Tổng quan nghiên cứu

Việc tổ chức thông tin kế toán (TTKT) trong chu trình thu viện phí tại các bệnh viện công lập là một vấn đề cấp thiết, đặc biệt trong bối cảnh cơ chế tự chủ tài chính ngày càng được triển khai rộng rãi. Bệnh viện Tai Mũi Họng Thành phố Hồ Chí Minh, với hơn 386.880 lượt khám bệnh và 54.047 lượt bệnh nhân điều trị nội trú năm 2018, đã chứng kiến sự gia tăng lần lượt 2,08% và 8,46% so với năm trước. Công suất sử dụng giường bệnh đạt 117,6%, vượt kế hoạch đề ra, phản ánh nhu cầu ngày càng tăng và sự tin tưởng của người dân vào chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, việc quản lý nguồn thu viện phí và bảo hiểm y tế (BHYT) vẫn còn nhiều bất cập như tính sai viện phí, thất thu do bệnh nhân trốn viện hoặc không có BHYT, cũng như sự thiếu đồng bộ trong hệ thống thông tin kế toán.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm hoàn thiện tổ chức TTKT trong chu trình thu viện phí tại Bệnh viện Tai Mũi Họng, giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và minh bạch trong công tác thu viện phí. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động kế toán tại bệnh viện trong giai đoạn từ năm 2015 đến 2018, khi bệnh viện áp dụng phần mềm quản lý tổng thể FPT e.Hospital và phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp IMAX 8.0. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc cung cấp giải pháp tích hợp hệ thống thông tin kế toán, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời hỗ trợ công tác báo cáo và ra quyết định quản lý hiệu quả hơn.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systems - AIS) và quản lý tài chính trong các đơn vị sự nghiệp công lập. Hai lý thuyết chính được áp dụng gồm:

  • Lý thuyết hệ thống thông tin kế toán: Nhấn mạnh vai trò của TTKT trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính phục vụ quản lý, đặc biệt trong môi trường bệnh viện với nhiều đối tượng và nghiệp vụ phức tạp.
  • Mô hình chu trình kế toán theo chu trình nghiệp vụ: Tập trung vào việc tổ chức TTKT theo từng chu trình nghiệp vụ cụ thể, trong đó chu trình thu viện phí là trọng tâm, bao gồm các khái niệm chính như xác định viện phí, thu viện phí, báo cáo viện phí, và tích hợp dữ liệu giữa các bộ phận.

Các khái niệm chuyên ngành quan trọng bao gồm: mã y tế, đối tượng BHYT, giá dịch vụ y tế, phân loại bệnh nhân nội trú và ngoại trú, phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện, và các tài khoản kế toán liên quan đến doanh thu viện phí.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp phân tích số liệu thực tế tại Bệnh viện Tai Mũi Họng. Cụ thể:

  • Nguồn dữ liệu: Số liệu thu thập từ phòng Tài chính Kế toán, phòng CNTT, các khoa phòng chuyên môn, cùng với dữ liệu từ phần mềm FPT e.Hospital và IMAX 8.0. Ngoài ra, tác giả tiến hành phỏng vấn sâu với các cán bộ quản lý, kế toán, bác sĩ và nhân viên y tế để đánh giá thực trạng tổ chức TTKT.
  • Phương pháp phân tích: Phân tích thống kê mô tả các chỉ tiêu hoạt động của bệnh viện, đánh giá thực trạng tổ chức TTKT qua các bảng kê, báo cáo tài chính, và quy trình nghiệp vụ. Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu và mô hình tổng thể hệ thống để minh họa các quy trình kế toán.
  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung vào giai đoạn từ năm 2015 (khi áp dụng phần mềm FPT e.Hospital) đến năm 2018, với việc khảo sát thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện trong năm 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tính chưa đồng bộ của hệ thống phần mềm kế toán: Bệnh viện sử dụng hai phần mềm độc lập là FPT e.Hospital cho quản lý chuyên môn và IMAX 8.0 cho kế toán hành chính sự nghiệp. Việc này dẫn đến dữ liệu kế toán không kế thừa, gây khó khăn trong tổng hợp báo cáo và kiểm soát nguồn thu viện phí.

  2. Quy trình thu viện phí còn phức tạp và tốn thời gian: Chu trình thu viện phí bao gồm nhiều bước từ tiếp nhận bệnh nhân, xác định viện phí, thu tiền, đến báo cáo. Số liệu thu viện phí được lập theo từng nhân viên và số hóa đơn, không theo đối tượng bệnh nhân BHYT hay không BHYT, gây khó khăn trong việc thống kê và báo cáo kịp thời.

  3. Chưa tối ưu hóa ứng dụng công nghệ thông tin: Mặc dù phần mềm FPT e.Hospital đã hỗ trợ quản lý viện phí và BHYT từ năm 2015, nhưng phân hệ này vẫn mang tính hình thức trong việc trình bày báo cáo và cung cấp thông tin quản lý nội bộ. Việc nhập liệu thủ công và thiếu tích hợp dữ liệu giữa các phân hệ làm giảm hiệu quả quản lý.

  4. Tăng trưởng hoạt động khám chữa bệnh và thu viện phí: Năm 2018, tổng số lần khám bệnh đạt 386.880 lượt, tăng 2,08% so với năm 2017; số bệnh nhân nội trú tăng 8,46%, công suất sử dụng giường bệnh đạt 117,6%, tăng 5,5% so với năm trước. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về tổ chức TTKT hiệu quả để quản lý nguồn thu ngày càng lớn.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc chưa có sự tích hợp đồng bộ giữa các phần mềm quản lý chuyên môn và kế toán, dẫn đến dữ liệu bị phân tán, khó kiểm soát và báo cáo không kịp thời. So sánh với các nghiên cứu quốc tế, việc ứng dụng hệ thống thông tin kế toán tích hợp và ERP giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch. Ví dụ, nghiên cứu tại Kenya cho thấy TTKT chất lượng cao giúp cải thiện năng suất và hiệu quả tổ chức. Tương tự, các bệnh viện công lập tại Việt Nam cũng cần hướng tới tích hợp hệ thống để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng số lượt khám bệnh, biểu đồ so sánh tỷ lệ sử dụng giường bệnh qua các năm, và bảng tổng hợp các chỉ tiêu tài chính liên quan đến thu viện phí. Các sơ đồ dòng dữ liệu và mô hình tổng thể hệ thống giúp minh họa rõ ràng các bước trong chu trình thu viện phí, từ đó xác định điểm nghẽn và đề xuất giải pháp cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tích hợp hệ thống phần mềm quản lý chuyên môn và kế toán: Xây dựng hoặc lựa chọn giải pháp phần mềm ERP tích hợp toàn diện, kết nối dữ liệu giữa các phân hệ khám chữa bệnh, quản lý viện phí và kế toán hành chính sự nghiệp. Mục tiêu giảm thiểu nhập liệu trùng lặp, tăng tính kế thừa dữ liệu, hoàn thành trong vòng 12 tháng, do phòng CNTT phối hợp với phòng Tài chính Kế toán thực hiện.

  2. Chuẩn hóa quy trình thu viện phí và báo cáo: Xây dựng quy trình chuẩn, thống nhất các biểu mẫu báo cáo viện phí theo đối tượng bệnh nhân BHYT và không BHYT, đảm bảo tính chính xác và kịp thời. Thời gian triển khai 6 tháng, do phòng Tài chính Kế toán chủ trì phối hợp với các khoa phòng liên quan.

