Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh các đơn vị sự nghiệp công lập ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ công, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành yêu cầu cấp thiết nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và phòng ngừa rủi ro. Trung tâm Y tế thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên, với quy mô 155 giường bệnh và biên chế 211 người, thực hiện chức năng bảo vệ, chăm sóc sức khỏe nhân dân trên địa bàn, đã và đang đối mặt với nhiều thách thức trong công tác kiểm soát nội bộ. Năm 2019, Trung tâm thực hiện hơn 120.000 lượt khám bệnh, với công suất sử dụng giường bệnh đạt 94%, cho thấy quy mô hoạt động lớn và phức tạp.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung khảo sát thực trạng hệ thống KSNB tại Trung tâm Y tế thị xã Sông Cầu trong giai đoạn 2019-2020, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý. Phạm vi nghiên cứu bao gồm toàn bộ các phòng, khoa thuộc Trung tâm, không bao gồm các trạm y tế xã, phường. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc góp phần xây dựng một hệ thống KSNB phù hợp, giúp giảm thiểu rủi ro, nâng cao tính minh bạch và hiệu quả hoạt động của đơn vị y tế công lập, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính và chuyên môn trong lĩnh vực y tế.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên nền tảng lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ được phát triển bởi COSO (Ủy ban Tổ chức kiểm tra), INTOSAI (Tổ chức các cơ quan kiểm toán tối cao quốc tế) và các chuẩn mực kiểm toán quốc tế. Hệ thống KSNB được cấu thành bởi năm yếu tố chính: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, và Giám sát.

  • Môi trường kiểm soát: Bao gồm liêm chính, năng lực nhân viên, triết lý quản lý, cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự. Đây là nền tảng tạo nên văn hóa kiểm soát trong tổ chức.
  • Đánh giá rủi ro: Quá trình nhận diện, phân tích và xử lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động của đơn vị.
  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro, bao gồm phân quyền, phân chia trách nhiệm, kiểm tra, đối chiếu và bảo vệ tài sản.
  • Thông tin và truyền thông: Hệ thống cung cấp thông tin kịp thời, chính xác để hỗ trợ việc thực hiện kiểm soát nội bộ.
  • Giám sát: Quá trình đánh giá liên tục và định kỳ nhằm đảm bảo hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả.

Ngoài ra, luận văn còn tham khảo các đặc điểm hoạt động trong lĩnh vực y tế công lập, như tính chất phi lợi nhuận, áp lực công việc cao, và yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp, để điều chỉnh phù hợp khung lý thuyết.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa nghiên cứu lý luận và thực tiễn:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập thông tin từ các văn bản pháp luật, quy chế, báo cáo của Trung tâm Y tế thị xã Sông Cầu; đồng thời tiến hành khảo sát thực trạng hệ thống KSNB thông qua phiếu điều tra ý kiến cán bộ, công chức, người lao động tại Trung tâm.
  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Phát 50 phiếu khảo sát, thu về 48 phiếu hợp lệ, đại diện cho các phòng, khoa và ban giám đốc, không bao gồm các trạm y tế xã, phường.
  • Phương pháp phân tích: Sử dụng thống kê mô tả và phân tích định lượng bằng phần mềm Microsoft Excel 2013 để xử lý số liệu khảo sát, đánh giá mức độ thực hiện các yếu tố của hệ thống KSNB.
  • Timeline nghiên cứu: Khảo sát được thực hiện trong tháng 5 năm 2020, tập trung đánh giá hệ thống KSNB trong giai đoạn 2019-2020.

Phương pháp nghiên cứu đảm bảo tính khách quan, khoa học và phù hợp với đặc thù của đơn vị sự nghiệp y tế công lập.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát: Kết quả khảo sát cho thấy 85% cán bộ đánh giá môi trường kiểm soát tại Trung tâm ở mức độ trung bình đến cao, tuy nhiên vẫn còn 15% phản ánh thiếu sự rõ ràng trong phân công trách nhiệm và chính sách nhân sự chưa đồng bộ. Việc đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên được thực hiện nhưng chưa đều khắp các khoa, phòng.

  2. Đánh giá rủi ro: Khoảng 70% người được khảo sát cho biết Trung tâm đã có kế hoạch nhận diện và đánh giá rủi ro, nhưng chỉ 55% đánh giá các biện pháp xử lý rủi ro được thực hiện hiệu quả. Một số rủi ro liên quan đến quá tải bệnh nhân và áp lực công việc chưa được kiểm soát triệt để.

  3. Hoạt động kiểm soát: 60% ý kiến cho rằng các thủ tục kiểm soát như phân quyền, xét duyệt và kiểm tra chứng từ được thực hiện nghiêm túc. Tuy nhiên, vẫn tồn tại tình trạng chưa phân chia trách nhiệm rõ ràng, dẫn đến rủi ro gian lận và sai sót trong quản lý tài chính.

  4. Thông tin và truyền thông: 75% cán bộ đồng ý rằng hệ thống thông tin và truyền thông trong Trung tâm tương đối đầy đủ và kịp thời, nhưng còn hạn chế trong việc truyền đạt thông tin giữa các bộ phận và cập nhật các quy định mới.

  5. Giám sát: Hoạt động giám sát được thực hiện thường xuyên, nhưng chỉ có 50% đánh giá hiệu quả giám sát là cao. Việc giám sát định kỳ và kiểm tra độc lập chưa được tổ chức bài bản, ảnh hưởng đến khả năng phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu phản ánh thực trạng hệ thống KSNB tại Trung tâm Y tế thị xã Sông Cầu còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong các khâu đánh giá rủi ro, phân chia trách nhiệm và giám sát. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đặc thù hoạt động y tế với áp lực công việc cao, sự chênh lệch trình độ chuyên môn giữa các bộ phận, cũng như sự thiếu hụt kiến thức quản lý kinh tế trong đội ngũ lãnh đạo.

So sánh với các nghiên cứu tại các đơn vị y tế công lập khác, như Bệnh viện đa khoa tỉnh Bình Định hay Bệnh viện Đại học Phạm Văn Đồng, các vấn đề về phân quyền, kiểm soát thu chi và giám sát cũng được ghi nhận là điểm yếu chung. Tuy nhiên, Trung tâm Y tế thị xã Sông Cầu có quy mô nhỏ hơn nên có lợi thế trong việc triển khai các giải pháp cải tiến nhanh chóng.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ đánh giá mức độ thực hiện các yếu tố KSNB, hoặc bảng tổng hợp điểm trung bình từng yếu tố để minh họa rõ ràng hơn về các điểm mạnh và điểm yếu.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Xây dựng và cập nhật các quy định, quy chế rõ ràng về phân công trách nhiệm và quyền hạn cho từng bộ phận, cá nhân. Tổ chức các khóa đào tạo nâng cao năng lực quản lý và nghiệp vụ cho cán bộ, đặc biệt là lãnh đạo và nhân viên kế toán. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban Giám đốc phối hợp Phòng Tổ chức – Hành chính.

  2. Nâng cao hiệu quả đánh giá rủi ro: Thiết lập quy trình nhận diện, đánh giá và xử lý rủi ro bài bản, thường xuyên rà soát và cập nhật theo tình hình thực tế. Áp dụng công cụ quản lý rủi ro phù hợp với đặc thù y tế. Thời gian: 9 tháng; Chủ thể: Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ và Phòng Tài chính – Kế toán.

  3. Tăng cường hoạt động kiểm soát: Rà soát, hoàn thiện các thủ tục phân quyền, xét duyệt và kiểm tra chứng từ; phân chia trách nhiệm rõ ràng để tránh chồng chéo và gian lận. Áp dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kiểm soát tự động. Thời gian: 12 tháng; Chủ thể: Phòng Tài chính – Kế toán và Ban Giám đốc.

  4. Cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông: Xây dựng kênh truyền thông nội bộ hiệu quả, đảm bảo thông tin được cập nhật và truyền đạt kịp thời đến tất cả các bộ phận. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và truyền thông. Thời gian: 6 tháng; Chủ thể: Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ.

  5. Tăng cường giám sát và kiểm tra nội bộ: Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập, tổ chức giám sát định kỳ và đột xuất nhằm phát hiện sớm các sai phạm. Đào tạo đội ngũ kiểm toán viên nội bộ chuyên nghiệp. Thời gian: 12 tháng; Chủ thể: Ban Giám đốc và Phòng Kiểm tra nội bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các đơn vị y tế công lập: Giúp hiểu rõ về vai trò và cách thức xây dựng hệ thống KSNB phù hợp với đặc thù ngành y tế, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và phòng ngừa rủi ro.

  2. Nhân viên phòng tài chính – kế toán trong các cơ sở y tế: Cung cấp kiến thức về các thủ tục kiểm soát nội bộ, giúp thực hiện công tác kế toán chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định.

  3. Chuyên gia kiểm toán nội bộ và kiểm toán nhà nước: Là tài liệu tham khảo để đánh giá, kiểm tra và tư vấn hoàn thiện hệ thống KSNB tại các đơn vị sự nghiệp công lập, đặc biệt trong lĩnh vực y tế.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành kế toán, quản lý y tế: Hỗ trợ nghiên cứu, học tập về hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trường y tế công lập, đồng thời cung cấp ví dụ thực tiễn để áp dụng lý thuyết.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng trong đơn vị y tế công lập?
    Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các quy trình, chính sách nhằm đảm bảo hoạt động của đơn vị tuân thủ pháp luật, bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả quản lý. Trong y tế công lập, nó giúp phòng ngừa sai sót, gian lận và đảm bảo chất lượng dịch vụ y tế.

  2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ gồm những gì?
    Theo COSO và INTOSAI, hệ thống gồm năm yếu tố: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, và Giám sát. Mỗi yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát toàn diện.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại một đơn vị y tế?
    Có thể sử dụng khảo sát ý kiến cán bộ, phân tích số liệu hoạt động, kiểm tra quy trình và thủ tục, đồng thời so sánh với các chuẩn mực và quy định hiện hành. Việc giám sát định kỳ và kiểm toán nội bộ cũng là công cụ quan trọng.

  4. Những khó khăn thường gặp khi triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trung tâm y tế công lập?
    Khó khăn bao gồm sự thiếu đồng bộ trong phân công trách nhiệm, hạn chế về năng lực quản lý kinh tế của lãnh đạo, áp lực công việc cao, và thiếu nguồn lực cho đào tạo, giám sát.

  5. Giải pháp nào hiệu quả để nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị y tế công lập?
    Giải pháp bao gồm hoàn thiện quy trình, tăng cường đào tạo, áp dụng công nghệ thông tin, thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập, và xây dựng văn hóa kiểm soát dựa trên liêm chính và trách nhiệm.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm Y tế thị xã Sông Cầu còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong đánh giá rủi ro, phân chia trách nhiệm và giám sát.
  • Nghiên cứu đã khảo sát thực trạng và phân tích các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo chuẩn mực quốc tế và đặc thù ngành y tế công lập.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện môi trường kiểm soát, nâng cao hiệu quả đánh giá rủi ro, tăng cường hoạt động kiểm soát, cải thiện truyền thông và giám sát.
  • Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và phòng ngừa rủi ro tại các đơn vị y tế công lập tương tự.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, theo dõi đánh giá hiệu quả và điều chỉnh phù hợp theo tình hình thực tế. Đề nghị Ban Giám đốc Trung tâm Y tế thị xã Sông Cầu chủ động áp dụng và phối hợp với các phòng ban liên quan để thực hiện.

Hãy bắt đầu hành trình hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và hiệu quả quản lý ngay hôm nay!