Tổng quan nghiên cứu

Sự chuyển dịch phương thức đào tạo từ niên chế sang học chế tín chỉ theo chủ trương đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục đại học của Bộ Giáo dục và Đào tạo đã đặt ra những yêu cầu cấp thiết đối với hệ thống thông tin thư viện. Thư viện không còn đơn thuần là kho lưu trữ tài liệu truyền thống mà trở thành giảng đường thứ hai, giữ vai trò quyết định đến chất lượng tự học và nghiên cứu khoa học của sinh viên. Tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên – đơn vị có bề dày hơn 50 năm truyền thống với quy mô đào tạo trên 40.000 cán bộ kỹ thuật và kinh tế, việc chuyển đổi sang học chế tín chỉ từ năm 2008 đã bộc lộ nhiều điểm nghẽn trong công tác quản trị.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là giải quyết mâu thuẫn giữa mô hình tổ chức thư viện mang tính bao cấp, quy trình nghiệp vụ thủ công với yêu cầu phục vụ nhanh chóng, đa dạng của phương thức đào tạo theo tín chỉ. Mục tiêu cụ thể là hệ thống hóa cơ sở lý luận, khảo sát toàn diện thực trạng tổ chức - quản lý nguồn lực thông tin, nhân lực, cơ sở vật chất và quy trình công nghệ; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp tối ưu hóa bộ máy quản trị thư viện trường.

Phạm vi nghiên cứu được xác lập tại 3 cơ sở đào tạo của Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên (bao gồm trụ sở chính tại Vĩnh Phúc, cơ sở 2 tại Sóc Sơn - Hà Nội và cơ sở 3 tại Nam Viêm - Vĩnh Phúc) với chuỗi dữ liệu khảo sát từ năm 2008 đến năm 2015. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc lượng hóa các tiêu chí quản trị, cung cấp giải pháp nâng cao hiệu suất phục vụ hơn 5.000 tài khoản người dùng tin và nâng tỷ lệ thỏa mãn nhu cầu học liệu chuyên ngành lên trên 80% trong môi trường đào tạo linh hoạt.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết quản lý thư viện hiện đại với 5 chức năng cốt lõi: Hoạch định, Tổ chức, Nhân sự, Điều hành và Kiểm tra. Đồng thời, luận văn kết hợp lý thuyết tổ chức lao động khoa học trong cơ quan thông tin và lý thuyết đào tạo theo học chế tín chỉ, trong đó quy định chuẩn hóa 1 giờ tín chỉ lý thuyết bắt buộc đi kèm tối thiểu 3 giờ tự học, tự nghiên cứu độc lập của người học.

Khung phân tích vận dụng 4 khái niệm khoa học then chốt:

  • Tổ chức cơ quan thông tin thư viện: Sự thiết lập cơ cấu bộ máy, phân công chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban và sắp xếp vị trí việc làm phù hợp với năng lực cán bộ.
  • Quản lý thư viện đại học: Hoạt động tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm tối ưu hóa 4 nguồn lực: nhân lực, vật lực, tài lực và nguồn lực thông tin.
  • Người dùng tin và nhu cầu tin: Khái niệm phân loại đối tượng bạn đọc thành 3 nhóm (cán bộ quản lý, giảng viên - nghiên cứu viên, sinh viên) với các đặc trưng khai thác thông tin chuyên biệt.
  • Chu trình công nghệ thư viện: Hệ thống dây chuyền xử lý khép kín gồm chu trình đường đi của tài liệu, chu trình tra cứu và chu trình phục vụ lưu thông.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo quản lý, số liệu kiểm kê vốn tài liệu giai đoạn 2008-2013 và dữ liệu sơ cấp thu thập qua điều tra thực địa trong giai đoạn 2013-2015.

Cỡ mẫu khảo sát thực tế được xác định là 471 người dùng tin, phân bổ cụ thể: 400 sinh viên, 48 cán bộ nghiên cứu/giảng dạy và 23 cán bộ quản lý. Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu phân tầng ngẫu nhiên nhằm đảm bảo tính đại diện cho toàn bộ các khoa chuyên ngành kỹ thuật (địa chất, cơ khí, công nghệ thông tin, điện tử) và các cơ sở đào tạo của trường.

