CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm cơ bản Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thái giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán. * Đơn vị kế toán: Một thực thể kinh doanh phải có tư cách pháp nhân và cần có đơn vị kế toán nhưng tùy thuộc vào qui mô của doanh nghiệp (tập đoàn, tổng công ty, công ty, công ty mẹ - công ty con… và tùy thuộc vào mức độ phân cấp quản lý).
Tất cả các đơn vị nói chung và các doanh nghiệp nói riêng đều phải tổ chức thực hiện công tác kế toán, những đơn vị này được gọi là đơn vị kế toán. Có thể nói rằng ở đâu có sự quản lý độc lập hay có sự phân cấp quản lý thì ở đó phải hình thành đơn vị kế toán. Các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh được phân chia thành 3 cấp: + Đơn vị kế toán cấp chủ quản. + Đơn vị kế toán cấp cơ sở (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập).
+ Đơn vị kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ). * Tổ chức công tác kế toán: Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác. Luan van 10 Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán cơ sở. Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho mục đích quản lý.
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức một khối lượng công tác kế toán và bộ máy nhân sự của kế toán trên cơ sở vận dụng chế độ kế toán trong điều kiện cụ thể của từng đơn vị. Sự cần thiết và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán 1. Sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hàng hóa, lúc đầu hình thành từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu mà kế toán ngày càng phát triển và hình thành các hình thức kế toán như ngày nay. Ngày nay sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính quốc gia phải được đổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn định của môi trường kinh tế, hệ thống pháp luật tài chính kế toán, lành mạnh hóa quan hệ và các hoạt động tài chính.
Công tác kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính đảm nhiệm vai trò cung cấp thông tin có ích cho các quyết định kinh tế. Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài chính của Nhà nước và rất cần thiết, quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán * Nguyên tắc thống nhất - Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý doanh nghiệp và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác.
Luan van 11 - Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế độ kế toán hiện hành. - Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm bảo sự so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh. - Bảo đảm tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán (phương pháp kế toán hàng tồn kho, phương pháp kế toán tính giá thành, phương pháp hạch toán ngoại tệ). * Nguyên tắc phù hợp - Phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước, bộ, ngành. - Phù hợp với khả năng, trình độ của các kế toán viên. - Phù hợp với thông lệ quốc tế. * Nguyên tắc hiệu quả: - Đảm bảo thu nhận, hệ thống hóa thông tin và cung cấp thông tin hiệu quả về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
- Tính toán sao cho chi phí ít nhất vẫn đảm bảo được công việc kế toán đạt hiệu quả cao nhất. Trên đây là những nguyên tắc cơ bản có tính bao quát toàn bộ quá trình tổ chức công tác kế toán. Trong quá trình triển khai tổ chức công tác kế toán, các doanh nghiệp phải tuân thủ và thực hiện một cách đầy đủ các nguyên tắc này nhằm tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý và hiệu quả nhất. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng điều kiện cụ thể, các doanh nghiệp còn phải tuân theo những nguyên tắc cũng như dựa vào các căn cứ cụ thể trong từng nội dung tổ chức để đảm bảo tính khoa học của tất cả các nội dung trong tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp.
Nội dung tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác quản lý nói chung và trong công tác quản lý tài chính nói riêng của các doanh nghiệp. Do Luan van 12 đó, việc nghiên cứu nội dung tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp là vấn đề cần thiết trong giai đoạn hiện nay. Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn bảo đảm cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau. Nội dung của tổ chức công tác kế toán bao gồm: - Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán; - Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán; - Tổ chức hệ thống sổ kế toán; - Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán - Tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ - Tổ chức bộ máy kế toán và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Theo Điều 3, khoản 7 Luật kế toán: “Chứng từ kế toán: là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”. Vì vậy, chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, chính xác, đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ và theo đúng quy định về nội dung và phương pháp. Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và xử lý chứng từ kế toán, người ta phân loại chứng từ kế toán theo những tiêu thức khác nhau: - Phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh gồm có: Chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao động tiền lương; Chứng từ phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho; Chứng từ phản ánh chỉ tiêu bán hàng; Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tiền tệ; Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố định; Chứng từ phản ánh chỉ tiêu sản xuất kinh doanh. - Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế gồm: Chứng từ bắt buộc; Chứng từ hướng dẫn.
- Phân loại theo công dụng của chứng từ bao gồm 3 loại chứng từ đó là: Chứng từ mệnh lệnh; Chứng từ thực hiện; Chứng từ liên hợp. - Phân loại theo thời điểm phát sinh của chứng từ gồm 2 loại là chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp Luan van 13 Khi tổ chức thực hiện và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, doanh nghiệp phải căn cứ vào Luật kế toán, chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp (ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) bao gồm các nội dung chủ yếu sau: a. Nội dung và mẫu chứng từ kế toán Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng quy định của Luật kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ và các văn bản sửa đổi, bổ sung. Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán Các loại chứng từ kế toán tại Phụ lục 3 của Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính đều thuộc loại hướng dẫn. Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán theo hướng dẫn Phụ lục 3 Thông tư 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Lập và ký chứng từ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Luan van 14 Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung.