Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC UBND CẤP HUYỆN 1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện Trong quá trình hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, để giải quyết bất kỳ một công việc nào đó đều đòi hỏi phải thực hiện theo đúng quy trình, thủ tục. Việc thực hiện theo quy trình, thủ tục là cơ sở để tạo điều kiện cho các hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức được duy trì một cách thường xuyên, ổn định và đảm bảo thự hiện một cách đồng bộ, áp dụng cho mọi đối tượng thực hiện. Trong giai đoạn hiện tại thì yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, cải cách nền hành chính nhà nước đang được sự quan tâm của mọi cấp, ban, ngành.
Quá trình giải quyết các thủ tục hành chính trong các cơ quan hành chính nhà nước đang được thực hiện một cách rộng rãi tại hầu hết các cơ quan hành chính nhà nước dựa trên các căn cứ, các quy định của các cơ quan nhà nước. Như vậy, cải cách hành chính đó là những thay đổi có tính hệ thống, lâu dài và có mục đích nhằm làm cho hệ thống hành chính nhà nước hoạt động tốt hơn, thực hiện tốt hơn các chức năng, nhiệm vụ quản lý xã hội của mình. Cải cách hành chính nhằm thay đổi và làm hợp lý hóa bộ máy hành chính, với mục đích tăng cường tính hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước. Cải cách hành chính nhà nước là một trong những nội dung quan trọng của khoa học hành chính, có ý nghĩa không chỉ về mặt lý luận mà còn mang tính thực tiễn cao.
Mọi hoạt động cải cách hành chính nhà nước đều hướng tới việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý cụ thể của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn phát triển. Để thực hiện cải cách hành chính, cải cách thủ tục hành chính chúng ta đã từng bước xây dựng và thiết lập hệ thống tổ chức bộ phận một cửa, một cửa liên thông tại các cơ quan hành chính nhà nước từ cấp trung ương đến cấp xã, phường. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính gọi chung là bộ phận một cửa, có chức năng hướng dẫn, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cho các bộ phận chuyên môn và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính đối với cá nhân, tổ chức theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của các cơ quan liên quan. Trên cơ sở các văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định về 5 công tác tổ chức và điều hành hoạt động của BPMC, MCLT một số nội dung như sau: Vị trí, phạm vi thực hiện của BPMC, MCLT Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính là đầu mỗi tập trung hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức để chuyển đến các cơ quan chuyên môn hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết và nhận, trả kết quả cho các cá nhân, tổ chức [14, 1].
Bộ phận một cửa, một cửa liên thông sau đây gọi là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (BPMC). Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện do UBND huyện quyết định thành lập sau khi có các văn bản đồng ý về việc phê duyệt đề án thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông của UBND thành phố. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp huyện đặt tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện và chịu sự quản lý, chỉ đạo của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện [14, 6]. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc sự quản lý, chỉ đạo toàn diện của Văn phòng HĐND-UBND huyện, là bộ phận chuyên môn tham mưu, giúp Chủ tịch UBND huyện tiếp nhận và trả kết quả cho các tổ chức và công dân các loại hồ sơ, thủ tục hành chính được cơ quan có thẩm quyền quyết định đưa vào danh mục các loại công việc thực hiện theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông.
Cơ chế một cửa được thực hiện trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân huyện. Cơ chế một cửa liên thông được thực hiện trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực: Đầu tư; đất đai; đăng ký kinh doanh; cấp giấy phép xây dựng; tư pháp và một số lĩnh vực khác thuộc thẩm quyền giải quyết của nhiều cơ quan hành chính nhà nước [14, 2]. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận một cửa, một cửa liên thông Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính có chức năng hướng dẫn, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cho các bộ phận chuyên môn và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính đối với cá nhân, tổ chức theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện. Công khai, minh bạch nội dung thủ tục hành chính trên các lĩnh vực được giải quyết tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; các nội dung cần thông báo của cơ quan hành chính đối với tổ chức, cá nhân.
Hướng dẫn, tư vấn về điều kiện, trình tự thủ tục giải quyết hồ sơ hành chính cho 6 tổ chức, công dân đến liên hệ giải quyết công việc; tiếp nhận hồ sơ, thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật hiện hành. Chuyển giao hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân đến bộ phận chuyên môn, cơ quan chuyên môn có liên quan để giải quyết theo thẩm quyền. Nhận lại kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ các bộ phận chuyên môn, cơ quan chuyên môn đã được xem xét, giải quyết theo thẩm quyền và thực hiện việc trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin theo quy định của pháp luật và bằng công nghệ thông tin, trên máy vi tính theo quy định.
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết thủ tục hành chính; nghiên cứu, đề xuất với thủ trưởng cơ quan, đơn vị và kiến nghị với cơ quan cấp trên về thực hiện các sáng kiến, giải pháp về cải cách thủ tục hành chính. Báo cáo thống kê định kỳ tuần, tháng, quý, năm và đột xuất với thủ trưởng cơ quan, đơn vị thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định. Cung cấp thông tin, kết quả thực hiện về cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông" cho các cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu. Quản lý, sử dụng sổ sách, biểu thống kê: sổ nhật ký ghi chép việc tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cho các cơ quan chức năng thụ lý giải quyết và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; biên bản giao, nhận hồ sơ giữa bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với cán bộ, công chức cơ quan chuyên môn trực tiếp thụ lý hồ sơ; phiếu hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân.
Cung cấp dịch vụ, bán các loại biễu mẫu theo quy định, dịch vụ photocopy… Quyền hạn của bộ phận một cửa Được từ chối tiếp nhận hồ sơ của tổ chức và công dân không đúng trình tự, thủ tục và biễu mẫu theo quy định đã niêm yết. Đề xuất sửa đổi, bổ sung, cải tiến quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo hướng tinh gọn giảm thời gian giải quyết nhưng đảm bảo đúng quy định của Pháp luật. Đề xuất trang bị cơ sở vật chất nhằm đáp ứng và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính. Cơ cấu tổ chức của bộ phận một cửa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của thuộc Uỷ ban nhân dân huyện gồm trưởng 7 bộ phận và một số công chức.
Trưởng bộ phận do một công chức lãnh đạo của Văn phòng HĐND – UBND huyện đảm nhiệm [16, 13]. Số người làm việc tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện quyết định trong tổng số biên chế công chức được giao, đảm bảo hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đáp ứng yêu cầu của cá nhân, tổ chức đến giao địch [16, 13]. Một số vấn đề chung về công tác tổ chức và điều hành hoạt động của BPMC, MCLT thuộc UBND cấp huyện 1. Khái niệm về công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại BPMC, MCLT thuộc UBND cấp huyện 1.
Khái niệm công tác tổ chức Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến. Nghĩa của “tổ chức” “organon” theo tiếng Hy Lạp là chỉ để chỉ một cơ quan nào đó của cơ thể người, có chức năng nhất định, là kết cấu tự nhiên trong chỉnh thể người. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”. Theo tác giả Dương Quang Tung thì “tổ chức được ghép vào lĩnh vực xã hội, coi tổ chức là một tổ hợp xã hội, một tập thể gồm những con người hợp lại với nhau để thực hiện một mục tiêu nào đó [7, 5].
Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam tập 4 định nghĩa tổ chức là “hình thức tập hợp liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung [1, 455]. Theo quan điểm của Đảng thì “Tổ chức là một khâu quyết định đối với việc thực hiện thắng lợi đường lối, chính sách của Đảng” [3,143] - đây cũng là một trong những công tác của Đảng. Bên cạnh đó, do gắn với đời sống xã hội, "tổ chức" còn được xem là một chức năng lãnh đạo, quản lý.
