CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC- VẬT TƯ Y TẾ TẠI CÁC BỆNH VIỆN 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1 Khái niệm của hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán, các dữ liệu liên quan khác để tạo ra những thông tin góp phần bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức. Như vậy, HTTTKT thực hiện hai chức năng cơ bản: thông tin và kiểm tra về sự hình thành và vận động của tài sản nhằm bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức (Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011) 1.2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán Để hiểu được bản chất của HTTTKT trước hết phải xuất phát từ việc nghiên cứu các chức năng, nhiệm vụ và đối tượng của HTTTKT. Theo đó, HTTTKT thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán và các dữ liệu liên quan khác để tạo ra những thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyếtđịnh. HTTTKT không chỉ là công cụ đắc lực cho việc kiểm soát, điều hành và ra quyế tđịnh của các cấp quản lý bên trong và bên ngoài tổ chức mà còn đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc phối hợp hoạt động và nâng cao hiệu quả tác nghiệp của các bộ phận chức năng.
Tổ chức HTTTKT hiệu quả, phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của hệ thống này trong điều kiện ứng dụng CNTT nhằm tạo ra những thông tin kế toán hữu ích là một trong những mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ tổ chức nào. 9 HTTTKT gồm nhiều yếu tố cấu thành có mối liên hệ rất phức tạp. Hiện nay, có nhiều cách tiếp cận để hiểu được bản chất của HTTTKT đó là: Tiếp cận theo phần hành, tiếp cận theo hướng tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán, tiếp cận với tư cách là một hệ thống thông tin, tiếp cận thông qua các yếu tố cấu thành HTTTKT và tiếp cận theo chu trình. Ở mức độ khái quát, hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các nguồn lực con người và các phương tiện được thiết kế để chuyển các dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin.
Trong điều kiện tin học hóa, các thiết bị phần cứng và các phần mềm kế toán là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống. Ngoài ra, hiện nay hoạt động kiểm soát nội bộ và đảm bảo an toàn dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán có vai trò quan trọng nên các công cụ kiểm soát nội bộ cũng được xem là yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán. Hệ thống thông tin kế toán được xem là một bộ phận quan trọng của hệ thống thông tin quản lý. Như các hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin kế toán có dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý và dữ liệu đầu ra.
Dữ liệu đầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt động kinh tế phát sinh như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, thanh toán tiền lương, công nợ, đầu tư… Thông tin về các dữ liệu đầu vào được ghi nhận chủ yếu thông qua các chứng từ kế toán. Quy trình xử lý: bao gồm các bước công việc từ thu thập các dữ liệu kế toán, đến việc phân loại, xử lý, lưu trữ, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để cung cấp các thông tin kế toán. Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán rất phức tạp, đòi hỏi sự vận dụng hợp lý hệ thống các phương pháp kế toán trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin. Để cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết ở các mức độ khác nhau, trong giai đoạn xử lý thông tin, quan trọng nhất là việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để làm căn cứ cho việc phân loại và hệ thống hóa thông tin theo từng loại đối tượng kế toán, từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu thông tin của người sử dụng với phương tiện vật chất biểu hiện là hệ thống các sổ kế toán.
10 Đầu ra: là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức. Phương tiện biểu hiện những thông tin tổng hợp và chi tiết đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng là hệ thống báo cáo kế toán gồm Báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán quản trị. Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, đầu ra của hệ thống thông tin kế toán còn là tất cả những thông tin kế toán cần thiết phục vụ công tác quản lý và tác nghiệp mà các bộ phận chức năng có thể được phân quyền truy cập. Cơ sở hạ Phần tầng CNTT mềm Dữ liệu kế toán Thông tin Con người kế toán Kiểm soát nội Thủ tục, quy bộ trình Hình 1.1 : Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán Như vậy, HTTTKT có sáu yếu tố cấu thành cơ bản: (1) Con người (2) Thủ tục và quy trình xử lý thông tin (3) Dữ liệu về các hoạt động (4) Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin gồm máy tính và các thiết bị kết nối thông tin (5) Phần mềm kế toán kể cả cơ sở dữ liệu kế toán (6) Công cụ kiểm soát nội bộ.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC BỆNH VIỆN CÔNG 1.1 Đặc điểm tổ chức kế toán tại các bệnh viện Công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp phải tổ chức thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình sử dụng tài sản, kinh phí của đơn vị nhằm phục vụ công tác quản lý tài chính và công tác nghiệp vụ ở đơn vị theo đúng chế độ quy định hiện hành của Nhà nước.
