Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh thực hiện cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định 85/2012/NĐ-CP, các đơn vị sự nghiệp y tế công lập tại Việt Nam đang đối mặt với bài toán tối ưu hóa nguồn lực khi kinh phí ngân sách nhà nước cấp có xu hướng giảm dần. Chi phí thuốc và vật tư y tế thường chiếm tỷ trọng lớn, dao động từ 40% đến 60% tổng chi phí hoạt động của các cơ sở khám chữa bệnh. Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định là cơ sở y tế chuyên khoa tuyến tỉnh hạng III với quy mô 220 giường kế hoạch nhưng thực tế phải vận hành 380 giường thực kê để đáp ứng nhu cầu điều trị ngày càng tăng của người dân. Đội ngũ nhân lực của đơn vị gồm 201 cán bộ viên chức, trong đó có 46 bác sĩ trình độ đại học và sau đại học, phục vụ khối lượng quản lý danh mục hơn 400 loại thuốc và hàng trăm danh mục vật tư tiêu hao.

Mục tiêu cốt lõi của nghiên cứu là hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán theo chu trình, khảo sát và phân tích toàn diện thực trạng tổ chức luồng dữ liệu cung ứng tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định trong niên độ tài chính 2018. Từ những hạn chế thực tiễn về sự thiếu đồng bộ giữa các phần mềm quản lý, tác giả đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ. Phạm vi nghiên cứu tập trung chuyên sâu vào chu trình cung ứng thuốc và vật tư y tế tại bệnh viện trong giai đoạn chuyển đổi số. Kết quả nghiên cứu mang lại ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp giảm thiểu từ 30% đến 40% thời gian xử lý dữ liệu, kiểm soát chính xác 100% công nợ của hơn 50 nhà cung ứng trúng thầu, đồng thời ngăn ngừa rủi ro thất thoát tài sản công tại các bệnh viện công lập hiện nay.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết hệ thống thông tin kế toán hiện đại và lý thuyết quản trị chu trình nghiệp vụ trong các tổ chức y tế công lập. Hệ thống thông tin kế toán được xác định cấu thành từ 6 yếu tố cơ bản: con người, thủ tục quy trình, dữ liệu, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán và công cụ kiểm soát nội bộ. Thay vì tiếp cận theo từng phần hành kế toán độc lập, luận văn áp dụng phương pháp tiếp cận theo chu trình hoạt động, chia tổng thể vận hành bệnh viện thành 4 chu trình nghiệp vụ liên kết chặt chẽ: chu trình cung ứng, chu trình khám và điều trị, chu trình thu viện phí và chu trình tài chính.

Bên cạnh đó, nghiên cứu làm rõ các khái niệm then chốt như giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện dạng hệ thống hoạch định nguồn lực y tế, chu trình cung ứng thuốc bao gồm 4 chức năng từ lập kế hoạch, tổ chức đấu thầu, tiếp nhận bảo quản đến theo dõi thanh toán công nợ. Nghiên cứu cũng vận dụng chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, các quy định chuyên ngành tại Thông tư 22/2011/TT-BYT về tổ chức hoạt động khoa Dược, Thông tư 05/2015/TT-BYT và Thông tư 40/2014/TT-BYT về quản lý thanh toán danh mục thuốc qua quỹ bảo hiểm y tế.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu định tính có chủ đích với cỡ mẫu gồm 25 nhân sự chủ chốt, bao gồm ban giám đốc, lãnh đạo phòng tài chính kế toán, dược sĩ phụ trách kho dược và các bác sĩ trưởng khoa điều trị. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua các cuộc phỏng vấn sâu trực tiếp và quan sát thực địa luồng luân chuyển chứng từ. Nguồn dữ liệu thứ cấp được tổng hợp từ hệ thống 9 phân hệ của phần mềm giải pháp quản lý tổng thể VNPT.Hospital, phần mềm kế toán MISA.NET, hệ thống báo cáo quyết toán tài chính và hồ sơ đấu thầu dược phẩm năm 2018 tại đơn vị.

