Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước và hội nhập kinh tế quốc tế, việc đơn giản hóa thủ tục hành chính và nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý công vụ là yêu cầu cấp bách. Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 quy định Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, tạo hành lang pháp lý thống nhất cho việc giải quyết hồ sơ của tổ chức, cá nhân. Tuy nhiên, tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, quá trình vận hành bộ phận tiếp nhận và trả kết quả vẫn bộc lộ những vướng mắc về cơ cấu tổ chức bộ máy, cách thức bố trí mặt bằng, điều kiện cơ sở vật chất và quy trình phối hợp công tác giữa các bộ phận chuyên môn.
Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả Phạm Xuân Hưởng (ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội" dưới sự hướng dẫn của ThS. Trần Thu Hà (năm 2017).
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định gồm:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và căn cứ pháp lý về công tác tổ chức, điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.
- Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn trong giai đoạn tiếp theo.
Nhiệm vụ nghiên cứu bám sát ba mục tiêu trên:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông cấp huyện.
- Làm rõ thực trạng tổ chức bộ máy, điều hành hoạt động, bố trí không gian, trang thiết bị và các nghiệp vụ hành chính tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn.
- Đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy, quy trình nghiệp vụ và điều kiện cơ sở vật chất tại đơn vị khảo sát.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (bộ phận một cửa, một cửa liên thông) thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.
- Phạm vi không gian: Bộ phận một cửa thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.
- Phạm vi thời gian: Tập trung thu thập số liệu và đánh giá thực tiễn hoạt động trong giai đoạn từ năm 2012 đến tháng 6 năm 2017.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận tiếp cận đề tài dựa trên hệ thống khái niệm của khoa học quản trị văn phòng và khoa học hành chính. Về mặt lý luận, tác giả sử dụng các khái niệm nền tảng:
- Khái niệm "tổ chức": Trích dẫn quan điểm của Harold Koontz, Cyril O'Donnell và Heinz Weihrich; quan điểm của Dương Quang Tung; định nghĩa trong Từ điển Bách khoa Việt Nam (tập 4). Khái niệm công tác tổ chức được phân định thành hai nội dung cơ bản là tổ chức bộ máy và tổ chức công việc.
- Khái niệm "điều hành hoạt động công sở": Hoạt động hướng dẫn, chỉ đạo công việc theo cách thức, trình tự nhất định; điều hòa phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận nhằm hướng tới mục tiêu chung của cơ quan.
- Khái niệm "tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa cấp huyện": Việc bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận để tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính theo chỉ đạo và quy định chuyên môn.
Hệ thống văn bản pháp luật làm cơ sở tham chiếu bao gồm:
- Các văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương: Nghị quyết số 38/CP (1994), Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg, Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg, Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg, Nghị quyết số 30c/NQ-CP (2011), Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg, Quyết định số 225/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
- Các văn bản quy định về công tác văn thư - lưu trữ: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2008/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Thông tư số 09/2011/TT-BNV, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV, Thông tư số 04/2013/TT-BNV, Thông tư số 16/2014/TT-BNV.
- Các văn bản của Thành phố Hà Nội và huyện Sóc Sơn: Quyết định số 84/2009/QĐ-UBND, Quyết định số 07/2016/QĐ-UBND, Kế hoạch số 158/KH-UBND (2016), Chương trình số 08-CTr/TU (2016) của Thành ủy Hà Nội; Quyết định số 1425/QĐ-UBND ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả huyện Sóc Sơn.
Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai:
- Phương pháp nghiên cứu tham khảo tài liệu: Phân tích, tổng hợp các văn bản pháp lý của cơ quan nhà nước, các đề án, báo cáo cải cách hành chính của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn; kế thừa tài liệu học thuật từ các công trình nghiên cứu trước đó.
- Phương pháp quan sát trực tiếp: Tác giả trực tiếp khảo sát thực địa tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn để ghi nhận không gian làm việc, sơ đồ phân chia vị trí chỗ ngồi, cách thức vận hành trang thiết bị kỹ thuật và quy trình giao dịch giữa công chức với tổ chức, cá nhân.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh: Xử lý các số liệu thống kê về trang thiết bị, quy trình tiếp nhận hồ sơ, các báo cáo định kỳ giai đoạn 2012 - tháng 6/2017 để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ.
Nguồn dữ liệu: Báo cáo hành chính nội bộ của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn; các biên bản, biểu mẫu theo dõi hồ sơ; số liệu kiểm kê cơ sở vật chất tính đến tháng 6 năm 2017.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện
Chương 1 hệ thống hóa khung lý thuyết và các quy định pháp luật điều chỉnh mô hình bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại Ủy ban nhân dân cấp huyện. Về mặt tổ chức bộ máy, bộ phận này đặt tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, chịu sự quản lý, chỉ đạo toàn diện của Văn phòng. Trưởng bộ phận do một công chức lãnh đạo Văn phòng đảm nhiệm; biên chế do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định trong tổng số biên chế được giao.
Về phạm vi giải quyết, cơ chế một cửa áp dụng cho các thủ tục thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân cấp huyện; cơ chế một cửa liên thông áp dụng cho các lĩnh vực: đầu tư, đất đai, đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép xây dựng, tư pháp và một số lĩnh vực có sự phối hợp của nhiều cơ quan.
Tác giả phân tích cụ thể 8 nội dung nghiệp vụ trong công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận:
- Tổ chức bộ máy làm việc và phân công nhiệm vụ công chức.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ (tuần, tháng, năm).
- Thu thập, quản lý, xử lý và khai thác thông tin công vụ.
- Thực hiện nghiệp vụ văn thư - lưu trữ (soạn thảo phiếu tiếp nhận, giấy hẹn, thông báo, báo cáo; lập và bảo quản hồ sơ).
- Tổ chức hội nghị, hội họp nội bộ và giao ban phối hợp.
- Tổ chức thực hiện công tác đối nội và đối ngoại.
- Sắp xếp khoa học không gian, phòng làm việc theo nguyên tắc nhân trắc học và quản trị công sở hiện đại.
- Đảm bảo hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị chuyên dụng và thực hiện các quy trình nghiệp vụ đặc thù theo Điều 5 Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg.
Chương 2: Công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn thành phố Hà Nội
Chương 2 mô tả chi tiết thực trạng cơ cấu tổ chức và quy trình vận hành tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn căn cứ theo Quyết định số 1425/QĐ-UBND ngày 15 tháng 7 năm 2013. Bộ phận được giao đầy đủ quyền hạn tiếp nhận, từ chối hồ sơ không đúng quy định, thu lệ phí theo danh mục và đề xuất cải tiến thủ tục.
Thực trạng điều hành các nội dung công tác văn phòng tại bộ phận ghi nhận các nét chính:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch: Thực hiện kế hoạch tuần, tháng, phân công rõ đầu việc; tuy nhiên đánh giá khuyết điểm chưa sâu sắc, việc xử lý nhiệm vụ đột xuất phát sinh đôi khi còn chậm, giai đoạn trước chưa duy trì việc lập kế hoạch thường xuyên.
- Quản lý và xử lý thông tin: Vận hành theo quy trình 4 bước khép kín gồm: Bước 1 (Thu thập thông tin từ văn bản chỉ đạo, hồ sơ của dân và phản hồi từ phòng ban); Bước 2 (Kiểm tra, phân tích tính hợp lệ); Bước 3 (Truyền đạt, viết giấy hẹn hoặc hướng dẫn bổ sung); Bước 4 (Bảo quản, lưu trữ thông tin trên phần mềm và sổ sách).
- Công tác văn thư - lưu trữ: Tuân thủ quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV về thể thức văn bản; lưu trữ tập trung về Văn phòng huyện, riêng bộ phận quản lý hệ thống sổ tiếp nhận, phiếu giao nhận và hồ sơ đang xử lý.
- Tổ chức hội họp: Áp dụng quy trình 4 giai đoạn (Xây dựng kế hoạch $\rightarrow$ Chuẩn bị $\rightarrow$ Tiến hành $\rightarrow$ Kết thúc). Chế độ hội họp gồm báo cáo ngày vào cuối giờ chiều, họp giao ban bộ phận 1 tháng/lần, họp giao ban với các phòng chuyên môn 1 quý/lần và các cuộc họp đột xuất.
- Công tác đối nội, đối ngoại: Đảm nhiệm vai trò giao tiếp trực tiếp với tổ chức, cá nhân và điều phối với các phòng chuyên môn. Khóa luận ghi nhận tình trạng quá tải tạo áp lực lên thái độ ứng xử của công chức; vẫn còn hiện tượng người quen gửi hồ sơ giải quyết hộ hoặc người dân liên hệ trực tiếp với phòng chuyên môn ngoài bộ phận một cửa.
- Bố trí mặt bằng và cơ sở vật chất: Năm 2015, Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn đưa vào vận hành tòa nhà một cửa mới bên phải cổng chính cơ quan với diện tích hơn 120m², phân chia thành các quầy làm việc có kính ngăn và biển hiệu rõ ràng (hướng dẫn - lệ phí, đăng ký kinh doanh, tài nguyên - môi trường, xây dựng, đất đai - cấp quyền sử dụng đất, tư pháp, lao động - thương binh và xã hội).
