Khóa Luận Tốt Nghiệp: Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Vào Quản Trị Văn Phòng Bộ Nội Vụ

Luận văn tốt nghiệp kinh tế nghiên cứu tốt nghiệp quản trị văn phòng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức quản lý điều hành, điều tra thực trạng, phân tích số liệu,

• Tác giả: Ngô Văn Toản
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Mạnh Cường
• Trường học: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản Trị Văn Phòng
• Đề tài: Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Vào Công Tác Tổ Chức Quản Lý, Điều Hành Văn Phòng Bộ Nội Vụ
• Loại tài liệu: Khóa Luận Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
• 1.1. Lý do chọn đề tài
• 1.2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
• 1.3. Mục tiêu nghiên cứu
• 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 1.5. Giả thuyết nghiên cứu
• 1.6. Nhiệm vụ nghiên cứu
• 1.7. Phương pháp nghiên cứu
• 1.8. Kết cấu của khóa luận
• 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG
• 1.1. Lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng
• 1.1.1. Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng
• 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Bộ
• 1.2. Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng
• 1.2.1. Khái niệm công nghệ thông tin
• 1.2.2. Khái niệm ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành
• 1.2.3. Khái niệm quản lý và điều hành. Vai trò của CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng
• 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ
• 2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Nội vụ
• 2.2. Chức năng của Văn phòng Bộ Nội vụ
• 2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nội vụ
• 2.4. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nội vụ
• 2.5. Chế độ làm việc của Văn phòng Bộ
• 2.6. Hệ thống các văn bản của Nhà nước và Bộ Nội vụ về Ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành tại cơ quan nhà nước
• 2.6.1. Văn bản của nhà nước quy định về ứng dụng CNTT
• 2.6.2. Văn bản của Bộ Nội vụ quy định về ứng dụng CNTT
• 2.7. Thực trạng việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành tại Văn phòng Bộ Nội vụ
• 2.7.1. Hạ tầng kỹ thuật và phần mềm ứng dụng
• 2.7.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
• 2.7.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự
• 2.7.4. Ứng dụng CNTT trong công tác an ninh, bảo vệ
• 2.7.5. Ứng dụng CNTT trong việc quản lý tài chính
• 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG
• 3.1. Nhóm giải pháp về nhận thức
• 3.2. Nhóm giải pháp về thể chế
• 3.3. Nhóm giải pháp về công nghệ
• 3.3.1. Về hạ tầng kỹ thuật
• 3.3.2. Trong công tác quản lý nhân sự
• 3.3.3. Trong việc quản lý tài chính
• 3.3.4. Trong công tác văn thư
• 3.3.5. Trong công tác an ninh, bảo vệ
• 3.4. Bảo đảm về môi trường pháp lý
• 3.5. Tăng cường ứng dụng ISO tại văn phòng Bộ
• 3.6. Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân lực
• 3.7. Hiện đại hóa hành chính tại Bộ Nội vụ
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quản Trị Văn Phòng Bộ Nội Vụ

Công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý và điều hành tại các cơ quan nhà nước, đặc biệt là tại Bộ Nội vụ. Việc ứng dụng CNTT không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo ra sự minh bạch và tiết kiệm thời gian trong các quy trình hành chính. Trong bối cảnh hiện đại, việc áp dụng CNTT vào quản trị văn phòng đã trở thành một yêu cầu cấp thiết nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dân và tổ chức.

1.1. Khái niệm và vai trò của Công Nghệ Thông Tin

Công nghệ thông tin được hiểu là hệ thống các công cụ, phương pháp và quy trình nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền tải thông tin. Vai trò của CNTT trong quản trị văn phòng Bộ Nội vụ không chỉ dừng lại ở việc cải thiện quy trình làm việc mà còn giúp nâng cao chất lượng dịch vụ công, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân và doanh nghiệp.

1.2. Lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng

Việc ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng mang lại nhiều lợi ích như giảm thiểu thời gian xử lý công việc, tăng cường khả năng truy cập thông tin, và cải thiện khả năng phối hợp giữa các phòng ban. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn.

II. Thách thức trong việc Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin tại Bộ Nội Vụ

Mặc dù việc ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng Bộ Nội vụ đã đạt được nhiều thành tựu, nhưng vẫn còn tồn tại nhiều thách thức cần phải vượt qua. Những thách thức này bao gồm sự thiếu hụt về hạ tầng kỹ thuật, sự không đồng bộ trong việc áp dụng công nghệ giữa các phòng ban, và vấn đề về đào tạo nhân lực.