Tác giả sử dụng phương pháp phân tích logic hệ thống kết hợp kỹ thuật lập sơ đồ dòng dữ liệu nhằm mô hình hóa trực quan dòng thông tin giữa các phòng ban. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích dòng dữ liệu là nhằm bóc tách chính xác các điểm nghẽn thông tin, xác định rõ từng điểm nhập liệu trùng lặp giữa khoa Dược và bộ phận kế toán, từ đó đưa ra mô hình tái cấu trúc phù hợp. Timeline nghiên cứu được thực hiện xuyên suốt trong năm 2018 và hoàn thiện phân tích trong giai đoạn đối chiếu số liệu tài chính phục vụ nâng hạng bệnh viện.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định chỉ ra những kết quả đạt được cùng nhiều bất cập lớn cần giải quyết:

Thứ nhất, bệnh viện ghi nhận sự tăng trưởng vượt bậc về hiệu suất hoạt động chuyên môn trong năm 2018. Tổng số lượt khám bệnh đạt 8.268 lượt, đạt 100,8% kế hoạch đề ra. Số bệnh nhân điều trị nội trú đạt 4.435 người, đạt 123,1% kế hoạch và tăng 10,6% so với năm 2017. Tổng số ngày điều trị nội trú đạt 79.029 ngày, đưa công suất sử dụng giường bệnh đạt mức 127,1%, cao hơn 4,5% so với cùng kỳ năm trước. Đồng thời, các kỹ thuật chuyên môn y học cổ truyền tăng mạnh như điện châm đạt 50.359 lần (113,2% kế hoạch), thủy châm đạt 21.442 lần (186,6% kế hoạch) và vật lý trị liệu đạt 50.429 lần. Áp lực khối lượng điều trị tăng cao đặt ra yêu cầu cung ứng kịp thời cho hơn 400 loại tân dược, đông dược và 9 nhóm vật tư y tế.

Thứ hai, tồn tại sự phân mảnh nghiêm trọng về cơ sở dữ liệu khi bệnh viện vận hành song song 2 phần mềm độc lập. Phần mềm VNPT.Hospital được triển khai từ năm 2014 với 9 phân hệ phục vụ công tác chuyên môn khám chữa bệnh, trong khi phòng Tài chính kế toán lại sử dụng phần mềm MISA.NET để hạch toán hành chính sự nghiệp. Do 2 phần mềm không được kết nối và tích hợp dữ liệu, 100% chứng từ nhập xuất kho thuốc và hóa chất phải thực hiện nhập liệu thủ công lặp lại 2 lần, làm tăng tỷ lệ sai sót đối chiếu số liệu lên khoảng 12% đến 15% mỗi tháng.

Thứ ba, hệ thống danh mục mã hóa thuốc và vật tư y tế chưa có sự đồng nhất. Trên phần mềm VNPT.Hospital, thuốc được mã hóa theo quy chuẩn cổng thông tin bảo hiểm y tế nhưng trên phần mềm MISA.NET lại sử dụng bộ mã tự sinh của bộ phận kế toán. Tình trạng một mặt hàng tồn tại 2 mã định danh khác nhau gây ra sự nhầm lẫn khi kế toán theo dõi tài khoản 152 (nguyên liệu, vật liệu), tài khoản 156 (hàng hóa) và theo dõi công nợ chi tiết trên tài khoản 3311 đối với từng nhà thầu cung ứng.

Thứ tư, quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán kéo dài qua 4 khâu phê duyệt nhưng thiếu sự giám sát tức thời. Khoảng thời gian từ khi nhà cung ứng giao hàng đến khi hoàn tất biên bản kiểm nhập, đối chiếu hóa đơn và lập chứng từ chuyển kho bạc thanh toán thường bị chậm trễ từ 7 đến 15 ngày, ảnh hưởng đến kế hoạch dòng tiền và uy tín đấu thầu của đơn vị.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của các hạn chế trên xuất phát từ việc thiếu một chiến lược chuẩn hóa dữ liệu tổng thể ngay từ khi ứng dụng công nghệ thông tin. Bệnh viện chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu dùng chung theo chuẩn liên thông y tế, dẫn đến tình trạng các bộ phận vận hành như những ốc đảo thông tin khép kín. Kết quả này hoàn toàn tương đồng với các nghiên cứu của Huỳnh Thị Hồng Hạnh (năm 2015) và Lê Thị Thanh Hương (năm 2012) khi chỉ ra rằng các bệnh viện công lập tại Việt Nam thường bị chia cắt giữa luồng dữ liệu viện phí, dược khoa và kế toán tổng hợp.

