MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hoạt động văn phòng là những công việc, nhiệm vụ diễn ra thờng xuyên trong các cơ quan tô chức và thực hiện những công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn phòng, do bộ phận văn phòng triển khai, thực hiện nhằm hớng tới mục tiêu đảm bảo nguồn thông tin và các phơng tiện điều kiện làm việc tốt nhất cho cơ quan. Hoạt động văn phòng rất đa dạng bao gồm nhiều hoạt động nh: lập kế hoạch, tổ chức triển khai, kiểm tra giám sát, đánh giá, hoạt động thu thập và tổng hợp thông tin, ngoài ra còn phải đảm bảo cơ sở vật chất phơng tiện làm việc cho cơ quan.Do vậy cần có sự sắp xếp bố trí phân công công việc một cách hợp lí và khoa học để hoàn thành mục tiêu chung một cách hiệu quả nhất. Giáo dục đợc coi là nhiệm vụ trọng tâm ở mọi thời đại, ở mọi quốc gia trén thế giới, việc nâng cao chat long dao tạo ở mỗi cấp học đang là vấn đề đợc Đảng và Nhà nớc quan tâm.
Trong các cấp học mầm non là cấp học đầu tiên, hiện nay các trong mam non đang hớng tới đổi mới phơng pháp, chơng trình. nhằm đào tạo ra nguồn nhân lực chất lợng cao phò hợp với xu hớng của quốc tế. Để thực hiện đợc điều đó không thể không thể kế tới hoạt động của công tác văn phòng trong các trờng mầm non. Nếu hoạt động văn phòng thực hiện tốt, đi vào nề nếp sẽ góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà trờng.
Các nhà tròng cũng đã xây dựng các nội quy, quy chế, quy định. các biện pháp để quản lí và nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tuy nhiên vẫn còn gặp khó khăn hạn chế. Trong các trờng mam non, t6 van phòng là nơi thực hiện các hoạt động văn phòng. Tuy nhiên hiện nay bên cạnh nhng hoạt động chuyên môn của mình, nhân viên trong tổ luôn kiêm nhiệm nhiều công việc nh: chăm sóc và nuôi đỡng trẻ, còng giáo viên chăm sóc cho trẻ khi tròng không đủ giáo viên, tham gia vào hoạt động phổ cập giáo dục, dọn vệ sinh, thủ quỹ, thủ kho, y tế, kế toán.Công việc kiêm nhiệm nhiều cho nên việc tô chức hoạt động văn phòng cha khoa học và hiệu quả.
Do vậy cần có sự tổ chức hoạt động văn phòng một cách khoa học. Từ những lý do trên tác giả quyết định đã lựa chọn đề tài “Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng tại các trờng mầm non trên địa bàn huyện Phúc Thọ, Thành phố Hà Nội” làm hớng nghiên cứu luận văn của mình. Để tìm hiểu thực trạng hoạt động văn phòng tại các trờng mầm non và từ đó đề xuất một số biện pháp giúp tổ chức khoa học hoạt động văn phòng tại các trờng mầm non trên địa bàn huyện. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài đặt ra và hớng tới đạt một số mục tiêu cơ bản sau: Một là đánh giá thực trạng hoạt động văn phòng trong các trờng mầm non, qua khảo sát tại các trờng mầm non trên địa bàn huyện Phúc Thọ, thành phố Hà Nội.
Hai là đề xuất một số giải pháp nhằm tổ chức khoa học hoạt động văn phòng tại các trờng mầm non trên địa bàn huyện Phúc Thọ thành phố Hà Nội. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Từ những mục tiêu nghiên cứu của đề tài tác giả đi tập trung nghiên cứu về những vấn đề cơ bản sau: Thứ nhất là hệ thống và làm rõ cơ sở lý luận về tô chức khoa học hoạt động văn phòng dựa vào các tài liệu và giáo trình về hoạt động văn phòng, công tác văn phòng có liên quan. Thứ hai phân tích khảo sát thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng trong các trờng mầm non trên huyện Phúc Thọ. Đánh giá những u điểm, nhợc điểm trong tổ chức hoạt động văn phòng.
Thứ ba nghiên cứu đa ra biện pháp để tổ chức khoa học hoạt động văn phòng của hệ thống các trờng mầm non trên địa bàn huyện Phúc Thọ, thành phố Hà Nội. Đối tơJợng và phạm vi nghiên cứu Đối tợng nghiên cứu của dé tài các biện pháp tổ chức khoa học hoạt động văn phòng trong các trờng mầm non trên địa bàn huyện Phúc Thọ, thành phố Hà Nội. * Vé khong gian: Khảo sát 13/26 TMN trong công lập trên địa bàn huyện Phúc Thọ, thành phố Hà Nội. * Vé thời gian: Từ năm 2018 đến 2020.
* Vé nội dung: ĐỀ tài của tác giả chỉ tập trung vào một số vẫn đề hoạt động văn phòng tại các TMN trên địa bàn huyện nh sau: - Thu thap va xử lý thông tin tham mu cho lãnh dao -_ Hoạt động văn th - lu trữ -_ Hoạt động truyền thông lễ tân - truyén thông -_ Hoạt động hậu can -_ Hoạt động văn hóa giao tiếp ứng xử, xây dựng môi trờng cảnh quan 5. Lịch sử nghiên cứu vẫn đề Tổ chức hoạt động văn phòng là nội dung quan trọng trong quản trị văn phòng. Trong những năm gần đây vấn đề quản trị học thu hút đợc sự quan tâm của nhiều ngời trong xã hội và đặc biệt đợc các bạn trẻ quan tâm để chọn học ngành quản trị văn phòng. Trong thời kì đổi mới hành chính cũng không ít các nhà nghiên cứu đã chọn mảng quản trị văn phòng đề làm đề tài nghiên cứu khoa học của mình.
