CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ 1. Một số khái niệm 1. Khái niệm Tổ chức Có rất nhiều khái niệm về tổ chức đã được đưa ra ở cả hai nghĩa về danh từ và động từ: Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì tổ chức có các nghĩa sau đây: - Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định - Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất.
- Làm công tác tổ chức cán bộ. Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống”. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.
Qua tìm hiểu có thể tóm lại khái niệm tổ chức như sau: “Tổ chức là quá trình sắp xếp, bố trí các công việc và đưa ra các quy tắc để ổn định điều hành, thực hiện các mục tiêu trên nguyên tắc đảm bảo 6 Luan van đúng chuyên môn, đánh giá khách quan, cân đối công việc và có sự phối hợp công việc giữa các thành viên. Trong mỗi cơ quan tổ chức việc thiết lập bộ máy, cách thức hoạt động là điều rất cần thiết để duy trì một tổ chức tốt”[23,1] 1. Khái niệm Quản lý Khái niệm quản lý được nhiều nhà khoa học nghiên cứu, có nhiều cách tiếp cận khác nhau, ở nhiều góc độ khác nhau. - Mary Parker Follet: "Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác".
- Robert Albanese: "Quản lý là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức". - Harolk Kootz & Cyryl O'Donell: "Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt được các mục tiêu của nhóm" - Robert Kreitner: "Quản lý là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi. Trọng tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc của việc sử dụng các nguồn lực giới hạn". - "Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của tổ chức" (Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH KTQD, Hà Nội 2001).
Trong đề tài này có thể hiểu: “Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực, thời cơ của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến đổi”[19,6] 7 Luan van 1. Một số khái niệm về Công tác Văn thư Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản gồm văn bản của cá nhân, dòng họ và văn bản do Nhà nước ban hành để phục vụ cho quản lý và điều hành công việc chung[16,11] Văn thư là hoạt động xuất hiện từ sớm ở Phương Đông đặc biệt là ở Trung Quốc dưới thời phong kiến, khi vua chúa thường ban hành các chiếu chỉ, sắc lệnh để cai trị đất nước. Ở nước ta văn thư cũng được du nhập vào và là phương tiện để các vua chúa thực hiện quyền cai trị của mình. Đến ngày nay văn thư vẫn giữ vai trò vô cùng quan trong ttrong các lĩnh vực đặc biệt là hành chính nhà nước.
Công tác văn thư ( CTVT): Ngày nay CTVT là phương tiện chủ yếu được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức, cá nhân sử dụng để thực hiện thông tin trong hoạt động quản lý của mình, thuật ngữ CTVT ngày càng được sử dụng nhiều và trở nên quen thuộc với các cán bộ, công chức. Có rất nhiều khái niệm để định nghĩa về CTVT: - Theo định nghĩa trong giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (2009) của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành quá trình tổ chức hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân. - Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Từ các định nghĩa đã được trình bày có thể đưa ra định nghĩa về công tác văn thư như sau: Công tác văn thư chỉ toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo 8 Luan van văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức.[16,11-12] Nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan hiện nay bao gồm: Soạn thảo và ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Soạn thảo văn bản thộc trách nhiệm của cán bộ chuyên môn, khi được giao thảo văn bản cần phải xác định được mục đích, yêu cầu của văn bản cần thảo từ đó thu thập thông tin đúng với những yêu cầu của văn bản; Trưởng đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm trong việc duyệt, bổ sung về nội dung của văn bản; Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thủ trưởng cơ quan ký ban hành văn bản theo thẩm quyền quy định. Quản lý văn bản đi: Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ và tài kiệu vào lưu trữ cơ quan. Thứ nhất: Quản lý văn bản đi gồm 5 bước: - Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng cho văn bản: Trước khi phát hành văn bản đi văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu phát hiện sai sót phải báo cho người có thẩm quyền xem xét và giải quyết. Ghi số văn bản theo hệ thống số chung của cơ quan và tuân theo những quy định của pháp luật; Ngày tháng năm được ghi theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ.
- Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký bằng sổ hoặc phần mềm trên máy tính. Mẫu sổ được thực hiện theo quy định; Đối với đăng ký bằng phần mềm dữ liệu phải thực hiện trên phần mềm của cơ quan cung cấp 9 Luan van và tuân thủ những quy định của pháp luật về lĩnh vực này. - Nhân bản, đóng dấu cơ quan văn bản và dấu mức độ mật, khẩn: Việc nhân bản văn bản phải tuân thủ nhân bản đúng số lượng ở nơi nhận, đối với văn bản mật cần tuân thủ theo quy định của pháp luật. Đối với việc đóng dấu văn bản theo đúng quy định đóng ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Đối với dấu mật khẩn được thực hiện theo các văn bản quy định hiện hành của Bộ Nội Vụ và Bộ Công an. - Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát: Sau khi văn bản thực hiện đầy đủ các thủ tục văn thư cơ quan thực hiện chuyển phát văn bản (Lựa chịn bao bì, trình bày bì, dán bì, đóng dấu mật khẩn nếu có). Văn bản được chuyển phát đi trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, sau khi văn bản chuyển đi, văn thư phải theo dõi quá trình chuyển phát văn bản. - Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu lại 2 bản (1 bản gốc lưu tại văn thư, 1 bản chính lưu tại hồ sơ công việc) Quản lý văn bản đến - Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, văn thư cơ quan cần phải kiểm tra tính đầy đủ của văn bản, kiểm tra, đối chiếu trước khi ký nhận văn bản.
Sau đó tiến hành bóc bì văn bản đảm bảo tính nguyên vẹn của văn bản, đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về bóc bì văn bản. - Đăng ký, vào sổ văn bản đến: Việc đăng ký văn bản đến có thể thực hiện đăng ký bằng sổ hoặc đăng ký bằng phần mềm theo đúng quy định và lập sổ đăng ký văn bản đúng theo mẫu quy định trong Thông tư số 07/2012/TT- BNV của Bộ Nội Vụ ngày 22 tháng 11 năm 2012. - Trình và chuyển giao văn bản đến: Văn thư sau khi đăng ký văn bản đến phải trình văn bản lên Lãnh đạo cơ quan hoặc người có trách nhiệm để xem xét và phân phối ý kiến chỉ đạo giải quyết. Khi phân phối văn bản văn 10 Luan van thư cơ quan đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký và tiến hành chuyển giao văn bản theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản: Văn bản chuyển đến các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo quy định. Người đứng đầu cơ quan hoặc Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính) có trách nhiệm nhắc nhở đôn đốc trong quá trình giải quyết văn bản. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Lập hồ sơ có nghĩa là tập hợp và sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức theo nguyên tắc và phương pháp nhất định.