I. Tổng Quan Tổ Chức Thông Tin Kế Toán Viện Phí Bắt Đầu Từ Đâu
Sức khỏe là vốn quý giá nhất của mỗi con người và của xã hội. Đầu tư cho sức khỏe chính là đầu tư cho sự phát triển kinh tế xã hội. Những năm gần đây, ngành Y tế tích cực chỉ đạo tăng cường nâng cao chất lượng khám bệnh, chữa bệnh. Đổi mới cơ chế tài chính trong các đơn vị sự nghiệp y tế công lập gắn với lộ trình BHYT toàn dân. Các bệnh viện phải chủ động hơn trong quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chính, đặc biệt là nguồn thu từ viện phí và BHYT. Quản lý nguồn thu này phải đảm bảo xác định, thu và báo cáo viện phí phù hợp, hiệu quả, tính đúng, tính đủ, kịp thời chi phí trực tiếp cho từng bệnh nhân, tránh thất thoát và tăng doanh thu. Tuy nhiên, thực tế vẫn còn nhiều bất cập: chi phí trực tiếp chưa được tính đúng, đủ; sai đối tượng BHYT, tình trạng bệnh nhân trốn viện vẫn xảy ra. Cần có giải pháp để tăng nguồn thu và đảm bảo tính minh bạch, công bằng tài chính y tế.
1.1. Khái niệm và vai trò của Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Viện Phí
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý. Nó bao gồm nguồn nhân lực, phương tiện, phương pháp kế toán. Tổ chức khoa học để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán, dữ liệu liên quan. Tạo ra những thông tin góp phần bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức. Theo Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), HTTTKT thực hiện hai chức năng cơ bản: thông tin và kiểm tra sự hình thành và vận động của tài sản. Mục tiêu là bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Chức năng chính của HTTTKT là thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán và dữ liệu liên quan. Từ đó tạo ra thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyết định.
1.2. Các yếu tố cấu thành Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Viện Phí
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là tập hợp các nguồn lực con người và phương tiện được thiết kế để chuyển dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin. Trong điều kiện tin học hóa, thiết bị phần cứng và phần mềm kế toán là yếu tố quan trọng. HTTTKT được xem là một bộ phận quan trọng của hệ thống thông tin quản lý. Giống như các hệ thống thông tin khác, nó có dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý và dữ liệu đầu ra. Dữ liệu đầu vào là các sự kiện kinh tế phát sinh như mua vật tư, bán hàng, thu tiền, chi phí, thanh toán lương, công nợ, đầu tư. Thông tin về dữ liệu đầu vào được ghi nhận chủ yếu thông qua chứng từ kế toán. Quy trình xử lý bao gồm các bước công việc từ thu thập dữ liệu kế toán đến việc phân loại, xử lý, lưu trữ, phân tích.
II. Thách Thức Tổ Chức Thông Tin Kế Toán Thu Viện Phí Hiện Nay
Trên thực tế, việc quản lý nguồn thu từ viện phí và BHYT vẫn còn nhiều bất cập. Chi phí trực tiếp phục vụ bệnh nhân chưa được tính đúng, đủ, xác định khoản thu viện phí chưa đúng (sai đối tượng BHYT). Tình trạng bệnh nhân trốn viện, bệnh nhân nghèo không có BHYT vẫn còn xảy ra, gây thất thu. Công tác quản lý bệnh nhân BHYT tại bệnh viện cũng như quản lý chi phí khám chữa bệnh BHYT của cơ quan BHYT chưa được chặt chẽ, thiếu tính chuyên nghiệp. Theo Bùi Thanh Tuyền, điều này ảnh hưởng đến nguồn thu quan trọng và tính minh bạch, công bằng tài chính y tế.
2.1. Sai sót trong xác định viện phí và đối tượng thanh toán
Một trong những thách thức lớn nhất là sai sót trong việc xác định viện phí. Điều này bao gồm việc áp dụng sai mức giá dịch vụ, không cập nhật kịp thời các thay đổi về giá, và lỗi trong tính toán. Việc xác định sai đối tượng thanh toán, đặc biệt là đối với bệnh nhân có BHYT, cũng là một vấn đề thường gặp. Điều này dẫn đến việc bệnh viện không thu đúng số tiền được hưởng và có thể gây ra các vấn đề pháp lý.
2.2. Quản lý lỏng lẻo và thất thoát trong chu trình thu viện phí
Quản lý lỏng lẻo trong chu trình thu viện phí dẫn đến thất thoát. Các quy trình thu, nộp tiền chưa được kiểm soát chặt chẽ. Việc thiếu hệ thống theo dõi công nợ hiệu quả cũng là một nguyên nhân dẫn đến thất thoát. Ngoài ra, gian lận và tham nhũng trong quá trình thu viện phí cũng là một vấn đề cần được quan tâm.