Tổ chức hạch toán kế toán bao gồm tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức sổ kế toán và tổ chức hệ thống báo cáo tài chính. Tổ chức bộ máy kế toán Mô hình tổ chức kế toán tại các Bệnh viện công lập hiện nay thường là mô hình tập trung. Mỗi bệnh viện đều có phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm tổ chức hệ thống thông tin kế toán nhằm thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc. Có thể khái quát chức năng của từng phần hành kế toán trong Bệnh viện như sau: - Kế toán tổng hợp chỉ đạo trực tiếp công tác hạch toán, đối chiếu số liệu giữa các loại sổ, lập các báo cáo quý, năm phục vụ quyết toán và quản lý của bệnh viện.
- Kế toán thanh toán và công nợ: tập hợp chứng từ, phân loại, ghi sổ chi tiết, tổng hợp các khoản thanh toán, tạm ứng, thanh toán cán bộ công nhân viên, thanh toán với cơ quan nhà nước, … - Kế toán tiền lương: thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tính và chi trả lương và các khoản theo lương, phụ cấp cho cán bộ, viên chức. - Kế toán viện phí, bảo hiểm nội trú: theo dõi tất cả các khoản thu của bệnh nhân nằm điều trị nội trú tại bệnh viện. - Kế toán viện phí, bảo hiểm ngoại trú: theo dõi tất cả các khoản thu của bệnh nhân điều trị ngoại trú như phí khám bệnh, phí thực hiện các kỹ thuật cận lâm sàng (xét nghiệm, chụp X quang, siêu âm, điện tim, .) - Kế toán Bảo hiểm y tế theo dõi tất cả các khoản thanh toán với bệnh nhân có thẻ bảo hiểm y tế. 12 - Kế toán kho dược theo dõi tất cả các loại thuốc, hóa chất, dịch truyền, vật tư tiêu hao… nhập xuất tồn tại bệnh viện.
Định kỳ thực hiện kiểm kê các loại này theo quy định. - Kế toán tài sản cố định: theo dõi việc mua sắm và xuất dùng TSCĐ, các công cụ dụng cụ tại các bộ phận trong bệnh viện. Việc tổ chức bộ máy kế toán trong Bệnh viện như trên hướng đến các đối tượng kế toán trong Bệnh viện, chú trọng đến việc phân loại, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình và sự biến động theo từng loại tài sản và nguồn kinh phí trong quá trình hoạt động của Bệnh viện, phục vụ cho công tác cung cấp thông tin theo từng đối tượng kế toán, lập báo cáo tài chính và kiểm tra, bảo vệ tài sản của bệnh viện. Trưởng phòng Kế toán tổng hợp Kế Kế Kế Kế Kế Kế Kế Thủ toán toán toán toán toán toán toán quỹ thanh tiền BH y tế viện Viện kho tài sản toán và lương phí, phí, dược công bảo bảo nợ hiểm hiểm ngoại nội trú trú Hình 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán trong các Bệnh viện công lập [13] 13 Tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán Các bệnh viện công lập hiện nay áp dụng theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính thay thế cho Quyết định số19/2006/QĐ-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC.
Việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và lập báo cáo kế toán ở bệnh viện công lập hiện nay tuân thủ tương đối đầy đủ theo quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán và Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính thay thế cho Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, Thông tư 22/2011/TT-BYT quy định tổ chức hoạt của khoa Dược bệnh viện do Bộ Y tế ban hành.2 Tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện Khái niệm Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện Giải pháp quản lý tổng thể Bệnh viện được biết đến là Hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP: Enterprise Resourse Planning) tại một bệnh viện.