTT vào CTVT tại đây cũng khá được chú trọng, đặc biệt là việc ứng dụng phần mềm Netoffice vào trong các khâu nghiệp vụ của CTVT.
