Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh khoa học và công nghệ phát triển nhanh chóng, nhu cầu thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin, tri thức phục vụ nghiên cứu và giảng dạy tại các cơ sở giáo dục đại học ngày càng gia tăng. Sự chuyển dịch phương pháp giáo dục đại học sang hướng "lấy người học làm trung tâm" đòi hỏi các thư viện trường đại học phải đổi mới tổ chức và phương thức hoạt động, phát huy vai trò là trung tâm học liệu và giảng đường thứ hai của sinh viên và giảng viên.

Khóa luận tốt nghiệp "Tìm hiểu tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông" do sinh viên Nguyễn Thị Hồng Duyên (Khóa K51 ngành Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Văn Hành vào tháng 5 năm 2010. Nghiên cứu khảo sát toàn diện thực trạng tổ chức bộ máy, cơ sở vật chất, nguồn lực thông tin và các quy trình nghiệp vụ thông tin - thư viện tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông (Cơ sở đào tạo Hà Đông) nhằm chỉ ra các ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp phát triển.

Mục đích và các nhiệm vụ nghiên cứu được xác định cụ thể:

  1. Nghiên cứu đặc điểm, vai trò, vị trí và nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông đối với công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học.
  2. Nghiên cứu đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của các nhóm đối tượng tại Học viện.
  3. Khảo sát, mô tả và đánh giá thực trạng các khâu tổ chức, quản lý và quy trình hoạt động nghiệp vụ thông tin - thư viện tại Trung tâm.
  4. Đề xuất hệ thống các giải pháp và kiến nghị khoa học nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức, nâng cao chất lượng hoạt động nghiệp vụ và hiệu quả phục vụ bạn đọc.
  • Đối tượng nghiên cứu: Toàn bộ hoạt động tổ chức, quản lý và nghiệp vụ của Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông.
  • Phạm vi nghiên cứu: Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông (tập trung tại cơ sở đào tạo Hà Đông) từ thời điểm thành lập (năm 2006) đến năm 2010.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận dựa trên lý luận chuyên ngành khoa học Thông tin - Thư viện về chu trình thông tin, phát triển vốn tài liệu, xử lý kỹ thuật tài liệu, tổ chức hệ thống tra cứu và quản trị thư viện hiện đại.

Các căn cứ pháp lý và văn bản quy định được tác giả sử dụng bao gồm:

  • Quyết định số 397/TCCB ngày 30/5/2006 của Giám đốc Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông về việc thành lập Trung tâm Thông tin - Thư viện.
  • Quyết định số 688/QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp về quyền thu nhận ấn phẩm lưu chiểu tại các thư viện đại học.
  • Quyết định số 693/QĐ-TTTTTV của Giám đốc Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông về "Quy định về quản lý và cung cấp học liệu trong Học viện".

Các chuẩn nghiệp vụ và công cụ kỹ thuật thư viện áp dụng trong phân tích:

  • Biên mục mô tả: Quy tắc biên mục Anh - Mỹ rút gọn (Anglo-American Cataloguing Rules 2nd Edition - AACR2) và Khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 21 (Machine-Readable Cataloging).
  • Phân loại tài liệu: Khung phân loại thập phân Dewey ấn bản 14 (Dewey Decimal Classification - DDC 14).
  • Định tiêu đề chủ đề và từ khóa: Danh mục đề mục chủ đề Sears (Sears List of Subject Headings), Bộ Từ khóa Từ điển Khoa học và Công nghệ (Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia biên soạn) và Bộ Từ khoá của Thư viện Quốc gia Việt Nam.
  • Tiêu chuẩn công nghệ thông tin: Chuẩn trao đổi dữ liệu thư mục ISO 2709, giao thức tìm kiếm và liên kết thư viện Z39.50 tích hợp trong phần mềm quản trị thư viện Libol 6.0.

Phương pháp nghiên cứu thu thập và xử lý thông tin:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, khảo cứu các văn bản hành chính, quy chế nội bộ, báo cáo tổng kết năm học và hồ sơ lưu trữ của đơn vị.
  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Quan sát quy trình nghiệp vụ xử lý tài liệu, phục vụ tại phòng đọc, phòng mượn, hệ thống phòng Internet và phòng thí nghiệm.
  • Phương pháp thống kê, phân tích và tổng hợp số liệu: Tập hợp số liệu về số lượng cán bộ, vốn tài liệu, biểu ghi cơ sở dữ liệu, trang thiết bị, lưu lượng bạn đọc và lượt phục vụ từ năm 2006 đến năm 2009.
  • Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi với cán bộ quản lý, nhân viên nghiệp vụ và người dùng tin để thu nhận ý kiến phản hồi về chất lượng dịch vụ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Chương 1 trình bày lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm người dùng tin của đơn vị.

Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông được thành lập theo Quyết định số 397/TCCB ngày 30/5/2006 trên cơ sở sáp nhập bộ phận Thư viện (thuộc phòng Quản lý đào tạo cũ), Trung tâm Internet Plaza, cán bộ Khoa Công nghệ Thông tin 1 và cán bộ Bưu cục thực hành Nguyễn Trãi. Đến năm 2009, Trung tâm tiếp nhận thêm nhiệm vụ quản lý phòng Thí nghiệm - Thực hành của Học viện.

Đơn vị đảm nhận ba nhóm chức năng chính:

  • Quản lý chuyên môn, nghiệp vụ thông tin - thư viện trong toàn Học viện, phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học tại cơ sở Hà Đông.
  • Quản lý, vận hành và tổ chức khai thác trang thiết bị thí nghiệm - thực hành phục vụ giảng dạy chuyên ngành.
  • Xây dựng, quản lý và phát triển mạng lưới Internet, hệ thống thư viện điện tử cho cơ sở quản lý và đào tạo phía Bắc.

Tác giả phân chia người dùng tin tại Học viện thành 2 nhóm với các đặc điểm nhu cầu tin riêng biệt:

Nhóm người dùng tin Tỷ lệ cơ cấu Đặc điểm và nhu cầu tài liệu
Cán bộ quản lý, giảng viên, nghiên cứu viên 20% Nhu cầu thông tin mang tính bền vững, chọn lọc cao, định hướng vĩ mô và cập nhật công nghệ mới trong ngành Bưu chính Viễn thông (BCVT). Thường xuyên sử dụng sách chuyên khảo, báo - tạp chí ngoại văn và tra cứu Internet.
Sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh 80% Nhu cầu tài liệu phục vụ chương trình học tập, thi cử, làm bài tập lớn và đồ án tốt nghiệp. Sinh viên năm 1-2 cần nhiều giáo trình khoa học cơ bản, lý luận chính trị; sinh viên năm 3-4 và học viên sau đại học cần tài liệu chuyên ngành sâu về Điện tử, Viễn thông, Công nghệ thông tin và Quản trị kinh doanh BCVT.

Chương 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Chương 2 phân tích chi tiết cơ cấu tổ chức, nguồn lực và toàn bộ quy trình hoạt động chuyên môn của đơn vị.

1. Cơ cấu tổ chức và nhân sự

Tổng số cán bộ của Trung tâm tại thời điểm khảo sát là 12 người, cơ cấu trình độ gồm: 01 Thạc sĩ Thông tin - Thư viện, 01 Thạc sĩ Công nghệ thông tin, 02 Cử nhân Đại học Văn hóa chuyên ngành Thông tin - Thư viện và 08 Cử nhân chuyên ngành khác đã qua bồi dưỡng nghiệp vụ thư viện. Bộ máy tổ chức chia thành:

  • Ban Lãnh đạo: 01 Trưởng Trung tâm phụ trách chung.
  • Tổ Văn phòng: Phụ trách hành chính, tổng hợp, thi đua, báo cáo.
  • Tổ Thư viện (4 cán bộ): Gồm Phòng Nghiệp vụ, Phòng Mượn tài liệu về nhà, Phòng Đọc tại chỗ.
  • Tổ Quản trị mạng và Thí nghiệm - Thực hành (7 cán bộ): Gồm Phòng Quản trị mạng và Data Centre, Phòng Internet Center (60 máy), Phòng Internet Plaza (50 máy do Hàn Quốc tài trợ từ 2003) và Phòng Thí nghiệm - Thực hành (tầng 5-6 nhà A3).

2. Vốn tài liệu và cơ sở vật chất

  • Vốn tài liệu truyền thống: Tổng cộng có 5.648 tên tài liệu với 43.038 bản. Phân bố theo ngôn ngữ gồm 3.647 tên tài liệu tiếng Việt (chiếm 65%) và 2.001 tên tài liệu ngoại văn (chiếm 35%). Báo và tạp chí gồm 37 tên tiếng Việt và 12 tên ngoại văn.
STT Lĩnh vực tài liệu Số tên tiếng Việt Số tên ngoại văn Tổng số bản Tỷ lệ % số bản
1 Khoa học cơ bản 140 270 9.860 23,0%
2 Kỹ thuật viễn thông 136 670 8.243 19,0%
3 Bài giảng do Học viện biên soạn 41 0 8.038 18,7%
4 Kỹ thuật điện tử 100 392 4.036 9,4%
5 Công nghệ thông tin 213 329 3.436 8,0%
6 Quản trị kinh doanh 347 315 2.453 5,7%
7 Chính trị - Xã hội 560 25 1.631 4,0%
8 Sách ngoại văn khác 0 200 1.200 2,8%
9 Tài liệu tra cứu tổng hợp 92 142 141 0,3%
Tổng cộng 3.647 2.001 43.038 100%
  • Nguồn tin điện tử: Cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục đạt 3.338 biểu ghi trên phần mềm Libol 6.0; 43 đĩa CD-ROM lưu trữ toàn văn luận văn, luận án; quyền truy cập CSDL khoa học trực tuyến thông qua mạng Nghiên cứu và Đào tạo quốc gia VinaREN (kết nối từ tháng 12/2009).
  • Cơ sở vật chất: Tổng diện tích sàn trên 1.000 m², bao gồm: Cụm Phòng Đọc - Mượn - Kho sách (180 m²), Phòng Nghiệp vụ và Văn phòng (70 m²), Phòng Internet Center và Internet Plaza (250 m²), Phòng Thí nghiệm - Thực hành (500 m²). Hạ tầng tin học gồm 01 phòng máy chủ (02 server chạy 24/7) và 122 máy trạm (60 máy phòng Internet A3, 50 máy Internet Plaza, 7 máy thư viện, 2 máy văn phòng, 3 máy nghiệp vụ).

3. Hoạt động nghiệp vụ và dịch vụ thư viện

  • Công tác bổ sung: Nguồn mua chiếm ưu thế (kinh phí 400 - 500 triệu đồng/năm từ ngân sách Học viện), mua sách chuyên ngành từ NXB Bưu điện, sách đại cương từ NXB Giáo dục, NXB Chính trị quốc gia, NXB Khoa học và Kỹ thuật; sách ngoại văn qua Công ty Xunhasaba. Nguồn biếu tặng từ Quỹ Châu Á, Quỹ Telstra, Ngân hàng Thế giới. Nguồn nộp lưu chiểu theo quy định nội bộ thu nhận được 30 luận án tiến sĩ và 488 luận văn thạc sĩ. Thanh lý tài liệu tiến hành định kỳ 1 năm/lần.
  • Xử lý tài liệu: Quy trình xử lý theo chuỗi: Mô tả phiếu tiền máy theo chuẩn AACR2 rút gọn và định dạng MARC 21 $\rightarrow$ Phân loại DDC 14 $\rightarrow$ Định từ khóa có kiểm soát $\rightarrow$ Gán đề mục chủ đề Sears $\rightarrow$ Xác định Ký hiệu xếp giá kho mở (KHXGKM) $\rightarrow$ Nhập máy Libol 6.0 $\rightarrow$ In nhãn, dán mã vạch, đóng dấu (tại trang tên sách và trang 17) $\rightarrow$ In thư mục sách mới $\rightarrow$ Phân kho (10-20% cho phòng Đọc, 80-90% cho phòng Mượn).
  • Tổ chức kho và bảo quản: Hiện tổ chức kho theo hình thức kho đóng theo ký hiệu phân chia môn loại chuyên ngành đào tạo:
Ký hiệu Loại tài liệu chuyên ngành Ký hiệu Loại tài liệu chuyên ngành
BG Bài giảng KN Kinh tế nghiệp vụ viễn thông
CT Công nghệ thông tin CB Cơ bản
KC Kỹ thuật cơ sở CX Chính trị xã hội
TR Tra cứu KV Kỹ thuật viễn thông

Kho trang bị giá kim loại sơn tĩnh điện chống gỉ (ngăn đáy cách sàn 20 cm), hệ thống điều hòa, quạt trần, đèn huỳnh quang, máy hút bụi và bình chữa cháy $CO_2$.

  • Sản phẩm và dịch vụ thông tin:
    • Dịch vụ đọc tại chỗ: Phòng Đọc nhà A13 có 60 chỗ ngồi, phục vụ trong giờ hành chính, vốn tài liệu khoảng 9.720 cuốn, định mức tối đa 2 tài liệu/lượt.
    • Dịch vụ mượn về nhà: Quản lý kho mượn với khoảng 25.280 cuốn, cho mượn giáo trình theo lớp đầu kỳ và bổ sung hàng tuần; định mức tối đa 7 cuốn/học kỳ, được gia hạn tối đa 2 lần; áp dụng phiếu mượn giấy truyền thống; mức phạt hỏng sách là 5.000 đồng/cuốn, mất sách phải đền sách mới và nộp 20.000 đồng lệ phí xử lý nghiệp vụ.
    • Dịch vụ Internet: Miễn phí cho sinh viên và giảng viên tại phòng A3 và Plaza.
    • Hệ thống tra cứu: Tra cứu truyền thống qua Mục lục chữ cái (theo tên tác giả, tên tài liệu) và Mục lục phân loại; tra cứu hiện đại qua phân hệ OPAC của Libol 6.0 theo 3 chế độ (tìm đơn giản, tìm chi tiết, tìm nâng cao với toán tử AND, OR, NOT).

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Tác giả đánh giá tổng hợp các mặt ưu điểm và hạn chế:

  • Ưu điểm: Trung tâm đã từng bước chuẩn hóa nghiệp vụ theo chuẩn quốc tế (DDC 14, AACR2, MARC 21), ứng dụng hiệu quả phần mềm Libol 6.0, xây dựng hệ thống OPAC và kết nối mạng VinaREN; vốn tài liệu chuyên ngành Bưu chính Viễn thông và CNTT phong phú.
  • Hạn chế: Số lượng cán bộ thư viện còn mỏng (4 cán bộ phụ trách toàn bộ khâu nghiệp vụ, đọc, mượn); diện tích cụm phòng đọc - mượn - kho sách còn chật hẹp (180 m²); phương thức phục vụ vẫn là kho đóng; công tác mượn trả còn làm thủ công; phân hệ bổ sung của phần mềm Libol 6.0 chưa khai thác hết (chức năng tạo đơn đặt/đơn nhận chưa vận hành); chưa xây dựng được CSDL toàn văn số hóa.

Các nhóm giải pháp và kiến nghị được tác giả đề xuất:

  1. Kiện toàn tổ chức cán bộ: Bổ sung chỉ tiêu biên chế cho bộ phận nghiệp vụ thư viện; cử cán bộ đi đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ và chuyên môn thư viện hiện đại.
  2. Nâng cấp cơ sở vật chất: Mở rộng diện tích các phòng phục vụ; nhanh chóng chuyển đổi sang mô hình kho mở khi cơ sở hạ tầng mới hoàn thành.
  3. Phát triển nguồn lực thông tin: Nâng mức kinh phí bổ sung tài liệu; mở rộng quan hệ trao đổi, nhận tài trợ; tăng cường thu nộp tài liệu nội sinh (bài giảng, giáo trình, đề tài NCKH, khóa luận).
  4. Chuẩn hóa quy trình xử lý và CSDL: Hoàn thiện việc biên mục hồi cố; đẩy mạnh công tác tóm tắt tài liệu; chuẩn hóa tiêu đề chủ đề; xây dựng và phát triển CSDL toàn văn số hóa các luận văn, luận án.
  5. Nâng cao chất lượng dịch vụ và ứng dụng CNTT: Vận hành triệt để tất cả các phân hệ của phần mềm Libol 6.0 (đặc biệt là phân hệ lưu thông mượn trả bằng mã vạch và phân hệ bổ sung); tổ chức các lớp đào tạo kỹ năng tìm kiếm thông tin cho sinh viên đầu khóa.
  6. Mở rộng quan hệ đối ngoại: Tăng cường liên kết, chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện đại học kỹ thuật trong nước và tham gia sâu vào các dịch vụ của mạng VinaREN.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả khảo sát thực tế: Khóa luận cung cấp hệ thống số liệu cụ thể, phản ánh trung thực thực trạng nguồn lực của Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông: quản lý 12 cán bộ, 5.648 tên sách với 43.038 bản, 3.338 biểu ghi CSDL thư mục, hệ thống phòng máy 122 PC và mạng VinaREN.
  • Về mặt lý luận: Khóa luận làm rõ vai trò, vị trí và mối quan hệ hữu cơ giữa công tác thông tin - thư viện với nhiệm vụ nâng cao chất lượng đào tạo, nghiên cứu khoa học trong một trường đại học chuyên ngành kỹ thuật bưu chính - viễn thông - CNTT.
  • Về mặt thực tiễn: Nghiên cứu đã hệ thống hóa quy trình nghiệp vụ thực tế (xử lý kỹ thuật, khung ký hiệu xếp giá, vận hành phần mềm Libol 6.0), đồng thời đề xuất hệ thống 6 nhóm giải pháp có tính khả thi giúp ban lãnh đạo Trung tâm hoàn thiện mô hình tổ chức, quy trình phục vụ và định hướng chuyển đổi sang kho mở.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu phản ánh thực trạng tại thời điểm năm 2010 khi Trung tâm đang trong giai đoạn chuyển giao và cơ sở hạ tầng đang xây dựng dở dang (kho sách còn đặt tạm tại phòng học cũ). Số liệu khảo sát tập trung chủ yếu tại cơ sở đào tạo phía Bắc (Hà Đông), chưa mở rộng phân tích chi tiết cơ sở đào tạo phía Nam.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Nghiên cứu sâu về các mô hình tự động hóa toàn diện thư viện (như công nghệ RFID trong mượn trả tự động), xây dựng thư viện số toàn văn và đánh giá mức độ hài lòng của người dùng tin theo các mô hình đo lường chất lượng dịch vụ thư viện chuẩn hóa.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên, học viên ngành Thông tin - Thư viện, Quản trị thông tin: Tham khảo phương pháp khảo sát thực tế, cấu trúc một khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành và phương pháp mô tả quy trình nghiệp vụ thư viện đại học.
  • Cán bộ quản lý thư viện các trường đại học, cao đẳng chuyên ngành: Tham khảo mô hình phân loại ký hiệu xếp giá kho theo chuyên ngành đào tạo, quy trình áp dụng chuẩn AACR2, DDC 14, MARC 21 và vận hành phần mềm tích hợp Libol.

