Tổng quan nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường hiện đại, ngành xây dựng đóng góp khoảng 6% đến 7% tổng sản phẩm quốc nội (GDP) của Việt Nam, tuy nhiên có tới hơn 80% doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực này đối mặt với áp lực lớn về quản trị chi phí và kiểm soát dòng tiền. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của đề án tập trung vào việc nhận diện, đánh giá toàn diện những bất cập trong mô hình tổ chức hạch toán, luân chuyển chứng từ và kiểm soát chi phí xây lắp tại doanh nghiệp xây dựng. Mục tiêu cụ thể của công trình là hệ thống hóa lý luận, phân tích thực trạng giai đoạn 2021 - 2023 và đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ nhằm tối ưu hóa tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Nam Phong TQM.

Phạm vi nghiên cứu về mặt không gian được triển khai tại trụ sở chính của doanh nghiệp ở thành phố Hải Dương cùng các ban chỉ huy công trường trực thuộc, tiêu biểu như Đội Xây dựng công trình 38 tại dự án Hồ chứa nước Bản Mồng. Về mặt thời gian, dữ liệu hạch toán và báo cáo tài chính được thu thập liên tục trong 03 năm tài chính (2021, 2022 và 2023). Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi đưa ra các giải pháp giúp doanh nghiệp cắt giảm từ 15% đến 20% sai sót chứng từ phát sinh tại hiện trường, rút ngắn 30% thời gian tổng hợp số liệu kế toán và nâng cao hiệu quả kiểm soát giá thành xây lắp đối với các gói thầu có quy mô giá trị hơn 39.805 triệu đồng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên 02 nền tảng lý thuyết chủ đạo: Lý thuyết Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System - AIS) và Khung kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực quốc tế COSO. Các lý thuyết này khẳng định kế toán không chỉ đơn thuần là việc ghi chép sổ sách mà là một hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính - quản trị phục vụ trực tiếp cho việc ra quyết định kinh doanh.

Các khái niệm then chốt được vận dụng xuyên suốt gồm:

  • Tổ chức bộ máy kế toán: Việc phân công lao động, thiết lập các phần hành nghiệp vụ và lựa chọn 01 trong 03 mô hình tổ chức (tập trung, phân tán, hoặc kết hợp vừa tập trung vừa phân tán).
  • Hệ thống chứng từ kế toán: Phương tiện chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ của 05 nhóm nghiệp vụ kinh tế theo quy định của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Tài khoản và sổ kế toán: Công cụ phân loại, hệ thống hóa và lưu trữ dữ liệu tài chính theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế.
  • Báo cáo kế toán: Sản phẩm đầu ra gồm hệ thống báo cáo tài chính bắt buộc theo luật định và hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ điều hành nội bộ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập trong khoảng thời gian 06 tháng từ cuối năm 2023 đến đầu năm 2024.

Về quy mô và phương pháp chọn mẫu: Tác giả áp dụng phương pháp chọn mẫu phi xác suất (chọn mẫu có chủ đích) bao phủ 100% cán bộ nhân viên phòng Tài chính - Kế toán (khoảng 8 nhân sự chuyên trách) kết hợp phỏng vấn sâu 06 nhân sự quản lý chủ chốt, bao gồm Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, kế toán thanh toán, kế toán vật tư và các Đội trưởng phụ trách thi công trực tiếp ngoài hiện trường. Lý do lựa chọn cỡ mẫu này nhằm đảm bảo tính bao quát, phản ánh chân thực mối quan hệ phối hợp giữa phòng kế toán trung tâm với các tổ đội sản xuất tại công trường.

Phương pháp phân tích bao gồm:

  • Phân tích định tính: Đánh giá quy trình luân chuyển chứng từ, phân quyền kiểm soát và việc chấp hành chế độ kế toán hiện hành.
  • Phân tích định lượng: Sử dụng phương pháp so sánh số tuyệt đối, số tương đối, phân tích tỷ trọng cơ cấu chi phí và kỹ thuật thay thế liên hoàn trên chuỗi số liệu tài chính 3 năm (2021-2023). Lý do áp dụng kết hợp các phương pháp này nhằm lượng hóa chính xác mức độ ảnh hưởng của từng khoản mục chi phí tới kết quả kinh doanh cuối cùng của doanh nghiệp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Nam Phong TQM chỉ ra các kết quả định lượng cụ thể:

Thứ nhất, mô hình tổ chức bộ máy kế toán đang áp dụng là hình thức kết hợp, tuy nhiên khâu kiểm tra kế toán nội bộ chưa được thiết lập độc lập. Việc kiểm tra chéo giữa các phần hành chỉ đạt khoảng 40% kế hoạch đề ra, dẫn đến tình trạng chậm trễ đối chiếu công nợ và chứng từ vật tư kho bãi.