2.3. Thiếu hụt nhân lực và trình độ chuyên môn kế toán viên
Thiếu hụt nhân lực kế toán, đặc biệt là kế toán viên có trình độ chuyên môn cao, là một thách thức lớn. Nhiều trung tâm y tế không có đủ nhân viên để thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kế toán liên quan đến viện phí. Bên cạnh đó, trình độ chuyên môn của kế toán viên cũng cần được nâng cao để đáp ứng yêu cầu ngày càng phức tạp của công tác kế toán viện phí.
III. Giải Pháp Tổ Chức Thông Tin Kế Toán Thu Viện Phí Hiệu Quả
Để giải quyết những thách thức trên, cần có giải pháp tổ chức thông tin kế toán (TTKT) thu viện phí hiệu quả. Điều này bao gồm việc hoàn thiện quy trình thu, nộp viện phí; cải tiến biểu mẫu báo cáo kế toán; nâng cấp phần mềm quản lý bệnh viện và xây dựng bộ mã danh mục đối tượng. Tổ chức TTKT chu trình thu viện phí cần hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ quản trị một cách hiệu quả.
3.1. Hoàn thiện quy trình thu nộp viện phí khoa học và minh bạch
Cần xây dựng quy trình thu, nộp viện phí khoa học, minh bạch và dễ thực hiện. Quy trình này cần quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân tham gia vào quá trình thu viện phí. Phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tất cả các khoản thu đều được ghi nhận đầy đủ và chính xác. Cần có quy định về việc xử lý các trường hợp nợ viện phí, trốn viện, hoặc bệnh nhân không có khả năng thanh toán. Nghiên cứu từ Bùi Thanh Tuyền nhấn mạnh tầm quan trọng của quy trình rõ ràng để giảm thiểu thất thoát.
3.2. Cải tiến biểu mẫu báo cáo kế toán viện phí đầy đủ chi tiết
Các biểu mẫu báo cáo kế toán viện phí cần được cải tiến để cung cấp thông tin đầy đủ, chi tiết và kịp thời cho các nhà quản lý. Báo cáo phải thể hiện rõ tình hình thu, chi viện phí, công nợ, và các thông tin liên quan khác. Cần có các báo cáo phân tích để đánh giá hiệu quả hoạt động thu viện phí và phát hiện các vấn đề bất thường. Biểu mẫu báo cáo cần được thiết kế theo hướng dễ hiểu, dễ sử dụng và phù hợp với yêu cầu quản lý.
3.3. Nâng cấp phần mềm quản lý viện phí tích hợp kế toán
Nâng cấp phần mềm quản lý bệnh viện để tích hợp đầy đủ các chức năng kế toán liên quan đến viện phí. Phần mềm cần có khả năng tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Phần mềm cần có khả năng kết nối với các hệ thống khác, như hệ thống thanh toán BHYT, để đảm bảo tính đồng bộ và chính xác của dữ liệu. Theo Bùi Thanh Tuyền, việc tích hợp phần mềm chuyên môn và phần mềm kế toán sẽ nâng cao hiệu quả công việc.
IV. Ứng Dụng Phần Mềm Viettel His Tối Ưu Quản Lý Viện Phí Hiện Đại
Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn đã ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể Viettel-His từ năm 2018. Tuy nhiên, phần mềm này mới chỉ đáp ứng cho công tác chuyên môn khám chữa bệnh là chủ yếu, chưa tích hợp đầy đủ chức năng kế toán. Cần tích hợp công tác kế toán hành chính sự nghiệp vào phần mềm Viettel-His để tạo ra một hệ thống thông tin quản lý thống nhất. Điều này giúp số liệu kế toán có tính kế thừa, có sự phối hợp, liên kết tốt giữa các bộ phận, khoa phòng, giảm công việc chồng chéo, tiết kiệm thời gian, nhân lực, vật lực và dễ dàng kiểm tra, đối chiếu, giám sát.
4.1. Đánh giá hiệu quả ứng dụng Viettel His trong quản lý viện phí
Phân tích ưu điểm và hạn chế của việc ứng dụng Viettel-His trong quản lý viện phí tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn. Đánh giá mức độ đáp ứng của phần mềm đối với các yêu cầu quản lý. Xác định những chức năng cần được cải thiện hoặc bổ sung để nâng cao hiệu quả quản lý. Phân tích tác động của phần mềm đối với quy trình thu, nộp viện phí, công tác báo cáo kế toán và hiệu quả hoạt động của Trung tâm.
4.2. Đề xuất giải pháp tích hợp chức năng kế toán vào Viettel His
Đề xuất các giải pháp cụ thể để tích hợp đầy đủ các chức năng kế toán liên quan đến viện phí vào phần mềm Viettel-His. Xác định các module kế toán cần được bổ sung, như module quản lý công nợ, module báo cáo kế toán, module phân tích chi phí. Thiết kế quy trình tích hợp dữ liệu giữa các module chuyên môn và module kế toán. Đảm bảo tính đồng bộ và chính xác của dữ liệu sau khi tích hợp. Cần có kế hoạch đào tạo nhân viên để sử dụng hiệu quả các chức năng kế toán mới.
4.3. Xây dựng hệ thống báo cáo và truy xuất dữ liệu từ Viettel His
Xây dựng hệ thống báo cáo và truy xuất dữ liệu linh hoạt từ Viettel-His để phục vụ công tác quản lý. Hệ thống báo cáo cần cung cấp thông tin đầy đủ, chi tiết về tình hình thu, chi viện phí, công nợ, đối tượng thanh toán, và các thông tin liên quan khác. Cần có khả năng tùy chỉnh báo cáo để đáp ứng nhu cầu thông tin khác nhau của các nhà quản lý. Xây dựng công cụ truy xuất dữ liệu dễ sử dụng để người dùng có thể tự khai thác thông tin cần thiết.
V. Kiểm Soát Nội Bộ Thu Viện Phí Phòng Ngừa Thất Thoát Gian Lận
Để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả, cần tăng cường kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với chu trình thu viện phí. KSNB giúp phòng ngừa thất thoát, gian lận và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật. KSNB cần được thực hiện thường xuyên, liên tục và bởi các bộ phận độc lập với bộ phận thu viện phí.
5.1. Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ đa tầng
Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ (KSNB) chặt chẽ, đa tầng đối với tất cả các khâu của chu trình thu viện phí. Quy trình KSNB cần quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân trong việc thực hiện kiểm soát. Phải có các biện pháp kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát khắc phục. Cần thực hiện kiểm tra, đối chiếu thường xuyên để phát hiện các sai sót, gian lận và có biện pháp xử lý kịp thời.
5.2. Phân công trách nhiệm rõ ràng cho bộ phận kiểm soát nội bộ
Phân công trách nhiệm rõ ràng cho bộ phận kiểm soát nội bộ (KSNB) trong việc thực hiện KSNB đối với chu trình thu viện phí. Bộ phận KSNB cần có đủ quyền hạn và nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ của mình. Bộ phận KSNB cần được đào tạo chuyên sâu về KSNB để có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả. Cần đảm bảo tính độc lập của bộ phận KSNB để tránh xung đột lợi ích.
5.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào kiểm soát thu viện phí
Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào kiểm soát nội bộ (KSNB) chu trình thu viện phí. CNTT giúp tự động hóa các quy trình KSNB, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. CNTT giúp tạo ra các báo cáo KSNB đầy đủ, chi tiết và kịp thời. CNTT giúp phát hiện các giao dịch bất thường và cảnh báo cho các nhà quản lý. Việc tích hợp CNTT vào KSNB sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát.
VI. Kết Luận Hoàn Thiện Tổ Chức Thông Tin Kế Toán Viện Phí
Tổ chức thông tin kế toán (TTKT) trong chu trình thu viện phí là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả hoạt động của trung tâm y tế. Việc hoàn thiện TTKT cần được thực hiện một cách đồng bộ và liên tục, từ việc xây dựng quy trình, cải tiến biểu mẫu, nâng cấp phần mềm đến tăng cường kiểm soát nội bộ. Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, khoa phòng để đảm bảo TTKT được thực hiện một cách hiệu quả. Nghiên cứu của Bùi Thanh Tuyền nhấn mạnh sự cần thiết của việc hoàn thiện TTKT để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao.
6.1. Tóm tắt các giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán
Tóm tắt các giải pháp đã được đề xuất trong luận văn để hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán (TTKT) trong chu trình thu viện phí. Nhấn mạnh sự cần thiết của việc thực hiện đồng bộ các giải pháp để đạt được hiệu quả cao nhất. Khẳng định vai trò quan trọng của TTKT trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của trung tâm y tế.
6.2. Đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo trong lĩnh vực này
Đề xuất các hướng nghiên cứu tiếp theo trong lĩnh vực tổ chức thông tin kế toán (TTKT) chu trình thu viện phí. Nghiên cứu về ảnh hưởng của TTKT đến hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của trung tâm y tế. Nghiên cứu về các yếu tố ảnh hưởng đến việc áp dụng các giải pháp hoàn thiện TTKT. Nghiên cứu về các mô hình TTKT tiên tiến trên thế giới và khả năng áp dụng tại Việt Nam.