2.1. Hạ tầng kỹ thuật chưa đáp ứng yêu cầu

Hạ tầng kỹ thuật là yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả của việc ứng dụng CNTT. Tại Bộ Nội vụ, nhiều thiết bị và phần mềm vẫn chưa được cập nhật, dẫn đến việc không thể khai thác tối đa tiềm năng của CNTT trong quản lý.

2.2. Đào tạo nhân lực và nhận thức về CNTT

Một trong những thách thức lớn nhất là việc đào tạo nhân lực. Nhiều cán bộ, công chức chưa được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng CNTT hiệu quả. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc và khả năng ứng dụng công nghệ trong quản lý.

III. Phương Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Ứng Dụng CNTT Trong Quản Trị Văn Phòng

Để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng Bộ Nội vụ, cần có những phương pháp cụ thể và đồng bộ. Các giải pháp này không chỉ tập trung vào công nghệ mà còn cần chú trọng đến con người và quy trình.

3.1. Cải thiện hạ tầng kỹ thuật

Đầu tư nâng cấp hạ tầng kỹ thuật là cần thiết để đảm bảo rằng các hệ thống CNTT hoạt động hiệu quả. Việc này bao gồm việc mua sắm thiết bị mới, cập nhật phần mềm và xây dựng mạng lưới thông tin liên lạc mạnh mẽ.

3.2. Đào tạo và phát triển nhân lực

Đào tạo nhân lực là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT. Cần tổ chức các khóa đào tạo thường xuyên để cập nhật kiến thức và kỹ năng cho cán bộ, công chức, giúp họ tự tin hơn trong việc sử dụng công nghệ.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn CNTT Tại Văn Phòng Bộ Nội Vụ

Việc ứng dụng CNTT tại Văn phòng Bộ Nội vụ đã mang lại nhiều kết quả tích cực. Các hệ thống thông tin được triển khai đã giúp cải thiện quy trình làm việc, tăng cường khả năng quản lý và điều hành.

4.1. Hệ thống quản lý văn bản điện tử

Hệ thống quản lý văn bản điện tử đã giúp giảm thiểu thời gian xử lý công văn, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và hiệu quả hơn. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập và xử lý thông tin mà không cần phải tìm kiếm tài liệu giấy tờ.

4.2. Ứng dụng trong quản lý nhân sự

Việc ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự đã giúp cải thiện quy trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên. Các phần mềm quản lý nhân sự giúp theo dõi hiệu suất làm việc và tạo điều kiện cho việc phát triển nghề nghiệp của cán bộ, công chức.

V. Kết Luận và Tương Lai của Ứng Dụng CNTT Trong Quản Trị Văn Phòng

Tương lai của việc ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng Bộ Nội vụ hứa hẹn sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ. Với sự đầu tư đúng mức và sự quan tâm từ lãnh đạo, CNTT sẽ trở thành công cụ quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ người dân.

5.1. Định hướng phát triển CNTT trong tương lai

Định hướng phát triển CNTT trong tương lai cần tập trung vào việc cải thiện hạ tầng, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường khả năng tương tác giữa các hệ thống. Điều này sẽ giúp Bộ Nội vụ đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.

5.2. Tầm quan trọng của việc duy trì và cập nhật công nghệ

Việc duy trì và cập nhật công nghệ là rất quan trọng để đảm bảo rằng các hệ thống CNTT luôn hoạt động hiệu quả. Cần có kế hoạch bảo trì và nâng cấp định kỳ để tránh tình trạng lạc hậu và không đáp ứng được yêu cầu công việc.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ Nội vụ" của sinh viên Ngô Văn Toản (chuyên ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khóa 2013 – 2017) được xây dựng trong bối cảnh tin học hóa và mạng Internet phát triển mạnh mẽ, tác động trực tiếp đến hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Quá trình triển khai cải cách hành chính, đặc biệt là công tác đơn giản hóa thủ tục hành chính theo Đề án 30 của Thủ tướng Chính phủ, đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc tự động hóa các quy trình xử lý văn bản, giấy tờ truyền thống, từng bước hình thành phương thức điều hành điện tử và hỗ trợ cán bộ, chuyên viên giải quyết công việc nhanh chóng. Qua quá trình thực tập thực tế tại Văn phòng Bộ Nội vụ, tác giả ghi nhận công tác ứng dụng công nghệ thông tin và trang thiết bị hiện đại tại đơn vị dù đã đạt một số kết quả ban đầu nhưng vẫn còn những hạn chế, thiếu sót nhất định, chưa phát huy tối đa hiệu quả trong vận hành thực tế.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định gồm 3 nội dung:

1. Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng;
2. Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Bộ Nội vụ nhằm làm rõ các ưu điểm, hạn chế và chỉ ra các vấn đề cần giải quyết;
3. Đề xuất giải pháp nâng cao vị trí, vai trò của công nghệ thông tin trong nhận thức và hoạt động của cơ quan nhà nước, hướng tới phục vụ người dân và tổ chức hiệu quả hơn.

Để đạt được mục tiêu nêu trên, tác giả đề ra 5 nhiệm vụ nghiên cứu:

1. Nghiên cứu lý luận về văn phòng và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng;
2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nội vụ;
3. Phản ánh thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và điều hành tại Văn phòng Bộ Nội vụ;
4. Phản ánh sự tác động của công nghệ thông tin vào chỉ số cải cách hành chính tại cơ quan Bộ;
5. Đánh giá hiệu quả ứng dụng, chỉ ra các hạn chế và đề xuất giải pháp khắc phục.

Giả thuyết nghiên cứu của đề tài là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý của Bộ Nội vụ nói chung và Văn phòng Bộ nói riêng đã được quan tâm bước đầu, tuy nhiên cần tiếp tục được đầu tư chiều sâu và đồng bộ hơn để tối ưu hóa hiệu quả điều hành.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và điều hành tại Văn phòng Bộ Nội vụ.
• Phạm vi không gian: Văn phòng Bộ Nội vụ, bao gồm khối cơ quan Bộ tại Hà Nội (số 8 Tôn Thất Thuyết, quận Nam Từ Liêm và số 37A Nguyễn Bỉnh Khiêm, quận Hai Bà Trưng) cùng hệ thống các đơn vị liên quan và cơ sở đại diện tại miền Trung, miền Nam.
• Phạm vi thời gian: Khảo sát số liệu và đánh giá thực trạng hoạt động trong giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng nghiên cứu dựa trên các khái niệm chuyên ngành Quản trị văn phòng và Quản lý hành chính nhà nước. Về mặt lý thuyết, tác giả tiếp cận khái niệm văn phòng theo hướng là bộ máy giúp việc tổng hợp, trực tiếp phục vụ sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, thực hiện hai chức năng then chốt là tham mưu tổng hợp và bảo đảm hậu cần vật chất - kỹ thuật. Quản trị văn phòng được định nghĩa là một phân ngành của khoa học quản trị, bao hàm các hoạt động hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các luồng thông tin nhằm phục vụ mục tiêu chung của tổ chức. Đồng thời, văn bản phân tích hoạt động quản lý (Administration/Management) qua ba dạng tồn tại (thế giới vô sinh, cơ thể sống, xã hội loài người) và quy trình điều hành theo 4 khâu: ra quyết định, tổ chức cơ chế sử dụng nhân lực, chỉ đạo đôn đốc kiểm tra và đánh giá kết quả.

Về công nghệ thông tin (CNTT), tác giả trích dẫn định nghĩa từ Nghị quyết 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ, Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị, Điều 4 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 và Từ điển Oxford; đồng thời làm rõ sự phân biệt giữa "tin học" (khoa học nghiên cứu thông tin và xử lý tự động) và "công nghệ thông tin" (ứng dụng kỹ thuật máy tính và truyền thông). Cơ sở pháp lý vận dụng trong khóa luận bao gồm hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và các quyết định nội bộ của Bộ Nội vụ:

• Văn bản của Nhà nước: Luật Giao dịch điện tử năm 2005; Luật Công nghệ thông tin năm 2006; Quyết định 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển CNTT và truyền thông; Nghị định 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Chỉ thị 34/2008/CT-TTg; Quyết định 1605/QĐ-TTg phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT giai đoạn 2011–2015; Nghị quyết 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị; Quyết định 1819/QĐ-TTg giai đoạn 2016–2020; Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức văn bản hành chính; Nghị định 41/2012/NĐ-CP và Nghị định 36/2013/NĐ-CP về vị trí việc làm; Nghị định 06/2013/NĐ-CP quy định về bảo vệ cơ quan.
• Văn bản của Bộ Nội vụ: Quyết định 1764/QĐ-BNV (2004) xây dựng trang thông tin điện tử; Chỉ thị 59/2005/CT-BNV và Quyết định 137/2005/QĐ-BNV về giao dịch điện tử; Quyết định 766/QĐ-BNV (2008) về triển khai thí điểm phần mềm quản lý văn bản và điều hành; Chỉ thị 01/CT-BNV và 02/CT-BNV (2010) về văn bản điện tử; Quyết định 427/QĐ-BNV (2014) thành lập Ban Chỉ đạo ứng dụng CNTT; Quyết định 3970/QĐ-BNV (2016) và Quyết định 1142/QĐ-BNV (2016) về kế hoạch CNTT giai đoạn 2016–2020; Quyết định 36-QĐ/BNV (2009) và Quyết định 323/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ.

Phương pháp nghiên cứu được áp dụng gồm ba nhóm phương pháp chính:

1. Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Thu thập giáo trình, tài liệu chuyên ngành, bài báo khoa học và các văn bản quy phạm pháp luật để xây dựng khung lý luận;
2. Phương pháp khảo sát thực địa: Tiến hành quan sát trực tiếp quy trình làm việc trong đợt thực tập 2 tháng tại các phòng ban thuộc Văn phòng Bộ Nội vụ, tra cứu số liệu hành chính và phỏng vấn trực tiếp cán bộ, chuyên viên;
3. Phương pháp phân tích - tổng hợp: Xử lý và liên kết nguồn dữ liệu thứ cấp từ văn bản báo cáo với dữ liệu sơ cấp thu nhận từ khảo sát thực địa nhằm rút ra các nhận định khách quan về thực trạng.

Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm các báo cáo thống kê nội bộ về hạ tầng công nghệ thông tin của Trung tâm Thông tin Bộ Nội vụ, hệ thống sổ sách đăng ký văn bản và cơ sở dữ liệu trên các phần mềm tác nghiệp chuyên dụng tại cơ quan trong giai đoạn 2014–2016.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng

Chương 1 làm rõ vai trò thiết yếu của văn phòng đối với cơ quan nhà nước. Tác giả phân tích văn phòng là bộ máy tổng hợp, đóng vai trò là "tai mắt", "bộ nhớ" và "cơ quan tham mưu giúp việc" trực tiếp cho lãnh đạo. Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp thông qua việc thu thập, phân tích, sàng lọc thông tin nhằm cung cấp phương án xử lý tối ưu cho lãnh đạo; đồng thời thực hiện chức năng hậu cần qua việc quản lý cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị và bảo đảm điều kiện làm việc.

Về mặt ứng dụng công nghệ, chương này hệ thống hóa 4 nhóm lợi ích chính mà CNTT mang lại cho công tác văn phòng: tăng cường hiệu quả vận hành và quản lý tài sản; thiết lập phương thức vận hành thông suốt qua môi trường điện tử; giảm thiểu các khâu xử lý sự vụ thủ công; thay đổi tác phong làm việc, tăng tính minh bạch và độ chính xác trong chỉ đạo điều hành. Khóa luận cũng phân loại các thành phần công nghệ cơ bản cần trang bị cho văn phòng gồm phần cứng máy tính, hệ điều hành, phần mềm ứng dụng (tiêu biểu như bộ Microsoft Office), cấu trúc mạng nội bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN).

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng Bộ Nội vụ

Chương này trình bày cơ cấu tổ chức và phân tích chi tiết mức độ ứng dụng tin học trong các mặt nghiệp vụ tại Văn phòng Bộ Nội vụ:

• Về tổ chức bộ máy: Văn phòng Bộ hoạt động theo chế độ thủ trưởng do Chánh Văn phòng phụ trách, giúp việc có các Phó Chánh Văn phòng; cơ cấu gồm 8 phòng chức năng (Phòng Tổng hợp - Thư ký, Kế toán - Tài vụ, Thi đua - Khen thưởng, Hành chính - Văn thư - Lưu trữ, Quản trị, Quản lý kỹ thuật, Bảo vệ, Quan hệ công chúng) và 2 Văn phòng đại diện tại Miền Trung và Miền Nam.

• Về hạ tầng kỹ thuật: Hạ tầng công nghệ được đầu tư bài bản, quản lý vận hành thông qua Trung tâm Tích hợp dữ liệu thuộc Trung tâm Thông tin Bộ. Các số liệu kỹ thuật ghi nhận trong giai đoạn khảo sát được tổng hợp như sau:

Tiêu chí hạ tầng kỹ thuật	Thông số / Hiện trạng ghi nhận
Số cán bộ, công chức, viên chức được trang bị máy tính	406 người (đạt tỷ lệ 100%)
Kết nối mạng nội bộ (LAN)	Phủ kín 2 trụ sở (số 8 Tôn Thất Thuyết và 37A Nguyễn Bỉnh Khiêm); 100% đơn vị trực thuộc có LAN
Mạng diện rộng (WAN)	Đã kết nối giữa các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Nội vụ
Hệ thống máy chủ (Server)	16 máy chủ và 02 hệ thống lưu trữ dữ liệu tại trụ sở chính
Các dịch vụ máy chủ vận hành	Mail Server, Backup, e-Office, Active Directory, SQL Server, CSDL Hội, CSDL Cán bộ công chức
Tổng băng thông Internet và số kết nối	Băng thông đạt 130 Mb/s; 406 kết nối Internet
Phòng chống mã độc và virus	406 máy tính được cài phần mềm diệt virus (đạt 100%)
Bảo đảm an toàn thư điện tử	Sử dụng phần mềm InterScan Messaging Security Suite của Trend Micro
An toàn kỹ thuật phòng máy	Trang bị hệ thống báo cháy tự động và hệ thống chống sét riêng cho phòng máy chủ

• Ứng dụng trong công tác văn thư:
  • Soạn thảo văn bản: 100% văn bản hành chính được thực hiện trên máy tính qua bộ công cụ Microsoft Office, tuân thủ Thông tư 01/2011/TT-BNV theo quy trình 5 bước; trong đó bước 3 (xây dựng đề cương, soạn thảo) áp dụng việc mẫu hóa các biểu mẫu như giấy mời, giấy giới thiệu, công văn, quyết định.
  • Quản lý văn bản qua phần mềm qlvb.vn: Quy trình văn bản đến thực hiện bóc bì (trừ bì gửi đích danh lãnh đạo, tạp chí, viện nghiên cứu), đóng dấu đến, phân loại và scan trực tiếp qua 2 máy scan chuyên dụng kết nối với máy tính văn thư để chuyển lên hệ thống; quản lý qua 4 loại sổ (Sổ chuyển giao công văn in cuối ngày để các vụ ký nhận, Sổ bì thường, Sổ văn bản mật đăng ký trên máy tính riêng biệt ngoại tuyến, không scan; Sổ đơn thư khiếu nại tố cáo). Phần mềm tích hợp phím tắt F7 để lưu và nhập văn bản mới, F9 để sao chép thông tin văn bản trước đó. Văn bản đi được kiểm tra thể thức, cấp số tự động theo các tiêu chí bắt buộc (số ký hiệu, ngày tháng, loại văn bản, trích yếu, người soạn, độ mật, độ khẩn, lãnh đạo ký), nhân bản, đóng dấu và chuyển phát qua đường bưu điện hoặc fax.
  • Điều hành qua mạng: Hệ thống hiển thị tiến độ xử lý văn bản bằng màu sắc trực quan (màu vàng: đang giải quyết; màu xanh: đã giải quyết xong; màu đỏ: chưa giải quyết), tích hợp chức năng tự động nhắc việc, tổng hợp ý kiến đa chiều và theo dõi luồng hồ sơ hồi báo.
• Ứng dụng trong quản lý nhân sự: Sử dụng phần mềm DTSOFT phục vụ xác định vị trí việc làm theo Nghị định 41/2012/NĐ-CP và Nghị định 36/2013/NĐ-CP. Phần mềm cho phép nhập thông tin hồ sơ, quản lý nâng lương, lập kế hoạch biên chế, danh sách nghỉ hưu, đánh giá cán bộ, hiển thị cơ cấu tổ chức dạng "drill-down", tính lương, quản lý tuyển dụng và theo dõi BHXH/BHYT. Cơ quan cũng lắp đặt hệ thống máy kiểm soát thời gian làm việc bằng thẻ cảm ứng từ thay cho việc theo dõi thủ công.
• Ứng dụng trong an ninh, bảo vệ: Thực hiện theo Nghị định 06/2013/NĐ-CP. Cơ quan trang bị hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động; hệ thống camera quan sát truyền tín hiệu cáp riêng về trung tâm có đầu ghi ổ cứng và tích hợp camera IP qua ADSL phục vụ xử lý sự cố trong thang máy; hệ thống kiểm soát ra vào gồm khóa điện từ và 2 đầu đọc thẻ cảm ứng từ tại các cửa ra vào được kết nối về phần mềm máy tính trung tâm.
• Ứng dụng trong quản lý tài chính: Bước đầu ứng dụng tin học trong lập dự toán ngân sách thu chi và thống kê tài sản công theo nhiệm vụ được giao.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng

Chương 3 đề xuất định hướng và các nhóm giải pháp nhằm khắc phục tồn tại, nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT:

• Nhóm giải pháp về nhận thức: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, thay đổi thói quen làm việc dựa trên giấy tờ sang môi trường điện tử của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.
• Nhóm giải pháp về thể chế và môi trường pháp lý: Ban hành đầy đủ các quy chế quản lý, vận hành hệ thống thông tin, quy định về bảo mật dữ liệu và sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ Bộ.
• Nhóm giải pháp về công nghệ và hạ tầng: Tiếp tục nâng cấp hạ tầng mạng diện rộng WAN; nâng cấp máy chủ và thiết bị lưu trữ; mở rộng phần mềm văn thư sang các nghiệp vụ quản lý con dấu và lập hồ sơ nộp lưu điện tử; mở rộng phạm vi lắp đặt camera giám sát an ninh ngoài khu vực thang máy; hoàn thiện phân hệ phần mềm quản lý tài chính và quản lý tài sản công.
• Tăng cường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO gắn với các phần mềm tác nghiệp tại Văn phòng Bộ.
• Đào tạo và phát triển nhân lực: Tổ chức bồi dưỡng kỹ năng tin học ứng dụng và an toàn thông tin định kỳ cho cán bộ công chức văn phòng.
• Hiện đại hóa hành chính: Gắn kết việc ứng dụng CNTT với mục tiêu nâng cao chỉ số cải cách hành chính (CCHC) tại cơ quan Bộ Nội vụ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp các kết quả thực tế về hạ tầng và ứng dụng phần mềm tại Văn phòng Bộ Nội vụ:

• 100% cán bộ, công chức, viên chức khối cơ quan Bộ (406 người) được cấp máy tính kết nối Internet tốc độ 130 Mb/s và cài đặt phần mềm diệt virus; mạng LAN được hoàn thiện tại 2 trụ sở chính;
• Vận hành Trung tâm Tích hợp dữ liệu với 16 máy chủ và 02 hệ thống lưu trữ, ứng dụng phần mềm lọc thư rác InterScan Messaging Security Suite của Trend Micro;
• Số hóa và chuẩn hóa quy trình quản lý văn bản đi - đến qua phần mềm qlvb.vn với sự hỗ trợ của 2 máy scan chuyên dụng; thiết lập cơ chế giám sát điều hành bằng mã màu (vàng, xanh, đỏ) giúp theo dõi tiến độ công việc minh bạch;
• Vận hành phần mềm DTSOFT để quản lý dữ liệu nhân sự, vị trí việc làm và theo dõi chuyên cần bằng thẻ cảm ứng từ; kiểm soát an ninh thang máy bằng camera IP và kiểm soát ra vào bằng khóa điện từ.

Về đóng góp học thuật và thực tiễn, tác giả tự khẳng định đây là công trình đầu tiên nghiên cứu toàn diện, độc lập về thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin cụ thể tại Văn phòng Bộ Nội vụ trên cả hai bình diện lý luận quản trị văn phòng và khảo sát thực tiễn công sở cấp Bộ, khắc phục khoảng trống của các đề tài trước đó vốn chỉ tập trung vào cải cách hành chính chung hoặc nghiên cứu tại các bộ ngành khác (như Bộ Khoa học và Công nghệ).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận chỉ ra các hạn chế tồn tại trong văn bản:

• Về phạm vi nghiệp vụ văn thư: Ứng dụng CNTT mới chỉ triển khai ở khâu soạn thảo và quản lý văn bản đi - đến; nghiệp vụ quản lý, bảo quản con dấu và lập hồ sơ, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan vẫn chưa được áp dụng công nghệ số;
• Về phạm vi an ninh: Hệ thống camera giám sát mới chỉ tập trung xử lý sự cố trong khu vực thang máy, các khu vực hành lang và không gian công sở khác chưa được lắp đặt camera đồng bộ, dẫn đến hạn chế trong công tác kiểm soát an ninh ra vào;
• Giới hạn nghiên cứu: Dữ liệu nghiên cứu chủ yếu tập trung trong giai đoạn 2014–2016 tại cơ quan Văn phòng Bộ.

Hướng mở nghiên cứu tiếp bao gồm: Nghiên cứu phương án triển khai lập hồ sơ điện tử và tích hợp chữ ký số vào quy trình văn thư - lưu trữ; mở rộng khảo sát, thiết kế phương án camera bao quát toàn diện trụ sở công sở; xây dựng giải pháp số hóa hoàn chỉnh cho phân hệ quản lý tài chính và tài sản công.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học và Quản lý nhà nước khi nghiên cứu về tin học hóa văn phòng cơ quan công quyền;
• Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, văn phòng tại các cơ quan hành chính nhà nước đang trong quá trình chuyển đổi từ quản lý văn bản giấy sang phần mềm tác nghiệp điện tử;
• Những người nghiên cứu đề tài hiện đại hóa hành chính công sở cấp Bộ, ngành.

Các phần nội dung có giá trị tham khảo chuyên môn cao bao gồm: Quy trình thao tác nghiệp vụ văn bản đến - văn bản đi trên phần mềm qlvb.vn (cách thức xử lý bì, quy định phân luồng văn bản mật ngoại tuyến, cơ chế mã màu điều hành); nội dung áp dụng phần mềm DTSOFT quản lý hồ sơ theo đề án vị trí việc làm; và bảng tổng hợp danh mục các văn bản pháp quy điều chỉnh hoạt động CNTT của Nhà nước và Bộ Nội vụ.