Lý do lựa chọn kết hợp phương pháp phân tích thống kê mô tả, phương pháp chuyên gia và điều tra bằng bảng hỏi là nhằm đối sánh khách quan giữa các chỉ số vận hành định lượng trên phần mềm quản trị Libol 6.0 với mức độ hài lòng thực tế của bạn đọc, từ đó tìm ra nguyên nhân cốt lõi của các hạn chế trong quản lý.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực trạng tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên đã chỉ ra 4 phát hiện trọng tâm:

Thứ nhất, về cơ cấu nguồn nhân lực, thư viện có 7 cán bộ với 100% đạt trình độ cử nhân và 100% ở độ tuổi dưới 35. Trong đó, 71,4% cán bộ có chuyên môn đúng ngành thông tin - thư viện (5 người) và 28,6% có chuyên môn ngoại ngữ (2 người). Về phân bổ vị trí việc làm: bộ phận quản lý chiếm 14,2% (1 người), bộ phận biên mục chiếm 28,4% (2 người), bộ phận kho và hành chính chiếm 14,2% (1 người), bộ phận phục vụ chiếm 43,0% (3 người). Mặc dù có lợi thế về sự trẻ trung và nhiệt huyết, sự phân công lao động vẫn còn tình trạng kiêm nhiệm chéo, làm giảm mức độ chuyên sâu của nghiệp vụ.

Thứ hai, đánh giá của người dùng tin về cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý cho thấy: chỉ có 15% ý kiến đánh giá ở mức tốt, 54% đánh giá ở mức đạt yêu cầu và có tới 31% ý kiến nhận định chưa đạt yêu cầu. Tỷ lệ chưa đạt yêu cầu chiếm gần một phần ba phản ánh sự thiếu linh hoạt trong mô hình điều hành hiện tại.

Thứ ba, về hiệu quả quản lý chu trình đường đi của tài liệu (từ khâu tiếp nhận, xử lý kỹ thuật đến khi lên giá phục vụ), kết quả đánh giá ghi nhận: 15% đánh giá tốt, 60% đánh giá đạt yêu cầu và 25% đánh giá chưa đạt yêu cầu. Thời gian xử lý biên mục sơ lược và dán nhãn, dán thanh từ còn kéo dài do thủ tục hành chính thủ công.

Thứ tư, về cơ cấu đối tượng và nhu cầu tin, sinh viên chiếm tỷ trọng áp đảo với 85% tổng số người dùng tin (400 người), trong khi cán bộ nghiên cứu, giảng viên chiếm 10% (48 người) và cán bộ quản lý chiếm 5% (23 người). Nhu cầu tài liệu tập trung cao vào giáo trình các môn cơ sở ngành, tài liệu công nghệ thông tin và giáo trình ngoại ngữ (tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Nhật).

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến tỷ lệ 31% người dùng chưa hài lòng về cơ cấu tổ chức là do thư viện vẫn duy trì phương thức quản lý tập trung phân tán thiếu đồng bộ giữa cơ sở 1 (Phúc Yên) và 2 cơ sở phụ. Mặc dù từ năm 2011 thư viện đã ứng dụng phần mềm Libol 6.0 và lập hồ sơ quản lý cho hơn 5.000 tài khoản người dùng tin, việc khai thác các phân hệ biên mục chi tiết và giao thức Z39.50 qua chuẩn MARC21 còn hạn chế do đường truyền mạng không ổn định và thiếu trang thiết bị đồng bộ.

So sánh với các nghiên cứu tại các thư viện đại học lớn trên địa bàn Hà Nội, quy trình phục vụ tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên vẫn còn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công tại kho đóng (đối với giáo trình) và kho mở (đối với sách tham khảo).

Dữ liệu khảo sát có thể được trực quan hóa thông qua biểu đồ tròn phản ánh tỷ lệ thành phần người dùng tin (85% sinh viên, 10% giảng viên, 5% quản lý) kết hợp với biểu đồ cột kép so sánh mức độ hài lòng giữa chu trình đường đi tài liệu và cơ cấu tổ chức bộ máy. Cách trình bày này giúp các cấp lãnh đạo dễ dàng nhận diện khâu xung yếu nhất trong chuỗi cung ứng học liệu phục vụ đào tạo tín chỉ.