Thứ hai, cơ cấu giá thành sản xuất công trình xây dựng (điển hình qua gói thầu Hồ chứa nước Bản Mồng kết thúc ngày 31/12/2023) có tổng chi phí phát sinh trong kỳ đạt 41.572 triệu đồng. Trong đó:

  • Chi phí sử dụng máy thi công (TK 623) chiếm tỷ trọng cao nhất với 18.113 triệu đồng (tương đương 43,57%).
  • Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (TK 621) đạt 11.525 triệu đồng (chiếm 27,72%).
  • Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) đạt 10.151 triệu đồng (chiếm 24,42%).
  • Chi phí sản xuất chung (TK 627) đạt 1.783 triệu đồng (chiếm 4,29%). Chi phí dở dang cuối kỳ được xác định là 2.767 triệu đồng (chiếm 6,66% tổng chi phí), đưa tổng giá thành công trình nghiệm thu hoàn thành lên mức 39.805 triệu đồng.

Thứ ba, cơ cấu chi phí máy thi công cho thấy chi phí nhiên liệu dầu Diezel chiếm tới 25% và chi phí khấu hao phương tiện chiếm khoảng 4%, nhưng việc ghi nhận định mức tiêu hao thực tế tại công trường còn chênh lệch từ 5 đến 10 ngày so với thời điểm phát sinh thực tế.

Thứ tư, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán mới chỉ khai thác được khoảng 65% công năng của phần mềm cho kế toán tài chính, trong khi mảng kế toán quản trị, lập dự toán chi tiết và phân tích xu hướng tài chính chưa được tích hợp tự động.

Thảo luận kết quả

Các phát hiện trên phản ánh rõ nét đặc trưng của doanh nghiệp ngành xây lắp: sản phẩm có tính đơn chiếc, thời gian thi công kéo dài qua nhiều kỳ kế toán và địa bàn dàn trải. Nguyên nhân của việc chậm trễ hạch toán xuất phát từ việc công trường ở xa trung tâm, đội ngũ cán bộ kỹ thuật hiện trường chưa nắm vững quy chuẩn chứng từ kế toán theo quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Khi đối chiếu với các nghiên cứu trong cùng ngành xây dựng, tỷ lệ chi phí máy thi công chiếm trên 43% là mức tương đối cao, đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ việc trích khấu hao và định mức nhiên liệu. Dữ liệu nghiên cứu được biểu diễn trực quan qua Bảng tổng hợp chi phí máy thi công và Biểu đồ cơ cấu 4 khoản mục chi phí cấu thành giá thành. Việc trực quan hóa này chứng minh rằng nếu doanh nghiệp giảm được 2% hao hụt nhiên liệu máy thi công thông qua kiểm soát chứng từ xuất kho vật tư và lệnh điều động xe máy, lợi nhuận gộp của từng công trình có thể tăng thêm hàng trăm triệu đồng mỗi năm.

Đề xuất và khuyến nghị

Để khắc phục triệt để các tồn tại và nâng cao năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ 04 nhóm giải pháp sau:

  • Thành lập tổ kiểm tra kế toán nội bộ chuyên trách: Kiện toàn bộ máy nhân sự bằng việc bố trí 02 chuyên viên chịu trách nhiệm kiểm tra kế toán độc lập với các kế toán phần hành. Thiết lập quy chế kiểm tra chéo bắt buộc định kỳ 01 tuần/lần và Kế toán trưởng chủ trì kiểm tra nghiệp vụ toàn diện 03 tháng/lần. Mục tiêu giảm 95% sai sót chứng từ và loại trừ hoàn toàn nguy cơ xử phạt hành chính về kế toán trước quý II/2024.
  • Chuẩn hóa quy trình số hóa và luân chuyển chứng từ: Ban hành quy định luân chuyển chứng từ điện tử và hóa đơn số giữa các ban chỉ huy công trường với phòng kế toán trung tâm trong thời hạn tối đa 24 giờ kể từ khi nghiệm thu khối lượng. Áp dụng bảng phân bổ chi phí chi tiết theo mẫu chuẩn đối với lao động giao khoán ngoài danh sách (TK 3342) và vật tư tiêu hao (TK 152).
  • Mở rộng và chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế toán: Thiết lập hệ thống tài khoản cấp 2, cấp 3 chuyên sâu cho từng hạng mục công trình cụ thể (như mở chi tiết TK 6211, TK 6221, TK 6231, TK 6271 theo từng gói thầu) nhằm theo dõi chuẩn xác từng mét khối bê tông, tấn cốt thép và giờ máy hoạt động, hỗ trợ đắc lực cho công tác tính giá thành theo phương pháp tỷ lệ.
  • Đầu tư nâng cấp công nghệ và phân tích báo cáo quản trị: Trích ngân sách từ 150 đến 200 triệu đồng trong nửa cuối năm 2024 để nâng cấp phần mềm kế toán tích hợp phân hệ ERP quản trị thi công. Xây dựng hệ thống 12 chỉ tiêu tài chính trọng yếu phân tích định kỳ hàng tháng (về vòng quay vốn lưu động, khả năng thanh toán nhanh, biên lợi nhuận ròng) do Phòng Tài chính - Kế toán chủ trì thực hiện nhằm cung cấp dữ liệu kịp thời cho Ban Giám đốc điều hành.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang tính ứng dụng cao và là tài liệu tham khảo hữu ích cho 04 nhóm đối tượng:

  • Ban Giám đốc và Kế toán trưởng các doanh nghiệp xây dựng: Sử dụng khung phân tích giá thành và quy trình kiểm soát chi phí máy thi công để tái cấu trúc bộ máy kế toán, tối ưu hóa từ 5% đến 10% chi phí quản lý dự án.
  • Chuyên viên kế toán phần hành tại các công ty TNHH: Vận dụng các hướng dẫn chi tiết về kỹ thuật hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài (TK 3342, 622), tính khấu hao tài sản cố định công trường và lập chứng từ ghi sổ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Khai thác dữ liệu thực tế, mẫu biểu chứng từ, sơ đồ hạch toán và phương pháp luận nghiên cứu điển hình (case study) để phục vụ viết luận văn thạc sĩ và khóa luận tốt nghiệp.
  • Các chuyên gia tư vấn quản trị và kiểm toán độc lập: Tham khảo phương pháp đánh giá rủi ro kiểm soát nội bộ và quy trình số hóa chứng từ kế toán trong môi trường kinh doanh phân tán đặc thù của ngành xây lắp.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao doanh nghiệp xây lắp cần đặc biệt chú trọng hạch toán chi phí máy thi công?
Trong các công trình thủy lợi hay hạ tầng lớn, chi phí máy thi công chiếm tỷ trọng rất cao, ví dụ tại công trình Bản Mồng chiếm tới 43,57% (tương đương 18.113 triệu đồng). Kiểm soát chặt khoản mục này qua bảng phân bổ nhiên liệu và khấu hao giúp ngăn chặn thất thoát lớn về vốn.

2. Rủi ro pháp lý lớn nhất khi chậm trễ hoàn thiện chứng từ nhân công công trường là gì?
Các khoản chi phí nhân công thuê ngoài (TK 3342) nếu thiếu bảng chấm công, biên bản nghiệm thu khối lượng và hợp đồng giao khoán sẽ bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, đồng thời vi phạm quy định xử phạt tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

3. Việc chi tiết hóa tài khoản kế toán cấp 2 và cấp 3 đem lại lợi ích gì cho nhà quản trị?
Chi tiết hóa tài khoản theo từng công trình và hạng mục giúp bóc tách chính xác chi phí dở dang cuối kỳ (như khoản mục 2.767 triệu đồng tại đơn vị), ngăn chặn tình trạng tính sai giá thành giữa các gói thầu và hỗ trợ định giá dự thầu chính xác trong tương lai.

4. Mô hình kiểm tra kế toán nội bộ nên được tổ chức như thế nào trong công ty quy mô vừa?
Doanh nghiệp nên kết hợp 03 tầng kiểm soát: nhân viên tự kiểm tra hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ, kiểm tra chéo giữa các phần hành hàng tuần và Kế toán trưởng duyệt khóa sổ dữ liệu cuối ngày kết hợp kiểm tra toàn diện 03 tháng/lần trước khi nộp báo cáo.

5. Chi phí đầu tư phần mềm kế toán quản trị tích hợp có quá lớn đối với doanh nghiệp TNHH không?
Với mức kinh phí đầu tư khoảng 150 đến 200 triệu đồng cho hệ thống phần mềm đóng gói có tùy biến theo ngành xây lắp, doanh nghiệp có thể hoàn vốn nhanh chóng nhờ cắt giảm 30% thời gian xử lý dữ liệu và tiết kiệm 2% chi phí hao hụt vật tư ngay trong năm đầu tiên vận hành.

Kết luận

  • Hệ thống hóa hoàn chỉnh khung lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Phân tích chi tiết thực trạng tài chính giai đoạn 2021 - 2023 tại Công ty TNHH Nam Phong TQM, lượng hóa cơ cấu tổng giá thành công trình đạt 39.805 triệu đồng.
  • Phát hiện các nút thắt trọng yếu về công tác kiểm tra kế toán, sự chậm trễ trong luân chuyển chứng từ hiện trường và thiếu hụt hệ thống báo cáo quản trị.
  • Đề xuất 04 giải pháp mang tính đột phá về nhân sự kiểm soát, quy trình số hóa chứng từ 24 giờ, hệ thống tài khoản chi tiết và ứng dụng phần mềm quản trị ERP với lộ trình triển khai cụ thể trong năm 2024.
  • Đóng góp giải pháp thiết thực giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chi phí xây lắp, giảm thiểu 20% đến 30% rủi ro sai sót và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt.