CHƯƠNG I LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP. Sự cần thiết tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp.Quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Xã hội ngày càng phát triển đồng nghĩa với sự phát triển của hoạt động sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao ở mọi lúc mọi nơi của con người. Trên thực tế, việc cung ứng sản phẩm đến người tiêu dùng hoàn toàn có thể được thực hiện bởi các doanh nghiệp sản xuất.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả cũng như sự tất yếu của quá trình phân công lao động trong xã hội, hoạt động kinh doanh thương mại ra đời, phát triển và song hành cùng hoạt động sản xuất, hỗ trợ nhau trên con đường tối đa hóa lợi nhuận. Bán hàng Theo chuẩn mực số 14 (Quyết định số 149/2001 QĐ/BTC ban hành ngày 31/12/2001) – Bán hàng (BH) là bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hóa mua vào. + Về mặt kinh tế: bản chất của BH chính là sự thay đổi hình thái giá trị của hàng hóa, hàng hóa của doanh nghiệp (DN) chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ. Lúc này, DN kết thúc một chu kỳ kinh doanh, tức là vòng chu chuyển vốn của DN được hoàn thành.
+ Về mặt tổ chức kỹ thuật: BH là quá trình kinh tế, bao gồm từ việc tổ chức đến thực hiện trao đổi mua bán thông qua các khâu nghiệp vụ kinh tế kỹ thuật, các hành vi mua bán cụ thể nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Doanh nghiệp Thương mại (DNTM), thể hiện khả năng và trình độ của DN trong việc thực hiện mục tiêu của mình cũng như đáp ứng nhu cầu sản xuất Sinh viên: Nguyễn Thế Trường – CQ49/21.11 Trang 1 Luận văn tốt nghiệp Học viện tài chính và tiêu dùng của xã hội. Ngày nay, khi mức sống của xã hội ngày càng nâng cao, cơ cấu ngành trong nền kinh tế cũng đang nghiêng về khu vực Thương mại - Dịch vụ thì bán hàng là một khâu hết sức quan trọng và có ý nghĩa sống còn không chỉ đối với sự tồn tại của DN mà còn cả sự phát triển chung của toàn bộ nền Kinh tế xã hội. Tóm lại, bán hàng giống như “sợi dây” gắn doanh nghiệp với thị trường, giúp doanh nghiệp có thể phát hiện nắm bắt được nhu cầu thị trường, từ đó tìm được cơ hội kinh doanh để mở rộng và phát triển. Xác định kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng về các hoạt động kinh tế trong khâu bán hàng được thực hiện một thời kỳ nhất định, được xác định trên cơ sở tổng hợp tất cả các kết quả của mọi hoạt động trong khâu bán hàng của DN.
Kết quả bán hàng là một bộ phận của kết quả kinh doanh. Khi nền kinh tế thị trường đang ngày một phát triển, ngoại trừ một số DN hoạt động vì mục đích chính trị như: tổ chức từ thiện, công tác xã hội… thì hầu hết DN đều có mục tiêu lợi nhuận. Lợi nhuận (LN) là chỉ tiêu chất lượng để đánh giá kết quả hoạt động và mức độ tích cực trên các mặt của DN. Có thể nói, lợi nhuận là yếu tố mang tính chất quyết định đến sự tồn tại và phát triển của DN ở hiện tại cũng như trong tương lai.
Bởi lẽ: + Lợi nhuận là nguồn tích lũy nhằm đảm bảo cho DN tái sản xuất mở rộng, cải thiện và từng bước nâng cao đời sống của người lao động cũng như các cá nhân tham gia góp vốn cổ phần, góp vốn liên doanh liên kết. + Lợi nhuận cũng là nguồn để DN thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước thông qua việc đóng thuế và các khoản đóng góp khác. Nói tóm lại, việc xác định kết quả bán hàng nói riêng và kết quả kinh doanh nói chung là việc làm vô cùng cần thiết, giúp DN có những nhìn nhận chính xác Sinh viên: Nguyễn Thế Trường – CQ49/21.11 Trang 2 Luận văn tốt nghiệp Học viện tài chính hơn về năng lực của mình để có kế hoạch cụ thể đưa DN không những ngày càng đứng vững mà còn vươn xa hơn trên thị trường trong nước và quốc tế.Vai trò của tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Hiện nay, cùng với sự phát triển của xã hội loài người nói chung và của kinh tế nói riêng thì kế toán là một tất yếu khách quan và là một công cụ quản lý đắc lực các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
Trong các DNTM thì việc tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có một ý nghĩa vô cùng to lớn: - Doanh nghiệp tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sẽ tạo điều kiện để sản xuất phát triển, đẩy nhanh quá trình bán hàng tức là sẽ rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay vốn, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Thông qua số liệu của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp, doanh nghiệp có thể đánh giá được mức độ hoàn thành tiêu thụ hàng hóa. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể tìm ra các biện pháp tối ưu đảm bảo thiết lập được sự cân đối giữa mua hàng và bán hàng, tìm kiếm và lựa chọn phương án tiêu thụ có hiệu quả. - Các cơ quan quản lý Nhà nước dựa vào số liệu báo cáo của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có thể nắm bắt được tình hình tài chính của doanh nghiệp từ đó kiểm tra, giám sát việc chấp hành pháp luật về kế toán, tài chính, về nghĩa vụ với Nhà nước và quan hệ kinh tế với các bên có liên quan.
Trong nền kinh tế mở, kế toán không chỉ là công cụ của nhà quản lý doanh nghiệp mà còn là phương tiện kiểm tra, giám sát của những người có quan hệ kinh tế gắn liền với doanh nghiệp.Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng Sinh viên: Nguyễn Thế Trường – CQ49/21.11 Trang 3 Luận văn tốt nghiệp Học viện tài chính Trong quá trình bán hàng, tài sản của DN chuyển từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ. Do đó, để quản lý nghiệp vụ bán hàng, các DNTM cần phải quản lý cả hai mặt: tiền và hàng. Cụ thể là: - Quản lý về số lượng hàng tiêu thụ: Cần nắm rõ số lượng từng loại hàng hóa tồn kho đầu kỳ, nhập kho trong kỳ, lượng đã tiêu thụ và lượng dự trữ hợp lý.Thường xuyên có sự đối chiếu giữa kỳ kế toánhàng hóa và thủ kho để quản lý chính xác lượng hàng luân chuyển cũng như tồn kho.
- Quản lý về doanh thu bán hàng hóa: đây là cơ sở quan trọng để xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước, đồng thời là cơ sở xác định chính xác kết quả bán hàng của DNTM. Việc quản lý về DT trong trường hợp này cũng tương đương với việc quản lý về giá bán. DN cũng cần phải có những chính sách giá phù hợp để vừa đảm bảo được tính cạnh tranh lại vừa tránh tình trạng ứ đọng vốn. - Quản lý tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ phải thu ở người mua.
Bộ phận BH phải tùy từng khách hàng để đưa ra phương thức và thời hạn thanh toán phù hợp: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng séc, thanh toán hàng đổi hàng hay thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán phải theo dõi chặt chẽ thời hạn thanh toán tiền hàng để thu hồi tiền ngay khi đến hạn để tránh bị chiếm dụng vốn kinh doanh, từ đó tạo điều kiện cho DN rút ngắn chu kỳ thanh toán, đáp ứng được nhu cầu vốn cho các hoạt động kinh doanh khác. - Quản lý giá vốn hàng xuất bán: Đây là toàn bộ chi phí thực tế cấu thành nên hàng hóa, là cơ sở quan trọng để xác định giá bán và kết quả bán hàng. - Quản lý Chi phí BH và chi phí quản lý DN: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là một bộ phận cấu thành trong trị giá vốn thực tế hàng xuất bán.
Do đó, nếu chỉ quản lý về giá vốn, về doanh thu mà Sinh viên: Nguyễn Thế Trường – CQ49/21.11 Trang 4 Luận văn tốt nghiệp Học viện tài chính không quan tâm đến hai chi phí này thì quá trình quản lý đó cũng sẽ trở nên vô nghĩa. Chính vì vậy, DN cần phải quan tâm đến việc giảm bớt chi phí một cách có hiệu quả cũng như phân bổ chi phí một cách hợp lý thì kết quả tổng hợp lại sẽ càng cao, lợi nhuận mà DN thu được cũng tăng lên đáng kể. Như vậy, quản lý công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng không chỉ cần thiết mà là hết sức quan trọng đối với sự phát triển trong tương lai của mỗi DN, có thể nói nó là điều kiện cần để DN đạt được tất cả những mục tiêu mà mình mong muốn. Nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Để đảm bảo phát huy vai trò quan trọng nói trên, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện các nhiệm vụ sau: * Nhiệm vụ kế toán bán hàng: - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
- Phản ánh và giám đốc chính xác tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ phải thu ở người mua. - Tính toán chính xác giá vốn của hàng hóa tiêu thụ, từ đó xác định kết quả bán hàng. - Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận có liên quan, trên cơ sở đó có những biện pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động kinh doanh giúp cho ban giám đốc nắm được thực trạng, tình hình tiêu thụ hàng hóa của mình và kịp thời có những chính sách điều chỉnh thích hợp với thị trường. - Định kỳ tiến hành hoạt động phân tích kinh tế đối với hoạt động bán hàng thu nhập và phân phối kết quả của DN.
Sinh viên: Nguyễn Thế Trường – CQ49/21.