CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP 1. Khái niệm hội họp Hội họp là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạo điều kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Đồng thời đây cũng là hình thức nhằm thông báo, trao đổi bàn bạc, thảo luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm.
Hội họp là sự tập hợp ở một nơi để làm việc, hoặc tìm ra cách làm việc chung. Là cuộc hộp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các nghị quyết hoặc các quyết định. (Nguyễn Thị Kim Thanh, Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng,Nxb Thống kê) Như vậy có thể suy ra rằng khái niệm hội họp hiểu theo cách đơn giản đó là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao đổi, đánh giá, hoặc cung cấp thông tin về một vấn đề nào đó, vấn đề này có thể được thồng nhất hoặc không thống nhất sau mỗi lần hội họp. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức các cuộc hội họp - Khi cơ quan, tổ chức mở các cuộc Hội họp như “ Hội nghị , cuộc họp (ngoài ra còn có hội họp trao đổi thông tin, hội thảo quốc tế), sẽ giúp thủ trưởng cơ quan đánh giá được tình hình hoạt động của cơ quan trong từng tháng cho đến một năm, để từ đó phát huy những ưu điểm, khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong quá trình hoạt động.
Sau đó cùng nhau bàn bạc tìm ra phương án giải quyết để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc và đưa ra 4 Luan van phương hướng hoạt động cho năm tới. - Tổ chức các cuộc hội họp là cơ hội để các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan giao lưu, học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc, nâng cao tinh thần đoàn kết trong nội bộ cơ quan, luôn đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu. - Các cuộc họp là nơi các thành viên trong cơ quan và ngoài cơ quan trao đổi, đóng góp ý về một vấn đề nào đó, giúp cơ quan có được nhiều phương án hoạt động và sau đó sẽ cùng nhau thống nhất một phương án tối ưu nhất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được ổn định và bền vững.
Phân loại các cuộc hội họp Có nhiều căn cứ khác nhau để phân loại các cuộc hội họp trong đó điển hình có một số căn cứ phổ biến sau: Căn cứ vào quy mô: gồm có - Hội nghị Thuộc loại này gồm có + Hội nghị của một ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập + Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề triệu tập + Hội nghị khách hàng + Hội nghị tổng kết năm Các hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều , về khối lượng vừa phải khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, đầu tư nhiều về kinh phí, việc tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộc hội họp thông thường khác - Cuộc họp Thuộc loại này thường có + Các cuộc họp thường kì của các lãnh đạo cơ quan + Các cuộc họp của các cán bộ nhân viên trong cơ quan 5 Luan van + Các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan + Họp giao ban + Họp giữa lãnh đạo với các quản lý và nhân viên + Họp tham mưu + Họp chuyên môn Đặc điểm chung của cuộc họp là : số lượng tham dự không nhiều, thời gian họp không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ trong cơ quan. Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị và kinh phí không lớn. Nội dung cuộc họp thường là những biện pháp công tác hoặc giải quyết các vụ việc cụ thể Căn cứ vào quy trình quản trị - Hội họp bàn bạc ra quyết định - Hội họp phổ biến triển khai nhắm mục đích quán triệt tư tưởng, quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình - Hội họp đôn đốc kiểm tra, nhằm đánh giá kịp thời, triển khai chương trình, kế hoạch công tác. - Hội họp sơ kết , tổng kết nhằm đánh gía, rút kinh nghiệm Căn cứ vào hình thức hội họp - Hội họp chính thức, tổ chức công khau theo quyết định của lãnh đạo - Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp không công khai hoặc mang tính nội bộ, nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật hoặc chưa cần phổ biến rộng rãi.
Căn cứ vào mục đích và tính chất của cuộc hội họp - Hội họp trao đổi thông tin - Hội họp triển khai công việc - Hội họp mở rộng dân chủ - Hội họp giải quyết vấn đề 6 Luan van 1. Quy trình tổ chức hội họp 1. Chuẩn bị hội họp Bước 1: Xác Bước 2: Lập Bước 3: Xây Bước 4: Lập định mục Kế Hoạch dựng Danh sách đích, yêu Chương trình khách mời cầu nghị sự Bước 9: Chuẩn Bước 8: Bước 7 : Bước 6: Bước 5 : bị kinh phí tổ Chuẩn bị ghi Chuẩn bị Chuẩn bị địa Soạn thảo chức biên bản thời gian điểm thử mời Bước 1: Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp,: xác định nội dung , chương trình nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực hiện nội dung chương trình, xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận. Việc hội họp cần phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo.
Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn dề sau + Tên buổi họp + Thời gian tham dự hội họp + Thành phần tham dự hội họp + Địa điểm hội họp + Phương tiện kĩ thuật, vật chất phục vụ buổi họp + Nội dung hội họp + Các chương trình khác( tham quan, văn nghệ, chiêu đãi) + Quy định thành phần hội họp. Lập danh sách cụ thể đẻ căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc thư mời hội họp. Khi cần thiết phải gử trước nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến hay không. 7 Luan van + Xác định thời gian hội họp, chuẩn bị phòng họp , bảo đảm đủ bàn ghế.
ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo , khẩu hiệu, cờ, hoa nếu có + Chuẩn bị các phương tiện làm việc, tổ chức in ấn tài liệu phục vụ cuộc họp, các trang thiết thị như máy ghi âm, loa đài. Bước 2: Lập kế hoạch Tùy theo tính chất, quy mô, mục đích mà cơ quan, tổ chức đặt ra khi tổ chức hội họp việc lập kế hoạch hội nghị có thể được hoặc không được tiến hành hoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng. Kế hoạch: là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch Hội họp là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức Hội họp Kế hoạch Hội nghị bao gồm các nội dung cơ bản sau: + Tên Hội họp + Thời gian Hội họp + Địa điểm Hội họp + Thành phần Hội họp + Nội dung Hội họp Bước 3: Xây dựng chương trình nghị sự Chương trình nghị sự Hội họp là một văn bản trình bày lịch trình công việc sẽ được tiến hành tại Hội nghị.
Khi xây dựng chương trình nghị sự cán bộ chuyên môn phải xây dựng thành hai mẫu gồm: + Chương trình nghị sự nội bộ: Chỉ thông báo cho Ban tổ chức và những người tham gia điều hành hoặc hỗ trợ trong kỹ thuật điều hành Hội họp + Chương trình nghị sự công khai: Được thông báo cho các đại biểu đến tham gia Hội họp nhằm giúp đại biểu nắm được lịch trình hội nghị và ưu 8 Luan van tiên chú ý cho những nội dung mà họ quan tâm. Hai chương trình nghị sự về cơ bản đều phải trình bày các nội dung thông tin sau: + Trình tự vấn đề trình bày (cột số thứ tự). + Nội dung vấn đề. + Thời gian thực hiện từng vấn đề.
Bước 4: Lập danh sách khách mời Giấy mời cần có nội dung như người được mời, nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy tờ caanfmang theo.Giaays mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc , kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp trừ trường hợp cuộc họp đột xuất - Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp - Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người tiệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần , số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả - Quản lý đơn vị được mời họp, phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ, đáp ứng và yêu cầu của cuộc họp. - Trường hợp ngườ được triệu tập hoặc được mời là quản lý các bộ phận không thể tham dự cuộc họp thì có thể ủy quyền cho cấp dưới đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay Bước 5: Soạn thảo giấy mời Khái niệm: Giấy mời là một văn bản gửi đến để mời một cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia một sự kiện, vấn đề nào đó. Bao gồm chi tiết về thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện đó. 9 Luan van Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu, tính chất của mối quan hệ và các nghi thức phải tuân thủ sẽ có nhiều mẫu giấy mời khác nhau.
Sự trang trọng của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái độ, sự tôn trọng của cơ quan hay quy mô của chính Hội họp. Thư ký sẽ là người trực tiếp soạn thảo giấy mời. Giấy mời cần đảm bảo các nội dung sau: + Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân mời. + Tên hội họp + Họ và tên chức vụ người được mời.