phần mở đầu và kết luận, luận văn đƣợc chia thành 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại bệnh viện. Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn. Chƣơng 3: Định hƣớng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI CÁC BỆNH VIỆN 1.
KHÁI QUÁT CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. Khái niệm của hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý bao gồm nguồn nhân lực, các phƣơng tiện, các phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức khoa học nh m thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán, các dữ liệu liên quan khác để tạo ra những thông tin góp phần bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức. Nhƣ vậy, HTTTKT thực hiện hai chức năng cơ bản: thông tin và kiểm tra về sự hình thành và vận động của tài sản nh m bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011. Để hiểu đƣợc bản chất của HTTTKT trƣớc hết phải xuất phát từ việc nghiên cứu các chức năng, nhiệm vụ và đối tƣợng của HTTTKT.
Theo đó, HTTTKT thu thập, ghi nhận, lƣu trữ và xử lý dữ liệu kế toán và các dữ liệu liên quan khác để tạo ra những thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyết định. HTTTKT không chỉ là công cụ đắc lực cho việc kiểm soát, điều hành và ra quyết định của các cấp quản lý bên trong và bên ngoài tổ chức mà c n đóng vai tr ngày càng quan trọng trong việc phối hợp hoạt động và nâng cao hiệu quả tác nghiệp của các bộ phận chức năng. Tổ chức HTTTKT hiệu quả, phát huy đầy đủ vai tr , chức năng của hệ thống này trong điều kiện ứng dụng CNTT nh m tạo ra những thông tin kế toán hữu ích là một trong những mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ tổ chức nào. Các yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin kế toán.
Ở mức độ khái quát, hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các nguồn lực con ngƣời và các phƣơng tiện đƣợc thiết kế để chuyển các dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin. Trong điều kiện tin học hóa, các thiết bị phần cứng và các phần mềm kế toán là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống. Hệ thống thông tin kế toán đƣợc xem là một bộ phận quan trọng của hệ thống thông tin quản lý. Nhƣ các hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin kế toán có dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý và dữ liệu đầu ra.
Dữ liệu đầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt động kinh tế phát sinh nhƣ mua vật tƣ, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, thanh toán tiền lƣơng, công nợ, đầu tƣ… Thông tin về các dữ liệu đầu vào đƣợc ghi nhận chủ yếu thông qua các chứng từ kế toán. Quy trình xử lý: bao gồm các bƣớc công việc từ thu thập các dữ liệu kế toán, đến việc phân loại, xử lý, lƣu trữ, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để cung cấp các thông tin kế toán. Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán rất phức tạp, đ i h i sự vận dụng hợp lý hệ thống các phƣơng pháp kế toán trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các phƣơng tiện kỹ thuật công nghệ thông tin. Ngoài ra, hiện nay hoạt động kiểm soát nội bộ và đảm bảo an toàn dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán có vai tr quan trọng nên các công cụ kiểm soát nội bộ c ng đƣợc xem là yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán.
Để cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết ở các mức độ khác nhau, trong giai đoạn xử lý thông tin, quan trọng nhất là việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để làm căn cứ cho việc phân loại và hệ thống hóa thông tin theo từng loại đối tƣợng kế toán, từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu thông tin của ngƣời sử dụng với phƣơng tiện vật chất biểu hiện là hệ thống các sổ kế toán. 10 Đầu ra: là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của ngƣời sử dụng, bao gồm các đối tƣợng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị c ng nhƣ phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức. Phƣơng tiện biểu hiện những thông tin tổng hợp và chi tiết đ đƣợc xử lý để cung cấp cho ngƣời sử dụng là hệ thống báo cáo kế toán gồm Báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán quản trị. Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, đầu ra của hệ thống thông tin kế toán c n là tất cả những thông tin kế toán cần thiết phục vụ công tác quản lý và tác nghiệp mà các bộ phận chức năng có thể đƣợc phân quyền truy cập.
Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2015. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN BỆNH VIỆN THEO CÁCH TIẾP CẬN PHẦN HÀNH VÀ THEO CHU TRÌNH. Tổ chức thông tin kế toán bệnh viện theo phần hành kế toán Để tổ chức thành công HTTTKT tại bất kỳ tổ chức nào c ng cần xác định r chức năng của HTTTKT trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng trong tổ chức c ng nhƣ hiểu r bản chất và các mối quan hệ của chính các yếu tố cấu thành HTTTKT. Trong bất kỳ của sự biến động đối tƣợng kế toán nào c ng đều liên quan đến một chu trình hoạt động cụ thể và các bộ phận chức năng cụ thể ở bệnh viện.
Mỗi chu trình hoạt động ở bệnh viện đều liên quan đến nhiều đối tƣợng kế toán và các đối tƣợng kế toán này đều đƣợc theo d i, cung cấp thông tin và hạch toán bởi kế toán phần hành tƣơng ứng. Bởi vì mối liên hệ này có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức HTTTKT theo chu trình và phối hợp một cách hiệu quả giữa kế toán và các bộ phận chức năng khác. Hiện nay, có nhiều cách tiếp cận để hiểu về bản chất của HTTTKT, mỗi cách tiếp cận có một ý nghĩa khác nhau. Theo tiếp cận theo phần hành HTTTKT bệnh viện thƣờng bao gồm các phần hành kế toán sau: - Phần hành kế toán tiền - Phần hành kế toán viện phí 11 - Phần hành kế toán tiền lƣơng - Phần hành kế toán thanh toán - Phần hành kế toán kho dƣợc - Phần hành kế toán tài sản cố định TSCĐ Cách tiếp cận truyền thống theo các phần hành kế toán thể hiện đƣợc sự phân công, phân nhiệm cụ thể cho từng kế toán viên và xác định quan hệ đối chiếu giữa các phần hành phục vụ cho việc kiểm tra và bảo vệ tài sản.
Việc tổ chức thông tin kế toán theo phần hành trong hoạt động quản lý của bệnh viện, theo phần hành là hƣớng đến đối tƣợng hạch toán, giúp cung cấp thông tin về từng đối tƣợng kế toán cụ thể. Các thông tin của bệnh viện đƣợc tập trung đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tƣợng cần sử dụng thông tin. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán bệnh viện theo chu trình Việc tổ chức công tác kế toán theo phần hành độc lập đáp ứng đƣợc yêu cầu về cung cấp thông tin theo từng đối tƣợng kế toán, lập báo cáo tài chính và kiểm tra bảo vệ tài sản của bệnh viện. Tuy nhiên, thông tin kế toán cung cấp ngày càng đóng vai tr quan trọng trong công tác quản lí, điều hành các hoạt động của bệnh viện.
Tất cả các bộ phận trong bệnh viện đều cần thông tin do kế toán cung cấp và ngƣợc lại kế toán không phải là điểm khởi đầu mà thƣờng là ghi nhận và tiếp tục xử lí kết quả của các bộ phận khác trong toàn hệ thống bệnh viện. Do vậy, việc tổ chức dữ liệu kế toán theo từng phần hành một cách riêng lẻ, độc lập s không giúp khai thác, kế thừa hết các dữ liệu và thông tin từ các bộ phận chức năng khác trong bệnh viện. Hơn nữa việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận của bệnh viện trong điều kiện tổ chức thông tin kế toán theo phần hành c n nhiều hạn chế. Mặt khác, trong quá trình hoạt động của các bệnh viện có những công việc lặp đi lặp lại một cách thƣờng xuyên, liên tục theo một trình tự chu 12 trình nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán.
Để đảm bảo các hoạt động diễn ra một các nhịp nhàng, đồng bộ nh m đạt đƣợc hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân c ng tham gia trong c ng một chu trình. Do vậy cần phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc đƣợc tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót. Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhƣ hiện nay, nh m tăng cƣờng chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong bệnh viện, bên cạnh việc tổ chức theo từng phần hành, cần thiết phải xây dựng HTTTKT theo các chu trình. Cách này hƣớng đến phục vụ các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định r mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình để tổ chức ghi nhận, theo d i, báo cáo hoặc phân quyên truy cập để khai thác dữ liệu thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Lợi ích của tổ chức HTTTKT theo chu trình trong các bệnh viện: - Tạo ra sự phối hợp hiệu quả trong việc thực hiện một chức năng nhất định của bệnh viện.