Tuy nhiên, điểm đặc thù riêng biệt tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định là sự hiện diện của quy trình tự bào chế, sản xuất thuốc đông dược từ các vị thuốc thô. Kế toán vừa phải theo dõi tài khoản 152 đối với dược liệu thô nhập vào, vừa phải tính toán giá thành hạch toán sang tài khoản 155 (thành phẩm) và tài khoản 156 (thuốc thành phẩm xuất bán cho người bệnh). Dữ liệu này có thể được mô hình hóa và trình bày rất rõ ràng thông qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 kết hợp với bảng ma trận phân quyền truy cập thông tin giữa khoa Dược, phòng Kế toán và Hội đồng thuốc và điều trị. Việc tái lập quy trình trên hệ thống số hóa sẽ loại bỏ hoàn toàn các điểm giao cắt chứng từ thủ công không cần thiết.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc và vật tư y tế, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

Thứ nhất, tích hợp liên thông dữ liệu giữa phần mềm quản lý bệnh viện VNPT.Hospital và phần mềm kế toán MISA.NET thông qua giải pháp cầu nối dữ liệu API. Mục tiêu là cắt giảm 50% thời gian nhập liệu thủ công của kế toán viên, đảm bảo mọi dữ liệu nhập xuất kho dược từ các khoa lâm sàng được tự động cập nhật sang sổ kế toán tài chính theo thời gian thực. Timeline triển khai trong vòng 6 tháng do Phòng Công nghệ thông tin chủ trì phối hợp cùng Phòng Tài chính kế toán.

Thứ hai, chuẩn hóa và thống nhất bộ mã đối tượng quản lý thuốc và vật tư y tế trên toàn viện. Đối với vật tư y tế, áp dụng cấu trúc mã 6 ký tự phân bổ khoa học cho 9 nhóm danh mục theo Thông tư 27/2013/TT-BYT (từ bông băng, găng tay, ống thông đến vật liệu cấy ghép). Đối với dược phẩm, áp dụng đồng bộ mã định danh theo chuẩn 27 nhóm giải phẫu điều trị hóa học của Bộ Y tế, loại bỏ 100% tình trạng sai lệch mã danh mục. Khoa Dược và bộ phận kế toán kho chịu trách nhiệm hoàn tất trong quý II/2019.

Thứ ba, ban hành quy trình chuẩn 5 bước luân chuyển chứng từ điện tử khép kín: lập dự trù nhu cầu, phê duyệt kế hoạch đấu thầu, kiểm soát kiểm nhập kho, đối chiếu công nợ tự động và lập lệnh chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước. Giải pháp này giúp rút ngắn chu kỳ xử lý hồ sơ thanh toán xuống dưới 3 ngày làm việc, nâng cao tính minh bạch và tăng cường năng lực kiểm soát nội bộ.

Thứ tư, hoàn thiện hệ thống sổ kế toán chi tiết và các biểu mẫu báo cáo quản trị. Bổ sung bảng theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng thầu thuốc, sổ theo dõi hạn mức công nợ theo từng nhà phân phối và báo cáo dự báo nhu cầu dự trữ tồn kho an toàn theo từng quý. Kế toán trưởng bệnh viện trực tiếp chỉ đạo thiết lập hệ thống biểu mẫu này nhằm hỗ trợ Giám đốc ra quyết định điều hành tài chính chính xác.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị ứng dụng cao cho 4 nhóm đối tượng cụ thể sau:

Nhóm thứ nhất là Ban Giám đốc và cán bộ quản lý tại các bệnh viện công lập, đặc biệt là khối bệnh viện y học cổ truyền và bệnh viện chuyên khoa tuyến tỉnh. Nghiên cứu cung cấp khung tham chiếu thực tiễn để tái cơ cấu quy trình quản lý dược phẩm, kiểm soát chặt chẽ chi phí điều trị và nâng cao hiệu quả tự chủ tài chính theo yêu cầu mới của ngành y tế.

Nhóm thứ hai là Kế toán trưởng, kế toán dược và dược sĩ phụ trách quản lý kho vật tư y tế. Luận văn cung cấp mô hình thiết kế bộ mã danh mục 6 ký tự chuẩn hóa cùng hệ thống sơ đồ luân chuyển chứng từ mẫu, giúp người làm công tác thực tế áp dụng ngay vào quy trình kiểm soát nhập xuất tồn và đối chiếu công nợ hàng ngày.

Nhóm thứ ba là các chuyên gia phân tích nghiệp vụ và doanh nghiệp phát triển phần mềm y tế, hệ thống thông tin quản trị bệnh viện. Luận văn phân tích chi tiết các điểm nghẽn kỹ thuật khi tích hợp phân hệ chuyên môn lâm sàng với phân hệ hạch toán kế toán công theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, tạo tiền đề để hoàn thiện các giải pháp phần mềm y tế toàn diện.

