Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và sự bùng nổ của khoa học công nghệ, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã làm thay đổi căn bản phương thức hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện. Quá trình chuyển dịch từ phương thức phục vụ truyền thống sang môi trường thư viện điện tử đòi hỏi các trường đại học phải đổi mới công tác thông tin nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng giáo dục theo tinh thần Nghị quyết Hội nghị lần thứ 2 Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa VIII). Tại Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thư viện đóng vai trò là "giảng đường thứ hai", trực tiếp cung cấp nguồn lực thông tin phục vụ công tác đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao trong các khối ngành kinh tế đối ngoại, kinh doanh quốc tế, quản trị kinh doanh, tài chính - ngân hàng và ngoại ngữ thương mại.

Khóa luận tốt nghiệp "Nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội phục vụ sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nước" do sinh viên Hà Thị Ngọc (ngành Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội) thực hiện dưới sự hướng dẫn của PGS.TS. Trần Thị Quý.

Mục tiêu nghiên cứu chính của đề tài là khảo sát, phân tích toàn diện thực trạng tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội; đánh giá những kết quả đạt được, nhận diện các điểm nghẽn trong chu trình thông tin (từ khâu phát triển nguồn tin, xử lý, lưu giữ bảo quản đến tra tìm và phổ biến thông tin), từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động phục vụ người dùng tin.

Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định gồm 3 nội dung chính:

  1. Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu phát triển của Nhà trường; làm rõ lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất, đặc điểm nguồn lực thông tin, đối tượng và nhu cầu tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội.
  2. Khảo sát và đánh giá thực trạng quy trình hoạt động thông tin theo 5 bước nghiệp vụ chuyên sâu tại thư viện.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế, phân tích nguyên nhân và xây dựng hệ thống kiến nghị, giải pháp khả thi nhằm tối ưu hóa hoạt động thông tin của thư viện.
  • Đối tượng nghiên cứu: Quá trình tổ chức các khâu nghiệp vụ hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội.
  • Phạm vi không gian: Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát và thu thập dữ liệu thực trạng giai đoạn 2006 – 2009 (thời điểm hoàn thành khóa luận năm 2009).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác – Lênin, kết hợp với việc quán triệt các chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước về phát triển sự nghiệp giáo dục – đào tạo và công tác thông tin – thư viện trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa.

Về mặt lý thuyết nghiệp vụ thông tin – thư viện, tác giả vận dụng các chuẩn mực và khung quy tắc chuyên ngành:

  • Quy trình chu trình thông tin 5 bước: Chọn lọc và bổ sung thông tin $\rightarrow$ Mô tả thư mục $\rightarrow$ Mô tả nội dung $\rightarrow$ Lưu giữ và bảo quản $\rightarrow$ Tra tìm và phổ biến thông tin.
  • Quy tắc mô tả thư mục quốc tế ISBD (International Standard Bibliographic Description) chia thành 8 vùng mô tả chuẩn hóa.
  • Khổ mẫu biên mục đọc được bằng máy MARC 21 (Machine-Readable Cataloging) dùng trong biên mục tự động.
  • Hệ thống tóm tắt tài liệu dạng tóm tắt chỉ dẫn (Indicative abstract).

Tác giả phối hợp các phương pháp nghiên cứu cụ thể:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu: Thu thập, đối chiếu các văn bản chỉ đạo, báo cáo tổng kết năm học, hồ sơ quản lý và các công trình nghiên cứu đi trước về thư viện đại học.
  • Phương pháp điều tra xã hội học: Thu thập thông tin phản hồi của người dùng tin thông qua các buổi đối thoại định kỳ cuối năm của Ban Giám hiệu và phiếu góp ý.
  • Phương pháp quan sát và thống kê: Theo dõi nhật ký phục vụ hàng ngày tại các phòng chức năng, thống kê số lượng tài liệu bổ sung, số lượt tra cứu và cơ cấu ngân sách.
  • Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với cán bộ quản lý, cán bộ nghiệp vụ thư viện và đại diện các khoa/bộ môn trong trường.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trong việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học

Chương này trình bày tổng quan về lịch sử phát triển của Trường Đại học Ngoại thương từ khi thành lập năm 1960 (khởi đầu từ Bộ môn Ngoại thương thuộc Khoa Quan hệ Quốc tế, Bộ Ngoại giao, tuyển sinh khóa 1 với 42 sinh viên), trải qua các giai đoạn phát triển theo Quyết định số 123/CP năm 1967 và sáp nhập năm 1970, chuyển giao sang Bộ Đại học và Trung học Chuyên nghiệp năm 1985. Đến thời điểm nghiên cứu, trường có 11 khoa chuyên môn, 2 khoa quản lý đào tạo, 3 bộ môn, 8 phòng ban chức năng, 9 trung tâm và quy mô gần 300 cán bộ, giảng viên cùng khoảng 10.000 sinh viên.

Thư viện trường tiền thân là kho sách khoảng 4.000 cuốn năm 1960. Đến giai đoạn 2002 – 2009, qua dự án "Đầu tư chiều sâu cho Trung tâm Thông tin và Thư viện", cơ sở vật chất được mở rộng lên 1.300 $\text{m}^2$ tại tầng 1 và tầng 2 nhà G, đáp ứng phục vụ đồng thời 150 – 200 người dùng tin.

Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Thư viện gồm Ban Giám đốc (1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc) và 5 phòng chuyên môn: Phòng Nghiệp vụ (3 cán bộ), Phòng Đọc tổng hợp (4 cán bộ), Phòng Mượn (1 cán bộ), Phòng Đọc tự chọn (2 cán bộ), Phòng Đọc đa chức năng (2 cán bộ). Tổng số nhân sự là 12 cán bộ (2 nam, 10 nữ); trong đó 9 cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – Thư viện, 3 cán bộ tốt nghiệp ngành khác đã qua đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ.

                                    [Phòng Đọc      [Phòng Mượn]   [Phòng Đọc     [Phòng Đọc
                                     Tổng hợp]                      Tự chọn]      Đa chức năng]

Hạ tầng kỹ thuật: Gồm 1 máy chủ HT-LH 6000-U3-523, 52 máy tính trạm và thiết bị ngoại vi, 1 máy in mã vạch Barcode Blaster, 4 máy đọc mã vạch, 2 máy in mạng HP LaserJet 4200, 1 máy in màu HP Deskjet 1180C, 1 máy quét màu HP Scanjet 7450C2, 1 máy photocopy Gestetner DSM 616; vận hành phần mềm quản lý thư viện tích hợp Hib version 4 do Công ty Máy tính Truyền thông CMC thiết lập trên nền mạng LAN và Internet.

Nguồn lực thông tin:

  • Tài liệu truyền thống: Hơn 20.000 tên sách tương đương 50.000 bản sách (sách chiếm 91% vốn tài liệu, luận án/luận văn/đề tài chiếm 5,6% với 3.200 bản, báo/tạp chí chiếm 3,4% với 1.800 bản thuộc 252 loại).
  • Tài liệu điện tử: 5 CSDL thư mục tự tạo; các CSDL trực tuyến mua qua Dự án Giáo dục Đại học gồm Lexis-Nexis Academic, ProQuest ABI/INFORM Global, Emerald Management Fulltext, Business Source Premier, CSDL BCRC (Business & Company Resource Center - thuê bao 3 năm từ 2009), cùng gần 600 đĩa CD-ROM/DVD sao lưu dữ liệu.

Phân nhóm người dùng tin và nhu cầu tin:

  • Cán bộ quản lý, lãnh đạo (chiếm ~2%): Cần thông tin định hướng, văn bản pháp luật, chính sách giáo dục.
  • Cán bộ giảng dạy, nghiên cứu (~8%, khoảng 300 người): Cần thông tin chuyên sâu, đa dạng, cập nhật phục vụ soạn bài giảng và thực hiện đề tài.
  • Học viên, sinh viên (~90 – 95%): Cần giáo trình, tài liệu tham khảo theo môn học, khóa luận và luận văn tốt nghiệp.

Chương 2: Thực trạng tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Tác giả đi sâu phân tích việc triển khai các khâu nghiệp vụ tại Thư viện:

1. Hoạt động phát triển nguồn tin (Chọn lọc và bổ sung)

Quy trình được điều hành trực tiếp bởi Phó Giám đốc Thư viện, kết hợp đối chiếu nhu cầu người dùng với danh mục từ các nhà xuất bản và đăng ký bổ sung từ các Khoa/Bộ môn.

  • Cơ cấu ngôn ngữ vốn sách: Sách tiếng Việt chiếm 75,5%; sách ngoại văn chiếm 24,5%.
  • Nguồn bổ sung có trả tiền: Ngân sách hàng năm khoảng 280 triệu đồng. Trong đó, 200 triệu đồng (71%) dành cho mua sách giáo trình/tham khảo; 80 triệu đồng (29%) dành cho báo và tạp chí (30% mua báo nội địa, 70% mua báo ngoại văn qua Xunhasaba, Culturimex).
  • Nguồn bổ sung không trả tiền: Tài liệu biếu tặng chiếm 40 – 50% tổng số tài liệu thu thập (NXB Thế giới, Nhà sách Pháp luật Việt – Pháp, Ngân hàng Thế giới World Bank, The Asia Foundation, dự án VCDS, sách Lào – Campuchia); nguồn nội sinh (thu nhận luận văn, khóa luận, giáo trình nội bộ) và nguồn lưu chiểu (Tạp chí Kinh tế Đối ngoại nộp lưu chiểu 5 cuốn/số).
  • Thanh lý tài liệu: Định kỳ loại bỏ khóa luận tốt nghiệp của 4 năm trước đó với số lượng trung bình 600 – 700 cuốn/năm do nội dung thông tin không còn phù hợp.
Năm học Số lượng sách bổ sung (cuốn) Số loại báo, tạp chí bổ sung Tài liệu điện tử bổ sung
2006 – 2007 4.139 > 250 loại 331 đĩa CD backup
2007 – 2008 2.237 > 251 loại 331 đĩa CD backup
2008 – 2009 (đến 04/2009) 2.825 252 loại Tích hợp CSDL BCRC

Chi tiết bổ sung năm học 2008 – 2009: Sách giáo trình/tham khảo: 628 cuốn/14 tên; Đề tài NCKH trường: 105 cuốn/41 tên; Khóa luận tốt nghiệp K43: 815 cuốn; Luận văn Thạc sĩ 2008: 158 cuốn; Quỹ VCDS tặng: 168 cuốn/31 tên; Quỹ Châu Á: 153 cuốn/114 tên; Sách tài trợ Lào – Campuchia: 898 cuốn/146 tên.

2. Hoạt động xử lý thông tin

  • Mô tả thư mục: Áp dụng chuẩn ISBD với 8 vùng dữ liệu và chuẩn hóa trên khổ mẫu biên mục đọc được bằng máy MARC 21 trong phần mềm quản trị. Các trường MARC 21 tiêu biểu được áp dụng bao gồm: 041 (Ngôn ngữ), 082 (Chỉ số phân loại Dewey), 100 (Tác giả cá nhân), 245 (Nhan đề và thông tin trách nhiệm), 260 (Thông tin xuất bản), 300 (Mô tả vật lý), 490 (Nhan đề tùng thư), 505 (Phụ chú nội dung), 653 (Từ khóa không kiểm soát), 700 (Tác giả phụ).
  • Mô tả nội dung: Sử dụng khung phân loại để định lớp tài liệu và xây dựng tóm tắt chỉ dẫn (Indicative abstract) nhằm cô đọng đối tượng, phương pháp và phạm vi nghiên cứu của tài liệu gốc (áp dụng cho các giáo trình chuyên ngành, tài liệu tham khảo dày).

3. Các khâu nghiệp vụ khác

  • Lưu giữ và bảo quản: Phân chia khu vực tài liệu mở và tài liệu đóng; duy trì kho báo lưu, kho luận án/luận văn.
  • Tra tìm và phổ biến: Khai thác hệ thống mục lục trực tuyến OPAC, tra cứu mục lục sách mới, tìm kiếm CSDL trực tuyến tại Phòng Đa chức năng; triển khai hoạt động trưng bày, giới thiệu ấn phẩm mới.
  • Đào tạo người dùng tin & hợp tác quốc tế: Hướng dẫn sinh viên năm thứ nhất kỹ năng tra cứu; duy trì mạng lưới liên kết với Thư viện Quốc gia và Liên hiệp Thư viện các trường Đại học.

Chương 3: Một số đánh giá, kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Tác giả phân tích điểm mạnh (đội ngũ cán bộ đạt chuẩn nghiệp vụ, ứng dụng phần mềm Hib 4, nguồn tài liệu kinh tế chuyên sâu phong phú) và chỉ rõ các hạn chế tồn tại:

  • Kinh phí bổ sung cho tài liệu tiếng Việt còn hạn hẹp, nhất là sách văn hóa, xã hội, pháp luật.
  • Phương thức thu thập nhu cầu tin chưa đa dạng; thị trường xuất bản trong nước thiếu kế hoạch xuất bản dài hạn khiến việc đặt mua bị động.
  • Một số khâu xử lý nội dung, từ khóa kiểm soát chưa đồng bộ tuyệt đối.

Hệ thống nhóm giải pháp đề xuất:

  1. Tăng cường kinh phí: Đa dạng hóa nguồn thu từ dịch vụ thông tin, vận động các dự án quốc tế, nâng mức phân bổ ngân sách định kỳ cho bổ sung sách và CSDL điện tử.
  2. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, kỹ thuật: Bổ sung máy trạm tra cứu, bảo trì định kỳ máy chủ HT-LH 6000, nâng cấp đường truyền mạng LAN và Internet.
  3. Phát triển nguồn lực thông tin: Cân đối tỷ lệ sách giáo trình, tăng cường thu thập tài liệu nội sinh (giáo trình nội bộ, đề tài NCKH), mở rộng liên kết trao đổi tài liệu ngoại văn.
  4. Hoàn thiện và chuẩn hóa quy trình xử lý thông tin: Tiếp tục chuẩn hóa biểu ghi theo chuẩn MARC 21, nâng cao chất lượng lập bảng từ khóa và tóm tắt chỉ dẫn.
  5. Đẩy mạnh công tác bảo quản và an toàn kho: Áp dụng các biện pháp kỹ thuật kiểm soát môi trường kho tài liệu giấy, sao lưu định kỳ CSDL điện tử trên đĩa quang và máy chủ phụ trợ.
  6. Nâng cao chất lượng tra tìm và phổ biến thông tin: Tối ưu hóa giao diện OPAC, đa dạng hóa các bản tin thư mục chuyên đề, tăng cường dịch vụ cung cấp tài liệu điện tử.
  7. Phát triển nhân sự và đào tạo người dùng tin: Bồi dưỡng nâng cao trình độ công nghệ thông tin và ngoại ngữ cho 12 cán bộ thư viện; tổ chức các khóa tập huấn kỹ năng tìm tin chuyên sâu cho sinh viên các khóa mới.

Kết quả và đóng góp

Chỉ tiêu / Khía cạnh Dữ liệu ghi nhận trong khóa luận
Quy mô diện tích phục vụ 1.300 $\text{m}^2$ (tầng 1 & 2 nhà G), sức chứa 150 – 200 chỗ ngồi đồng thời.
Hạ tầng công nghệ 52 máy tính, 1 máy chủ, phần mềm Hib 4 (CMC), hệ thống mạng LAN/Internet.
Tổng dung lượng vốn tài liệu > 20.000 đầu sách (~50.000 bản); 1.800 bản báo tạp chí (252 loại); 3.200 bản luận án/đề tài.
CSDL trực tuyến khai thác Lexis-Nexis, ProQuest ABI/INFORM Global, Emerald, Business Source Premier, BCRC.
Ngân sách bổ sung hàng năm ~ 280 triệu VNĐ (200 triệu mua sách [71%], 80 triệu mua báo tạp chí [29%]).
Tỷ trọng nguồn bổ sung biếu tặng Chiếm 40 – 50% tổng số tài liệu thu nhận hàng năm.
Nhân sự thư viện 12 cán bộ (75% có bằng chuyên ngành Thông tin – Thư viện chính quy).

Khóa luận đóng góp về mặt lý luận khi hệ thống hóa toàn diện mô hình chu trình hoạt động thông tin trong môi trường thư viện đại học chuyên ngành kinh tế. Về mặt thực tiễn, công trình cung cấp bức tranh số liệu xác thực về hiện trạng cơ sở vật chất, vốn tài liệu, cơ cấu tổ chức và quy trình tác nghiệp của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội giai đoạn 2006 – 2009, làm cơ sở xây dựng phương án cải tiến dịch vụ thông tin đáp ứng chương trình đổi mới giáo dục đại học.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Các số liệu khảo sát tập trung chủ yếu vào Thư viện cơ sở chính tại Hà Nội trong giai đoạn 2006 – 2009; phạm vi khảo sát nhu cầu người dùng tin chủ yếu khai thác từ nhật ký phục vụ và các buổi trao đổi thường niên cuối năm, chưa triển khai các cuộc điều tra bằng bảng hỏi định lượng trên diện rộng đối với từng nhóm đối tượng độc giả.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu mô hình chia sẻ tài nguyên thông tin dùng chung giữa các thư viện khối trường kinh tế; đánh giá hiệu quả kinh tế - thông tin của việc khai thác các CSDL điện tử trực tuyến trả phí; nghiên cứu tự động hóa sâu rộng hơn trong khâu lưu thông tài liệu và tích hợp các chuẩn siêu dữ liệu tiên tiến.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên, học viên ngành Thông tin – Thư viện, Quản trị thông tin khi nghiên cứu về tổ chức hoạt động thông tin, phương pháp biên mục theo chuẩn ISBD/MARC 21 và kỹ thuật lập tóm tắt tài liệu khoa học.
  • Cán bộ quản lý thư viện các trường đại học khối ngành kinh tế – xã hội trong việc tham khảo mô hình phân bổ ngân sách bổ sung tài liệu, cơ cấu phòng ban và quy trình phục vụ người dùng tin.
  • Các nhà nghiên cứu lịch sử phát triển giáo dục đại học và lịch sử phát triển của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội.

Câu hỏi thường gặp

1. Vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội tại thời điểm nghiên cứu có cơ cấu như thế nào?
Vốn tài liệu gồm hơn 20.000 đầu sách với khoảng 50.000 bản (sách chiếm 91% tổng số tài liệu; trong đó sách tiếng Việt chiếm 75,5%, sách ngoại văn chiếm 24,5%). Vốn luận án, luận văn và đề tài NCKH các cấp có khoảng 3.200 bản (chiếm 5,6%). Báo và tạp chí có 1.800 bản thuộc 252 loại (chiếm 3,4%, bao gồm 31 loại báo/tạp chí ngoại văn). Ngoài ra, thư viện quản lý 5 CSDL thư mục tự tạo, gần 600 đĩa CD/DVD và 5 gói CSDL điện tử trực tuyến quốc tế.

2. Ngân sách mua tài liệu hàng năm của Thư viện được phân bổ ra sao?
Ngân sách bổ sung hàng năm do trường cấp khoảng 280 triệu đồng. Trong đó, khoảng 200 triệu đồng (71%) được sử dụng để mua tài liệu dạng sách (giáo trình, sách tham khảo); khoảng 80 triệu đồng (29%) dành cho đặt mua báo và tạp chí (với tỷ lệ chi 30% cho báo tạp chí trong nước và 70% cho báo tạp chí ngoại văn).

3. Khâu mô tả thư mục và xử lý nội dung tại Thư viện áp dụng các tiêu chuẩn nghiệp vụ nào?
Thư viện áp dụng Quy tắc mô tả thư mục quốc tế ISBD phân chia thành 8 vùng mô tả chuẩn; áp dụng khổ mẫu MARC 21 (với các trường chính như 041, 082, 100, 245, 260, 300, 490, 505, 653, 700) trên phần mềm quản lý thư viện Hib version 4. Về xử lý nội dung, thư viện thực hiện phân loại theo khung phân loại DDC và lập tóm tắt chỉ dẫn (Indicative abstract) để cô đọng nội dung chính của tài liệu.

4. Thư viện tiến hành công tác thanh lý tài liệu theo nguyên tắc và tần suất nào?
Do giới hạn diện tích kho và yêu cầu cập nhật tri thức, thư viện tiến hành thanh lý định kỳ đối với khóa luận tốt nghiệp của sinh viên từ 4 năm trước đó, với số lượng rút khỏi kho trung bình từ 600 đến 700 cuốn mỗi năm.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hà Thị Ngọc đã phản ánh chi tiết, chân thực thực trạng hoạt động của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trong giai đoạn chuyển dịch sang mô hình thư viện hiện đại (2006 – 2009). Công trình làm rõ mối liên hệ hữu cơ giữa 5 khâu của chu trình thông tin với yêu cầu bảo đảm tài nguyên phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học chuyên ngành kinh tế đối ngoại. Các đề xuất, giải pháp được đưa ra bám sát điều kiện thực tế về nhân sự, kinh phí và công nghệ của Nhà trường, đóng góp thiết thực cho công tác hoàn thiện quản lý thông tin – thư viện đại học.