Câu hỏi thường gặp

1. Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông được thành lập vào thời gian nào và trên cơ sở nào?
Trung tâm được thành lập theo Quyết định số 397/TCCB ngày 30/5/2006 của Giám đốc Học viện, trên cơ sở sáp nhập bộ phận Thư viện của phòng Quản lý đào tạo cũ, Trung tâm Internet Plaza, cán bộ Khoa Công nghệ Thông tin 1 và cán bộ Bưu cục thực hành Nguyễn Trãi. Đến năm 2009, Trung tâm tiếp nhận quản lý thêm phòng Thí nghiệm - Thực hành.

2. Quy mô vốn tài liệu in và cơ sở dữ liệu thư mục của Trung tâm tại thời điểm khảo sát là bao nhiêu?
Vốn tài liệu truyền thống gồm 5.648 tên tài liệu với 43.038 bản (trong đó tiếng Việt chiếm 65%, ngoại văn chiếm 35%). Báo - tạp chí gồm 37 tên tiếng Việt và 12 tên ngoại văn. CSDL thư mục trên phần mềm Libol 6.0 đã nhập được 3.338 biểu ghi thư mục.

3. Trung tâm áp dụng những tiêu chuẩn nghiệp vụ và phần mềm nào trong xử lý tài liệu?
Trung tâm áp dụng quy tắc biên mục AACR2 rút gọn trên khổ mẫu MARC 21, phân loại tài liệu bằng khung DDC 14, định tiêu đề chủ đề theo Sears và bộ từ khóa KH&CN có kiểm soát, vận hành trên phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 kết hợp mạng VinaREN.

4. Quy định mượn tài liệu về nhà và mức xử phạt bạn đọc tại Trung tâm như thế nào?
Sinh viên được mượn tối đa 7 cuốn tài liệu/học kỳ và được gia hạn tối đa 2 lần. Trường hợp làm hỏng, rách sách bị phạt 5.000 đồng/cuốn; làm mất sách phải đền sách mới tương đương và nộp thêm 20.000 đồng lệ phí xử lý nghiệp vụ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hồng Duyên đã phản ánh bức tranh toàn diện và chi tiết về tổ chức bộ máy, nguồn lực và các quy trình nghiệp vụ tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông giai đoạn 2006 - 2010. Công trình chỉ rõ những thành tựu trong việc chuẩn hóa nghiệp vụ theo chuẩn quốc tế và ứng dụng phần mềm Libol 6.0, đồng thời nêu bật các hạn chế về nhân sự và diện tích kho phòng. Các đề xuất, giải pháp được xây dựng bám sát thực tiễn hoạt động của đơn vị, mang giá trị tham khảo thiết thực cho công tác quản trị và hiện đại hóa thư viện đại học chuyên ngành.