Câu hỏi thường gặp

1. Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản có độ mật gửi đến Văn phòng Bộ Nội vụ được thực hiện như thế nào để bảo đảm an toàn thông tin? Theo quy chế văn thư tại Bộ Nội vụ được phản ánh trong khóa luận, tất cả các bì văn bản đóng dấu mức độ mật (Mật, Tối mật, Tuyệt mật) khi gửi đến các vụ vẫn được bóc bì bình thường. Tuy nhiên, sau khi trình lãnh đạo phê duyệt, văn bản mật được chuyển sang một máy tính độc lập hoàn toàn không kết nối Internet để cán bộ văn thư nhập thông tin vào Sổ đăng ký văn bản mật. Văn bản mật tuyệt đối không được scan lên phần mềm và thông tin văn thư lưu trữ có giá trị mật không được phép kết nối vào mạng Internet.

2. Phần mềm quản lý văn bản qlvb.vn hỗ trợ Chánh Văn phòng Bộ kiểm soát tiến độ công việc thông qua những chỉ thị màu sắc nào? Trên giao diện quản lý của lãnh đạo, trạng thái tiến độ giải quyết công việc được biểu diễn qua ba màu sắc quy ước: màu vàng hiển thị cho công việc đang trong quá trình giải quyết; màu xanh hiển thị cho công việc đã giải quyết xong; màu đỏ hiển thị cho công việc chưa được giải quyết. Khi cá nhân hoặc đơn vị mở văn bản ra xem, thông báo nhắc việc mới tự động biến mất.

3. Khóa luận ghi nhận những thông số cụ thể nào về quy mô hạ tầng kỹ thuật CNTT tại khối cơ quan Bộ Nội vụ giai đoạn 2011–2015? Theo số liệu thống kê tại Bảng 2 của khóa luận, toàn bộ 406 cán bộ, công chức, viên chức được trang bị máy tính kết nối Internet (băng thông 130 Mb/s) và 100% được cài phần mềm diệt virus. Trung tâm Tích hợp dữ liệu vận hành 16 máy chủ và 02 hệ thống lưu trữ, sử dụng giải pháp bảo vệ email InterScan Messaging Security Suite của Trend Micro. Mạng LAN phủ kín 2 trụ sở (số 8 Tôn Thất Thuyết và 37A Nguyễn Bỉnh Khiêm), đồng thời 100% đơn vị trực thuộc có mạng LAN.

4. Phần mềm DTSOFT được ứng dụng tại Văn phòng Bộ Nội vụ nhằm xử lý các nghiệp vụ nhân sự cụ thể nào? Phần mềm DTSOFT hỗ trợ triển khai kết quả đề án vị trí việc làm theo Nghị định 41/2012/NĐ-CP và Nghị định 36/2013/NĐ-CP. Các phân hệ nghiệp vụ gồm: nhập và in hồ sơ cán bộ công chức; quản lý nâng lương; lập kế hoạch biên chế; lập danh sách nghỉ hưu; đánh giá công chức; hiển thị cấu trúc tổ chức dạng biểu đồ với chức năng "drill-down" để xem chi tiết; quản lý tuyển dụng; tính lương và theo dõi quá trình đóng nộp, quyết toán chế độ BHXH, BHYT.

5. Người làm văn thư thao tác phím tắt nào trên phần mềm quản lý văn bản để tối ưu thời gian nhập liệu? Trong quy trình đăng ký văn bản đến trên phần mềm, sau khi cán bộ văn thư hoàn thành nhập toàn bộ thông tin văn bản, người dùng nhấn phím F7 để chuyển sang giao diện nhập một văn bản khác; nếu văn bản kế tiếp có nội dung tương tự (chỉ khác số văn bản), người dùng nhấn phím F9 để sao chép nguyên trạng nội dung của văn bản trước đó nhằm rút ngắn thời gian thao tác.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Ngô Văn Toản đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị văn phòng hiện đại và phản ánh bức tranh thực tiễn việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Bộ Nội vụ trong giai đoạn 2014–2016. Nghiên cứu cung cấp số liệu thực tế về hạ tầng máy chủ, mạng truyền thông, quy trình quản lý văn bản điện tử qua phần mềm qlvb.vn, công tác quản lý nhân sự qua phần mềm DTSOFT và các hệ thống kiểm soát an ninh tự động. Bên cạnh việc chỉ ra các khoảng trống trong quản lý hồ sơ và độ bao phủ camera công sở, tác giả đã đề xuất các nhóm giải pháp có tính định hướng thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng quản lý, điều hành văn phòng cơ quan nhà nước.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, kết luận và phần phụ lục đính kém. Nội dụng của khóa luận được kết cấu gồm 03 chương sau. Cơ sở lý luận văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng Bộ Nội vụ.