Về mặt lý luận có rất nhiều tài liệu về Quản trị văn phòng để phục vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy: Quản trị văn phòng (Nguyễn Hữu Tri-NXB quốc gia Hồ Chí Minh); PGS.TS Đào Xuân Chúc, “Quản trị hành chính văn phòng - Lý luận và thực tiễn”. Kỷ yếu hội thảo “Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tién” (NXB Dai hoc Quốc gia Hà Nội, năm 2005 tr49-60); Quản trị hành chính văn phòng (Nguyễn Hữu Thân - NXB Thống kê 1996); 76 chức và điều hành hoạt động của các công sở (PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm - NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2001). Đây là nguồn cơ sở lý luận để nghiên cứu làm nền tảng để áp dụng vào xây dựng tổ chức hoạt động văn phòng của từng cơ quan đơn vị sao cho phò hợp với với điều kiện cơ quan đơn vị mình nhất nh việc lập kế hoạch của cơ quan, bố trí cơ cấu cán bộ nhân viên, tổ chức các cuộc họp hội nghị, hay cách bảo quản lu trữ hồ sơ tài liệu của cơ quan, đảm bảo cơ sở vật chất trang thiết bị làm việc cho cơ quan doanh nghiệp. Bên cạnh những cơ sở lý luận đợc các nhà khoa học nghiên cứu.
Số lợng khóa luận, luận văn cao học về các vấn đề của hoạt động văn phòng cũng khá lớn tại văn phòng khoa Lu trữ và Quản trị văn phòng nh: “Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn phòng của UBND xã Đại Mỗ, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội” của Nguyễn Thị Hồng (2007); “Máng cao hiệu quả hoạt động công tác văn của phòng Bộ Quốc Phòng” của Nguyễn Quang Hng (2007); khóa luận “Các giải pháp nâng cao chất lợng công tác văn phòng tại một số trờng học ” của Nguyễn Thị Thanh Lan (2008); luận văn cao học “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ Thơng Việt Nam ” của Phòng Thị Kim Liên (2018) đã dựa vào các cơ sở lý luận áp dụng vào các địa điểm mà mình khảo sát đánh giá, đa ra thực trạng văn phòng của các cơ quan nhà nớc cho đến doanh nghiệp t nhân. Mạnh dạn đề xuất các giải pháp nâng cao công tác hoạt động văn phòng, ở vị trí đánh giá cũng khác nhau, nên cách nhìn về tô chức khoa học hoạt động văn phòng cũng khác. Theo tác giả Nguyễn Thúy Hà (2006) “Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền ”, Luận văn đã hệ thống đợc các văn bản hình thành trong hoạt động của Học viện Báo chí và Tuyên truyền, đồng thời tập trung phân tích, nhận xét, đánh giá thực trạng tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quan ly dao tao 6 Hoc viện Báo chí và Tuyên truyén. Trên cơ sở đó luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của học viện.
Theo tác giả Đoàn Ngọc Phán (2019) “Quy trình và phơng pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập” đã đa ra các quy trình và phơng pháp cách tô chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Giúp tôi thấy đợc sự khác biệt giữa văn phòng cơ quan nhà nớc và văn phòng doanh nghiệp t nhân. Theo tác giả Tào Thị Duyên (2016) “Quản lý văn bản và tài liệu lu trữ trong các trờng mâm non” đã khảo sát và, đánh giá thực trạng quản lý văn bản tài liệu lu trữ của các trong mam non trén địa bàn quận Hà Đông, thành phó Hà Nội. Tác giả trình bày rất rõ về quản lý văn bản đồng thời chỉ ra các phơng pháp lập hồ sơ, bảo quản tài liệu lu trữ trong nhà trờng.
Những nghiên cứu đã giúp tác giả tham khảo để biết đợc các hồ sơ, tài liệu hình thành trong các trờng nói chung. Từ đó có cơ sở tìm hiểu tổ chức khoa học các hoạt động văn phòng tại các trong mam non nói riêng. Đồng thời giúp tác giả đa ra các giải pháp cho tổ chức khoa học các hoạt động văn phòng tại các trong mam non. Đề tài của tác giả nghiên cứu không có sự tròng lặp với bất cứ đề tài khác nhng có sự kế thừa và tham khảo kết quả nghiên cứu của những tác giả đi trớc.
PhơJơng pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phơng pháp phân tích tổng hợp, phơng pháp khảo sát thực tế. Kết hợp linh họat phơng pháp luận dựa vào các lý thuyết về quản trị văn phòng và tô chức hoạt động văn phòng. Phơng pháp khảo sát thực tế: là mô tả lại hiện trạng việc thực hiện tổ chức hoạt động văn phòng trên thực tế những việc đã làm đợc, những hạn chế, tồn tại. Phong pháp phân tích tổng hợp: tổng hợp các thông tin trong qua trình khảo sát thực tế, tìm ra các điểm chung sự khác biệt trong tô chức hoạt động giữa các trờng.
Tuy có quy định chung của văn bản nhng tùy vào tình hình thực tế của đơn vị đề tô chức và quản lý cho phù hợp.