Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước tại Việt Nam, việc hiện đại hóa công tác hành chính - văn phòng là một đòi hỏi tất yếu nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả chỉ đạo và điều hành của các cơ quan quản lý. Mặc dù công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ, kênh thông tin bằng văn bản giấy tờ truyền thống vẫn giữ vai trò nòng cốt tại các cơ quan quản trị nhà nước. Tại các cơ quan trung ương quy mô lớn, khối lượng văn bản phát sinh từ hoạt động quản lý hàng ngày là rất lớn. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải tổ chức và quản lý khoa học, chặt chẽ khối lượng văn bản giấy tờ này để phục vụ kịp thời các quyết định quản lý của lãnh đạo, bảo đảm thông tin chính xác, nhanh chóng và giữ gìn bí mật nhà nước.

Bộ Y tế là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về y tế, chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân trên phạm vi cả nước. Trong cơ cấu của Bộ Y tế, Văn phòng Bộ là đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý công tác văn thư của cơ quan Bộ cũng như các đơn vị trực thuộc. Bên cạnh những kết quả đã đạt được, thực tiễn công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y tế thời điểm nghiên cứu vẫn còn bộc lộ một số khó khăn, vướng mắc liên quan đến cách thức tổ chức bộ máy, năng lực nhân sự và điều kiện trang thiết bị kỹ thuật. Nhằm góp phần tháo gỡ các hạn chế này, tác giả Nguyễn Thị Hà đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng với đề tài: "Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế".

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

  • Làm rõ các vấn đề lý luận về tổ chức và quản lý công tác văn thư trong hoạt động của văn phòng.
  • Khảo sát thực tiễn công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y tế, từ đó đối chiếu, làm sáng tỏ các vấn đề lý luận về mô hình bộ máy và nghiệp vụ văn thư tại đơn vị.

Trên cơ sở mục tiêu đó, tác giả xác định hai nhiệm vụ nghiên cứu chính (được đánh số theo văn bản):

  1. Khảo sát và đánh giá công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y tế, từ đó đưa ra những nguyên nhân, ưu điểm, nhược điểm trong công tác tổ chức và quản lý văn thư của Văn phòng Bộ Y tế.
  2. Đề xuất những nhiệm vụ, phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức và quản lý văn thư trong hoạt động của Văn phòng Bộ Y tế.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y tế.
  • Phạm vi nghiên cứu: Khóa luận giới hạn phạm vi nghiên cứu tại Văn phòng Bộ Y tế. Dữ liệu thực tế và số liệu thống kê được thu thập trong đợt thực tập từ ngày 10 tháng 2 năm 2017 đến ngày 10 tháng 3 năm 2017, tập trung vào chuỗi dữ liệu thực tiễn trong hai năm 2015 và 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống cơ sở lý luận về khoa học quản trị, khoa học văn thư và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước:

  • Khung lý luận về tổ chức: Tác giả tiếp cận khái niệm "tổ chức" từ gốc từ Hy Lạp Organon (sự hài hòa, thích nghi), định nghĩa của Chester Barnard (hệ thống hoạt động có ý thức của hai hay nhiều người), quan điểm của Harold Koontz, Cyril O'Donnell và Heinz Weihrich (nhóm gộp hoạt động, phân quyền quản lý và thiết lập liên kết ngang - dọc), cùng định nghĩa trong Từ điển tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học.
  • Khung lý luận về quản lý: Tác giả tổng hợp các luận điểm quản lý của Mary Parker Follett, Robert Albanese, Harold Koontz & Cyril O'Donnell, Robert Kreitner và định nghĩa trong giáo trình Khoa học quản lý (Tập I, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, 2001), xác định quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể nhằm sử dụng hiệu quả các nguồn lực đạt được mục tiêu trong môi trường biến đổi.
  • Cơ sở lý thuyết chuyên ngành văn thư: Sử dụng Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Vương Đình Quyền (2007) và Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009). Công tác văn thư được xác định gồm các nội dung cốt lõi: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu.
  • Cơ sở pháp lý và văn bản quy phạm áp dụng: Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 02/2010/TT-BNV và Thông tư số 06/2015/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ; Nghị định số 63/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế; Quyết định số 3449/QĐ-BYT quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Y tế; Quyết định số 199/QĐ-VPB5 của Chánh Văn phòng Bộ Y tế; Thông tư số 06/2015/TT-BYT của Bộ Y tế về bảo vệ bí mật nhà nước ngành y tế và Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng bao gồm:

  • Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Tiếp cận tài liệu báo cáo hành chính, số liệu thống kê công tác văn thư từ Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ, Phòng Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Bộ Y tế, số liệu từ Cổng thông tin điện tử Bộ Y tế và các nghiên cứu đi trước.
  • Phương pháp quan sát: Trực tiếp quan sát quy trình thực hiện nghiệp vụ của cán bộ chuyên trách và hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Văn phòng Bộ Y tế trong đợt thực tập.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu: Phân tích sự biến thiên số liệu văn bản đi, văn bản đến giữa các năm 2015 và 2016; so sánh quy định pháp lý với thực tế áp dụng tại cơ quan; đối chiếu mô hình văn thư của Bộ Y tế với các nghiên cứu tương tự tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (Vi Thị Lợi, 2016) và cơ quan HĐND-UBND TP Bắc Ninh (Nguyễn Thị Luyến, 2016).
  • Phương pháp tổng hợp, đánh giá: Tổng hợp các dữ liệu định tính và định lượng nhằm chỉ ra các ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân thực trạng.

Nguồn dữ liệu của đề tài: Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư năm 2016 của Văn phòng Bộ Y tế gửi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; dữ liệu trích xuất từ Cổng thông tin điện tử Bộ Y tế; các biểu mẫu, quy chế làm việc nội bộ của Văn phòng Bộ Y tế.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác tổ chức và quản lý văn thư

Chương này hệ thống hóa toàn diện các khái niệm cơ bản, vị trí, ý nghĩa, yêu cầu và nội dung của công tác tổ chức và quản lý văn thư trong cơ quan nhà nước. Tác giả định nghĩa công tác văn thư là toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin phục vụ quản lý. Hoạt động này cần đáp ứng 4 yêu cầu cơ bản: nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.

Về mặt nội dung, công tác tổ chức và quản lý văn thư bao gồm 7 mảng công việc:

  1. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư (soạn thảo, văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ, quản lý con dấu).
  2. Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư (tập trung, phân tán hoặc hỗn hợp).
  3. Tổ chức nhân sự văn thư (định biên, tiêu chuẩn chuyên môn, phân công nhiệm vụ).
  4. Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra, đánh giá.
  5. Trang bị kỹ thuật và cơ sở vật chất.
  6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.
  7. Chế độ khen thưởng và kỷ luật.

Đồng thời, chương 1 phân định chi tiết trách nhiệm pháp lý và hành chính của từng chủ thể trong cơ quan: Thủ trưởng cơ quan (chịu trách nhiệm toàn diện, ban hành quy chế, quản lý con dấu), Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (trực tiếp quản lý nghiệp vụ, kiểm tra thể thức, phân phối văn bản đến), Trưởng các đơn vị chuyên môn (chỉ đạo soạn thảo, lập hồ sơ công việc), Cán bộ chuyên môn (trực tiếp soạn thảo, giải quyết văn bản, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ) và Cán bộ văn thư cơ quan (thực hiện nghiệp vụ kỹ thuật văn thư, bảo quản con dấu).

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế

Chương 2 trình bày tổng quan về Bộ Y tế (quá trình hình thành từ ngày 28/8/1945, cơ cấu tổ chức theo Nghị định 63/2012/NĐ-CP với Bộ trưởng Nguyễn Thị Kim Tiến và 5 Thứ trưởng) và Văn phòng Bộ Y tế (hoạt động theo Quyết định 3449/QĐ-BYT, đứng đầu là Chánh Văn phòng TS.BS. Nguyễn Xuân Trường cùng 6 Phó Chánh Văn phòng, quản lý 11 phòng/đơn vị chức năng).

Đi sâu vào thực trạng, tác giả chỉ ra các đặc điểm nổi bật:

  • Mô hình tổ chức bộ máy: Văn thư Bộ Y tế được tổ chức theo mô hình "văn thư hỗn hợp". Phòng Hành chính (VPB5) đảm nhiệm các khâu văn bản trình lãnh đạo Bộ, tiếp nhận văn bản gửi đến cơ quan Bộ; các đơn vị chức năng tự xử lý văn bản thuộc thẩm quyền ký của thủ trưởng đơn vị hoặc văn bản gửi đích danh. Bộ phận văn thư đặt tại phòng 102B nhà B, chia thành 3 bộ phận chuyên trách: bộ phận một cửa, bộ phận quản lý văn bản đi và bộ phận quản lý văn bản đến. Mô hình này giúp rút ngắn thời gian ban hành, giảm áp lực dồn việc vào một đầu mối nhưng bộc lộ khó khăn khi các đơn vị trực thuộc nằm rải rác ngoài khuôn viên trụ sở Bộ. Ngoài ra, việc tổ chức bộ phận văn thư vẫn đang căn cứ theo các văn bản hướng dẫn cũ đã hết hiệu lực.
  • Nhân sự văn thư: Tính đến 31/12/2016, Văn phòng Bộ có 10 cán bộ làm công tác văn thư (6 nữ, 2 người kiêm nhiệm; 2 người có trình độ trên đại học chuyên ngành văn thư - lưu trữ, 1 trên đại học ngành khác, 3 đại học ngành văn thư - lưu trữ, 2 đại học ngành khác, 1 cao đẳng ngành văn thư - lưu trữ, 1 trung cấp ngành khác; 3 chuyên viên chính văn thư, 2 chuyên viên văn thư, 1 nhân viên văn thư, 4 ngạch khác). Trực tiếp làm nghiệp vụ văn thư cơ quan có 4 cán bộ kinh nghiệm trên 2 năm. Đơn vị tổ chức từ 4 đến 5 lớp tập huấn nghiệp vụ mỗi năm (150 học viên/lớp) cho cả 3 miền, tuy nhiên chế độ đãi ngộ còn thấp và phát sinh áp lực khi có cán bộ nghỉ thai sản hoặc ốm đau.
  • Quy trình nghiệp vụ:
    • Soạn thảo và ban hành: Thực hiện quy trình 4 bước (chuẩn bị, dự thảo, duyệt bản thảo, hoàn thiện thủ tục hành chính). Một số đơn vị trực thuộc còn mắc lỗi kỹ thuật như đánh số bằng máy, lãnh đạo chưa ký nháy duyệt thể thức/nội dung hoặc kết thúc văn bản sai dấu câu.
    • Quản lý văn bản đi: Thực hiện 5 bước (kiểm tra thể thức; ghi số và ngày tháng; nhân bản và đóng dấu; làm thủ tục chuyển phát; lưu 2 bản gồm 1 bản gốc lưu văn thư và 1 bản chính lưu hồ sơ công việc). Cơ quan áp dụng nguyên tắc văn bản chưa có file điện tử trên hệ thống thì văn thư chưa cấp số.
    • Quản lý văn bản đến: Thực hiện 3 bước (tiếp nhận, bóc bì, scan và đăng ký hệ thống điện tử, giữ bì thư tối thiểu 1 tháng; trình và chuyển giao văn bản; giải quyết và theo dõi). Văn bản mật, tối mật, tuyệt mật do Chánh Văn phòng trực tiếp bóc bì và xử lý.