Đề xuất và khuyến nghị

Để nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện đáp ứng chuẩn đào tạo theo tín chỉ, 4 nhóm giải pháp chiến lược cần được triển khai đồng bộ:

Thứ nhất, tái cấu trúc tổ chức bộ máy và tinh gọn quy trình nghiệp vụ. Ban Giám hiệu nhà trường phối hợp cùng Giám đốc Thư viện tiến hành rà soát bản mô tả vị trí việc làm cho 7 cán bộ, phân định rõ trách nhiệm giữa khâu xử lý kỹ thuật và khâu phục vụ bạn đọc. Mục tiêu đặt ra là nâng tỷ lệ đánh giá tốt về cơ cấu tổ chức từ 15% lên trên 45% trong giai đoạn 2016-2018.

Thứ hai, tự động hóa toàn diện quy trình công nghệ thư viện. Bộ phận Biên mục và Quản trị hệ thống cần khai thác triệt để phân hệ biên mục tích hợp trên phần mềm Libol 6.0, áp dụng chuẩn biên mục quốc tế MARC21, AACR2 và khung phân loại DDC. Đồng thời, liên kết trao đổi dữ liệu qua cổng Z39.50 với Thư viện Quốc gia và các trường đại học khối kỹ thuật nhằm giảm 30% thời gian xử lý kỹ thuật tài liệu trước quý III/2017.

Thứ ba, chuẩn hóa và nâng cao năng lực đội ngũ nhân sự. Phòng Tổ chức Cán bộ phối hợp với Trung tâm Thông tin - Thư viện cử 100% cán bộ (7/7 người) tham gia các khóa tập huấn chuyên sâu về quản trị cơ sở dữ liệu số, kỹ năng tra cứu trực tuyến và tiếng Anh chuyên ngành do Liên hiệp Thư viện Đại học phía Bắc tổ chức. Chỉ tiêu hoàn thành đào tạo lại toàn bộ nhân sự đạt 100% vào cuối năm 2016.

Thứ tư, đẩy mạnh phát triển nguồn học liệu số và hoạt động marketing dịch vụ tin. Tổ Phục vụ và bạn đọc chủ động thu thập 100% tài liệu nội sinh (bài giảng, khóa luận tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu khoa học các cấp), tiến hành số hóa và đưa lên hệ thống tra cứu trực tuyến OPAC. Mục tiêu hướng tới là tăng vòng quay vốn tài liệu lên 25% mỗi năm và đạt tỷ lệ phục vụ trên 90% nhu cầu học liệu theo đề cương môn học của giảng viên và sinh viên.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho 4 nhóm đối tượng sau:

  • Ban Giám hiệu và các nhà quản lý giáo dục đại học, cao đẳng: Cung cấp khung luận cứ khoa học và bài học thực tiễn để hoạch định chính sách đầu tư cơ sở vật chất, phân bổ ngân sách mua sắm học liệu và phê duyệt chiến lược hiện đại hóa thư viện phù hợp với học chế tín chỉ.
  • Giám đốc trung tâm và cán bộ quản lý thông tin thư viện: Sử dụng các mô hình cơ cấu tổ chức phòng ban, bảng kiểm tra chu trình đường đi của tài liệu và quy trình kiểm soát mượn trả tự động làm tài liệu tham chiếu trực tiếp để tối ưu hóa bộ máy vận hành tại đơn vị mình.
  • Học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Khoa học Thông tin - Thư viện: Kế thừa khung lý thuyết về quản lý thư viện hiện đại, phương pháp thiết kế bảng hỏi khảo sát phân tầng (471 mẫu) và phương pháp lượng hóa các tiêu chí đánh giá hiệu quả phục vụ người dùng tin.
  • Giảng viên và cố vấn học tập các khoa chuyên ngành kỹ thuật: Nắm bắt rõ đặc điểm hành vi tìm kiếm thông tin của sinh viên (nhóm chiếm 85% nhu cầu), từ đó chủ động phối hợp với thư viện trong việc cập nhật danh mục giáo trình, bài giảng và định hướng nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên trong từng học kỳ.

Câu hỏi thường gặp

Chuyển đổi sang đào tạo tín chỉ tạo ra áp lực lớn nhất nào đối với công tác tổ chức thư viện? Học chế tín chỉ quy định 1 giờ học lý thuyết cần 3 giờ tự học, biến thư viện thành giảng đường thứ hai. Khảo sát 471 người dùng cho thấy lượng sinh viên chiếm tới 85%, tạo ra áp lực khổng lồ lên hệ thống mượn trả, đòi hỏi thư viện phải chuyển từ quản lý kho đóng thủ công sang mô hình tự phục vụ linh hoạt.

Phần mềm Libol 6.0 hỗ trợ tối ưu hóa quy trình quản trị thư viện như thế nào? Phần mềm tích hợp các phân hệ biên mục, bổ sung, quản lý bạn đọc và lưu thông. Tại trường, Libol 6.0 đã số hóa hơn 5.000 tài khoản người dùng, tự động hóa khâu quét mã vạch tài liệu và cho phép kiểm soát số lượng sách quá hạn theo tháng, giúp giảm áp lực ghi chép thủ công cho thủ thư.

Tại sao có tới 25% ý kiến đánh giá chưa đạt về chu trình đường đi của tài liệu? Nguyên nhân cốt lõi là do hạ tầng công nghệ thông tin chưa đồng bộ giữa 3 cơ sở, hệ thống mạng thường xảy ra sự cố gián đoạn. Thêm vào đó, các khâu phân loại, dán nhãn gáy, dán thanh từ và nhập sổ đăng ký cá biệt vẫn thực hiện thủ công, làm chậm tiến độ đưa sách mới lên giá.

Đội ngũ cán bộ thư viện tại trường có những điểm mạnh và hạn chế gì? Điểm mạnh là 100% cán bộ dưới 35 tuổi và có trình độ đại học trở lên, trong đó 71,4% đúng chuyên ngành thư viện. Tuy nhiên, hạn chế là quy mô nhân sự mỏng (7 người) phải đảm nhiệm cả 3 cơ sở, thiếu sự phân công chuyên môn hóa sâu và kỹ năng quản trị mạng còn hạn chế.

Giải pháp nào giúp tăng cường khả năng tiếp cận tài liệu nội sinh cho sinh viên? Giải pháp đột phá là thu thập 100% bài giảng điện tử, kỷ yếu hội thảo và khóa luận tốt nghiệp của trường để số hóa, tích hợp vào cơ sở dữ liệu dùng chung. Việc này giúp sinh viên tra cứu trực tiếp qua hệ thống OPAC mọi lúc mọi nơi mà không bị giới hạn bởi không gian kho vật lý.

Kết luận

  • Luận văn đã giải quyết trọn vẹn yêu cầu cấp bách về việc đổi mới tổ chức và quản lý thư viện trường cao đẳng kỹ thuật nhằm đáp ứng sự chuyển đổi sang phương thức đào tạo theo học chế tín chỉ.
  • Xác lập hệ thống dữ liệu thực nghiệm đáng tin cậy thông qua khảo sát 471 người dùng tin và phân tích năng lực vận hành của 7 cán bộ thư viện trên hệ thống quản lý hơn 5.000 tài khoản bạn đọc.
  • Nhận diện chính xác các rào cản vận hành, đặc biệt là tỷ lệ 31% người dùng chưa hài lòng với cơ cấu tổ chức và 25% chưa hài lòng với tốc độ xử lý kỹ thuật tài liệu.
  • Đề xuất 4 hệ thống giải pháp đồng bộ và mang tính khả thi cao, bao gồm: tái cấu trúc nhân sự, tự động hóa chu trình công nghệ qua chuẩn MARC21/Z39.50, bồi dưỡng 100% cán bộ và đẩy mạnh số hóa học liệu nội sinh.
  • Đóng góp một mô hình mẫu về tổ chức và quản lý thư viện ứng dụng công nghệ thông tin cho các trường đại học, cao đẳng chuyên ngành kỹ thuật công nghiệp trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc và khu vực phía Bắc.

Đóng góp lớn nhất của công trình là chuyển dịch tư duy quản lý thư viện từ quản trị tài sản lưu trữ sang quản trị dịch vụ thông tin định hướng người dùng. Lộ trình tiếp theo đòi hỏi nhà trường hoàn thiện nâng cấp hạ tầng mạng trong giai đoạn 2016-2018 và hướng tới xây dựng hệ sinh thái thư viện số thông minh toàn diện trước năm 2020. Hãy liên hệ và chia sẻ kết quả nghiên cứu này đến các cơ quan quản trị học thuật để cùng thúc đẩy chuẩn hóa hệ thống thông tin thư viện đại học Việt Nam.