Tổng quan nghiên cứu

Việt Nam sở hữu đường bờ biển dài hơn 3.260 km cùng hệ thống giao thương hàng hải quốc tế chiến lược. Trong cấu trúc kinh tế biển quốc gia, Tổng công ty Hàng hải Việt Nam giữ vai trò nòng cốt với đội tàu gồm 143 chiếc, tổng trọng tải đạt khoảng 3 triệu tấn, chiếm tới 45% năng lực vận tải biển toàn quốc và quản lý 104 cầu cảng với tổng chiều dài 15.940 mét. Quá trình phát triển từ khi thành lập ngày 29 tháng 4 năm 1995 đã sản sinh ra một khối lượng hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ khổng lồ. Tuy nhiên, tại kho lưu trữ của cơ quan Tổng công ty hiện tồn đọng hơn 100 mét giá tài liệu hình thành trong giai đoạn 1995 đến 2005 chưa được chỉnh lý khoa học, cùng hàng nghìn mét tài liệu phân tán tại hơn 70 đơn vị thành viên.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là giải quyết tình trạng tài liệu bị tích đống, phân tán, có nguy cơ thất lạc và hư hại vật lý, gây khó khăn cho công tác quản trị doanh nghiệp. Mục tiêu cụ thể là khảo sát toàn diện thực trạng công tác lưu trữ tại Công ty mẹ và các công ty con đại diện cho 3 khối kinh doanh chính gồm vận tải biển, cảng biển và dịch vụ hàng hải; từ đó xây dựng phương án tổ chức khoa học phông lưu trữ liên hợp chuyên ngành. Phạm vi nghiên cứu bao quát toàn bộ tài liệu hành chính và tài liệu kỹ thuật nghiệp vụ phát sinh từ năm 1995 đến năm 2014. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp chuẩn hóa 100% quy trình phân loại, xử lý dứt điểm hơn 100 mét tài liệu tồn đọng, đồng thời giảm khoảng 70% thời gian tra cứu hồ sơ kỹ thuật phục vụ tái cơ cấu doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết phân loại phông lưu trữ học hiện đại và nguyên tắc xuất xứ xuất phát từ bản chất cơ quan hình thành phông. Luận văn vận dụng lý thuyết vòng đời tài liệu nhằm kiểm soát văn bản từ giai đoạn văn thư hiện hành, lưu trữ hiện hành tại doanh nghiệp cho đến lưu trữ lịch sử quốc gia. Mô hình nghiên cứu áp dụng cấu trúc Phông lưu trữ liên hợp dành riêng cho mô hình tổ hợp Công ty mẹ - Công ty con, phản ánh mối quan hệ sở hữu vốn và chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh theo Nghị định 184/2013/NĐ-CP với quy mô vốn điều lệ 10.693 tỷ đồng.

Các khái niệm then chốt được chuẩn hóa bao gồm: phông lưu trữ cơ quan, chỉnh lý khoa học tài liệu, xác định giá trị tài liệu, khung phân loại tài liệu và hệ thống công cụ tra cứu khoa học. Khung lý thuyết liên kết chặt chẽ với các quy chuẩn pháp lý như Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc đưa Tổng công ty Hàng hải Việt Nam vào nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu sơ cấp thu thập trực tiếp từ kho lưu trữ cơ quan và dữ liệu thứ cấp từ hệ thống báo cáo sản xuất kinh doanh của 72 đơn vị thành viên. Cỡ mẫu khảo sát gồm hơn 100 mét giá tài liệu hành chính tồn đọng tại Văn phòng Tổng công ty cùng khối tài liệu chuyên môn của 12 doanh nghiệp thành viên nòng cốt. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu định ngạch phi ngẫu nhiên kết hợp phân tầng theo 3 khối nghiệp vụ: khối cảng biển tiêu biểu như Cảng Hải Phòng, Cảng Sài Gòn, Cảng Đà Nẵng; khối vận tải biển như Công ty Vận tải Biển Đông, Công ty Container Vinalines; và khối dịch vụ logistics. Lý do lựa chọn phương pháp này là để phản ánh toàn diện các loại hình tài liệu đặc thù mang tính chuyên ngành sâu.

Tác giả phối hợp các phương pháp nghiên cứu cụ thể: phương pháp khảo sát thực tế hiện trường, phương pháp phỏng vấn sâu với 15 chuyên gia quản lý và cán bộ lưu trữ, phương pháp thống kê mô tả và phương pháp phân tích tổng hợp. Timeline nghiên cứu được thực hiện từ năm 2012 đến cuối năm 2014, bám sát các biến động tổ chức và quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp nhà nước.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên còn nhiều bất cập. Toàn bộ hơn 100 mét tài liệu thu thập giai đoạn 1995-2005 tại cơ quan Công ty mẹ chỉ mới ở dạng bó gói thô sơ, chưa được phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh. Khoảng 85% tài liệu phát sinh trong giai đoạn từ năm 2005 đến năm 2014 vẫn nằm phân tán tại các ban chuyên môn mà chưa thực hiện nộp lưu vào kho lưu trữ theo đúng quy chế nội bộ.

Thứ hai, tài liệu chuyên môn ngành hàng hải có tính chất đặc thù, đa dạng và khối lượng phát sinh rất lớn. Đối với khối vận tải biển gồm 143 tàu, mỗi con tàu đòi hỏi lập 2 bộ hồ sơ kỹ thuật song song với hàng trăm loại chứng chỉ quốc tế bắt buộc như ISM Code, MLC, STCW, đăng kiểm thân tàu và nhật ký hành hải. Đối với khối 18 doanh nghiệp cảng biển tiếp nhận lượng hàng hóa 68 triệu tấn năm 2012 (chiếm 23% tổng sản lượng cảng biển Việt Nam), hệ thống tài liệu phát sinh hàng ngày bao gồm hàng vạn bản cargo manifest, lệnh giao hàng và phiếu giao nhận kho bãi.

Thứ ba, cơ cấu tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ chưa tương xứng với quy mô doanh nghiệp. Khối Cơ quan Tổng công ty có 260 cán bộ nhân viên nhưng chỉ bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ, thiếu quy chế giao nộp tài liệu thống nhất giữa công ty mẹ với 32 công ty con và 40 công ty liên kết trên quy mô toàn quốc với tổng số 24.681 lao động.

+-------------------------------------------------------------------------+
|                  CƠ CẤU KHỐI TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH HÀNG HẢI            |
+-------------------------------------------------------------------------+
| 1. Khối Vận tải biển (45%): Hồ sơ kỹ thuật 143 tàu, đăng kiểm, ISM code |
| 2. Khối Cảng biển (35%): Quy trình tiếp nhận 104 cầu tàu, cargo manifest|
| 3. Khối Dịch vụ & Logistics (20%): Đại lý, kho bãi ICD, cung ứng tàu    |
+-------------------------------------------------------------------------+

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của tình trạng tích đống tài liệu là do doanh nghiệp tập trung ưu tiên cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và các đề án tái cơ cấu đầu tư theo Quyết định 276/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, chưa dành nguồn lực kinh phí thích đáng cho hạ tầng lưu trữ. So với các nghiên cứu trước đây về tổ chức lưu trữ tại cơ quan hành chính nhà nước hay tổ chức chính trị - xã hội, lưu trữ tại doanh nghiệp hàng hải phức tạp hơn nhiều lần do tính chất hoạt động quốc tế hóa, sử dụng nhiều ngôn ngữ và thời hạn bảo quản tài liệu kỹ thuật gắn liền với niên hạn sử dụng của phương tiện tàu biển.

Dữ liệu thực trạng có thể được minh họa trực quan qua Biểu đồ cơ cấu thành phần tài liệu theo 3 khối chuyên ngành và Bảng đối sánh mức độ hoàn thiện nghiệp vụ lưu trữ giữa Công ty mẹ và các công ty con. Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng nếu không tiến hành tổ chức khoa học và xây dựng phông lưu trữ liên hợp, doanh nghiệp sẽ đối mặt với nguy cơ thất thoát thông tin kinh tế, pháp lý quan trọng khi có tranh chấp hàng hải quốc tế xảy ra.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, ban hành Khung phân loại và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành. Hội đồng thành viên Tổng công ty Hàng hải Việt Nam cần phê duyệt bộ Khung phân loại phông lưu trữ liên hợp và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu áp dụng thống nhất cho 72 đơn vị thành viên vào quý II năm 2015, nhằm chuẩn hóa việc lập hồ sơ ngay từ khâu văn thư.

Thứ hai, thực hiện chỉnh lý dứt điểm khối lượng tài liệu tồn đọng. Văn phòng Tổng công ty phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức phân loại, chỉnh lý dứt điểm hơn 100 mét tài liệu tồn đọng giai đoạn 1995-2005 trong lộ trình 12 tháng, bảo đảm 100% hồ sơ được lập mục lục tra cứu hoàn chỉnh vào cuối năm 2015.

Thứ ba, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và số hóa tài liệu. Ban Khoa học công nghệ và Công nghệ thông tin chủ trì xây dựng phần mềm quản trị lưu trữ điện tử, tiến hành số hóa 100% hồ sơ pháp lý tàu biển, hồ sơ cầu bến và tài liệu thanh quyết toán công trình nhóm A trong giai đoạn 2015 đến 2017.

Thứ tư, kiện toàn tổ chức bộ máy và đào tạo nhân lực lưu trữ. Ban Tổ chức cán bộ cần tuyển dụng, bố trí tối thiểu 2 cán bộ lưu trữ chuyên trách có trình độ đại học tại Văn phòng Tổng công ty và mỗi công ty thành viên bố trí ít nhất 1 cán bộ chuyên trách, đồng thời tổ chức tập huấn nghiệp vụ định kỳ hàng năm cho 100% cán bộ văn thư trong toàn hệ thống.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm thứ nhất là ban lãnh đạo và các nhà quản trị doanh nghiệp tại các tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước. Luận văn cung cấp mô hình tổ chức lưu trữ liên hợp phù hợp với mô hình Công ty mẹ - Công ty con có quy mô vốn trên 10.000 tỷ đồng và mạng lưới thành viên rộng khắp.

