CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Vai trò của kế toán quản trị Kế toán quản trị là một bộ phận cấu thành của hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp. Nguyên nhân của sự phát triển kế toán quản trị là do sự cạnh tranh của các doanh nghiệp, tập đoàn,. trong tổng thể nền kinh tế.
KTQT là công dụng hữu hiệu để quyết định điều hành mọi hoạt động hướng đến mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Vai trò của KTQT là cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để đưa ra quyết định, chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp. Quá trình hoạch định kế hoạch và ra quyết định có thể tóm lược như sau: - Lập kế hoạch: Để đạt được mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp đề ra, các nhà quản trị luôn đề ra các kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp, kế hoạch này sẽ xuyên suốt và điều chỉnh sao cho phù hợp trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. - Tổ chức điều hành: Việc tổ chức công tác điều hành có tác động trực tiếp đến kết quả kế hoạch.
Trong công tác tổ chức, các nhà quản trị tìm cách để sự liên kết giữa 3 nhân tố: con người, tổ chức và nguồn lực là tốt nhất để việc thực hiện kế hoạch đạt hiệu quả cao nhất. - Kiểm soát và ra quyết định: Quá trình kiểm tra và đánh giá thực hiện diễn ra sau việc tổ chức điều hành. Trong quá trình kiểm tra và rà soát, việc so sánh kết quả hoạt động giữa thực tiễn và kế hoạch giúp nhà quản trị xem xét tổng quát tình hình hoạt động, khâu nào chưa đạt yêu cầu và quyết định điều chỉnh sao cho có lợi nhất cho doanh nghiệp. Việc kiểm soát và ra quyết định được thực hiện định kỳ, xuyên suốt trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
9 “Các kế toán quản trị viên ngày càng được xem như những nhà đối tác kinh doanh chứ không còn đơn thuần là những người giữ sổ sách như trước kia nữa, và họ ngày càng tập trung nhiều hơn vào các vấn đề chiến lược chính và vượt qua giới hạn của kế toán tài chính…” (IMA, 2003, 1). Có thể thấy, vai trò quan trọng của các kế toán quản trị viên, họ không chỉ đơn thuần là người giữ sổ sách, họ còn là những nhà phân tích kinh doanh, hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị trong việc phân tích số liệu báo cáo nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác nhất cho việc ra quyết định. Như vậy, KTQT còn đóng góp vai trò rất lớn trong việc nghiên cứu và cung cấp các bảng phân tích nhằm tạo ra một sự cải thiện hiệu quả, từ đó đưa ra những quyết định hợp lý và chính xác hơn. Các nội dung cơ bản của kế toán quản trị KTQT tạo ra các thông tin để đáp ứng các yêu cầu của các nhà quản trị nhằm mục đích quản lý nguồn lực và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.
KTQT được xây dựng nhằm cung cấp các thông tin cần thiết và kịp thời cho hoạt động đánh giá, đo lường, hoạch định, kiểm soát cho toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp. KTQT thông qua chi phí và những kỹ thuật phân tích, xử lý cũng như tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau (cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp) để lập thành hệ thống thông tin KTQT cần thiết nhằm đáp ứng được nhu cầu thông tin của nhà quản trị. Theo phân loại của ACCA (the Association of Chartered Certified Accountants - Hiệp hội Kế toán Công chứng Anh Quốc), nội dung của KTQT trong doanh nghiệp gồm bốn mảng sau: Hệ thống kế toán chi phí và quản trị chi phí; Dự toán; Kế toán trách nhiệm; Thiết lập thông tin kế toán quản trị phục vụ việc ra quyết định. Hệ thống kế toán chi phí và quản trị chi phí Chi phí có thể hiểu là giá trị của các nguồn lực chi ra tiêu dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức để đạt được một mục đích nào đó.
Bản chất của chi phí là phải mất đi để đổi lấy một kết quả, kết quả có thể dưới dạng vật chất như sản phẩm, tiền, nhà xưởng. hoặc không có dạng vật chất như kiến thức, dịch vụ được phục vụ. Tuy nhiên, mục đích của kế toán quản trị trong lĩnh vực chi phí là nhằm cung cấp thông tin thích hợp, hữu ích và kịp thời cho việc ra quyết định kinh doanh của nhà quản trị. Vì thế, đối với KTQT, chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, chi phí cũng có thể là những phí tổn ước tính để thực hiện một dự án, hoặc những lợi nhuận bị mất đi do lựa chọn phương án, hy sinh cơ hội kinh doanh.
