Giáo trình Quản lý dự án CNTT - Biên soạn bởi ThS. Nguyễn Hữu Quốc (Học viện Bưu chính Viễn thông)

• Tác giả: THS. Nguyễn Hương Quỳnh
• Trường học: Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
• Chuyên ngành: Quản lý dự án
• Đề tài: Giáo trình quản lý dự án đại học bưu chính viễn thông
• Loại tài liệu: Giáo trình
• Năm xuất bản: 2007
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng quan về giáo trình quản lý dự án đại học bưu chính viễn thông

Giáo trình quản lý dự án tại Đại học Bưu chính Viễn thông là tài liệu học thuật được biên soạn dành cho sinh viên hệ đào tạo từ xa. Giáo trình cung cấp kiến thức nền tảng về quản lý dự án công nghệ thông tin. Nội dung bao gồm các khái niệm cơ bản về dự án, thuộc tính của dự án và các yếu tố cần thiết trong quản lý. Tài liệu do ThS. Nguyễn Hữu Quốc biên soạn, xuất bản năm 2007. Giáo trình được xây dựng theo chuẩn quốc tế PMBOK, đảm bảo tính hệ thống và khoa học. Sinh viên được trang bị kiến thức từ lý thuyết đến thực hành. Phương pháp tiếp cận bài bản giúp người học hiểu rõ quy trình quản lý dự án từ khởi tạo đến kết thúc. Tài liệu đóng vai trò quan trọng trong chương trình đào tạo quản lý công nghệ thông tin tại Học viện.

1.1. Mục tiêu và đối tượng của giáo trình

Giáo trình hướng đến mục tiêu giúp sinh viên hiểu được khái niệm dự án là gì và quản lý dự án như thế nào. Người học nắm vững các nội dung trong quản lý dự án CNTT. Đối tượng chính là sinh viên hệ đào tạo từ xa tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông. Giáo trình cũng phù hợp cho những ai muốn tìm hiểu kiến thức quản lý dự án cơ bản. Nội dung được trình bày từ đơn giản đến phức tạp, phù hợp với nhiều trình độ học viên.

1.2. Cấu trúc nội dung giáo trình

Giáo trình được chia thành nhiều chương, bắt đầu từ kiến thức cơ sở. Chương đầu giới thiệu các khái niệm nền tảng về dự án và quản lý dự án. Các chương tiếp theo trình bày về quy trình lập kế hoạch, phân công công việc và kiểm soát dự án. Nội dung bao gồm cả lý thuyết và bài tập thực hành. Mỗi chương đều có mục tiêu học tập rõ ràng. Cấu trúc này đảm bảo sinh viên tiếp thu kiến thức một cách có hệ thống và toàn diện.

II. Phân tích các khái niệm cơ bản trong quản lý dự án

Khái niệm dự án được định nghĩa theo PMBOK Guide 2000 là một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Dự án có hai đặc tính nổi bật. Thứ nhất là tính tạm thời với điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể. Thứ hai là sản phẩm và dịch vụ mang tính duy nhất, khác biệt so với các sản phẩm đã có. Theo quan điểm chung, dự án là một lĩnh vực hoạt động được thực hiện theo phương pháp riêng trong khuôn khổ nguồn lực nhất định. Mục tiêu rõ ràng là tạo ra sản phẩm mới. Các thuộc tính của dự án bao gồm mục đích và kết quả rõ ràng, thời gian tồn tại hữu hạn, tính duy nhất của sản phẩm. Dự án thành công cần có kết quả được xác định rõ ràng. Các kết quả có thể theo dõi và đánh giá bằng hệ thống tiêu chí cụ thể. Dự án bao gồm nhiều hợp phần được quản lý trên cơ sở đảm bảo thống nhất về thời gian, nguồn lực và chất lượng.

2.1. Định nghĩa dự án theo chuẩn quốc tế

Theo PMBOK Guide, dự án là nỗ lực tạm thời được cam kết tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Tính tạm thời thể hiện qua điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể. Dự án chỉ kết thúc khi đạt mục tiêu hoặc thất bại. Tính duy nhất thể hiện sự khác biệt với sản phẩm dịch vụ tương tự đã tồn tại. Định nghĩa này giúp phân biệt dự án với hoạt động kinh doanh thông thường. Đây là nền tảng để xây dựng quy trình quản lý chuyên nghiệp.

2.2. Các thuộc tính đặc trưng của dự án

Dự án có ba thuộc tính chính. Đầu tiên là mục đích và kết quả rõ ràng, có thể theo dõi đánh giá bằng tiêu chí cụ thể. Thứ hai là thời gian tồn tại hữu hạn, trải qua các giai đoạn hình thành, phát triển và kết thúc. Thứ ba là sản phẩm mang tính duy nhất, tạo ra giá trị mới. Các thuộc tính này giúp nhà quản lý xác định phạm vi và kiểm soát dự án hiệu quả. Việc hiểu rõ thuộc tính dự án là cơ sở để lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực hợp lý.

III. Phương pháp lập kế hoạch và phân chia công việc dự án

Lập kế hoạch dự án là bước quan trọng quyết định thành công của toàn bộ dự án. Kế hoạch dự án là tài liệu chứa đựng toàn bộ kế hoạch, ghi lại những giả định trong quá trình lập kế hoạch. Tài liệu này phải được nhà tài trợ ký kết trước khi chuyển sang giai đoạn thực hiện. Kế hoạch bao gồm tổng quan, yêu cầu, kế hoạch tài nguyên, tài chính, triển khai và chất lượng. Công cụ quan trọng trong phân chia công việc là Work Breakdown Structure (WBS). WBS giúp chia nhỏ dự án thành các gói công việc có thể quản lý được. Cách tiếp cận WBS bao gồm phân theo giai đoạn, theo sản phẩm hoặc theo trách nhiệm. Kế hoạch dự án toàn diện không phụ thuộc vào số trang mà phụ thuộc vào việc đáp ứng đầy đủ các yếu tố cần thiết. Nhà quản lý cần đảm bảo kế hoạch bao quát tất cả khía cạnh từ nguồn lực, thời gian đến chất lượng.

3.1. Xây dựng cấu trúc phân chia công việc WBS

WBS là công cụ phân chia dự án thành các gói công việc nhỏ hơn có thể quản lý. Cách tiếp cận phổ biến bao gồm phân theo giai đoạn dự án, theo sản phẩm đầu ra hoặc theo trách nhiệm. Việc xây dựng WBS giúp xác định rõ ràng công việc cần thực hiện. Mỗi cấp trong WBS đại diện cho mức độ chi tiết tăng dần. WBS đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào trong dự án. Công cụ này là nền tảng cho việc lập lịch trình và phân bổ nguồn lực.

3.2. Các yếu tố của kế hoạch dự án toàn diện

Kế hoạch dự án toàn diện bao gồm nhiều thành phần quan trọng. Phần tổng quan cung cấp cái nhìn bao quát về dự án. Kế hoạch tài nguyên xác định nguồn lực cần thiết. Kế hoạch tài chính ước tính chi phí và ngân sách. Kế hoạch triển khai đặt ra lịch trình thực hiện. Kế hoạch chất lượng đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn. Ngoài ra còn có kế hoạch quản lý rủi ro và báo cáo tiến độ. Tất cả yếu tố này cần được phối hợp thống nhất.

IV. Ứng dụng và quy trình ban hành quyết định dự án

Quyết định dự án là văn bản pháp lý quan trọng đánh dấu sự khởi đầu chính thức. Quyết định phải đảm bảo bên ký kết có đúng chức năng và thẩm quyền. Người ký có thể cho phép bổ nhiệm nhân sự liên quan đến dự án. Người ký cũng có thể cho phép giải phóng nguyên vật liệu và tiêu dùng tiền bạc cần thiết. Quy định dự án cần rõ ràng với tên dự án cụ thể, giám đốc dự án được chỉ định. Thời gian thực hiện và kinh phí phải được ghi chú cụ thể. Yêu cầu nghiệp vụ và chức năng hệ thống cần được mô tả chi tiết. Quyết định dự án phải được phân phát hợp lý đến tất cả đối tượng liên quan. Đội ngũ thành viên dự án, bộ phận kế toán và nhà quản lý nguồn lực đều cần có bản sao. Quy trình ban hành quyết định đúng đắn là cơ sở pháp lý để dự án triển khai thuận lợi.

4.1. Nguyên tắc ban hành quyết định dự án

Quyết định dự án phải tuân thủ nguyên tắc về thẩm quyền ký kết. Bên ký kết phải đúng chức năng và có quyền hạn phù hợp. Quy định dự án cần rõ ràng về tên dự án, giám đốc, thời gian và kinh phí. Các yêu cầu nghiệp vụ và chức năng hệ thống phải được mô tả đầy đủ. Việc phân phát quyết định phải đảm bảo tất cả bên liên quan nhận được bản sao. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng cho toàn bộ quá trình thực hiện dự án.

4.2. Ứng dụng thực tế trong quản lý dự án CNTT

Giáo trình cung cấp kiến thức ứng dụng trực tiếp vào quản lý dự án CNTT. Sinh viên được thực hành qua các bài tập như thảo luận đề cương dự án. Ví dụ thực tế bao gồm thiết kế lại phân hướng dịch vụ khách hàng với kinh phí một triệu đô la. Thời gian thực hiện dự án khoảng 12 tháng. Các tình huống thực tế giúp sinh viên hiểu cách áp dụng lý thuyết vào công việc. Kỹ năng này rất cần thiết cho các nhà quản lý dự án tương lai trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

Trích đoạn nội dung tài liệu

H C VI N CÔNG NGH B U CHÍNH VI N THÔNG QU N LÝ Dで ÁN (Dùng cho sinh viên h đào t o đ i h c t xa) L u hành n i b HÀ N I - 2007 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt H C VI N CÔNG NGH B U CHÍNH VI N THÔNG QU N LÝ Dで ÁN Biên so n : THS. NGUY N H U QU C CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt CH姶愛NG 1: M浦T S渦 KI蔭N TH永C C愛 S雲 M C ÍCH - Hi u đ c các Khái ni m v : D án là gì, Qu n lý d án nh th nào? - N mđ c các n i dung trong qu n lý d án. - Ki n th c, k n ng c n thi t cho Qu n lý d án. GI I THI U CHUNG Qu n lý d án là m t trong nh ng l nh v c ki n th c mang tính kinh nghi m, có ý ngh a quan tr ng trong các nhi m v hàng ngày c a b t k m t nhà qu n lý hay m t cá nhân có tham v ng tr thành nhà qu n lý. hi u rõ và làm ch đ c nh ng ki n th c, n i dung xung quanh nhi m v , ho t đông qu n lý d án, c th là các d án công ngh th ng tin - CNTT, tr c tiên, các b n c n ph i trang b nh ng ki n th c c b n nh m khai thông khái ni m, thu t ng v qu n lý d án CNTT. CÁC KHÁI NI M C B N: D ÁN, D ÁN CNTT, QU N LÝ D ÁN a) D án là gì? Theo quan đi m chung d án là m t l nh v c ho t đ ng đ c thù, m t nhi m v c n ph i th c hi n theo m t ph ng pháp riêng, trong khuôn kh ngu n l c riêng, k ho ch ti n đ c th nh m t o ra m t s n ph m m i. T đó cho th y, d án có tính c th , m c tiêu rõ ràng xác đ nh đ t o ra m t s n ph m m i. Theo PMBOK® Guide 2000, p. 4, d án là “m t n l c t m th i đ c cam k t đ t o ra m t s n ph m ho c d ch v duy nh t”. Theo cách đ nh ngh a này, ho t đ ng d án t p trung vào 2 đ c tính: - N l c t m th i: m i d án đ u có đi m b t đ u và k t thúc c th . D án ch k t thúc khi đã đ t đ c m c tiêu d án ho c d án th t b i. - S n ph m và d ch v là duy nh t: đi u này th hi n có s khác bi t so v i nh ng s n ph m, d ch v t ng t đã có ho c k t qu c a d án khác. Tóm l i có th đ nh ngh a b ng m t câu: D án là m t chu i các công vi c (nhi m v , ho t đ ng), đ c th c hi n nh m đ t đ c m c tiêu đ ra trong đi u ki n ràng bu c v ph m vi, th i gian và ngân sách. b) Các thu c tính c a d án - D án có m c đích, k t qu rõ ràng: T t c các d án thành công đ u ph i có k t qu đ c xác đ nh rõ ràng nh m t toà nhà chung c , m t h th ng m ng c quan b n, m t h th ng m ng cáp truy n hình, … M i d án bao g m t p h p các nhi m v c n th c hi n, m i nhi m v c th này khi th c hi n s thu đ c k t qu đ c l p và t p h p các k t qu đó t o thành k t qu chung c a d án. Các k t qu này có th theo dõi, đánh giá b ng h th ng các tiêu chí rõ ràng. Nói cách khác, d án bao g m nhi u h p ph n khác nhau đ c 3 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt qu n lý, th c hi n trên c s đ m b o th ng nh t các ch tiêu v th i gian, ngu n l c (chi phí) và ch t l ng. - Th i gian t n t i c a d án có tính h u h n: d án là m t s sáng t o. Gi ng nh các th c th s ng, d án c ng tr i qua các giai đo n: hình thành, phát tri n và k t thúc hoàn thành. Nó không kéo dài mãi mãi, khi d án k t thúc hoàn thành, k t qu d án đ c chuy n giao, đ a vào khai thác s d ng, t ch c d án gi i tán. - S n ph m, k t qu c a d án mang tính đ c đáo, m i l : Khác v i các quá trình s n xu t liên t c, có tính dây chuy n, l p đi l p l i, k t qu c a d án không ph i là s n ph m s n xu t hàng lo t, mà có tính m i, th hi n s c sáng t o c a con ng i. Do đó, s n ph m và d ch v thu đ c t d án là duy nh t, h u nh khác bi t so v i các s n ph m cùng lo i. Tuy nhiên, trong nhi u d án, tính duy nh t th ng khó nh n ra. Vì v y, m i d án c n ph i t o ra nh ng giá tr m i ch ng h n thi t k khác nhau, môi tr ng tri n khai khác nhau, đ i t ng s d ng khác nhau … T đó cho th y n u 2 d án hoàn toàn gi ng nhau và không t o đ c giá tr nào m i, nó th hi n có s đ u t trùng l p, gây lãng phí, đây là tình tr ng ph bi n c a các d án nói chung, d án Công ngh thông tin (CNTT) nói riêng. - D án liên quan đ n nhi u bên: D án nào c ng có s tham gia c a nhi u bên h u quan nh nhà tài tr (ch đ u t ), khách hàng (đ n v th h ng), các nhà t v n, nhà th u (đ n v thi công, xây d ng) và trong nhi u tr ng h p có c c quan qu n lý nhà n c đ i v i các d án s d ng ngu n v n có ngu n g c t ngân sách nhà n c. Tu theo tính ch t c a d án và yêu c u c a nhà tài tr mà s tham gia c a các thành ph n trên có s khác nhau. th c hi n thành công m c tiêu c a d án, các nhà qu n lý d án c n duy trì th ng xuyên m i quan h v i các b ph n qu n lý khác. - D án th ng mang tính không ch c ch n: H u h t các d án đòi h i quy mô ti n v n, v t li u và lao đ ng r t l n đ th c hi n trong m t kho ng th i gian gi i h n. c bi t đ i v i các d án CNTT, n i mà công ngh thay đ i c sau 18 tháng (quy lu t Moore), th i gian đ u t và v n hành kéo dài th ng xu t hi n nguy c r i ro r t cao. - Môi tr ng t ch c, th c hi n: Quan h gi a các d án trong m t t ch c là quan h chia s cùng m t ngu n l c khan hi m nh đ i ng l p yêu c u h th ng, ki n trúc s , l p trình, ki m đ nh ch t l ng, đào t o - chuy n giao … ng th i, d án c nh tranh l n nhau v c ti n v n, thi t b . c bi t, trong m t s tr ng h p thành viên ban qu n lý d án có “2 th tr ng” nên không bi t ph i th c hi n m nh l nh c a c a c p trên tr c ti p nào khi mà hai m nh l nh có tính mâu thu n. T đó, có th th y r ng, môi tr ng qu n lý d án có nhi u m i quan h ph c t p nh ng h t s c n ng đ ng. - CNTT = Ph n c ng + Ph n m m, s tích h p ph n c ng, Ph n m m và con ng i - D án CNTT = DA liên quan đ n ph n c ng, ph n m m, và m ng - Thí d DA CNTT: D án xây d ng h th ng tính c c và ch m sóc khách hàng t i các B u đi n T nh/Thành, ph c v ho t đ ng s n xu t kinh doanh. d) Qu n lý D án là gì? Ph ng pháp qu n lý d án l n đ u đ c áp d ng trong l nh v c quân s c a M vào nh ng n m 50 c a th k tr c. Các l c l ng c b n thúc đ y s phát tri n ph ng pháp qu n lý d án là: 4 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt - Nhu c u th c t cho th y khách hàng ngày càng “kh t khe, khó tính” v i các hàng hoá, d ch v , d n t i s gia t ng đ ph c t p trong quy trình t ch c, qu n lý s n xu t và ch t l ng s n ph m, d ch v .