CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI CÁC BỆNH VIỆN 1. KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. Khái niệm của hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán ñược tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán, các dữ liệu liên quan khác ñể tạo ra những thông tin góp phần bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức. Như vậy, HTTTKT thực hiện hai chức năng cơ bản: thông tin và kiểm tra về sự hình thành và vận ñộng của tài sản nhằm bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.
Bản chất của hệ thống thông tin kế toán ðể hiểu ñược bản chất của HTTTKT trước hết phải xuất phát từ việc nghiên cứu các chức năng, nhiệm vụ và ñối tượng của HTTTKT. Theo ñó, HTTTKT thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán và các dữ liệu liên quan khác ñể tạo ra những thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyết ñịnh. HTTTKT không chỉ là công cụ ñắc lực cho việc kiểm soát, ñiều hành và ra quyết ñịnh của các cấp quản lý bên trong và bên ngoài tổ chức mà còn ñóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc phối hợp hoạt ñộng và nâng cao hiệu quả tác nghiệp của các bộ phận chức năng. Tổ chức HTTTKT hiệu quả, phát huy ñầy ñủ vai trò, chức năng của hệ thống này trong ñiều kiện ứng dụng Luan van 10 CNTT nhằm tạo ra những thông tin kế toán hữu ích là một trong những mối quan tâm hàng ñầu của bất kỳ tổ chức nào.
HTTTKT gồm nhiều yếu tố cấu thành có mối liên hệ rất phức tạp. Hiện nay, có nhiều cách tiếp cận ñể hiểu ñược bản chất của HTTTKT ñó là: Tiếp cận theo phần hành, tiếp cận theo hướng tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán, tiếp cận với tư cách là một hệ thống thông tin, tiếp cận thông qua các yếu tố cấu thành HTTTKT và tiếp cận theo chu trình. Ở mức ñộ khái quát, hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các nguồn lực con người và các phương tiện ñược thiết kế ñể chuyển các dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin. Trong ñiều kiện tin học hóa, các thiết bị phần cứng và các phần mềm kế toán là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống.
Ngoài ra, hiện nay hoạt ñộng kiểm soát nội bộ và ñảm bảo an toàn dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán có vai trò quan trọng nên các công cụ kiểm soát nội bộ cũng ñược xem là yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán. Hệ thống thông tin kế toán ñược xem là một bộ phận quan trọng của hệ thống thông tin quản lý. Như các hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin kế toán có dữ liệu ñầu vào, quy trình xử lý và dữ liệu ñầu ra. Dữ liệu ñầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt ñộng kinh tế phát sinh như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, thanh toán tiền lương, công nợ, ñầu tư… Thông tin về các dữ liệu ñầu vào ñược ghi nhận chủ yếu thông qua các chứng từ kế toán.
Quy trình xử lý: bao gồm các bước công việc từ thu thập các dữ liệu kế toán, ñến việc phân loại, xử lý, lưu trữ, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này ñể cung cấp các thông tin kế toán. Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán rất phức tạp, ñòi hỏi sự vận dụng hợp lý hệ thống các phương pháp kế toán trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các Luan van 11 phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin. ðể cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết ở các mức ñộ khác nhau, trong giai ñoạn xử lý thông tin, quan trọng nhất là việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ñể làm căn cứ cho việc phân loại và hệ thống hóa thông tin theo từng loại ñối tượng kế toán, từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu thông tin của người sử dụng với phương tiện vật chất biểu hiện là hệ thống các sổ kế toán. ðầu ra: là các thông tin kế toán ñáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng, bao gồm các ñối tượng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng như phục vụ hoạt ñộng tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức.
Phương tiện biểu hiện những thông tin tổng hợp và chi tiết ñã ñược xử lý ñể cung cấp cho người sử dụng là hệ thống báo cáo kế toán gồm Báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán quản trị. Trong ñiều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, ñầu ra của hệ thống thông tin kế toán còn là tất cả những thông tin kế toán cần thiết phục vụ công tác quản lý và tác nghiệp mà các bộ phận chức năng có thể ñược phân quyền truy cập. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BỆNH VIỆN 1. ðặc ñiểm tổ chức kế toán tại các bệnh viện Công tác kế toán trong các ñơn vị sự nghiệp phải tổ chức thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình sử dụng tài sản, kinh phí của ñơn vị nhằm phục vụ công tác quản lý tài chính và công tác nghiệp vụ ở ñơn vị theo ñúng chế ñộ quy ñịnh của Nhà nước.
Xét dưới góc ñộ chu trình kế toán, tổ chức hạch toán kế toán bao gồm tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức sổ kế toán và tổ chức hệ thống báo cáo tài chính. Tổ chức bộ máy kế toán Mô hình tổ chức kế toán tại các bệnh viện công lập hiện nay thường là mô hình tập trung. Mỗi bệnh viện ñều có phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm tổ chức hệ thống thông tin kế toán nhằm thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám ñốc. Luan van 12 Các bệnh viện công lập hiện nay áp dụng theo chế ñộ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính thay thế cho Quyết ñịnh số 19/2006/Qð-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC.
Tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán Việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và lập báo cáo kế toán ở bệnh viện công lập hiện nay tuân thủ tương ñối ñầy ñủ theo quy ñịnh của Luật Kế toán, Nghị ñịnh số 128/2004/Nð-CP ngày 31/5/2004 quy ñịnh chi tiết và hướng dẫn thi hành một số ñiều của Luật Kế toán và Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính thay thế cho Quyết ñịnh số 19/2006/Qð-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tổ chức thông tin kế toán trong ñiều kiện ứng dụng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện a. Khái niệm Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện ñược biết ñến là Hệ thống hoạch ñịnh nguồn lực tại một bệnh viện (ERP: Enterprise Resourse Planning). ðây là một giải pháp hiệu quả cho việc tổ chức thông tin quản lý trong ñơn vị mà ở ñó phân hệ kế toán không thể tách rời các phân hệ khác trong hệ thống thông tin quản lý của ñơn vị.
Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện là một phần mềm tích hợp tất cả các chức năng của các bộ phận trong bệnh viện vào một hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung. Khi ñó, các bộ phận chức năng kế toán không tổ chức ñộc lập mà phải ñược tổ chức trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác. (Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2015) Luan van 13 Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện bao gồm nhiều phân hệ nghiệp vụ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau giữa các phân hệ ñể hình thành nên một hệ thống thông tin thống nhất, hiệu quả nhằm ñem lại sức mạnh tổng lực cho bệnh viện. Việc ứng dụng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện trong hoạt ñộng quản lý của ñơn vị là công cụ giúp cho công việc quản lý tốt hơn, thuận lợi cho nhân viên y tế và cả bệnh nhân, có tác dụng tăng hiệu quả hoạt ñộng, giảm thiểu lãng phí do các dữ liệu ñầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi hoạt ñộng có liên quan ñến bệnh nhân ñã nhập thông tin, ñồng thời các báo cáo ñược thực hiện với tốc ñộ nhanh hơn, chính xác hơn nhiều so với việc thực hiện thủ công.
ðơn vị có khả năng kiểm soát tốt hơn hoạt ñộng thu, chi liên quan ñến bệnh nhân. Các thông tin của bệnh viện ñược tập trung ñầy ñủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi ñối tượng cần sử dụng thông tin. ðặc trưng của phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện Phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện là phần mềm phục vụ quản lý, ñiều hành, tác nghiệp hàng ngày của bệnh viện. Hệ thống ñược xây dựng với mục ñích tạo dựng môi trường trao ñổi thông tin trên mạng máy tính giữa ban lãnh ñạo bệnh viện với các khoa phòng của bệnh viện và giữa bệnh viện với các ñơn vị bên ngoài cũng như bệnh nhân và người nhà bệnh nhân.
Trên cơ sở ñó, hệ thống có nhiệm vụ hỗ trợ toàn diện công tác quản lý và ñiều hành các hoạt ñộng hàng ngày thông qua việc quản lý và theo dõi các công văn, tài liệu, hồ sơ bệnh án nhập, xuất viện; Công tác giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việc; thực hiện chế ñộ báo cáo nhanh; trao ñổi thông tin nội bộ; trao ñổi thông tin với các ñơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài. Các quy trình nghiệp vụ sẽ ñược quản lý và thực hiện thông qua các quy trình xử lý và trao ñổi thông tin trên mạng. Luan van 14 Phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện thường ñược chia thành hai hệ thống lớn là: Hệ thống quản lý hành chính và hệ thống quản lý chuyên môn (Khám chữa bệnh).