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế

Dựa trên các phân tích thực trạng ở chương 2, tác giả tổng kết thành tựu (quy trình xử lý văn bản chặt chẽ, kiểm soát tốt thể thức văn bản phát hành, ứng dụng mạng máy tính giúp giảm văn bản thông báo giấy) và chỉ rõ tồn tại (thủ tục ban hành văn bản đi còn rườm rà; văn bản của đơn vị trực thuộc còn lỗi thể thức; nhân lực văn thư biến động, thu nhập còn hạn chế; việc luân chuyển văn bản giấy giữa các trụ sở xa gây chậm trễ).

Tác giả đề xuất hệ thống 8 nhóm giải pháp cụ thể:

  1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo các cấp về tầm quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý nhà nước.
  2. Tổ chức bồi dưỡng, nâng cao kiến thức nghiệp vụ hành chính - văn thư cho đội ngũ lãnh đạo đơn vị.
  3. Chuẩn hóa trình độ, năng lực cho đội ngũ cán bộ văn thư thông qua các khóa đào tạo văn bằng và tập huấn chuyên sâu.
  4. Chuẩn hóa và tinh giản quy trình nghiệp vụ văn thư, cập nhật hệ thống văn bản hướng dẫn theo quy định pháp luật mới nhất, khắc phục triệt để lỗi thể thức.
  5. Tăng cường đầu tư trang thiết bị, cải thiện cơ sở vật chất phòng làm việc và điều kiện bảo quản hồ sơ.
  6. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cấp phần mềm quản lý văn bản liên thông và mở rộng xử lý văn bản điện tử thay thế văn bản giấy.
  7. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ định kỳ và đột xuất tại các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế.
  8. Xây dựng chế độ chính sách đãi ngộ thỏa đáng, phụ cấp trách nhiệm nghề nghiệp và kịp thời khen thưởng nhằm khuyến khích cán bộ văn thư gắn bó công tác.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã khảo sát toàn diện và trích xuất chuỗi số liệu thực tế về lưu lượng văn bản đi và đến tại Văn phòng Bộ Y tế trong giai đoạn 2015 - 2016, phản ánh quy mô giao dịch hành chính của một cơ quan quản lý chuyên ngành cấp bộ:

Bảng tổng hợp số lượng văn bản đi của Bộ Y tế giai đoạn 2015 - 2016:

Tên loại văn bản Năm 2015 (Văn bản) Năm 2016 (Văn bản) Biến động
Quyết định 5.642 7.719 Tăng 2.077
Công văn 8.236 8.934 Tăng 698
Kế hoạch 529 1.244 Tăng 715
Báo cáo 1.172 1.304 Tăng 132
Thông báo 1.078 503 Giảm 575
Thông tư 59 52 Giảm 7
Tổng cộng các loại chính 16.716 19.756 Tăng 3.040

Bảng tổng hợp số lượng văn bản đến của Bộ Y tế giai đoạn 2015 - 2016:

Nguồn gửi đến Năm 2015 (Văn bản) Năm 2016 (Văn bản) Biến động
Cơ quan ban ngành Nhà nước 1.721 2.118 Tăng 397
Cơ quan Bộ 1.045 1.157 Tăng 112
Đơn vị trực thuộc 600 978 Tăng 378
Cá nhân, đơn vị khác 318 343 Tăng 25
Tổng số văn bản đến 3.684 4.596 Tăng 912

Bảng thống kê nhân sự làm công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y tế (tính đến 31/12/2016):

Tiêu chí phân loại Phân loại chi tiết Số lượng (Người)
Tổng số nhân sự Tổng số cán bộ làm công tác văn thư 10
Giới tính Nữ 6
Chế độ công tác Kiêm nhiệm công tác khác 2
Trình độ chuyên môn Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ 2
Trên đại học chuyên ngành khác 1
Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ 3
Đại học chuyên ngành khác 2
Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ 1
Trung cấp chuyên ngành khác 1
Ngạch công chức/viên chức Chuyên viên chính văn thư 3
Chuyên viên văn thư 2
Nhân viên văn thư 1
Ngạch khác 4
Độ tuổi Từ 30 tuổi trở xuống 2
Từ 31 đến 40 tuổi 6
Từ 41 đến 50 tuổi 1
Từ 51 đến 60 tuổi 1

Đóng góp của khóa luận so với các nghiên cứu trước được tác giả tự xác định:

  • Khóa luận làm sáng tỏ việc áp dụng mô hình "văn thư hỗn hợp" tại một bộ quản lý đa ngành, làm rõ sự phân cấp xử lý văn bản giữa Văn phòng Bộ và các đơn vị chuyên môn so với mô hình tại các bộ ngành khác (như Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội) hay cấp ủy ban địa phương (HĐND-UBND TP Bắc Ninh).
  • Cung cấp nguồn thông tin thực chứng phục vụ hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác văn thư cho lãnh đạo Văn phòng Bộ Y tế và các đơn vị trực thuộc.
  • Đề xuất các nhóm giải pháp xuất phát từ các điểm nghẽn thực tế như chính sách thu nhập cán bộ văn thư, việc cấp số qua mạng và tình trạng phân tán trụ sở làm việc của các đơn vị trực thuộc.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế gắn liền với phạm vi khảo sát và thời gian nghiên cứu:

  • Thời gian nghiên cứu thực tế tại cơ quan tương đối ngắn (từ ngày 10/02/2017 đến ngày 10/03/2017), dữ liệu thống kê văn bản dừng lại ở mốc năm 2015 và 2016.
  • Số liệu thống kê văn bản đến của Phòng Hành chính chưa phân loại bóc tách chi tiết khối lượng văn bản mật và đơn thư khiếu nại, tố cáo gửi tới Bộ.
  • Phạm vi nghiên cứu chủ yếu tập trung tại cơ quan Văn phòng Bộ Y tế (số 138A Giảng Võ, Ba Đình, Hà Nội), chưa khảo sát sâu tại toàn bộ hệ thống các viện, bệnh viện và đơn vị sự nghiệp trực thuộc nằm rải rác ngoài khuôn viên cơ quan Bộ.

Hướng nghiên cứu tiếp theo mà tác giả định hướng:

  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang việc chuẩn hóa quy trình trao đổi văn bản điện tử giữa cơ quan Bộ Y tế với mạng lưới đơn vị y tế tại các địa phương trên cả nước.
  • Tiếp tục nghiên cứu sâu hơn về cơ chế kiểm soát, quản lý đơn thư khiếu nại và văn bản mật trong lĩnh vực y tế nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ quản lý nhà nước.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho nhiều đối tượng:

  • Sinh viên và giảng viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ, Quản lý công: Tài liệu cung cấp bức tranh thực tế về tổ chức bộ máy văn thư hỗn hợp, quy trình luân chuyển văn bản đi/đến và hệ thống biểu mẫu thực tế tại một cơ quan cấp Bộ.
  • Cán bộ văn phòng, chuyên viên văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước: Các phân tích về 5 bước quản lý văn bản đi, 3 bước quản lý văn bản đến, việc lưu giữ bì thư, quy định cấp số trên môi trường mạng và các lỗi thể thức thường gặp là kinh nghiệm thực tế hữu ích để chuẩn hóa nghiệp vụ.
  • Phần đáng tham khảo nhất trong văn bản: Bảng dữ liệu thống kê nhân sự và lưu lượng văn bản (Chương 2); phân tích chi tiết thẩm quyền, trách nhiệm của Chánh Văn phòng và cán bộ chuyên môn đối với từng khâu nghiệp vụ văn thư (Chương 1 và Chương 2).

Câu hỏi thường gặp

1. Bộ phận văn thư tại Văn phòng Bộ Y tế được tổ chức theo mô hình nào và ưu, nhược điểm thực tế là gì?
Bộ phận văn thư được tổ chức theo mô hình "văn thư hỗn hợp" thuộc Phòng Hành chính (VPB5). Ưu điểm của mô hình này là rút ngắn thời gian ban hành văn bản, giảm thiểu việc đi lại trình ký, bảo đảm thống nhất tiếp nhận và đăng ký văn bản, đồng thời giảm tải khối lượng dồn về một đầu mối tập trung. Nhược điểm là việc giao dịch văn bản với các đơn vị trực thuộc nằm ngoài khuôn viên Bộ gây mất thời gian và cơ sở pháp lý quy định chức năng nhiệm vụ của phòng lúc đó vẫn dựa trên văn bản hướng dẫn cũ đã hết hiệu lực.

2. Đội ngũ nhân sự làm công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y tế năm 2016 có cơ cấu ra sao?
Tính đến 31/12/2016, cơ quan có 10 cán bộ làm công tác văn thư, trong đó nữ chiếm 6 người, 2 người kiêm nhiệm. Về trình độ: 2 người trên đại học ngành văn thư - lưu trữ, 1 người trên đại học ngành khác, 3 người tốt nghiệp đại học ngành văn thư - lưu trữ, 2 người đại học ngành khác, 1 cao đẳng ngành văn thư - lưu trữ và 1 trung cấp ngành khác. Về ngạch: có 3 chuyên viên chính văn thư, 2 chuyên viên văn thư, 1 nhân viên văn thư và 4 người thuộc ngạch khác. Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ tại bộ phận văn thư có 4 cán bộ có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên.

3. Quy định cấp số cho văn bản đi tại Văn phòng Bộ Y tế có điểm gì đáng lưu ý?
Số văn bản đi được đánh từ số 01 vào ngày làm việc đầu tiên của năm theo từng loại văn bản (Quyết định, Công văn, Tờ trình, Thông tư...). Văn bản của Văn phòng Bộ và Ban dự án được cấp hệ thống số riêng; văn bản mật có số riêng. Đáng chú ý, cơ quan áp dụng nguyên tắc: trường hợp văn bản phát hành đã có bản gốc giấy nhưng chưa có văn bản điện tử trên hệ thống thì bộ phận Văn thư sẽ không cấp số cho văn bản.

4. Khối lượng văn bản đi và đến của Bộ Y tế trong hai năm 2015 và 2016 biến động như thế nào?
Văn bản đi tăng từ 16.716 văn bản (năm 2015) lên 19.756 văn bản (năm 2016), trong đó Công văn là hình thức phổ biến nhất (8.236 văn bản năm 2015 và 8.934 văn bản năm 2016), Quyết định tăng từ 5.642 lên 7.719 văn bản. Riêng Thông báo giảm gần một nửa (từ 1.078 xuống 503 văn bản) do đơn vị chuyển sang dùng mạng nội bộ. Văn bản đến tăng từ 3.684 văn bản (năm 2015) lên 4.596 văn bản (năm 2016), nguồn gửi đến nhiều nhất là các cơ quan ban ngành Nhà nước (chiếm 1.721 văn bản năm 2015 và 2.118 văn bản năm 2016).

5. Văn bản của các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế thời điểm khảo sát còn mắc những lỗi kỹ thuật nào?
Qua kiểm tra, văn bản của một số đơn vị trực thuộc còn xuất hiện lỗi như: văn bản bị đánh số bằng máy, lãnh đạo đơn vị chưa ký nháy duyệt thể thức và nội dung ở nơi nhận, hoặc sử dụng sai dấu kết thúc văn bản (dùng dấu chấm (.) thay cho dấu chấm (.) đúng quy chuẩn thể thức).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hà đã cung cấp một bức tranh toàn diện và trung thực về công tác tổ chức, quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y tế trong giai đoạn 2015 - 2016. Tác giả đã kết hợp lý luận hành chính với khảo sát thực tiễn để phân tích sâu sắc mô hình văn thư hỗn hợp, cơ cấu nhân sự và quy trình luân chuyển văn bản đi - đến tại một cơ quan cấp bộ. Hệ thống 8 nhóm giải pháp được đề xuất bám sát các vướng mắc thực tế về thể thức, phân tán trụ sở, ứng dụng công nghệ thông tin và chính sách đãi ngộ cán bộ. Đây là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn cho nghiên cứu chuyên ngành Quản trị văn phòng và công tác hành chính công.