phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, kết luận và phần phụ lục đính kém. Nội dụng của khóa luận được kết cấu gồm 03 chương sau. Cơ sở lý luận văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng Bộ Nội vụ.
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng. CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG.1 Lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng 1. Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng a. Khái niệm văn phòng.
Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào.Văn phòng ra đời và tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan. Các đơn vị tổ chức, hay các đơn vị chức năng của cơ quan có thể sáp nhập, giải thể, có thể lúc này có, lúc này không có tùy thuộc vào phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan được giao. Riêng văn phòng là đơn vị tổ chức có vị chí đặc biệt quan trọng, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức, điều hành công việc một cách bình thường.[27; 11] Khái niệm “văn phòng”có thể bao gồm những nội dung sau đây: Thứ nhất, văn phòng là một bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.
Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc… Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư. Hay còn có một số định nghĩa khác nói về văn phòng như sau. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức[.1; 13] Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan[.32; 8] 6 Tóm lại, văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó.
Khái niệm quản trị văn phòng Quản trị là những hoạt động cần thiết được thực hiện nhằm duy trì và tạo điều kiện cho tập thể con người hoạt động về hướng mục tiêu chung. Quản trị văn phòng không phải đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ riêng rẽ như viết giấy giới thiệu, soạn thảo công văn giấy tờ, phân loại hồ sơ…mà các hoạt động nghiệp vụ phải được tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm tra để hỗ trỡ cho các bộ phận khác hoạt động có hiệu quả Với cách tiếp cận từ một góc độ tổ chức, tác giả trong cuốn Quản trị văn phòng (Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân) định nghĩa “Quản trị là tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức, nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quat và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động”.[6; 14] Mặc dù có những cách tiếp cận khác nhau, nhưng qua các định nghĩa trên, có thể thấy: Quản trị là chức năng, nhiệm vụ cơ bản của những người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm tổ chức, điều hành hoạt động của những cơ quan đó sao cho các nguồn lực được huy động tối đa để đạt được những mục tiêu đã định. Vậy có thể nêu khái niệm về quản trị văn phòng như sau: Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nói chung, cụ thể là hoạch định tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn và kiểm soát các công việc văn phòng nhằm xử lý thông tin để đạt được những mục tiêu đã định trước.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Bộ a. Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu.
Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến tham mưu của cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu. 7 Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
Như vậy “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp” là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Tóm lại văn phòng có vị trí quan trọng trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, trong bộ cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ nói riêng. Công tác văn phòng như Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói là công tác có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm được tình hình sau thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng.
Vai trò đặc biệt quan trọng của văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ cơ quan mưu đắc lực cho lãnh đạo bộ, cơ quan ngang bộ trong việc xây dựng, tổ chức thuộc Chính phủ thể hiện ở chỗ tham thực hiện chương trình kế hoạch công tác, trong tổ chức, triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý trong tổ chức và điều hành hằng ngày của cơ quan. Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị.Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang thiết bị, phương tiện vật chất nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
Nhiệm vụ của văn phòng Trên cơ sở chức năng, cơ bản của mình, văn phòng Bộ cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau. Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm của cơ quan; Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Thủ trướng; Thực hiện công tác văn thư lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư và tờ trình đó; 8 Mua sắm thiết bị, xây dụng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan; Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách. Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của bất cứ cơ quan nào. Các cơ quan nhà nước dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên phải tổ chức tốt công tác văn phòng vì văn phòng là đơn vị hay bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng 1.1 Khái niệm công nghệ thông tin Hiện nay công nghệ thông tin (CNTT) với những xu thế vượt trội của nó đã đi vào tất cả các lĩnh vực của đời sống.
Bộ Nội vụ nói chung và Văn phòng Bộ Nội vụ nói riêng cũng không nằm ngoài những xu thế đó muốn hội nhập, thích ứng nhành chóng với môi trường làm việc ngày càng hiện đại như ngày nay thì càng phải ứng dụng CNTT. Ứng dụng CNTT là rất cần thiết cho hoạt động quản lý của Văn phòng Bộ Nội vụ cũng như cho các hoạt động của thường ngày của các đơn vị, các vụ, cá nhân trực thuộc Bộ Nội vụ trong nhu cầu giải quyết công việc. Chính vì vậy các cơ quan nhà nước có nhiều văn bản triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước nói chung. Bộ Nộ vụ đưa ra các văn bản thực hiện ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, vận hành trong Bộ xem nó như là công cụ hiệu quả để có thể nâng cao hoạt động, chất lượng làm việc của Bộ.
Thực hiện theo văn bản ban hành của Bộ đã đề ra tất các vụ, cơ quan trực thuộc Bộ đã tích cực, thực hiệm nghiêm chỉnh việc ứng dụng CNTT vào trong công tác hàng ngày hiệu quả mạng lại rất lớn. Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng anh: Information Technology) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin. CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin.