CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ THƯ VIỆN VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP PHÚC YÊN TRƯỚC YÊU CẦU ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ 1. Cơ sở lý luận về công tác tổ chức, quản lý thƣ viện 1. Khái niệm tổ chức và tổ chức thư viện đại học Khái niệm về tổ chức. “Tổ chức” là đối tƣợng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau.
Do đó đã có h ng ít những định nghĩa, cách phân loại và xác định các đặc trƣng cơ bản của tổ chức đƣợc đƣa ra: Triết học định nghĩa “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật”[30]. Tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dƣới dạng tổ chức nhất định.
Trong nhân loại học khẳng định từ khi xuất hiện loài ngƣời, tổ chức xã hội loài ngƣời cũng đồng thời xuất hiện. Tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện và phát triển cùng với sự phát triển của nhân loại. Theo nghĩa hẹp đó, tổ chức là một tập thể của con ngƣời tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằ đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó. Nhƣ vậy, tổ chức là tập thể, có mục tiêu, nhiệm vụ chung.
Khoa học tổ chức và quản lý định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hẹp là “tập thể của con ngƣời tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằ đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó”. Bách khoa toàn thƣ điện tử định nghĩa: “ Tổ chức là hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằ đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên; cùng nhau hành động vì mục tiêu chung. Các tổ chức trong xã hội loài ngƣời đƣợc hình thành, đào thải, phát 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com triển không ngừng theo tiến trình phát triển của xã hội với nhiều hình tức tập hợp, quy mô, nội dung và cách thức hoạt động khác nhau[29]. Đây là định nghĩa đầy đủ khi phản ánh đƣợc 4 yếu tố cơ bản của tổ chức.
Nhƣ vậy: tổ chức là sự tập hợp lại các yếu tố, cùng nhau thực hiện một mục đích, hành động vì mục tiêu chung. Các đặc trƣng cơ bản của tổ chức: + Mục tiêu của tổ chức - Mục tiêu của tổ chức là những điều tổ chức cần đạt đến th ng qua hoạt động của tổ chức (quá trình thực hiện nhiệ vụ, quyền hạn của tổ chức). Liên quan đến quan niệ , nhận thức về ục tiêu của tổ chức có ột số vấn đề cần chú ý là: + Kh ng phải bất ỳ ai trong tổ chức cũng đều là ngƣời có đủ hả năng, có thể xác lập đƣợc ục tiêu của tổ chức. Nói cách hác chỉ có những ngƣời có tầ nhìn, trí tuệ, năng lực ới có hả năng xác lập đƣợc ục tiêu của tổ chức.
Th ng thƣờng việc xác lập ục tiêu của tổ chức thuộc về ngƣời lãnh đạo, quản lý, sáng lập tổ chức; + Kh ng tổ chức nào có thể duy trì hoạt động nếu lãnh đạo, quản lý h ng đặt ra các ục tiêu để hƣớng đến. Mục tiêu có ý nghĩa v cùng lớn đối với việc định hƣớng cho hoạt động của tổ chức. + Mục tiêu của tổ chức h ng bất biến à có thể đƣợc điều chỉnh, bổ sung tùy thuộc và sự phát triển về quy , tính chất của tổ chức và các điều iện, yêu cầu hách quan. + Ngƣời lãnh đạo, quản lý tổ chức h ng chỉ có vai trò quan trọng trong việc xác định ục tiêu à còn có vai trò to lớn trong việc tổ chức, động viên nhân lực của tổ chức ình hành động đạt đến ục tiêu đã đặt ra.
- Khi đặt ục tiêu cho tổ chức cần đả bảo các nguyên tắc sau: ục tiêu nên thực tế và có hả năng đạt tới đƣợc; chúng nên cải thiện ọi ặt của 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tổ chức (đạo đức, tài chính.); ọi nhân viên đều có thể tha gia vào quá trình thực hiện ục tiêu; có thể tạo ra đƣợc ột chƣơng trình phát triển nhằ đạt đƣợc ỗi ục tiêu. Mục tiêu của tổ chức phải đả bảo: + Rõ ràng. + Thách thức. + Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức: - Chức năng của tổ chức đƣợc hiểu là những phƣơng diện hoạt động chủ yếu của tổ chức.
- Chức năng của tổ chức đƣợc cụ thể hoá thành các nhiệ vụ, quyền hạn (bao gồ cả nhiệ vụ, quyền hạn của ngƣời đứng đầu). … Chức năng, nhiệ vụ là dấu hiệu đặc thù của tổ chức vì ỗi tổ chức có chức năng, nhiệ vụ cụ thể riêng, h ng trùng lặp với các tổ chức khác tuy cùng loại hình. + Cơ cấu tổ chức: - Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đó của ỗi bộ phận của tổ chức cùng các ối quan hệ giữa chúng. - Ý nghĩa của cơ cấu tổ chức đối với tổ chức: + Đây là hình thức phân c ng lao động trong tổ chức; + Cơ cấu tổ chức có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý; + Cơ cấu tổ chức ột ặt phản ánh tính chất, nhiệ vụ, chức năng của tổ chức, ặt hác nó tác động trở lại đối với việc thực hiện chức năng, nhiệ vụ và cao hơn là phát triển tổ chức.
15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Những yêu cầu đối với việc xây dựng cơ cấu tổ chức: + Tính tối ưu. Giữa các hâu và các cấp quản lý đều thiết lập những ối liên hệ hợp lý với số lƣợng cấp quản lý ít nhất. Cho nên, cơ cấu tổ chức quản lý ang tính năng động cao, lu n đi sát và phục vụ việc thực hiện chức năng, nhiệ vụ của tổ chức; + Tính linh hoạt. Cơ cấu tổ chức phải có hả năng thích ứng nhanh, linh hoạt với bất ỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng nhƣ ngoài i trƣờng; + Tính tin cậy.
Cơ cấu tổ chức phải đả bảo tính chính xác của tất cả các th ng tin đƣợc sử dụng và nhờ đó bảo đả sự phối hợp tốt nhất các hoạt động và nhiệ vụ của tất cả các bộ phận trong tổ chức; + Tính kinh tế. Cơ cấu phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xe xét ối quan hệ này là ối tƣơng quan giữa chi phí dự định bỏ ra và ết quả sẽ thu về. + Nguồn lực của tổ chức Có nhiều các nội dung hác nhau trong nguồn lực của tổ chức, tuy nhiên với giới hạn thời lƣợng của bài viết, tác giả chỉ đề cập đến ba nhó nguồn lực là: - Nguồn lực con ngƣời.
Là nguồn lực đặc biệt h ng thể thiếu, nó quyết định tới sự thành bại của tổ chức. Quá trình tồn tại cũng nhƣ sự phát triển của nguồn nhân lực h ng chỉ chịu sự tác động của biến động tự nhiên (sinh, chết.) và biến động cơ học (di dân) à còn chịu sự ảnh hƣởng của hệ thống các qui luật: qui luật cung cầu, qui luật cạnh tranh… Nguồn lực con ngƣời đƣợc xe xét trên hai hía cạnh chính là số lƣợng và chất lƣợng nguồn nhân lực. - Nguồn lực c ng nghệ. Ngày nay, c ng nghệ có vai trò quan trọng trong phát triển tổ chức, gắn liền với phát triển tổ chức, thúc đẩy sự phát 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com triển tổ chức; bất ỳ tổ chức nào cũng phải sử dụng c ng nghệ và coi trọng ứng dụng c ng nghệ phục vụ hoạt động của tổ chức.
Vì vậy, cùng với các yếu tố đã nêu ở trên nhƣ: ục tiêu; chức năng, nhiệ vụ; cơ cấu; quyền lực thì nguồn lực c ng nghệ đƣợc xe xét với vai trò là ột trong số các nội dung cấu thành của nguồn lực tổ chức với vai trò, ý nghĩa là đặc trƣng cơ bản của tổ chức. Kh ng chỉ là ột trong số các nội dung cấu thành của nguồn lực tổ chức à trong chừng ực nào đó nguồn lực c ng nghệ, cụ thể là ứng dụng tiến bộ của c ng nghệ vào hoạt động của tổ chức đƣợc xe nhƣ ột dấu hiệu đặc trƣng để phân biệt sự vận hành, phƣơng thức quản lý, hoạt động của tổ chức. - Nguồn lực tài chính. Nguồn lực tài chính là điều iện h ng thể thiếu để duy trì, phát triển tổ chức.
Theo quy định của ột số văn bản thì nguồn lực tài chính là dấu hiệu để phân biệt ột số tổ chức nhƣ: đơn vị sự nghiệp tự bảo đả chi phí hoạt động; đơn vị sự nghiệp tự bảo đả ột phần chi phí hoạt động; đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nƣớc bảo đả toàn bộ chi phí hoạt động. Tổ chức cơ quan th ng tin thƣ viện. Cơ quan th ng tin thƣ viện là một thiết chế văn hóa giáo dục và thông tin khoa học, đảm bảo tổ chức, sử dụng, sƣu tầm, bảo quản vốn tài liệu một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả nhất. Tổ chức cơ quan TT – TV là nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp cho thƣ viện đó tồn tại và phát triển[1].
Việc tổ chức cơ quan TT – TV bao gồm : Xây dựng hệ thống các phòng ban, quy định nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban, đồng thời tiến hành tuyển chọn, sắp xếp cán bộ đúng hả năng chuyên n. Bổ sung, mua sắm những trang thiết bị thích hợp với chuyên n cũng nhƣ hả năng tài chính của cơ quan. 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Khái niệm quản lý và quản lý thư viện đại học Khái niệm quản lý Có rất nhiều khái niệm về quản lý.
Mỗi khái niệ đều ang ý nghĩa của nó khi nhìn nhận theo từng góc độ khác nhau. Có thể nêu ra một số khái niệm sau: Quản lý là một khoa học dựa trên cơ sở vận dụng các quy luật phát triển của các đối tƣợng hác nhau. Đòi hỏi nhiều kiến thức về xã hội, tự nhiên, kỹ năng… Quản lý là hoạt động có mục đích của chủ thể quản lý hƣớng tới đối tƣợng quản lý nhằm tổ chức và điều hành mọi hoạt động của đối tƣợng quản lý để thực hiện mục tiêu mà chủ thể quản lý đặt ra[12].