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng. CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG.1 Lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng 1. Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng a. Khái niệm văn phòng.

Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào.Văn phòng ra đời và tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan. Các đơn vị tổ chức, hay các đơn vị chức năng của cơ quan có thể sáp nhập, giải thể, có thể lúc này có, lúc này không có tùy thuộc vào phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan được giao. Riêng văn phòng là đơn vị tổ chức có vị chí đặc biệt quan trọng, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức, điều hành công việc một cách bình thường.[27; 11] Khái niệm “văn phòng”có thể bao gồm những nội dung sau đây: Thứ nhất, văn phòng là một bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.

Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc… Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư. Hay còn có một số định nghĩa khác nói về văn phòng như sau. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức[.1; 13] Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan[.32; 8] 6 Tóm lại, văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó.

Khái niệm quản trị văn phòng Quản trị là những hoạt động cần thiết được thực hiện nhằm duy trì và tạo điều kiện cho tập thể con người hoạt động về hướng mục tiêu chung. Quản trị văn phòng không phải đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ riêng rẽ như viết giấy giới thiệu, soạn thảo công văn giấy tờ, phân loại hồ sơ…mà các hoạt động nghiệp vụ phải được tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm tra để hỗ trỡ cho các bộ phận khác hoạt động có hiệu quả Với cách tiếp cận từ một góc độ tổ chức, tác giả trong cuốn Quản trị văn phòng (Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân) định nghĩa “Quản trị là tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức, nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quat và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động”.[6; 14] Mặc dù có những cách tiếp cận khác nhau, nhưng qua các định nghĩa trên, có thể thấy: Quản trị là chức năng, nhiệm vụ cơ bản của những người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm tổ chức, điều hành hoạt động của những cơ quan đó sao cho các nguồn lực được huy động tối đa để đạt được những mục tiêu đã định. Vậy có thể nêu khái niệm về quản trị văn phòng như sau: Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nói chung, cụ thể là hoạch định tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn và kiểm soát các công việc văn phòng nhằm xử lý thông tin để đạt được những mục tiêu đã định trước.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Bộ a. Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu.

Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến tham mưu của cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu. 7 Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.

Như vậy “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp” là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Tóm lại văn phòng có vị trí quan trọng trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, trong bộ cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ nói riêng. Công tác văn phòng như Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói là công tác có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm được tình hình sau thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng.

Vai trò đặc biệt quan trọng của văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ cơ quan mưu đắc lực cho lãnh đạo bộ, cơ quan ngang bộ trong việc xây dựng, tổ chức thuộc Chính phủ thể hiện ở chỗ tham thực hiện chương trình kế hoạch công tác, trong tổ chức, triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý trong tổ chức và điều hành hằng ngày của cơ quan. Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị.Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang thiết bị, phương tiện vật chất nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.

Nhiệm vụ của văn phòng Trên cơ sở chức năng, cơ bản của mình, văn phòng Bộ cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau.  Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm của cơ quan;  Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Thủ trướng;  Thực hiện công tác văn thư lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư và tờ trình đó; 8 Mua sắm thiết bị, xây dụng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan; Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách. Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của bất cứ cơ quan nào. Các cơ quan nhà nước dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên phải tổ chức tốt công tác văn phòng vì văn phòng là đơn vị hay bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng 1.1 Khái niệm công nghệ thông tin Hiện nay công nghệ thông tin (CNTT) với những xu thế vượt trội của nó đã đi vào tất cả các lĩnh vực của đời sống.

Bộ Nội vụ nói chung và Văn phòng Bộ Nội vụ nói riêng cũng không nằm ngoài những xu thế đó muốn hội nhập, thích ứng nhành chóng với môi trường làm việc ngày càng hiện đại như ngày nay thì càng phải ứng dụng CNTT. Ứng dụng CNTT là rất cần thiết cho hoạt động quản lý của Văn phòng Bộ Nội vụ cũng như cho các hoạt động của thường ngày của các đơn vị, các vụ, cá nhân trực thuộc Bộ Nội vụ trong nhu cầu giải quyết công việc. Chính vì vậy các cơ quan nhà nước có nhiều văn bản triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước nói chung. Bộ Nộ vụ đưa ra các văn bản thực hiện ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, vận hành trong Bộ xem nó như là công cụ hiệu quả để có thể nâng cao hoạt động, chất lượng làm việc của Bộ.

Thực hiện theo văn bản ban hành của Bộ đã đề ra tất các vụ, cơ quan trực thuộc Bộ đã tích cực, thực hiệm nghiêm chỉnh việc ứng dụng CNTT vào trong công tác hàng ngày hiệu quả mạng lại rất lớn. Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng anh: Information Technology) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin. CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin.