Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành Y tế Việt Nam đang từng bước đổi mới cơ chế tài chính, việc quản lý nguồn thu viện phí và bảo hiểm y tế (BHYT) trở thành vấn đề cấp thiết nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị y tế công lập. Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định, với quy mô 300 giường bệnh và hơn 1.000 lượt khám ngoại trú mỗi ngày, đã và đang đối mặt với nhiều thách thức trong tổ chức thông tin kế toán chu trình thu viện phí. Năm 2019, Trung tâm ghi nhận tổng số lượt khám bệnh đạt khoảng 668.656 lượt, tăng 4,72% so với năm trước, cùng với 74.050 lượt bệnh nhân điều trị nội trú, tăng 15,26%. Nguồn thu viện phí và BHYT chiếm khoảng 30% tổng nguồn thu, đóng vai trò quan trọng trong cân đối tài chính của đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm hệ thống hóa lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại các bệnh viện, khảo sát và đánh giá thực trạng tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động tổ chức thông tin kế toán trong năm 2019 tại Trung tâm, với trọng tâm là chu trình thu viện phí. Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn lớn trong việc đảm bảo tính minh bạch, chính xác và kịp thời của thông tin kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý tài chính tại các bệnh viện công lập.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khái niệm hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) như một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý, bao gồm nguồn nhân lực, phương tiện và phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán phục vụ quản lý. HTTTKT thực hiện hai chức năng cơ bản: cung cấp thông tin và kiểm tra sự hình thành, vận động của tài sản, góp phần bảo vệ và sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức.

Nghiên cứu áp dụng hai cách tiếp cận tổ chức thông tin kế toán trong bệnh viện: theo phần hành kế toán và theo chu trình. Cách tiếp cận theo phần hành phân chia công việc kế toán thành các phần hành như kế toán tiền, kế toán viện phí, kế toán tiền lương, kế toán thanh toán, kế toán kho dược, kế toán tài sản cố định. Trong khi đó, cách tiếp cận theo chu trình tập trung vào tổ chức thông tin kế toán theo các chu trình hoạt động lặp đi lặp lại như chu trình cung ứng, chu trình khám và điều trị, chu trình thu viện phí và chu trình tài chính. Việc tổ chức theo chu trình giúp tăng cường phối hợp giữa các bộ phận, nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ và đảm bảo tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán.

Ngoài ra, nghiên cứu còn dựa trên mô hình giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện (ERP) với phần mềm Viettel-HIS, tích hợp các phân hệ quản lý chuyên môn và hành chính nhằm đồng bộ hóa dữ liệu, giảm thiểu nhập liệu trùng lặp và nâng cao hiệu quả quản lý chu trình thu viện phí.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp thu thập dữ liệu thực tế tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn trong năm 2019. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các bộ phận liên quan đến chu trình thu viện phí như phòng tài chính - kế toán, các khoa lâm sàng, cận lâm sàng và bộ phận thu viện phí. Phương pháp chọn mẫu là chọn toàn bộ các bộ phận chức năng có liên quan nhằm đảm bảo tính toàn diện và chính xác của dữ liệu.

Phương pháp thu thập dữ liệu gồm quan sát trực tiếp, phỏng vấn sâu với lãnh đạo, cán bộ quản lý và nhân viên kế toán, đồng thời thu thập và phân tích các báo cáo, chứng từ kế toán, biểu mẫu và dữ liệu phần mềm Viettel-HIS. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp phân tích nội dung, so sánh thực trạng với các quy định pháp luật và lý thuyết về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí. Timeline nghiên cứu kéo dài trong năm 2019, tập trung vào đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp cải tiến.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định viện phí: Trung tâm sử dụng phần mềm Viettel-HIS để tổng hợp dữ liệu khám chữa bệnh, thuốc men, dịch vụ kỹ thuật, từ đó kế toán viện phí xác định viện phí cho từng bệnh nhân. Tuy nhiên, việc phân loại đối tượng bệnh nhân theo quyền lợi BHYT và không BHYT còn tồn tại sai sót, dẫn đến xác định viện phí chưa chính xác. Tỷ lệ sai sót ước tính khoảng 5-7% trong tổng số bệnh nhân.

  2. Tổ chức thông tin kế toán hoạt động thu viện phí: Bộ phận thu viện phí lập biên lai, phiếu thu tạm ứng và báo cáo thu tiền hàng ngày dựa trên bảng kê chi phí khám chữa bệnh. Việc sử dụng hai phần mềm độc lập (Viettel-HIS và MISA.NET) gây khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu, dẫn đến chồng chéo công việc và tăng thời gian xử lý. Tỷ lệ thất thoát viện phí do trốn viện và sai sót trong thu khoảng 3-4% tổng thu.

  3. Tổ chức thông tin kế toán hoạt động báo cáo viện phí: Trung tâm thực hiện đầy đủ các báo cáo theo quy định của Bộ Y tế và Bộ Tài chính, bao gồm báo cáo BHYT, BHXH, báo cáo quản lý và báo cáo tài chính. Tuy nhiên, việc tổng hợp và đối chiếu số liệu còn chậm, ảnh hưởng đến tính kịp thời và chính xác của báo cáo. Thời gian hoàn thành báo cáo trung bình kéo dài hơn 5 ngày so với quy định.

  4. Mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận: Mối quan hệ giữa phòng kế toán, các khoa lâm sàng và bộ phận thu viện phí chưa thực sự nhịp nhàng do thiếu sự liên kết dữ liệu và quy trình phối hợp chưa rõ ràng. Điều này làm giảm hiệu quả kiểm soát nội bộ và tăng nguy cơ sai sót trong chu trình thu viện phí.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc Trung tâm sử dụng hai phần mềm kế toán và quản lý chuyên môn chưa được tích hợp đồng bộ, gây ra sự phân tán dữ liệu và khó khăn trong việc kiểm soát, đối chiếu thông tin. So với các nghiên cứu trong ngành y tế công lập tại các tỉnh khác, tình trạng này phổ biến và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả quản lý tài chính.

Việc tổ chức thông tin kế toán theo chu trình thu viện phí, kết hợp với ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện, được đánh giá là xu hướng phù hợp nhằm nâng cao tính chính xác, minh bạch và kịp thời của thông tin kế toán. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh tỷ lệ thu thất thoát viện phí theo từng năm, bảng tổng hợp thời gian xử lý báo cáo và sơ đồ mô tả quy trình phối hợp giữa các bộ phận, giúp minh họa rõ ràng các điểm nghẽn và cơ hội cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tích hợp đồng bộ phần mềm quản lý chuyên môn và kế toán: Thực hiện nâng cấp và tích hợp phần mềm Viettel-HIS với phần mềm kế toán MISA.NET thành một hệ thống thống nhất nhằm đảm bảo dữ liệu kế toán được cập nhật liên tục, chính xác và giảm thiểu nhập liệu trùng lặp. Chủ thể thực hiện là Ban Giám đốc Trung tâm phối hợp với nhà cung cấp phần mềm, thời gian hoàn thành dự kiến trong 12 tháng.

  2. Hoàn thiện quy trình xác định và thu viện phí: Xây dựng và chuẩn hóa quy trình phối hợp giữa các bộ phận liên quan trong chu trình thu viện phí, đặc biệt là việc phân loại đối tượng bệnh nhân và xác định viện phí theo đúng quy định pháp luật. Đào tạo nhân viên kế toán và thu viện phí về quy trình mới, áp dụng trong vòng 6 tháng.

  3. Nâng cao năng lực kiểm soát nội bộ và giám sát: Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, bao gồm kiểm tra chéo dữ liệu giữa các bộ phận, giám sát việc thu viện phí và xử lý kịp thời các sai sót, nhằm giảm thiểu thất thoát. Chủ thể là phòng Tài chính - Kế toán phối hợp với Ban Kiểm soát, thực hiện liên tục hàng năm.

  4. Cải tiến báo cáo tài chính và báo cáo quản lý: Tối ưu hóa quy trình tổng hợp, đối chiếu và lập báo cáo viện phí, đảm bảo báo cáo được hoàn thành đúng hạn và chính xác. Áp dụng công nghệ tự động hóa báo cáo trên phần mềm quản lý tổng thể, thời gian thực hiện trong 6 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các bệnh viện công lập: Giúp hiểu rõ về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và giảm thất thoát nguồn thu.

  2. Nhân viên kế toán và thu viện phí tại các cơ sở y tế: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về quy trình, phương pháp tổ chức thông tin kế toán, hỗ trợ nâng cao kỹ năng nghiệp vụ và ứng dụng phần mềm quản lý.

  3. Chuyên gia tư vấn và phát triển phần mềm y tế: Tham khảo để thiết kế, tích hợp các giải pháp phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện phù hợp với đặc thù hoạt động kế toán và thu viện phí.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, quản lý y tế: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý luận và thực tiễn tổ chức thông tin kế toán trong bệnh viện, đặc biệt trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao tổ chức thông tin kế toán theo chu trình lại quan trọng trong bệnh viện?
    Tổ chức theo chu trình giúp phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, tăng cường kiểm soát nội bộ, giảm sai sót và thất thoát viện phí, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho quản lý.

  2. Phần mềm Viettel-HIS có vai trò gì trong chu trình thu viện phí?
    Viettel-HIS tích hợp các phân hệ quản lý chuyên môn và thanh toán viện phí, giúp tổng hợp dữ liệu khám chữa bệnh, thuốc men, dịch vụ kỹ thuật, từ đó hỗ trợ xác định và thu viện phí chính xác, giảm nhập liệu trùng lặp.

  3. Những khó khăn chính khi sử dụng hai phần mềm độc lập là gì?
    Dữ liệu không đồng bộ, gây chồng chéo công việc, tăng thời gian xử lý, khó kiểm soát và đối chiếu số liệu, dẫn đến sai sót và thất thoát viện phí.

  4. Làm thế nào để giảm thất thoát viện phí do trốn viện?
    Cần hoàn thiện quy trình phối hợp giữa các bộ phận, tăng cường kiểm soát nội bộ, sử dụng phần mềm quản lý tổng thể để theo dõi chặt chẽ quá trình điều trị và thanh toán của bệnh nhân.

  5. Báo cáo viện phí cần đảm bảo những yêu cầu gì?
    Báo cáo phải chính xác, kịp thời, đầy đủ theo quy định của Bộ Y tế và Bộ Tài chính, phản ánh đúng tình hình thu chi, hỗ trợ quản lý và quyết toán với cơ quan BHYT, BHXH.

Kết luận

  • Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn còn nhiều hạn chế do sử dụng phần mềm chưa tích hợp và quy trình phối hợp chưa đồng bộ.
  • Việc tổ chức thông tin kế toán theo chu trình và ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện là giải pháp hiệu quả để nâng cao tính chính xác, minh bạch và kịp thời của thông tin kế toán.
  • Nghiên cứu đề xuất các giải pháp cụ thể như tích hợp phần mềm, hoàn thiện quy trình, nâng cao kiểm soát nội bộ và cải tiến báo cáo nhằm tăng hiệu quả quản lý tài chính.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai tích hợp phần mềm, đào tạo nhân viên và thiết lập hệ thống kiểm soát mới trong vòng 12 tháng tới.
  • Kêu gọi các đơn vị y tế công lập quan tâm áp dụng mô hình tổ chức thông tin kế toán theo chu trình để nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý tài chính.