  3. Đào tạo nâng cao năng lực nhân viên kế toán và thu viện phí: Tổ chức các khóa đào tạo về sử dụng phần mềm mới, quy trình kế toán và quản lý thu viện phí, nhằm nâng cao kỹ năng và giảm thiểu sai sót. Kế hoạch đào tạo định kỳ hàng năm, do phòng Tổ chức cán bộ phối hợp với phòng Tài chính Kế toán thực hiện.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát và giám sát: Triển khai hệ thống báo cáo tự động, cảnh báo sai lệch và phân tích dữ liệu theo thời gian thực để hỗ trợ công tác kiểm tra, đối chiếu và giám sát nguồn thu viện phí. Thời gian thực hiện 9 tháng, do phòng CNTT phối hợp với Ban Giám đốc và phòng Tài chính Kế toán.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám đốc các bệnh viện công lập: Giúp hiểu rõ về vai trò và tầm quan trọng của TTKT trong quản lý tài chính bệnh viện, từ đó đưa ra quyết định đầu tư và cải tiến hệ thống quản lý.

  2. Phòng Tài chính Kế toán bệnh viện: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về tổ chức TTKT trong chu trình thu viện phí, hỗ trợ nâng cao hiệu quả công tác kế toán và báo cáo tài chính.

  3. Phòng Công nghệ Thông tin bệnh viện: Tham khảo các giải pháp tích hợp phần mềm và ứng dụng CNTT trong quản lý viện phí, từ đó phát triển hoặc lựa chọn hệ thống phù hợp.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị y tế: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và thực tiễn tổ chức TTKT trong bệnh viện công lập, đặc biệt trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao cần tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí?
    TTKT giúp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời về nguồn thu viện phí, hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả, giảm thất thoát và nâng cao minh bạch trong bệnh viện.

  2. Phần mềm FPT e.Hospital có đáp ứng tốt công tác kế toán viện phí không?
    Phần mềm hỗ trợ quản lý viện phí và BHYT nhưng còn mang tính hình thức trong báo cáo, chưa tích hợp đồng bộ với phần mềm kế toán hành chính, gây khó khăn trong tổng hợp và kiểm soát số liệu.

  3. Làm thế nào để cải thiện tính kế thừa dữ liệu trong hệ thống kế toán bệnh viện?
    Cần tích hợp các phần mềm quản lý chuyên môn và kế toán thành hệ thống ERP đồng bộ, giảm nhập liệu trùng lặp, đảm bảo dữ liệu được cập nhật và kế thừa liên tục.

  4. Quy trình thu viện phí tại bệnh viện có những bước chính nào?
    Bao gồm tiếp nhận bệnh nhân, xác định viện phí dựa trên dịch vụ sử dụng, thu tiền viện phí, lập biên lai, theo dõi tạm ứng và hoàn ứng, cuối cùng là báo cáo tổng hợp viện phí.

  5. Những khó khăn thường gặp khi tổ chức TTKT trong bệnh viện công lập là gì?
    Khó khăn gồm thiếu đồng bộ phần mềm, quy trình phức tạp, nhân lực chưa đồng bộ, dữ liệu phân tán, và hạn chế trong ứng dụng công nghệ thông tin dẫn đến báo cáo không kịp thời và thiếu chính xác.

Kết luận

  • Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Bệnh viện Tai Mũi Họng còn nhiều hạn chế do chưa tích hợp đồng bộ phần mềm và quy trình chưa chuẩn hóa.
  • Nhu cầu quản lý ngày càng cao với sự gia tăng số lượt khám chữa bệnh và công suất sử dụng giường bệnh đòi hỏi cải tiến hệ thống TTKT.
  • Giải pháp tích hợp phần mềm ERP, chuẩn hóa quy trình, đào tạo nhân viên và ứng dụng CNTT trong kiểm soát là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
  • Nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để bệnh viện và các đơn vị y tế công lập khác tham khảo, áp dụng.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai kế hoạch hành động đề xuất, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh liên tục nhằm hoàn thiện TTKT trong chu trình thu viện phí.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính bệnh viện và đảm bảo sự phát triển bền vững của hệ thống y tế công lập!