CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, vai trò và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp: 1. Khái niệm và vai trò của tổ chức công tác kế toán Khái niệm: Kế toán được xem là công cụ quan trọng trong hoạt động của một công ty, một doanh nghiệp hay bất cứ một hình thức kinh doanh nào. Trong thời đại của công nghệ thông tin phát triển chúng ta có rất nhiều cách để tiếp cận về kế toán dưới nhiều hình thức khác nhau.
Chính vì vậy, có rất nhiều những định nghĩa khác nhau về kế toán. Dưới đây là một số định nghĩa về kế toán được đưa ra: Trong “Báo cáo về lý thuyết kế toán căn bản” ban hành bởi Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ: “Kế toán là một tiến trình ghi nhận, đo lường và cung cấp các thông tin kinh tế nhằm hỗ trợ cho các đánh giá và các quy ết định của người sử dụng thông tin.” Ủy ban nguyên tắc kế toán của Mỹ (APB), trong thông báo số 4, đã định nghĩa: “Kế toán là một dịch vụ. Chức năng của nó là cung cấp thông tin định lượng được của các tổ chức kinh tế, chủ yếu là thông tin tài chính giúp người sử dụng đề ra các quyết định kinh tế.” Ủy ban thuật ngữ của học viện kế toán viên công chứng của Mỹ (AICPA) đã định nghĩa: “Kế toán là một nghệ thuật dung để ghi chép, phân loại và tổng hợp theo một phương pháp riêng có dưới hình thức tiền tệ về các nghiệp vụ, các sự k iện kinh tế và trình bày kết quả của nó cho người sử dụng ra quyết định.” Trên cơ sở các khái niệm về kế toán ta có thể định nghĩa “Tổ chức công tác kế toán” như sau: Theo Luật Kế toán Việt Nam đã quy định: “Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin 8 tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán.” Theo giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán, nhà xuất bản tài chính Hà Nội thì “ Tổ chức kế toán được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuật hạch toán, tổ chức vận dụng những chế độ thể lệ kế toán. mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệ thống các yếu tố đó” Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác.
Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán cơ sở. Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho mục đích quản lý. Tổ chức hạch toán kế toán là tổ chức một khối lượng công tác kế toán và bộ máy nhân sự của kế toán trên cơ sở vận dụng chế độ kế toán trong điều kiện cụ thể của từng đơn vị (yêu cầu là phải gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý). Trên giác độ chung nhất, có thể đưa ra khái niệm chung nhất về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là: Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là hoạt động chủ quan của doanh nghiệp trong việc tổ chức vận dụng các phương pháp, nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
9 Vai trò của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành, phát triển và ngăn ngừa các hành vi vi phạm về luật kế toán. Phân tích thông tin số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị, cung cấp thông tin số liệu kế toán theo qui định của pháp luật.
Việc tổ chức kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ về tình hình tài sản, biến động của tài sản, tình hình doanh thu, chi phí , kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó làm giảm bớt khối lượng kế toán trùng lặp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của nhà nước, của các chủ thể trong nền kinh tế thị trường. Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp không những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính mà còn giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của mình, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp. Yêu cầu và nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp - Để phát huy vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp thì tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực hiện được được các yêu cầu sau: Yêu cầu về pháp lý +Tổ chức công tác kế toán phải xem xét đến việc tuân thủ Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán. Đối với Nhà nước, kế toán là công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành luật thu chi thanh toán của nhà nước, điều hành nền kinh tế quốc dân.
Do đó tổ chức kế toán phải theo đúng các quy định 10 về nội dung công tác kế toán, tổ chức chỉ đạo công tác kế toán ghi trong Luật kế toán và chuẩn mực kế toán. + Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với các chế độ , chính sách, thể lệ văn bản pháp qui về kế toán do nhà nước ban hành, thực hiện chế độ kế toán trong doanh nghiệp và các văn bản pháp quy khác có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động kế toán như các luật, chính sách về thuế, doanh nghiệp … Việc ban hành chế độ, thể lệ kế toán của Nhà nước nhằm mục đích quản lý thống nhất công tác kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân.Tổ chức công tác kế toán phải dựa trên cơ sở chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, hệ thống báo cáo tài chínhmà nhà nước qui định để vận dụng một cách phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế của nhà nước trong từng thời kỳ. Do đó, doanh nghiệp cần nắm vững hệ thống văn bản pháp quy và việc vận hành trong thực tế của hệ thống này để không vi phạm những nguyên tắc, chế độ, quy định chung của nhà nước, đảm bảo thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán góp phần tăng cường quản lý kinh tế của các cấp, các ngàn,h góp phần tăng cường quản lý kinh tế tài chính của các cấp các ngành, thực hiện việc kiểm tra kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động sản xuất kinh doan của doanh nghiệp. Yêu cầu về quản lý: + Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với điều kiện và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý và địa bàn họat động của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm và điều kiện hoạt động kinh doanh khác nhau do đó không thể sử dụng một mô hình công tác kế toán áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp. Để tối ưu được công tác tổ chức kế toán phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, qui mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp để lựa chọn mô hình phù hợp. + Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ quản lý, cán bộ kế toán.
Người thực hiện trực tiếp công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp là cán bộ kế toán dưới sự chỉ đạo của cán bộ 11 quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy để tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp đảm bảo phát huy đầy đủ, vai trò tác dụng của kế toán đối với công tác quản lý doanh nghiệp thì phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ quản lý, cán bộ kế toán. + Tổ chức công tác kế toán phảicó tính hiệu quả và tiết kiệm (tối thiểu hóa chi phí, tối đa hóa lợi nhuận). Đây là nguyên tắc của công tác tổ chức nói chung và tổ chức công tác kế toán nói riêng do đó việc thực hiện nguyên tắc này phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý trên cơ sở các nguyên tắc, chính sách, quy chế tài chính kế toán, thực hiện tốt nhất các chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tính toán và đo lường chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, giảm bớt các khâu trung gian nhằm đáp ứng kịp thời và chính xác, giúp các nhà quản lý doanh nghiệp tránh thất thoát tài sản.