Nhóm thứ tư là giảng viên, học viên cao học và sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản trị bệnh viện. Luận văn là tài liệu tham khảo học thuật giá trị về phương pháp ứng dụng sơ đồ dòng dữ liệu để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán theo chu trình nghiệp vụ thực tế.

Câu hỏi thường gặp

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình khác biệt như thế nào so với tổ chức theo phần hành truyền thống? Tổ chức theo chu trình liên kết toàn diện luồng thông tin xuyên suốt giữa các phòng ban chức năng thay vì chia cắt độc lập theo từng tài khoản. Mô hình này giúp kế toán viên tại bệnh viện có 380 giường kiểm soát đồng bộ từ khâu lập dự trù, duyệt mua đến khi thanh toán dứt điểm cho hơn 50 nhà cung cấp, loại bỏ triệt để các khoảng trống thông tin.

Vì sao việc không tích hợp giữa VNPT.Hospital và MISA.NET lại gây thất thoát và lãng phí nguồn lực? Do 2 phần mềm vận hành độc lập, nhân viên phải sao chép dữ liệu thủ công cho hơn 400 mặt hàng thuốc, làm tăng nguy cơ sai lệch số liệu từ 12% đến 15%. Điều này dẫn đến sự chậm trễ trong việc lập báo cáo tài chính quý và gây khó khăn lớn cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu thanh quyết toán viện phí với cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Cấu trúc bộ mã vật tư y tế 6 ký tự đề xuất trong luận văn được phân bổ ra sao? Bộ mã 6 ký tự được xây dựng căn cứ theo Thông tư 27/2013/TT-BYT. Ký tự đầu tiên thể hiện 9 nhóm vật tư y tế chính như bông băng, bơm kim tiêm, ống thông dẫn lưu hay vật liệu cấy ghép. Các ký tự tiếp theo xác định chi tiết chủng loại, quy cách và đơn vị tính, giúp hệ thống máy tính tự động nhận diện chính xác 100% danh mục vật tư trong kho.

Bệnh viện Y học cổ truyền có đặc thù kế toán kho dược nào phức tạp hơn bệnh viện đa khoa? Bệnh viện Y học cổ truyền có hoạt động chế biến, bào chế thuốc đông dược từ các vị thuốc dược liệu thô. Do đó, kế toán vừa phải quản lý theo dõi nguyên liệu thô trên tài khoản 152, vừa phải tính toán phân bổ chi phí chế biến để kết chuyển vào tài khoản 155 (thành phẩm) hoặc tài khoản 156 (hàng hóa), đòi hỏi tổ chức chứng từ luân chuyển nội bộ cực kỳ chặt chẽ.

Các giải pháp trong luận văn có khả năng áp dụng cho các cơ sở khám chữa bệnh khác không? Khung giải pháp 5 bước luân chuyển chứng từ và mô hình kết nối liên thông dữ liệu hoàn toàn có thể chuyển giao, áp dụng hiệu quả cho tất cả các cơ sở khám chữa bệnh công lập đang vận hành từ 200 đến 500 giường bệnh nhằm chuẩn hóa hệ thống kế toán trong giai đoạn tự chủ tài chính hiện nay.

Kết luận

Luận văn đã giải quyết triệt để bài toán tổ chức thông tin kế toán chu trình cung ứng tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định thông qua 5 đóng góp trọng tâm:

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình nghiệp vụ gắn liền với đặc thù quản trị bệnh viện công lập.
  • Đánh giá sâu sắc thực trạng quản lý luồng dữ liệu thuốc và vật tư trên quy mô vận hành 380 giường thực kê và danh mục hơn 400 loại dược phẩm trong năm 2018.
  • Nhận diện chính xác điểm nghẽn thông tin do sự phân tách giữa 2 phần mềm VNPT.Hospital và MISA.NET, gây chậm trễ luân chuyển chứng từ từ 7 đến 15 ngày.
  • Thiết kế hoàn chỉnh giải pháp chuẩn hóa bộ mã 6 ký tự cho 9 nhóm vật tư y tế và xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ 5 bước khép kín.
  • Xác định lộ trình chuyển đổi số giai đoạn 2019 đến 2022, tạo tiền đề vững chắc giúp bệnh viện nâng hạng từ chuyên khoa hạng III lên hạng II với quy mô 360 giường bệnh.

Các đơn vị y tế công lập và nhà quản trị bệnh viện cần chủ động triển khai ngay mô hình tổ chức thông tin kế toán theo chu trình để tối ưu hóa nguồn lực tài chính, giảm thiểu chi phí vận hành và nâng cao chất lượng phục vụ người bệnh.