Do đó, phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau nhằm đáp ứng mục tiêu quản lý khác nhau là một yêu cầu cần thiết của kế toán chi phí. Phân loại chi phí Trong phần này, tác giả khái quát cách phân loại chi phí theo các tiêu thức phân loại cơ bản sau: (1) theo chức năng hoạt động, (2) theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả hoạt động kinh doanh, (3) theo phương pháp quy nạp, (4) sử dụng trong kiểm tra và ra quyết định, (5) theo cách ứng xử của chi phí. Cách phân loại này được khái quát qua sơ đồ 1. như sau: 11 TIÊU THỨC PHÂN LOẠI CÁC LOẠI CHI PHÍ Theo chức năng Chi phí sản xuất hoạt động Chi phí ngoài sản xuất Theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết Chi phí sản phẩm quả hoạt động kinh Chi phí thời kỳ doanh Theo phương pháp Chi phí trực tiếp quy nạp Chi phí gián tiếp Chi phí kiểm soát được Sử dụng trong kiểm tra và ra quyết định Chi phí không kiểm soát được Biến phí Theo cách ứng xử Định phí của chi phí Chi phí hỗn hợp Sơ đồ 1.1: Phân loại chi phí Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động Chi phí sản xuất (production cost) là toàn bộ chi phí liên quan đến việc sản xuất sản phẩm trong một thời kỳ nhất định.
Hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất gắn liền với sự chuyển biến của nguyên liệu thành thành phẩm thông qua sự nỗ lực của công nhân và việc sử dụng thiết bị sản xuất, do đó chi phí sản xuất của một sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất được tạo thành từ ba yếu tố cơ bản sau: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Chi phí ngoài sản xuất (non-production cost) là những loại chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất liên quan đến việc quản lý chung toàn doanh nghiệp và tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, chi phí ngoài sản xuất bao gồm chi phí 12 bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả hoạt động kinh doanh Chi phí sản phẩm (product cost) là toàn bộ những chi phí liên quan đến việc sản xuất hoặc mua các sản phẩm. Đối với các sản phẩm sản xuất công nghiệp thì các chi phí này bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Các chi phí sản phẩm được gắn liền với sản phẩm và chúng được chuyển sang kỳ sau khi sản phẩm đang còn tồn kho chờ bán và khi sản phẩm đã được tiêu thụ thì chúng được xem là phí tổn thời kỳ và được tính trừ vào kết hoạt động kinh doanh trong kỳ. Chi phí thời kỳ (period cost) là những chi phí phát sinh trong một thời kỳ và được tính hết thành phí tổn trong kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí thời kỳ. Chi phí thời kỳ sẽ được tính đầy đủ trên các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị cho dù kết quả hoạt động.
Chi phí thời kỳ ngay khi phát sinh đã được coi là phí tổn trong kỳ. Phân loại chi phí theo phương pháp quy nạp Chi phí trực tiếp (direct cost) là những chi phí khi phát sinh được tính trực tiếp vào các đối tượng sử dụng như: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, nó được tính thẳng vào từng đơn đặt hàng, từng nhóm sản phẩm, từng sản phẩm… Chi phí gián tiếp (indirect cost) là những chi phí khi phát sinh không thể tính trực tiếp vào các đối tượng sử dụng, mà cần phải tiến hành phân bổ theo một tiêu thức phù hợp. Ví dụ như chi phí sản xuất chung sẽ được phân bổ cho các đối tượng sử dụng theo giờ lao động trực tiếp, số giờ máy, số lượng sản phẩm sản xuất… - Phân loại chi phí sử dụng trong kiểm tra và ra quyết định 13 Chi phí kiểm soát được (controllable cost) đối với một cấp quản lý là những chi phí mà nhà quản trị cấp đó được quyền ra quyết định. Chi phí không kiểm soát được (non-controllable cost) là chi phí mà nhà quản trị cấp đó không được quyền ra quyết định.
- Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí Việc xem xét chi phí sẽ thay đổi như thế nào khi mức độ hoạt động thay đổi gọi là sự ứng xử của chi phí. Dựa trên cách ứng xử của chi phí đối với sự thay đổi của mức độ hoạt động có thể chia toàn bộ chi phí thành ba loại: Biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp. Biến phí (variable cost) là những chi phí mà giá trị của nó sẽ tăng, giảm theo sự tăng giảm về mức độ hoạt động. Tổng số của biến phí sẽ tăng khi mức độ hoạt động tăng và ngược lại.
Tuy nhiên, nếu tính trên một đơn vị của mức độ hoạt động thì biến phí lại không đổi trong phạm vi phù hợp. Biến phí chỉ phát sinh khi có hoạt động. Biến phí được phân thành các loại sau: Biến phí tuyến tính, biến phí cấp bậc và biến phí phi tuyến. Định phí (fixed cost) là những chi phí mà tổng số của nó không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi.
Nên khi mức độ hoạt động tăng thì phần định phí tính trên một đơn vị hoạt động sẽ giảm đi và ngược lại. Định phí có thể chia thành hai loại như sau: Định phí bắt buộc và định phí không bắt buộc. Chi phí hỗn hợp (semi-variable cost or semi-fixed cost) là chi phí mà thành phần của nó bao gồm cả yếu tố bất biến và yếu tố khả biến.