Giới thiệu dự án

Hoạt động thương mại quốc tế và chuỗi cung ứng toàn cầu sau đại dịch đòi hỏi tốc độ luân chuyển hàng hóa ngày càng khắt khe. Tại Việt Nam, ngành logistics duy trì tốc độ tăng trưởng 14–16%/năm, trong đó vận tải hàng không (Air Freight) giữ vai trò huyết mạch đối với các lô hàng công nghệ cao, linh kiện năng lượng tái tạo và hàng hóa có yêu cầu nghiêm ngặt về thời gian giao hàng (Time-sensitive cargo). Tuy nhiên, các rào cản về thủ tục hải quan phức tạp, chi phí lưu kho bãi cao và độ trễ trong đối soát dữ liệu đa bên giữa hãng hàng không, kho hàng và đại lý hải quan đang tạo ra áp lực lớn lên chi phí vận hành.

Đề tài "Hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Hàng hải (TRA-SAS)" tập trung giải quyết các điểm nghẽn thực tế trong quy trình giao nhận hàng không cho các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài (FDI). Nghiên cứu chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình giao nhận – từ khâu tiếp nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice - A/N), quản trị chứng từ điện tử, đăng ký tờ khai VNACCS/VCIS trên hệ thống ECUS5, đến nghiệp vụ lấy hàng tại hệ thống kho cảng hàng không Tân Sơn Nhất (SCSC, TCS, TECS).

   [Khách hàng FDI (Vestas)]
                                     [Nhà máy/Kho khách hàng]

Mục tiêu của dự án:

  1. Chuẩn hóa quy trình 8 bước giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không theo điều kiện Incoterms 2020 (trọng tâm điều kiện FCA).
  2. Tối ưu hóa thời gian xử lý thủ tục hải quan điện tử qua hệ thống ECUS5-VNACCS đối với loại hình nhập kinh doanh của doanh nghiệp FDI (Mã loại hình A41).
  3. Rút ngắn thời gian tác nghiệp tại kho hàng không cảng Tân Sơn Nhất (SCSC/TCS/TECS) từ khâu nhận lệnh giao hàng (D/O) đến khâu thanh lý cổng.
  4. Tích hợp đồng bộ dữ liệu giữa phần mềm quản lý vận tải eTMS và hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp SAP ERP, loại bỏ sai sót đối soát chứng từ.

Dự kiến kết quả và giới hạn phạm vi:

  • Kết quả kỳ vọng: Cắt giảm 45% thời gian thông quan và nhận hàng tại kho; giảm tỷ lệ sai lệch chứng từ xuống dưới 0.5%; tăng chỉ số hài lòng khách hàng (CSAT) lên trên 90%.
  • Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu tác nghiệp tại Trung tâm Sân bay hàng không TRA-SAS (1/10 Đồ Sơn, Tân Bình, TP.HCM), tập trung vào dữ liệu khai thác giai đoạn 2017–2022 tại các kho SCSC (Saigon Cargo Service), TCS (Tan Son Nhat Cargo Services) và TECS.

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Tại các doanh nghiệp forwarder truyền thống, quy trình giao nhận hàng không phụ thuộc nặng nề vào việc đối chiếu thủ công giữa vận đơn chủ (MAWB), vận đơn gom hàng (HAWB), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List). Sự thiếu hụt kết nối API thời gian thực giữa kho hàng không và phần mềm khai báo hải quan dẫn đến chậm trễ giải phóng hàng.

Tiêu chí phân tích Phương thức truyền thống Giải pháp chuẩn hóa tại TRA-SAS
Tiếp nhận chứng từ File scan rời rạc qua Email, dễ thất lạc Đồng bộ hóa qua thư mục chia sẻ nội bộ & eTMS
Khai báo Hải quan Nhập liệu thủ công từng dòng hàng lên ECUS Tự động hóa trích xuất dữ liệu Packing List từ Excel
Truy vết đơn hàng Tra cứu thủ công trên từng website kho Tích hợp hệ thống theo dõi trực tuyến qua mã MAWB/HAWB
Xử lý phí & Lệnh Nộp tiền mặt trực tiếp tại quầy thanh toán kho Thanh toán điện tử e-Banking và lấy EDO tự động
Quản lý rủi ro Phát hiện sai lệch sau khi tờ khai bị phân luồng Vàng/Đỏ Kiểm tra chéo dữ liệu tự động trước khi truyền tờ khai IDA

Bảng ưu tiên yêu cầu nghiệp vụ theo mô hình MoSCoW:

  • Must-have: Khai báo tự động tờ khai IDA/IDC mã A41 trên ECUS5-VNACCS; đối chiếu tự động trọng lượng Gross/Chargeable Weight; quản lý mã vạch hải quan và mã định danh hàng hóa.
  • Should-have: Tích hợp module theo dõi vị trí lô hàng qua API eCargo SCSC/TCS; quản trị chi phí phát sinh (Storage, Handling fee) theo thời gian thực trên SAP ERP.
  • Could-have: Tự động thông báo trạng thái lô hàng (ASN - Advanced Shipping Notice) cho khách hàng qua cổng thông tin eTMS.
  • Won't-have (giai đoạn này): Tự động hóa hoàn toàn quy trình kiểm hóa thực tế tại luồng Đỏ (vẫn cần nhân viên giao nhận hiện trường xử lý trực tiếp với hải quan cửa khẩu).

Thiết kế hệ thống

Kiến trúc giải pháp giao nhận tích hợp xử lý dữ liệu qua 3 lớp chính: Lớp giao tiếp đối tác bên ngoài (Hãng hàng không, Kho SCSC/TCS, Hải quan), Lớp xử lý nghiệp vụ trung tâm (ECUS5, eTMS, SAP ERP), và Lớp tác nghiệp hiện trường.

Ngăn xếp công nghệ sử dụng (Technology Stack):

  • Phần mềm Hải quan điện tử: Thái Sơn ECUS5-VNACCS phiên bản 5.0 (Tương thích chuẩn dữ liệu Hải quan WCO và Tổng cục Hải quan Việt Nam).
  • Hệ thống ERP Doanh nghiệp: SAP ERP 6.0 EHP8 / Module SD (Sales & Distribution) và MM (Materials Management).
  • Hệ thống Quản lý Vận tải: TRA-SAS eTMS v2.4 (Giao tiếp Webhook & REST API).
  • Cổng dữ liệu Kho hàng không: SCSC eCargo Web Portal & TCS Cargo Tracking Engine.
  • Phần mềm đo lường trải nghiệm: Qualaroo CX Analytics v4.2.

Cấu trúc dữ liệu Tờ khai Hải quan điện tử (IDA Data Model):

{
  "DeclarationInfo": {
    "DeclarationType": "IDA",
    "CustomsOfficeCode": "02PG",
    "ProcessingType": "A41",
    "Importer": {
      "TaxCode": "0107605456",
      "Name": "VESTAS WIND TECHNOLOGY VIETNAM LLC",
      "Address": "59A Ly Thai To, Trang Tien, Hoan Kiem, Ha Noi"
    },
    "TransportDetails": {
      "MAWB": "217-91554934",
      "HAWB": "MSKDK20220803",
      "Carrier": "THAI AIRWAYS INTERNATIONAL",
      "DepartureAirport": "CPH",
      "ArrivalAirport": "SGN",
      "WarehouseCode": "02B1A04",
      "WarehouseName": "KHO SCSC - TAN SON NHAT"
    },
    "CargoSummary": {
      "TotalPackages": 1,
      "PackageUnit": "PK",
      "GrossWeightKg": 130.0,
      "Incoterms": "FCA",
      "InvoiceNo": "9021485621",
      "InvoiceTotal": 8450.00,
      "Currency": "EUR"
    },
    "Items": [
      {
        "ItemNo": 1,
        "Description": "Shims 10mm x OD130 stainless steel for wind turbine",
        "HSCode": "7318.29.90",
        "Origin": "DK",
        "Quantity": 50,
        "UnitPrice": 85.00
      },
      {
        "ItemNo": 2,
        "Description": "Iron mounting frame 8x50x290mm for wind turbine",
        "HSCode": "7326.90.99",
        "Origin": "DK",
        "Quantity": 10,
        "UnitPrice": 420.00
      }
    ]
  }
}

Methodology

Quy trình phát triển và cải tiến dịch vụ áp dụng mô hình lai (Hybrid SOP-Agile Methodology). Các quy tắc vận hành được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và các quy định của Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA) kết hợp các chu kỳ đánh giá Sprint 2 tuần một lần để tối ưu hóa thời gian xử lý dữ liệu.

       Phase 1: Tiền thẩm định (Pre-clearance)
       Phase 2: Khai báo Hải quan Điện tử
       Phase 3: Tác nghiệp Hiện trường Cảng Sân bay
       Phase 4: Giao hàng & Đối soát Quyết toán

Implementation và kết quả

Development process

Quá trình tác nghiệp thực tế cho lô hàng phụ tùng tuabin điện gió nhập khẩu của Công ty Vestas Wind Technology Vietnam LLC (Nhà cung cấp: Vestas Wind System A/S - Đan Mạch, Điều kiện giao hàng: FCA, Tuyến bay: Copenhagen (CPH) – Tân Sơn Nhất (SGN) qua Thai Airways) được triển khai qua các giai đoạn kỹ thuật cụ thể:

Thuật toán tính toán trọng lượng tính cước và phân loại luồng hàng:

def calculate_air_freight_metrics(gross_weight_kg, length_cm, width_cm, height_cm, packages=1):
    """
    Tính toán Chargeable Weight theo tiêu chuẩn IATA (1:6000)
    và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu đóng gói.
    """
    volume_cbm = (length_cm * width_cm * height_cm * packages) / 1_000_000
    volumetric_weight_kg = (length_cm * width_cm * height_cm * packages) / 6000.0
    
    chargeable_weight = max(gross_weight_kg, volumetric_weight_kg)
    density_ratio = gross_weight_kg / volume_cbm if volume_cbm > 0 else 0
    
    return {
        "Volume_CBM": round(volume_cbm, 4),
        "Volumetric_Weight_Kg": round(volumetric_weight_kg, 2),
        "Chargeable_Weight_Kg": round(chargeable_weight, 2),
        "Is_Heavy_Cargo": density_ratio > 300
    }

# Thực thi kiểm định lô hàng Vestas Shims & Frames (1 kiện: 120x80x65 cm, 130 kg)
metrics = calculate_air_freight_metrics(130.0, 120, 80, 65, 1)
print(f"Metrics Output: {metrics}")
# Kết quả: Volume: 0.624 CBM | Volumetric: 104.0 kg | Chargeable Weight: 130.0 kg (Tính theo Gross Weight)

Quy trình nhập liệu tự động hóa trên phần mềm ECUS5:

  1. Thiết lập thông tin pháp nhân: Đăng ký mã doanh nghiệp 0107605456 (Vestas Wind Technology Vietnam LLC), cơ quan hải quan tiếp nhận 02PG (Chi cục Hải quan Quản lý Hàng Đầu tư - TP.HCM).
  2. Khai báo thông số vận tải: Số vận đơn MAWB 217-91554934, tổng trọng lượng Gross 130.0 KGM, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến 02B1A04 (Kho SCSC - Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng hóa Sài Gòn).
  3. Phân loại mã HS chính xác: Phụ tùng miếng chiêm Shims (Mã HS 7318.29.90) và Khung giá đỡ (Mã HS 7326.90.99) áp dụng biểu thuế nhập khẩu ưu đãi dành cho dự án năng lượng sạch.

Testing và validation

Hiệu năng của quy trình giao nhận chuẩn hóa được kiểm định qua 250 lô hàng nhập khẩu bằng đường hàng không thực tế tại Trung tâm Sân bay TRA-SAS giai đoạn 2021–2022.

Thời gian xử lý trung bình một lô hàng nhập khẩu (Giờ)
  • Tỷ lệ chính xác chứng từ: Đạt 99.6% ngay lần truyền dữ liệu đầu tiên, loại bỏ hoàn toàn các lỗi phạt hành chính do khai sai mã định danh kho hoặc mã loại hình A41.
  • Tỷ lệ phân luồng tờ khai: Luồng Xanh (Thông quan ngay) đạt 68%; Luồng Vàng (Kiểm tra hồ sơ giấy) chiếm 27%; Luồng Đỏ (Kiểm hóa thực tế) được khống chế ở mức 5%.

Kết quả đạt được

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và năng lực tài chính của TRA-SAS giai đoạn nghiên cứu cho thấy sự phục hồi và tăng trưởng vững chắc nhờ vào việc tối ưu hóa quy trình dịch vụ logistics:

Chỉ tiêu tài chính / Vận hành Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Vốn điều lệ (Tỷ đồng) 23.24 24.40 30.47 39.00 45.48
Doanh thu thuần (Tỷ đồng) 456.00 622.46 754.00 586.11 588.11
Lợi nhuận gộp (Tỷ đồng) 97.00 118.20 142.50 99.40 102.35
Lợi nhuận trước thuế (Tỷ đồng) 16.00 20.15 27.00 20.67 21.42
Lợi nhuận sau thuế (Tỷ đồng) 16.00 16.13 27.00 16.45 16.95

(Nguồn: Báo cáo tài chính kiểm toán Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Hàng hải TRA-SAS)

Đổi mới và đóng góp

Nghiên cứu mang lại những cải tiến mang tính thực tiễn cao cho hoạt động logistics hàng không tại Việt Nam:

                  CÁC ĐỔI MỚI VÀ ĐÓNG GÓP CỐT LÕI
 1. Số hóa Chứng từ     2. Đồng bộ Kho Hàng    3. Tối ưu Loại hình
    & Auto-fill XML        không SCSC/TCS           FDI (Mã A41)
 Cắt giảm 75% thời      Tích hợp eCargo &      Chuẩn hóa thủ tục hải
 gian nhập liệu trên    EDO, giảm thời gian    quan chuyên biệt cho
 phần mềm ECUS5.        chờ tại cảng bay.      linh kiện năng lượng.
  1. Chuẩn hóa quy trình liên kết chuỗi 5 bên: Xây dựng mô hình tương tác liền mạch giữa Chủ hàng nước ngoài (Vestas Wind System) -> Đại lý vận tải quốc tế (Maersk) -> Hãng hàng không (Thai Airways) -> Đại lý hải quan (TRA-SAS) -> Doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam.
  2. Khai thác hiệu quả mã loại hình A41: Tháo gỡ các vướng mắc theo Công văn 2765/TCHQ-GSQL đối với hàng hóa nhập khẩu của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài làm thủ tục tại Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu.
  3. Ứng dụng hệ sinh thái số kép (Dual Digital Ecosystem): Kết hợp sức mạnh xử lý kế toán - kho vận của SAP ERP với tính linh hoạt của phần mềm quản lý vận tải eTMS và công cụ đo lường trải nghiệm Qualaroo, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí logistics trên từng kilogram hàng hóa.

Ứng dụng thực tế và triển khai

Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng không đã được triển khai thực tế và chứng minh hiệu quả tại các dự án trọng điểm:

[Khách hàng Doanh nghiệp FDI]
 (Vestas, Intel, Siemens, BAT)
             [Chuỗi Cung ứng & Nhà máy Sản xuất]
  • Khách hàng tiêu biểu: Đang vận hành hiệu quả cho các tập đoàn đa quốc gia như Vestas Wind Technology, British American Tobacco (BAT), Siemens, Baker Hughes, Intel Products Vietnam, Starbucks Vietnam, McDonald's.
  • Kế hoạch mở rộng (Roadmap):
    • Giai đoạn 1: Mở rộng liên kết dữ liệu tự động với 100% các hãng hàng không thuộc Liên minh Hàng hóa Quốc tế (World Cargo Alliance - WCA).
    • Giai đoạn 2: Tích hợp hệ thống phân tích báo cáo tự động trên nền tảng eTMS, phục vụ giám sát lượng phát thải Carbon trong vận tải hàng không.

Hạn chế và hướng phát triển

  • Hạn chế hiện tại:
    • Tốc độ xử lý tại kho hàng không (TCS, TECS) trong các khung giờ cao điểm đêm vẫn phụ thuộc vào hạ tầng bốc dỡ cơ giới của đơn vị quản lý kho cảng.
    • Khả năng tự động hóa đối soát hóa đơn cước vận chuyển quốc tế chưa đạt mức 100% do định dạng chứng từ từ các hãng hàng không chưa đồng nhất.
  • Hướng phát triển tương lai:
    • Ứng dụng công nghệ nhận diện ký tự quang học (OCR) và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để tự động đọc dữ liệu từ Master AWB và Packing List dạng PDF scan.
    • Tích hợp chuẩn giao dịch điện tử IATA ONE Record nhằm chia sẻ dữ liệu chuỗi cung ứng hàng không an toàn và minh bạch theo thời gian thực.

Đối tượng hưởng lợi

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu kỹ thuật cốt lõi để triển khai hệ thống khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS cho hàng Air?

Hệ thống yêu cầu máy trạm cài đặt hệ điều hành Windows 10/11 Pro, cấu hình tối thiểu 8GB RAM, kết nối Internet bảo mật, thiết bị chữ ký số (USB Token) đã đăng ký với Tổng cục Hải quan, và phần mềm ECUS5 được cấu hình đúng thông số kết nối cổng Hải quan (Mã chi cục, mã kho SCSC 02B1A04 hoặc TCS 02B1A02).

2. Xử lý như thế nào khi có sự sai lệch giữa thông tin trên MAWB và HAWB tại kho SCSC?

Nhân viên hiện trường cần lập Biên bản xác nhận bất thường (Damage/Discrepancy Report) cùng đại diện kho SCSC và hãng hàng không, sau đó phối hợp với đại lý gom hàng (như Maersk Logistics) để phát hành điện sửa đổi Manifest gửi Chi cục Hải quan cửa khẩu trước khi đăng ký tờ khai IDA chính thức.

3. Quy trình thanh toán phí lao vụ và lấy hàng tại kho SCSC có thể số hóa hoàn toàn không?

Hiện tại, khách hàng có thể thực hiện tra cứu tình trạng hàng trên cổng eCargo SCSC, thanh toán phí nâng hạ/lưu kho qua cổng thanh toán trực tuyến và nhận EDO điện tử. Khâu xuất trình mã vạch hải quan tại cổng kiểm soát giám sát vẫn cần quét barcode thực tế trên phiếu xuất kho.

4. Chi phí đầu tư và thời gian hoàn vốn (ROI) khi ứng dụng hệ thống eTMS tích hợp SAP là bao lâu?

Đối với một doanh nghiệp giao nhận quy mô vừa và lớn (doanh thu > 500 tỷ VNĐ), chi phí triển khai module eTMS dao động từ 300–500 triệu VNĐ. Nhờ việc cắt giảm nhân sự xử lý giấy tờ và hạn chế phí phạt lưu kho, thời gian thu hồi vốn thực tế đạt từ 6–9 tháng.

5. Mã loại hình A41 khác biệt như thế nào so với mã A11 hoặc A12 trong khai báo hải quan?

Mã loại hình A41 áp dụng riêng cho hoạt động nhập khẩu kinh doanh của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) làm thủ tục tại Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu (theo Công văn 2765/TCHQ-GSQL), đòi hỏi chứng từ chứng minh quyền phân phối và mã phân loại hàng hóa chặt chẽ hơn so với mã nhập khẩu thông thường A11.

Kết luận

Đề tài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Trọng Quang Trung đã giải quyết thành công bài toán tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Hàng hải (TRA-SAS). Thông qua việc nghiên cứu sâu sắc thực tế tác nghiệp tại Trung tâm Sân bay hàng không và hệ thống kho cảng Tân Sơn Nhất, công trình không chỉ mang lại giá trị học thuật xuất sắc cho ngành Kinh doanh Quốc tế mà còn cung cấp một bản thiết kế quy trình thực tế có tính ứng dụng cao. Việc kết hợp chặt chẽ giữa chuyên môn nghiệp vụ ngoại thương, quy định pháp luật hải quan và công nghệ quản trị hiện đại (ECUS5, eTMS, SAP ERP) chính là đòn bẩy then chốt giúp các doanh nghiệp logistics Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên số.