Bảng thống kê trang thiết bị làm việc tại Bộ phận một cửa huyện Sóc Sơn (tính đến tháng 6/2017) được tác giả tổng hợp cụ thể:
| STT |
Tên thiết bị |
Số lượng |
Tình trạng hoạt động |
| 1 |
Máy tính để bàn cho cán bộ công chức |
07 |
Trang bị mới đồng bộ, hoạt động bình thường |
| 2 |
Máy tính phục vụ công dân tra cứu |
02 |
Hoạt động bình thường |
| 3 |
Máy in |
07 |
Hoạt động bình thường |
| 4 |
Ổn áp Lioa 15kg |
01 |
Hoạt động bình thường |
| 5 |
Máy photocopy |
01 |
Hoạt động bình thường |
| 6 |
Ghế ngồi của cán bộ công chức |
07 |
Sử dụng tốt |
| 7 |
Ghế ngồi cho công dân chờ |
5 (dãy) |
Sử dụng tốt |
| 8 |
Máy chủ server |
01 |
Hoạt động bình thường |
| 9 |
Điều hòa nhiệt độ |
04 |
Hoạt động bình thường |
| 10 |
Bàn để công dân ghi thủ tục |
02 |
Sử dụng tốt |
| 11 |
Tủ đựng tài liệu |
07 |
Sử dụng tốt |
| 12 |
Bàn làm việc |
07 |
Sử dụng tốt |
| 13 |
Đầu ghi hình camera |
01 |
Hoạt động bình thường |
| 14 |
Camera ghi hình |
05 |
Hoạt động bình thường |
| 15 |
Máy lấy số thứ tự |
01 |
Hoạt động bình thường |
| 16 |
Thiết bị âm thanh gọi tên theo số thứ tự |
01 (bộ) |
Hoạt động bình thường |
| 17 |
Máy scan |
01 |
Hoạt động bình thường |
| 18 |
Bình nước |
02 |
Sử dụng tốt |
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội
Từ việc phân tích nguyên nhân của các tồn tại ở Chương 2, Chương 3 đề xuất 8 nhóm giải pháp đồng bộ:
- Tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành, hoàn thiện thể chế và đẩy mạnh tuyên truyền cải cách hành chính.
- Hoàn thiện và kiện toàn mô hình tổ chức bộ máy, xác định rõ trách nhiệm đầu mối.
- Nâng cao năng lực chuyên môn và phẩm chất của đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
- Xây dựng các tiêu chí định lượng đánh giá mức độ hoàn thành công việc của công chức; chú trọng tiêu chuẩn tuyển chọn nhân sự.
- Công khai, minh bạch quy trình, hồ sơ mẫu, thời gian và biểu mức thu phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính.
- Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các chế độ, chính sách hỗ trợ đối với cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận một cửa theo quy định pháp luật.
- Đảm bảo nguồn lực tài chính, duy trì và nâng cấp điều kiện cơ sở vật chất, thay thế trang thiết bị hư hỏng.
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn khoa học kỹ thuật và ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã trích xuất và tổng hợp được bức tranh thực tế về công tác quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn giai đoạn 2012 - tháng 6/2017:
- Khảo sát và cung cấp số liệu thực tế về cơ sở vật chất: Đơn vị đã đầu tư trụ sở một cửa riêng biệt rộng hơn 120m² từ năm 2015, trang bị hệ thống máy tính (07 máy cho công chức, 02 máy cho công dân tra cứu), 07 máy in, 05 camera giám sát, 01 máy chủ server và hệ thống gọi số tự động.
- Mô tả quy trình quản lý thông tin nội bộ gồm 4 bước và quy trình tổ chức hội họp gồm 4 giai đoạn cụ thể tại cấp huyện.
- Nhận diện thẳng thắn các hạn chế thực tế: Sự phối hợp giữa bộ phận một cửa và các phòng ban chuyên môn đôi khi thiếu thống nhất; tình trạng quá tải giờ cao điểm ảnh hưởng đến văn hóa ứng xử; còn tồn tại hiện tượng người quen làm hộ thủ tục hoặc can thiệp trực tiếp với phòng chuyên môn.
- Đề xuất 8 giải pháp bám sát thực trạng công tác quản trị công sở tại địa phương.
Về mặt học thuật và thực tiễn, tác giả đã khẳng định đây là công trình đầu tiên nghiên cứu chuyên sâu về công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại Bộ phận một cửa thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (các đề tài trước đó tại đơn vị chỉ dừng lại ở khảo sát chung về công tác văn phòng của sinh viên Nguyễn Thị Miền và Trần Thị Thu Thúy).
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận tồn tại một số hạn chế gắn liền với phạm vi và điều kiện nghiên cứu:
- Phạm vi dữ liệu giới hạn tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn trong mốc thời gian từ năm 2012 đến tháng 6 năm 2017.
- Phương pháp nghiên cứu chủ yếu dừng ở quan sát trực tiếp hiện trường, tổng hợp tài liệu quản lý nội bộ và thống kê cơ học danh mục thiết bị, chưa triển khai phiếu điều tra xã hội học định lượng diện rộng về mức độ hài lòng của công dân.
Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng:
- Khảo sát, đánh giá hiệu quả giải quyết dịch vụ công trực tuyến và quy trình liên thông giữa cấp xã với Ủy ban nhân dân cấp huyện sau mốc năm 2017 theo Nghị định số 61/2018/NĐ-CP.
- Đo lường định lượng sự hài lòng của tổ chức, cá nhân bằng phương pháp điều tra chọn mẫu để kiểm chứng hiệu quả các giải pháp quản lý công sở.
Giá trị tham khảo
Công trình là tài liệu tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên, học viên các ngành Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Luật hành chính khi tìm hiểu về mô hình tổ chức bộ máy và hoạt động nghiệp vụ tại bộ phận một cửa cấp huyện.
- Cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã trong việc tham khảo sơ đồ sắp xếp mặt bằng 120m², quy chuẩn trang thiết bị văn phòng và quy trình xử lý thông tin, hội họp nội bộ.
- Phần đáng tham khảo nhất là Chương 2 với bảng kiểm kê chi tiết 18 danh mục trang thiết bị thực tế và sơ đồ phân luồng các quầy giao dịch hành chính tại cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện.
Câu hỏi thường gặp
1. Khóa luận nghiên cứu công tác tổ chức và điều hành tại cơ quan nào và trong khoảng thời gian nào?
Khóa luận tập trung nghiên cứu Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (bộ phận một cửa, một cửa liên thông) thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội trong giai đoạn từ năm 2012 đến tháng 6 năm 2017.
2. Văn bản pháp lý trực tiếp nào của địa phương quy định chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận một cửa huyện Sóc Sơn?
Đó là Quyết định số 1425/QĐ-UBND ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn về việc Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả huyện Sóc Sơn.
3. Mặt bằng và không gian làm việc của Bộ phận một cửa huyện Sóc Sơn được đầu tư xây mới từ thời điểm nào và có quy mô ra sao?
Năm 2015, Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn xây dựng mới trụ sở làm việc của bộ phận một cửa tại vị trí bên phải cổng chính cơ quan với diện tích hơn 120m², bố trí các quầy chuyên môn có vách kính ngăn và bảng niêm yết thủ tục công khai.
4. Trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác tại bộ phận tính đến tháng 6 năm 2017 gồm những gì?
Bộ phận được trang bị đồng bộ gồm: 07 máy tính cho cán bộ, 02 máy tính tra cứu cho công dân, 07 máy in, 01 máy photo, 01 máy scan, 01 máy chủ server, 05 camera ghi hình, 01 máy lấy số thứ tự, 01 bộ âm thanh gọi tên, 04 điều hòa, 01 ổn áp Lioa 15kg, cùng bàn ghế và tủ đựng tài liệu.
5. Tác giả đã chỉ ra những tồn tại cụ thể nào trong mối quan hệ giải quyết công việc tại đơn vị?
Tác giả ghi nhận mối quan hệ phối hợp giữa bộ phận một cửa và các phòng chuyên môn đôi lúc chưa thống nhất dẫn đến chậm trễ hồ sơ; công chức chịu áp lực tiếp dân lớn nên đôi khi ứng xử chưa chuẩn mực; vẫn còn tình trạng người quen gửi giải quyết hồ sơ hộ hoặc gặp thẳng cán bộ chuyên môn để rút ngắn thời gian.
Kết luận
Khóa luận của tác giả Phạm Xuân Hưởng đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác tổ chức, điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện. Thông qua phương pháp quan sát thực địa và phân tích tài liệu hành chính, công trình đã làm rõ thực trạng tổ chức bộ máy, quy trình xử lý thông tin, nề nếp văn thư - hội họp và hiện trạng cơ sở vật chất tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn giai đoạn 2012 - tháng 6/2017. Các tồn tại nội tại về áp lực tiếp công dân, tính liên kết với các phòng chuyên môn được tác giả nhận diện thẳng thắn và giải quyết bằng hệ thống 8 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng thực tiễn cao cho ngành quản trị văn phòng công quyền.