Nhóm thứ hai là cán bộ văn thư, lưu trữ đang công tác trong ngành giao thông vận tải, logistics và hàng hải. Đối tượng này có thể ứng dụng trực tiếp các biểu mẫu, quy trình lập hồ sơ kỹ thuật tàu biển, hồ sơ khai thác cảng và bảng phân loại tài liệu nghiệp vụ được thiết kế sẵn.

Nhóm thứ ba là các nhà nghiên cứu, giảng viên và sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Đề tài đóng góp một case study thực chứng điển hình về lưu trữ tài liệu kinh tế chuyên ngành, mở rộng không gian nghiên cứu vốn trước đây chủ yếu tập trung vào khối cơ quan hành chính nhà nước.

Nhóm thứ tư là các cơ quan quản lý nhà nước như Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Nghiên cứu cung cấp cơ sở thực tiễn vững chắc để xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ thu thập, nộp lưu tài liệu doanh nghiệp nhà nước vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

Câu hỏi thường gặp

Hồ sơ kỹ thuật tàu biển có những điểm gì khác biệt so với hồ sơ hành chính thông thường?
Hồ sơ kỹ thuật tàu biển mang tính pháp lý quốc tế nghiêm ngặt, bao gồm bản vẽ thiết kế, hồ sơ đăng kiểm, chứng chỉ an toàn Solas, Marpol, ISM Code và nhật ký vận hành máy. Hồ sơ này phải được lưu trữ song song 2 bộ gồm 1 bộ trực tiếp trên tàu và 1 bộ tại công ty quản lý, có thời hạn bảo quản gắn liền với vòng đời con tàu khoảng 20 đến 30 năm.

Căn cứ pháp lý nào quy định tài liệu của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam thuộc nguồn nộp lưu quốc gia?
Theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Tổng công ty Hàng hải Việt Nam được xếp vào Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III do tính chất phản ánh lịch sử phát triển một ngành kinh tế biển mũi nhọn của đất nước.

Quy mô tài liệu chưa qua chỉnh lý tại cơ quan Tổng công ty hiện nay là bao nhiêu?
Khảo sát thực tế cho thấy kho lưu trữ cơ quan Công ty mẹ đang tồn đọng hơn 100 mét giá tài liệu phát sinh trong 10 năm đầu thành lập từ năm 1995 đến 2005 chưa được phân loại, cùng khối lượng lớn tài liệu từ năm 2005 đến 2014 đang nằm tản mát tại các phòng ban chuyên môn.

Mô hình Phông lưu trữ liên hợp giải quyết vấn đề gì cho doanh nghiệp hàng hải?
Mô hình này cho phép quản lý thống nhất khối tài liệu của Công ty mẹ và hơn 70 công ty thành viên có cùng tính chất nghiệp vụ theo 3 khối: vận tải, cảng biển và dịch vụ, giúp liên kết thông tin xuyên suốt, tránh phân tán và tối ưu hóa chi phí vận hành kho lưu trữ.

Lợi ích kinh tế trực tiếp của việc tổ chức khoa học tài liệu tại Vinalines là gì?
Việc chỉnh lý khoa học giúp bảo quản an toàn tài sản thông tin, rút ngắn 70% thời gian tra cứu hồ sơ kỹ thuật phục vụ duy tu, sửa chữa tàu biển và cung cấp bằng chứng pháp lý kịp thời nhằm giảm thiểu tổn thất trong các tranh chấp hàng hải quốc tế có giá trị hàng triệu USD.

Kết luận

  • Luận văn đã đánh giá toàn diện thực trạng công tác lưu trữ tại Tổng công ty Hàng hải Việt Nam với quy mô 72 đơn vị thành viên, phát hiện hơn 100 mét tài liệu tồn đọng giai đoạn 1995-2005 cần xử lý khẩn cấp.
  • Xác lập cơ sở lý luận và thực tiễn vững chắc để xây dựng mô hình Phông lưu trữ liên hợp chuyên ngành hàng hải cho tổ hợp Công ty mẹ - Công ty con.
  • Thiết lập hoàn chỉnh Khung phân loại tài liệu chuyên ngành chi tiết cho 3 lĩnh vực kinh doanh then chốt gồm vận tải biển, khai thác cảng biển và dịch vụ logistics.
  • Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu đặc thù, bao gồm các hồ sơ kỹ thuật tàu biển theo quy chuẩn quốc tế, hồ sơ luồng lạch, cầu bến và chuỗi chứng từ xuất nhập khẩu.
  • Đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ từ hoàn thiện thể chế nội bộ, bố trí nhân sự chuyên trách đến lộ trình số hóa tài liệu giai đoạn 2015-2017 nhằm phát huy giá trị di sản thông tin kinh tế biển.

Để triển khai hiệu quả các kết quả nghiên cứu, Tổng công ty Hàng hải Việt Nam cần sớm ban hành quy chế lưu trữ mới và bố trí kinh phí chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng trong năm 2015. Các nhà quản lý doanh nghiệp và cán bộ chuyên trách hãy nghiên cứu, áp dụng ngay mô hình này để bảo vệ an toàn thông tin và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.